Leitfaden zur Durchführung kommunaler Familientage

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1 Leitfaden zur Durchführung kommunaler Familientage

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3 Leitfaden zur Durchführung kommunaler Familientage 4 Vorwort 6 Wie gehen wir es an? Die Umsetzung in die Praxis 7 Das Projektteam die wichtigsten Akteure im Boot 8 Zeitplanung 9 Finanzierung, Spenden und Sponsoren 10 Mobilisierung von Vereinen und Initiativen 11 Entwicklung von Motto und Themen 12 Gestaltung von Programm und Angeboten 13 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 14 Rundum 14 Service

4 Liebe Leserin, lieber Leser, mit der Durchführung eines Familientages können Sie in Ihrer Kommune viel für Familie erreichen: Sie setzen nicht nur ein Zeichen für mehr Familienfreundlichkeit, sondern bündeln die Kräfte aller, die sich für die Familienarbeit engagieren. Oft zeigt sich erst bei einer gemeinsamen Aktion oder Veranstaltung, wie viele Organisationen, Gruppen und Einzelne aktiv sind. Der Familientag bietet sich daher als Initialzündung an, um ein familienorientiertes Netzwerk ins Leben zu rufen oder diesem zusätzlichen Schwung zu verleihen. Familien können von Familientagen unmittelbar profitieren, indem sie diese als Informationsplattformen für wichtige Angebote nutzen, Antworten auf ihre Fragen erhalten und ganz nebenbei auch den Freizeitwert gemeinsam erleben und genießen. In Hessen haben Familientage mittlerweile eine eigene Tradition: Auf kommunaler Ebene gibt es schon seit längerem familienorientierte Feste und Aktionstage. Auf Landesebene veranstalten das Hessische Sozialministerium und 4

5 die Karl Kübel Stiftung für Kind und Familie seit einigen Jahren regelmäßig den Hessischen Familientag. Den Anfang machte dabei das südhessische Bensheim am 24. August 2002, der zweite Familientag wurde am 12. Juli 2003 im osthessischen Fulda gefeiert, und die dritte Veranstaltung fand am 9. Juli 2005 in Hofgeismar im Landkreis Kassel statt. Mit ihren hohen Besucherzahlen waren es jedes Mal gelungene Familienveranstaltungen. Damit war die Idee geboren, die Familientage auch in den Städten und Gemeinden stärker zu verankern und Familienfreundlichkeit ganz nahe an den Zielgruppen vor allem Eltern und Kinder zu stärken. Der landesweite Familientag knüpft an die Ziele der im Jahr 2000 gestarteten Familienpolitischen Offensive des Landes Hessen sowie an die Ziele der Karl Kübel Stiftung an. Die ganztägige Veranstaltung bildet ein Angebot für Familien, Politik und Engagierte, einander zu begegnen, sich auszutauschen, zu informieren und zu spielen. Das Hauptziel des Hessischen Familientages ist die Stärkung der Familie in ihrer heutigen vielfältigen Bestandsform. Mit der landesweiten Veranstaltung ist vielerorts der Wunsch stärker geworden, auch einmal einen eigenen kommunalen Familientag durchzuführen und damit die Familientagsidee vor Ort in die Tat umzusetzen. Um dieses Ansinnen zu unterstützen, haben das Hessische Sozialministerium und die Karl Kübel Stiftung diesen Leitfaden für alle Kommunen in Hessen herausgegeben. Er basiert auf mehrjährigen Erfahrungen und dient daher als praxisorientierter Ratgeber und Wegweiser für alle, die sich in den Städten und Gemeinden für die Sache des Familientags einsetzen. Wir wünschen Ihnen eine anregende Lektüre und hoffen, dass Ihnen diese Broschüre dabei hilft, Ihre Familientagsidee in die Tat umzusetzen. 5 Silke Lautenschläger Hessische Sozialministerin Matthias Wilkes Vorsitzender des Stiftungsrates der Karl Kübel Stiftung

