Effizienter Einsatz von -Verteilerlisten

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1 Effizienter Einsatz von -Verteilerlisten Effizienter Einsatz von -Verteilerlisten Erleichterung der Arbeit mit s Christian Bonkowski DECUS Rheinlandtreffen 24. Oktober 2002

2 Gliederung Teil 1 Teil 2 Der Umgang mit - Täglicher Einsatz von s - Aufbau einer - Die wichtigsten Header - Die UserAgents - Die Protokolle Verteilerlisten - Was sind Verteilerlisten - Vorteile von Verteilerlisten - Einfache Handhabung von Verteilerlisten Seite 3 Hintergrund: Warum erzähle ich ihnen etwas darüber? Betrieb von DFNList seit 1987 DFNList ist der zentrale LISTSERV von Deutschland DFNList bietet -Verteilerlisten für Wissenschaft, Industrie und Forschung Täglich über 100 s zu bearbeiten Monatlich ca s mit GB bei DFNList Ca. 400 Verteilerlisten Informationen: Seite 4

3 als Vor- oder Nachteil? Pro: Schnelle Information Unkomplizierter Informationstausch Jederzeit erreichbar Push-Technologie Contra: Informationsüberflutung Informationsbewältigung Mehraufwand Reaktionszwang Verwaltungsaufwand Seite 5 Szenarien bei der Benutzung von Gruppen intern Abteilungs- und Firmen intern Privat Projekt-Partner Kunden Informationslisten bzw. Diskussionsforen Seite 6

4 Aufbau einer Envelope RFC-822 Mail Header Body Seite 7 Die wichtigsten Header-Zeilen From: Sender: To: Cc: Subject: Resent-*: Der Ersteller der Der Sender der Primäre Empfänger der Sekundäre Empfänger der Überschrift der Felder die durch Weiterleitung entstehen Reply-To: Date: Die Adresse wo Antworten hingeschickt werden sollen. Das Datum, wann die erzeugt wurde Comments:Kommentarfelder zu der Received: Eintrag der Mailserver Seite 8

5 Eine aus User-Sicht Seite 9 Die Header-Zeilen Seite 10

6 User-Agents - Reine Mail-Clients - News- und Mail (ForteAgent,...) - Web- und Mail (Netscape,...) - Microsoft Outlook Wichtig: - Ordner - Filter-Funktionen - Unterstützte Protokolle - Adressbuch - Suchfunktion - Reply-To-All Funktion Seite 11 Protokolle im Bereich - MIME / MIM Standard zur Übertragung von Multimedia Inhalt - POP / POP3 Standard zum herunterladen der s vom Server - IMAP / IMAP4 Standrad zum bearbeiten der s auf dem Server - SMTP Protokoll zum verschicken von s - RFC822 / RFC2822 Aufbau einer - PGP Verschlüsselung und Verifizierung von s - S/MIME Secure MIME Version Seite 12

7 Ideen für Filter From: To: Subject: Sender: Ordner pro Mailpartner (Private s) Bei generischen Adressen (Kunden) Vorsicht: Cc beachten Bedarf Disziplin von Benutzern (Abteilung, Gruppe) Wird nicht überall gesetzt (Diskussionsforen) Seite 13 Gliederung Teil 1 Teil 2 Der Umgang mit - Täglicher Einsatz von s - Aufbau einer - Die wichtigsten Header - Die UserAgents - Die Protokolle Verteilerlisten - Was sind Verteilerlisten - Vorteile von Verteilerlisten - Einfache Handhabung von Verteilerlisten Seite 14

8 Verteilerlisten Definition: Persönliche Verteilerlisten Alias Listen Mailinglisten Der Benutzer schickt eine an eine einzigste Adresse und Sie wird von dort an eine Gruppe von Empfängern verteilt. Befinden sich im Adressbuch. Sind nur vom Benutzer des Mailclients erreichbar Liegen beim Server und werden vom Postmaster per Hand verwaltet Ein spezieller Server bietet Verteilerlisten an. Jeder kann die Liste verwalten. Leute können sich selber ein und austragen. Seite 15 Anforderungen an Verteilerlisten Automatische Verwaltung Fehlerbehandlung Archive Digests Web-Zugang Zugangskontrolle Sender-Header Ein- und Austragen kann sich jeder automatisch oder mit Zustimmung des Betreibers. Fehlermeldungen werden erkannt und bearbeitet Es wird ein zentrales Archiv geführt Erstellung von Zusammenfassungen Zugang sowohl per , wie auch per WWW Beschränkungen beim Eintragen, Benutzen und Archiven Korrekter Einsatz der RFCs. Setzen des Senders-Header Filter Ausfiltern von s (SPAM) Seite 16

9 Vorteile von Verteilerlisten bei Gruppen interne s Archive Eindeutige Kontaktadresse Klarer Sender Neue Mitarbeiter können sich alte Informationen besorgen. Man braucht nicht befürchten, einen Mitarbeiter beim Adressieren zu vergessen Durch setzen vom Sender-Header gut zu filtern und mit Wichtigkeit zu versehen. Seite 17 Vorteile von Verteilerlisten bei Firmen interne s Effiziente Verteilung Eindeutiges Subject Zentrales Archiv Grosses Mailvolumen muss behandelt werden Server kann ein eindeutiges Subject fordern oder festlegen. Nicht jeder muss sich die lokal vorhalten Seite 18

10 Vorteile von Verteilerlisten bei Projektpartner Eindeutige Kontaktadresse Mitarbeiterwechsel Archive Vertretung Nur eine Adresse Mitarbeiter können ausgetauscht werden, ohne das die Kommunikation unterbrochen wird Dokumentation der Arbeit Unkomplizierte Arbeit einer Vertretung im Krankheits- /Urlaubsfall. Seite 19 Vorteile von Verteilerlisten bei Diskussionsforen Sender-Header Setzen vom Subject Empfängerliste Archive Eindeutige Zuordnung Ein eindeutiges Subject kann gesetzt werden Bei öffentlichen Listen ist es wichtig, das die Adressen nicht nach außen bekannt werden Längere Diskussionen können nachgelesen werden Seite 20

11 Vorteile von Verteilerlisten bei Kundensupport Feste Adresse Archive SPAM-Schutz Kunde muss nur eine Adresse nutzen Dokumentation der Bearbeitung Unterdrückung von SPAMs an Mitarbeiter Newsletter Automatische Eintragen Kundekontakt Versenden von Newsletter an Interessierte Wenig Verwaltungsaufwand Kontaktpflege mit alten Kunden Seite 21 Tipps zur Verwendung von Verteilerlisten - Reply-To zur Liste setzen - Support die Funktion Reply-To-All erklären - Im Bereich klare Betreffs abklären - Erlaubte Attachments definieren - Vacation-Programme und Verteilerlisten Handhabung abklären - Generische Mailaccounts Seite 22

12 Einfache Verwaltung von Verteilerlisten Arbeit soll erleichtert werden Einfachere Zugang per und Web Einfaches Einrichten Einmalige einfache Konfiguration Automatische Fehlerbehandlung Ständige Verfügbarkeit Support Seite 23 Fragen? Kontakte: Christian Bonkowski Fraunhofer IMK Schloss Birlinghoven Sankt Augustin DFNList: Seite 24