Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung der SQS Software Quality Systems AG

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1 Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung der am 24. Mai 2017

2 Köln, HRB International Securities Identification Number (ISIN): DE Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre, hiermit laden wir Sie herzlich ein zur ordentlichen Hauptversammlung der, Köln am Mittwoch, dem 24. Mai 2017, um Uhr, in unseren Räumlichkeiten, Stollwerckstraße 11, Köln. Die Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung der ist auch in englischer Übersetzung erhältlich. Maßgeblich für den Inhalt ist allein die deutsche Fassung.

3 Tagesordnung 1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts, des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats der für das Geschäftsjahr 2016 Diese Unterlagen sowie der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns sind über die Internetseite der Gesellschaft unter (im Bereich Über SQS > Investor Relations > Hauptversammlung ) zugänglich. Sie können auch während der üblichen Geschäftszeiten in den Geschäftsräumen am Sitz der Gesellschaft, Stollwerckstraße 11, Köln, eingesehen werden. Der gesetzlichen Verpflichtung ist mit der Zugänglichmachung auf der Internetseite der Gesellschaft Genüge getan. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos einmalig eine Abschrift dieser Unterlagen per einfacher Post übersandt. Bestellungen bitten wir an die Gesellschaft zu richten zu Händen des Vorstands per Post unter der Anschrift, Stollwerckstraße 11, Köln, per Telefax unter der Telefaxnummer Fax: +49 (0) oder per unter der -Adresse investoren@sqs.com. 2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2016 ausgewiesenen Bilanzgewinn der Gesellschaft in Höhe von EUR ,06 wie folgt zu verwenden: Verteilung an die Aktionäre durch Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,15 je dividendenberechtigter Stückaktie EUR ,55 Gewinnvortrag auf neue Rechnung EUR ,51 Bilanzgewinn EUR ,06 Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die zum Zeitpunkt des Vorschlags dividendenberechtigten Stückaktien der Gesellschaft. Sollte sich die Zahl der für das abgelaufene Geschäftsjahr 2016 dividendenberechtigten Stückaktien bis zur Hauptversammlung verändern, wird in der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt, der unverändert eine Dividende von EUR 0,15 je dividendenberechtigter Stückaktie vorsieht und des Weiteren vorsieht, den verbleibenden Restbetrag des Bilanzgewinns auf neue Rechnung vorzutragen. Gemäß 58 Abs. 4 Satz 2 Aktiengesetz in der ab 1. Januar 2017 geltenden Fassung ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am 30. Mai 2017, fällig. 3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2016 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2016 jeweils einzeln wie folgt Entlastung zu erteilen: (a) Herrn Diederik Vos wird für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung erteilt.

4 (b) (c) (d) Herrn René Gawron wird für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung erteilt. Herrn Ralph Gillessen wird für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung erteilt. Herrn Martin Hodgson wird für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung erteilt. 4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2016 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2016 jeweils einzeln wie folgt Entlastung zu erteilen: (a) (b) (c) (d) (e) (f) Herrn David Bellin wird für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung erteilt. Herrn Lothar Pauly wird für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung erteilt Frau Anne Baumeister wird für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung erteilt. Herrn Peter Bölter wird für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung erteilt. Herrn Heinz Bons wird für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung erteilt. Herrn Jeremy Hamer wird für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung erteilt. 5. Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2017 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft mit Sitz in Hamburg Standort: Aachener Straße 75, Köln zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2017 zu wählen. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft in Stückaktien ohne Nennbetrag eingeteilt, von denen jede Aktie eine Stimme gewährt. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beläuft sich somit auf Stimmrechte. Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen und rechtzeitig angemeldet sind. Die Anmeldung muss bei der Gesellschaft bis zum Ablauf des 17. Mai 2017 in Textform in deutscher oder englischer Sprache unter der Anschrift oder per Telefax: (+49)