6 Wie gehen wir es an? Die Umsetzung in die Praxis 6

7 Das Projektteam die wichtigsten Akteure im Boot Um möglichst viele Kräfte für den Familientag zu mobilisieren, ist es am besten, wenn sich die Kommune mit den wichtigsten oder tatkräftigsten Vereinen und Organisationen zusammenschließt. In einer gemeinsamen Arbeitsgruppe, der AG Familientag, arbeiten die Vertreterinnen und Vertreter aller Beteiligten gemeinsam am Konzept und den Planungen für den Familientag. Wichtig ist, dass die Arbeitsgruppe nicht zu groß ist: Bei vergangenen Familientagen haben sich Gruppen von fünf bis sechs Personen bewährt. Bei der AG laufen die Fäden für den Familientag zusammen. Sie ist unter anderem zuständig für: - Zeitplanung - Raumplanung - Mobilisierung und Einladungen - Programmgestaltung - Presse- und Öffentlichkeitsarbeit - Spenden und Sponsoring - Helfereinsatz - Infrastruktur/Verkehrsregelung. In der AG sollte eine klare Arbeitsteilung festgelegt werden. Hierzu einige Beispiele: Der Vertreter der Kommune koordiniert zum Beispiel alles, was diese an Beiträgen, Personal und Infrastruktur zur Verfügung stellen kann. Der erfahrene Pressearbeiter eines Vereins kann die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Veranstaltung koordinieren, eine weitere Person verwaltet das Budget, ein anderer spricht Spender und Sponsoren an, wieder ein anderer sammelt und sichtet alle Anmeldungen und Anfragen und so weiter. Die AG sollte sich regelmäßig alle vier bis sechs Wochen zu einer Arbeitssitzung treffen, deren Ergebnisse in einem Protokoll notiert werden; letzteres ist sehr wichtig, denn darin werden alle Ideen, nächsten Schritte und Aufgaben festgehalten, und die Beteiligten sind damit immer auf dem gleichen Informationsstand. An einer Stelle, das heißt bei einer Person, sollte die gesamte Koordination zusammenlaufen, damit bei allen Detailplanungen der rote Faden, das Große und Ganze, immer im Auge behalten wird. Der kommunale Bauhof spielt beim Thema Infrastruktur eine wichtige Rolle und sollte auf jeden Fall in die Planungen des Familientages einbezogen werden. Das Projektteam, das alle diese Fragen berücksichtigen muss, sollte sich regelmäßig an einem geeigneten Ort treffen idealerweise in einem eigenen Familientagsbüro mit Telefon, Fax und Internet als Schaltzentrale. 7

8 Zeitplanung Der Erfolg eines Familientages steht und fällt mit dem richtigen Timing: In der AG sollte daher nicht nur die Arbeit sinnvoll untereinander verteilt, sondern auch eine genaue Zeitplanung vorgenommen werden. Das beginnt schon mit dem Start der Vorbereitungen: Ein Familientag benötigt neun bis zwölf Monate an Vorbereitungszeit, denn man muss berücksichtigen, dass der Großteil der Arbeit von Ehrenamtlichen geleistet wird, die nur über ein begrenztes Zeitbudget verfügen. Ganz entscheidend ist auch die Wahl des richtigen Termins: Ideal ist die Zeit kurz vor oder nach den Sommerferien, denn dann sind die Eltern und Kinder auch im Lande, und die Wetteraussichten für die Veranstaltung sind am besten. Zeitgleiche Veranstaltungen vor Ort müssen kein Nachteil sein: So kann ein schöner Bauernmarkt tagsüber oder ein Konzert am Abend weitere Besucherinnen und Besucher zum Familientag anziehen. Wichtig ist nur, dass die Veranstaltungen weder thematisch noch räumlich oder organisationstechnisch mit dem Familientag kollidieren. 8

9 Finanzierung, Spenden und Sponsoren Die Kosten für einen Familientag variieren je nach Umfang und Charakter der Veranstaltung. Häufig bietet es sich an, mehrere Seiten an der Finanzierung zu beteiligen. Neben einem Zuschuss der Kommune könnten dann auch Vereine, Initiativen und Stiftungen einen Beitrag leisten. Dabei zählen nicht nur Geldmittel, sondern auch der Einsatz von geldwerter Arbeitsleistung was vor allem dann ins Gewicht fällt, wenn die Vereine oder die Verwaltung mit vielen Helfern beim Auf- und Abbau sowie bei der Standbetreuung im Einsatz sind. Für viele Unternehmen bedeutet ein Familientag die Chance, die Familienfreundlichkeit zu präsentieren und mit einfachen Mitteln ein breites Publikum zu erreichen. Für die Beteiligung bieten sich zwei Wege an: Durch Geldspenden, um direkt Kosten zu finanzieren, oder durch Sponsoring, um Sachkosten abzufangen. Letzteres ist mit einer Gegenleistung verbunden der Sponsor ist dann etwa mit seinem Firmenlogo auf Broschüren oder Werbebannern präsent. Dafür muss er dem Veranstalter Umsatzsteuer entrichten, die er beim Finanzamt geltend machen kann. Sponsoren können vielfältige materielle Hilfe leisten: Ein Grafikbüro entwickelt gratis ein Logo für den Familientag, das Wasserwerk kann kostenlos Wasser für den Familientag zur Verfügung stellen, die Molkerei baut eine Hüpfburg auf und verteilt gesunde Milchprodukte, das Busunternehmen bietet verbilligte Fahrkarten für Familien an, die Radiostation produziert einen kostenlosen Werbetrailer, der Obsthändler verteilt kostenlose Früchte usw. Spender erhalten am Jahresende eine Zuwendungsbescheinigung, wobei sie ihre Spenden nur dann von der Steuer absetzen können, wenn diese einem gemeinnützigen Zweck zugute kommen. Die Spender dürfen natürlich auch erwähnt werden, beispielsweise in einer Dankeschön-Anzeige in der Zeitung oder auf der Familientagsseite des kommunalen Internetauftritts. Mögliche Sponsoren und Spender können mit einem Brief der Veranstalter um Unterstützung gebeten werden. Am besten ist aber die persönliche Ansprache von Unternehmen und Einzelpersonen zum Beispiel auf gemeinsamen Veranstaltungen oder bei kurzen Besuchsterminen. 9

