Mehr Effizienz im öffentlichen Sektor. Zehn Tipps zur Reduzierung von Kosten

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1 Mehr Effizienz im öffentlichen Sektor Zehn Tipps zur Reduzierung von Kosten

2 2 von 8 Einführung Vor dem Hintergrund drastischer Haushaltskürzungen und zunehmender Regulierung muss der öffentliche Sektor neue Wege einschlagen, um effizienter zu operieren und dies auf allen Ebenen. Insbesondere im Hinblick auf betriebliche Prozesse besteht hierbei erheblicher Handlungsbedarf. Die Empfehlungen von Cisco umfassen in diesem Zusammenhang vier Strategien, mit denen Einrichtungen der öffentlichen Hand ihre Mitarbeiter effizienter einsetzen, ein besseres Arbeitsplatzmodell einrichten sowie den Ressourceneinsatz und die IT optimieren können. Darüber hinaus werden im vorliegenden Dokument zehn konkrete Tipps zur Steigerung der betrieblichen Effizienz und zur Reduzierung von Kosten im öffentlichen Sektor vorgestellt.

3 3 von 8 Tipp Nr. 1 Standortunabhängige Arbeitsmodelle Standortunabhängiges Arbeiten ist aus Sicht von Cisco die Ausgangsbasis für moderne und flexible Abläufe im öffentlichen Sektor. Durch die Einrichtung eines Remote-Access-VPN sind unmittelbare Kostenreduzierungen und Produktivitätssteigerungen möglich. Für Bereitstellungen mit hoher Priorität bieten sich zudem Virtual-Office-Lösungen an. Weiterhin empfehlen wir die Bereitstellung von Wireless-Netzwerken an allen Standorten, um einen besseren Zugang zu Informationen zu ermöglichen und die Effizienz der Mitarbeiter zu erhöhen. Tipp Nr. 2 Einheitliche Kommunikationssysteme für alle Mitarbeiter Einheitliche Kommunikationssysteme fördern neue Arbeitsweisen, die zur Optimierung von Geschäftsprozessen beitragen und eine verbesserte Bereitstellung von Dienstleistungen für Bürger ermöglichen. Bei der Umsetzung empfehlen wir einen zweistufigen Ansatz: Zunächst sollten Services für die Sprach- und Datenkommunikation in einer gemeinsamen Netzwerkinfrastruktur zusammengeführt werden, um die Gesamtbetriebskosten zu verringern. Im nächsten Schritt werden Unified Communications-Lösungen implementiert, die unabhängig vom Standort eine effektivere Kommunikation der Mitarbeiter untereinander sowie mit Bürgern gewährleisten. Durch die Bereitstellung der Sprachservices im Rahmen eines Hosting-Modells sind zudem zusätzliche Reduzierungen der Gesamtbetriebskosten möglich. Darüber hinaus lassen sich Effizienzsteigerungen und damit weitere Kostenvorteile auf diese Weise am schnellsten realisieren.

4 4 von 8 Tipp Nr. 3 Implementierung von webbasierten Collaboration-Tools Online-Zusammenarbeit sollte den Kern einer modernen und flexiblen Arbeitsweise bilden. Der Einsatz von Collaboration-Tools als Grundpfeiler der Arbeitsplatz-Strategie bietet in Einrichtungen der öffentlichen Hand weitreichende Vorteile: Kostensenkungen und Produktivitätssteigerungen durch virtuelle Projekt- und Teambesprechungen Vermeidung erheblicher Kosten für langfristig angelegte Fortbildungsprogramme dank der Möglichkeit zur Bereitstellung virtueller Schulungen Facettenreiche Kommunikationsmöglichkeiten, effektivere Meetings und eine produktivere Nutzung der Arbeitszeit dank Instant Messaging Sichere gemeinsam genutzte Workspaces für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb von Abteilungen sowie über verschiedene Behörden hinweg Tipp Nr. 4 Einsatz von Videotechnologien Die Kommunikation per Video trägt erwiesenermaßen zu einer Erhöhung der Effizienz von Business-Meetings bei. Dies ist darauf zurückzuführen, dass im Schnitt gerade einmal 10 Prozent der Informationen durch verbale Kommunikation übermittelt werden die verbleibenden 90 Prozent entfallen auf andere Aspekte wie Gestik und Mimik. Die umfassenden Möglichkeiten der Videokommunikation sind einer der Gründe, warum Cisco mit dieser Technologie die wohl umfangreichste Investition der letzten Jahre in seine IT-Infrastruktur getätigt hat. Die Investitionen umfassten: Desktop-Webcams für videobasierte Desk-to-Desk-IP-Telefonie Raumbasierte Systeme zur Verbindung von Konferenzgruppen an verschiedenen Standorten Cisco TelePresence -Systeme für realitätsgetreue unternehmensinterne Konferenzen sowie Meetings mit Partnern Dieser Ansatz bietet auch für Einrichtungen der öffentlichen Hand ein erhebliches Einsparungspotenzial. Cisco konnte allein durch TelePresence schätzungsweise 382 Millionen US-Dollar an Reisekosten einsparen.