5 erfolgen. Der im Aktienregister am Tag der Hauptversammlung eingetragene Bestand wird dem Bestand entsprechen, der zum Ablauf des 17. Mai 2017 (Umschreibungsstopp / technical record date) festgestellt wird, da Aufträge zur Umschreibung des Aktienregisters in der Zeit vom 18. Mai 2017, 0:00 Uhr, bis zum 24. Mai 2017, 24:00 Uhr, aus abwicklungstechnischen Gründen erst mit Gültigkeitsdatum 25. Mai 2017 verarbeitet und berücksichtigt werden können. Stimmrechtsvertretung Aktionäre können ihr Stimmrecht und ihre sonstigen Rechte in der Hauptversammlung auch durch einen oder mehrere Bevollmächtigte ausüben lassen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung wie vorstehend beschrieben erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform ( 126b BGB), soweit nicht ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in 135 Abs. 8 und 10 des Aktiengesetzes gleichgestellten Institutionen, Personen und Unternehmen bevollmächtigt werden soll. In Textform kann die Bevollmächtigung mit dem Formular, welches die Gesellschaft hierfür bereithält, oder auf beliebige andere formgerechte Weise erfolgen. Das Formular wird den Aktionären bei rechtzeitiger Anmeldung zugesandt. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann beispielsweise dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Für eine Übermittlung des Nachweises vor der Hauptversammlung bitten wir die folgende Adresse zu benutzen: oder per Telefax: +49 (0) Ebenso, kann die Vollmacht auch durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt oder widerru- Bei der Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder diesen nach 135 Abs. 8 und 10 des Aktiengesetzes gleichgestellten Institutionen, Personen und Unternehmen sieht das Aktiengesetz kein Textformerfordernis vor. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen, Personen oder Unternehmen möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß 135 Abs. 1 Satz 2 des Aktiengesetzes die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in 135 Abs. 8 und 10 des Aktiengesetzes gleichgestellten Institutionen, Personen und Unternehmen bevollmächtigen wollen, mit diesen Institutionen, Personen oder Unternehmen rechtzeitig über die mögliche Form der Vollmacht ab. Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Wir bieten unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht aus-

6 schließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Soweit keine Weisungen erteilt werden, sind die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter insoweit nicht zur Stimmrechtsausübung befugt und werden sich im Falle einer Abstimmung der Stimme enthalten. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform ( 126b BGB). Das gilt ebenso für die Erteilung von Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie den Widerruf oder die Änderung dieser Weisungen. Für die Vollmachts- und Weisungserteilung kann das Formular verwendet werden, das den Aktionären bei rechtzeitiger Anmeldung zugesandt wird. Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen bis spätestens zum Ablauf des 23. Mai 2017 unter der Anschrift oder per Telefax: +49 (0) in Textform ( 126b BGB) erteilt, widerrufen (Vollmachten) bzw. geändert (Weisungen) werden. Der Zugang unter oben genannter Adresse ist entscheidend. Wir weisen darauf hin, dass die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zur Stellung von Fragen oder von Anträgen entgegennehmen. Besondere Hinweise für Inhaber von Depositary Interests Inhaber von Depositary Interests werden darauf hingewiesen, dass sie nicht persönlich an der Hauptversammlung stimmberechtigt teilnehmen können, sondern gemäß den hierfür zugrunde liegenden vertraglichen Regelungen durch Computershare Company Nominees Ltd. weisungsgebunden vertreten werden. Sie sollten daher zur Ausübung des Stimmrechtes das Formular benutzen, das ihnen durch Computershare Company Nominees Ltd. The Pavillions Bridgewater Road Bristol BS99 6ZY Großbritannien zur Verfügung gestellt wird. Sie sollten das Formular ausgefüllt an Computershare Company Nominees Ltd unter der oben angegebenen Adresse zurücksenden. Für den Besuch der Hauptversammlung werden Inhaber von Depositary Interests gebeten, in Textform eine Gästekarte bei oder per Telefax: +49 (0)

7 zu beantragen. Die Gästekarte berechtigt nicht zur Ausübung des Stimmrechts oder sonstiger Aktionärsrechte. Fragen, Gegenanträge und Wahlvorschläge Fragen zur Hauptversammlung sowie Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären im Sinne der 126 Abs. 1, 127 des Aktiengesetzes sind unbeschadet des Rechts der Aktionäre, in der Hauptversammlung Fragen und Gegenanträge zu stellen und Wahlvorschläge zu unterbreiten an die nachstehende Adresse zu richten. Investor Relations Stollwerckstraße Köln Fax: +49 (0) Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge sowie etwaige Stellungnahmen der Verwaltung hierzu werden im Internet unter der folgenden Adresse zugänglich gemacht: Köln, im April 2017 Der Vorstand