10 Mobilisierung von Vereinen und Initiativen 10 Ein lokaler Familientag ist dann erfolgreich, wenn er in hohem Maße von den ansässigen Vereinen und Initiativen mitgetragen wird, denn diese liefern sicherlich den Großteil der Beiträge und Aktionen für die Veranstaltung. Es kommt daher darauf an, diese Organisationen frühzeitig in die Planungen einzubinden und sie über die wesentlichen Punkte zu informieren. Sobald die AG Familientag aktiv geworden ist, sollte ein Treffen mit den örtlichen Vereinen organisiert werden zum Beispiel in der Stadthalle. Dort kann diesen das Konzept der Veranstaltung vorgestellt werden, es können Fragen beantwortet, Ideen und Vorschläge aufgegriffen werden. Dem ersten, frühzeitigen Treffen sollte ein bis zwei Monate später ein zweites folgen, wenn die Vorbereitungen weiter fortgeschritten sind. Dabei können konkrete Planungen fortgeführt werden welcher Stand hat wo seinen Platz, wer betreut wann das Bühnenprogramm, wo gibt es Strom- und Wasseranschlüsse und so weiter. Auf jeden Fall sollten alle Vereine und Initiativen, die für eine Teilnahme am Familientag in Frage kommen, schon Monate vor der Veranstaltung schriftlich eingeladen werden per Brief, Fax oder . Die nötigen Adressen sind bei den Kommunen in der Regel vorhanden. Zusammen mit dem Anschreiben sollten die Vereine eine Kurzinformation über das Veranstaltungskonzept und einen Rückmeldebogen erhalten, der ihnen die Anmeldung erleichtert. Die Rückmeldungen sollten bis zu einer bestimmten Frist erfolgen, damit Zeit- und Raumplanung optimal verlaufen können. Die Vereine sind ideale Multiplikatoren, denn sie können bei ihren Mitgliedern die Werbetrommel für den kommunalen Familientag rühren. Ganz wichtig sind aber auch Schulen, Kindergärten und Kindertagesstätten gerade sie können sich an einem Familientag mit ihren Angeboten präsentieren oder einen Tag der offenen Tür durchführen. Das Gleiche gilt für Familienbildungsstätten, Beratungseinrichtungen und Hilfsorganisationen. Neben den Vereinen aus der Kommune können je nach Bedarf und Interesse auch Initiativen eingeladen werden, die sich in anderen Kommunen oder gar landesweit für Eltern und Kinder einsetzen; dies kann zusätzliche Impulse und Anregungen für das Programm und die Familienarbeit vor Ort vermitteln und dabei helfen, Netzwerke aufzubauen.

11 Entwicklung von Motto und Themen Es ist schon eine große Leistung, wenn es den Verantwortlichen gelingt, dass ein Familientag das ganze Spektrum der haupt- und ehrenamtlichen Familienarbeit in einer Kommune widerspiegelt und zusätzlich noch befreundete Organisationen aus der Region oder aus Partnerstädten den Tag mitgestalten. Mit solch einem umfangreichen Markt der Möglichkeiten sind die wichtigsten Voraussetzungen für eine informative, unterhaltsame und rundum ausgewogene Veranstaltung gegeben. Noch besser ist es, wenn die verschiedenen Angebote die richtige Mischung aus Information, Unterhaltung, Spiel und Spaß je nach Thema oder Aktionsform gegliedert sind: Manche Angebote passen zum Beispiel mehr in den Bereich der Familienbildung, andere drehen sich um Gesundheitsthemen, Sport, Internet und Medien. Und dann gibt es Diskussionsrunden, Mitmachaktionen, Kindertheater, Kunststücke und vieles andere mehr. Damit der Familientag bei einem so vielfältigen Angebot überschaubar bleibt, sollte er thematisch unterteilt werden: Etwa in Straßen wie beim Hessischen Familientag zum Beispiel mit einer Straße der Kulturen, einer Straße der Medien, einer Straße der Familienbildung. Vorführungen, Aktionen und Spielebereiche benötigen meistens mehr Platz als der Informationsstand eines Vereins oder das Zelt einer Pfadfindergruppe und sollten daher auf geeigneten größeren Flächen stattfinden. Grundsätzlich sollten sich alle Programmbestandteile im Zentrum des Geschehens also etwa in den Fußgängerzonen und verkehrsberuhigten Bereichen des Stadtzentrums wiederfinden; wenn zu viele Angebote nach außen, zum Beispiel auf Grünflächen vor der Stadt, ausgelagert werden, besteht die Gefahr, dass sich der Familientag verläuft, weil das Publikum abgezogen wird. Die Eröffnungsfeier, größere Vorführungen und Aktionen von Vereinen und Künstlern für Kinder und Familien, Prämierungen sowie die Abschlussveranstaltung sollten auf einer zentralen Bühne stattfinden. Wenn der Familientag unter ein bestimmtes Motto gestellt wird, kann das noch mehr dabei helfen, einen roten Faden für die Veranstaltung vorzugeben. Mögliche Oberthemen sind zum Beispiel die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, die lokale Kinderbetreuung, die Integration von Migranten, das Miteinander der Generationen, oder gerade in Städten mit Universität und Fachhochschule das Thema Studieren und Forschen mit Kind. Mit eigenem Motto kann den Besucherinnen und Besuchern auf jeden Fall bereits im Vorfeld signalisiert werden, welche Themen beim Familientag besonders im Mittelpunkt stehen und wo die Informationsschwerpunkte liegen. Wichtig ist, dass das Motto nicht beliebig gewählt wird, sondern auf dem Familientag auch durch entsprechende Angebote umgesetzt wird. 11

12 Gestaltung von Programm und Angeboten Der beste Zeitraum für einen Familientag dauert erfahrungsgemäß vom Vormittag bis zum späteren Nachmittag. Das Programm startet unmittelbar nach der Eröffnung durch die Veranstalter. Anzustreben ist eine ausgewogene Mischung aus Information, Unterhaltung, Spiel und Spaß. Das Bühnenprogramm sollte kontinuierlich durchlaufen; Pausen für den Umbau und die Vorbereitungen für den nächsten Auftritt sollte man einplanen. Eine gute Moderation, etwa durch einen unentgeltlich arbeitenden Journalisten, kann eine große Hilfe sein. Parallel zum Markt der Möglichkeiten und seinen zahlreichen Angeboten in den Themenstraßen können auf der Bühne nicht nur kulturelle und künstlerische Vorführungen stattfinden, sondern auch die Diskussionsrunden zu wichtigen Familienthemen. An solchen Talkrunden können zum Beispiel Fachleute, Politiker, Vereinsvertreter, aber auch Eltern und Kinder teilnehmen. Die Talkrunden von idealerweise 30 Minuten Länge werden moderiert, und das Publikum kann durch eine offene Fragerunde einbezogen werden. Gerade die Organisation von solchen Highlights für das Bühnenprogramm nimmt viel Zeit in Anspruch: Bekannte Künstler oder Fachleute müssen oft frühzeitig angefragt werden, außerdem müssen die Auftritte im Bühnenprogramm rechtzeitig aufeinander abgestimmt werden. Bei den vielfältigen Planungen ist immer im Auge zu behalten, dass sich das Programm in erster Linie an Familien richtet; dazu gehören auch Großeltern, Tanten und Onkel, Pflegeeltern und Betreuer sowie Freunde und Angehörige. Ältere Menschen, Kranke oder Menschen mit Behinderung werden sich besonders freuen, wenn am Familientag auch an sie gedacht wird: Das kann beispielsweise durch eine Feier im Seniorenheim, eine Aktion der Behindertenwerkstatt oder eine Clown-Vorführung auf der Kinderstation des Krankenhauses geschehen. Familientage sind weder Jahrmärkte noch kulinarische Festtage: Kommerzielle Angebote von Händlern sollten unbedingt die Ausnahme sein. Jedoch sollte schmackhafte Verpflegung zu familienfreundlichen Preisen an einigen ausgewählten Plätzen angeboten werden; harte Getränke und so genannte Alkopops haben auf einem Familientag dagegen nichts verloren. 12

13 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Wer nicht auf sich aufmerksam macht, wird nicht wahrgenommen um möglichst viele Menschen für einen Familientag zu begeistern, muss eine aktive Presse- und Öffentlichkeitsarbeit durchgeführt werden. Am besten, die regionalen Medien werden nicht nur informiert, sondern gleich aktiv in den Familientag eingebunden: Und zwar als Medienpartner, die sich auf der Veranstaltung präsentieren dürfen, im Gegenzug aber den Familientag ankündigen und darüber berichten. Regelmäßig sollten Presseinformationen an die Medien Zeitung, Radio und Online-Dienste geschickt werden, und es sollten Pressetermine durchgeführt werden. Als erster Termin bietet sich die Ankündigung des Familientages an, außerdem kann die Presse zu den Informationsveranstaltungen für die Vereine eingeladen werden und zu Wettbewerben und Mitmachaktionen, die schon vor dem Familientag stattfinden. Über die Medien läuft dann auch die breite, öffentlichkeitswirksame Ankündigung des Familientags. Zur Öffentlichkeitsarbeit gehört dann alles, was zur Werbung beiträgt: Zum Beispiel Einladungsflyer mit einer Kurzinformation über die Veranstaltung, ein Programmheft oder flyer mit genauem Ablauf und allen Angeboten des Familientags. Oft können solche Flyer mit einfachen Mitteln hergestellt werden, denn mittlerweile kennen sich viele mit Grafikprogrammen für den PC aus, und den Rest erledigen dann Drucker und Kopierer. Wenn die lokale Tageszeitung oder das Anzeigenblatt mitmacht, können die Programmflyer flächendeckend an die Haushalte verteilt werden. Wenn das nicht möglich ist, werden freiwillige Helfer zur Verteilung eingesetzt. 13

14 Rundum Service Als Veranstalter eines Familientages muss eine Kommune die passenden Rahmenbedingungen schaffen: Dazu gehören - eine reibungslose Verkehrsführung - Hinweisschilder und Parkmöglichkeiten - behindertengerechte Wegführung - die Absperrung der Veranstaltungsbereiche - das Freihalten von Rettungswegen - die Bereithaltung von Polizei und Rettungskräften - das Verlegen von Strom- und Wasseranschlüssen. Wichtig sind außerdem - eine zentrale Anlaufstelle, wenn Kinder verloren gehen, Fundsachen auftauchen oder ad hoc Aufgaben koordiniert werden müssen - ein Rückzugsbereich für Babys und Kleinkinder, also eine ruhige, gemütliche Stillund Wickelstation, die entsprechend betreut wird. Ihre Rückfragen zum Thema Familientag beantwortet Ihnen gerne das Hessische Sozialministerium oder die Geschäftsstelle Hessischer Familientag bei der Karl Kübel Stiftung für Kind und Familie. Hessisches Sozialministerium Dostojewskistr Wiesbaden Tel.: Fax: m.butenschoen@hsm.hessen.de Geschäftsstelle Hessischer Familientag c/o Karl Kübel Stiftung für Kind und Familie Darmstädter Straße Bensheim Tel.: Fax: familientag@kkstiftung.de 14 Trotz der besten Planungen kann das Wetter einen Strich durch die Rechnung machen, wenn man nicht darauf vorbereitet ist. Daher sollte man auf jeden Fall ein Schlechtwetter-Programm entwickeln, das notfalls in nahen Sporthallen, der Stadthalle oder anderen geeigneten Räumlichkeiten durchgeführt wird. So können zumindest die wichtigsten Veranstaltungen stattfinden, und die langen Vorbereitungen waren nicht umsonst. Eine Checkliste, welche Leistungen Kommunen bei einem Familientag unbedingt berücksichtigen sollten, sowie Beispiele für Einladungsflyer und Ankündigungsplakate des Hessischen Familientags können unter heruntergeladen werden.

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16 Herausgeber: Hessisches Sozialministerium Referat Öffentlichkeitsarbeit Dostojewskistr Wiesbaden Karl Kübel Stiftung für Kind und Familie Darmstädter Straße Bensheim