5 5 von 8 Tipp Nr. 5 Umgestaltung und Umzug von Büroflächen Bei modernen und flexiblen Arbeitsmodellen sind die Mitarbeiter nicht auf physische Gebäude und viele der üblicherweise vorhandenen Einrichtungen angewiesen. Eine effiziente Strategie für die Büroumgebung unterstützt Einrichtungen der öffentlichen Hand dabei, sich optimal an die neuen Arbeitsweisen anzupassen. Folgendes ist dabei zu klären: Gestaltung der Büroumgebung welche Arbeitsbereiche sind erforderlich, um die Anforderungen der Mitarbeiter zu erfüllen? Anzahl der Büros wie viel Fläche wird für standortunabhängige Mitarbeiter benötigt? Standort der Büros welche Standorte sind am besten für die Anforderungen der Mitarbeiter und die Bereitstellung von Dienstleistungen für die Bürger geeignet? Tipp Nr. 6 Implementierung intelligenter Gebäudemanagementsysteme Eine große Zahl unserer Kunden konnte durch die Implementierung von intelligenten Gebäudesystemen ein Ansatz, den wir unter Smart Connected Buildings zusammenfassen messbare Vorteile erzielen. Diese Lösung umfasst neben der Überwachung des Energieverbrauchs auch die Steuerung von Funktionsbereichen wie Heizung, Lüftung und Klimatechnik (HLK), Sicherheits- und Alarmsystemen sowie von Zutrittskontrolle und Digital Signage über das IP-Netzwerk. In einem intelligent vernetzten Gebäude können sämtliche Informationen zum Gebäudemanagement über das Netzwerk abgerufen werden. So können Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort darauf zugreifen. Gebäudesysteme müssen daher nicht mehr von einem bestimmten Standort aus verwaltet werden. Dadurch wird die Flexibilität deutlich gesteigert und eine effizientere Kontrolle über den Betrieb ermöglicht. Einrichtungen der öffentlichen Hand können durch den Smart Connected Buildings -Ansatz somit weitreichende Vorteile erzielen.

6 6 von 8 Empfehlung 7 Implementierung von Energiemanagement Durch das Management des Stromverbrauchs der elektronischen Geräte, die mit dem Netzwerk verbunden sind, lassen sich erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Cisco EnergyWise nutzt Reichweite und Umfang moderner Netzwerke zum Kontrollieren und Steuern des Stromverbrauchs der angebundenen Geräte. EnergyWise steht bei zahlreichen LAN-Switches und Netzwerkmanagementprodukten von Cisco als standardmäßige Software-Funktion zur Verfügung die Aktivierung ist daher schnell und bei sehr geringen Bereitstellungskosten möglich. Um Kosteneinsparungen möglichst schnell zu realisieren, sollte Cisco EnergyWise in die gesamte Ressourcenstrategie eingebunden werden. Tipp Nr. 8 Konsolidierung und Virtualisierung von Rechenzentren Cisco führt zur Konsolidierung und Virtualisierung von Rechenzentren eine klar definierte Strategie an, die seine Kunden im Zuge der Umstellung auf Cloud Computing unterstützt. Diese Strategie läuft unter der Bezeichnung Cisco Data Center 3.0. Zentraler Bestandteil des Data Center 3.0 ist Unified Computing, in dessen Rahmen Netzwerk-, Computing- und StorageRessourcen im Rechenzentrum zusammengeführt werden. Dies ermöglicht nicht nur eine optimale Unterstützung für Shared Services, es wird eine ideale Umgebung für hochgradig effiziente Cloud-Services geschaffen. Durch Virtualisierung und Konsolidierung ihrer Rechenzentren haben bereits zahlreiche Einrichtungen der öffentlichen Hand ihre Kapital- und Betriebskosten deutlich gesenkt. Nach unserer Ansicht sollten Virtualisierung und Konsolidierung einen der Schwerpunkte für die IT-Strategie bilden.

7 7 von 8 Tipp Nr. 9 Lifecycle-Management des Netzwerks In klassischen Legacy-Netzwerken entfallen 80 Prozent der ITKosten auf die Wartung des Netzwerks, während der Erwerb neuer Produkte gerade einmal 20 Prozent ausmacht. Mit zunehmendem Alter des Netzwerks entstehen zudem immer mehr Ineffizienzen, die sich unterschiedlich bemerkbar machen häufig bei den Betriebskosten und beim Ausfallrisiko. Daher sollte eine strukturierte Überprüfung und eine Erneuerung der vorhandenen Netzwerkressourcen durchgeführt werden, um die tatsächlichen Betriebskosten zu ermitteln und doppelt vorhandene Technologien zu entfernen, die Komplexität zu reduzieren und ineffiziente überalterte Geräte zu ersetzen. Tipp Nr. 10 Einführung einer virtualisierten DesktopUmgebung Durch die Durchführung einer Desktop-Überprüfung können die Kosten von Desktop-Hardware, Software-Lizenzen, SoftwareUpdates, Service-Management und Helpdesk-Support ermittelt werden. Anhand dieser Daten kann ein Vergleich mit den voraussichtlichen Kosten für die Einführung von Virtual-DesktopTechnologie angestellt werden. Dabei werden die Kostenvorteile von virtuellen Desktops deutlich hier einige Beispiele: Längere Gerätelebenszyklen Weniger Software-Lizenzen und mehr Kontrolle über die Software-Lizenzierung Einfachere Durchführung von Anwendungs-Updates Weniger Anrufe beim Helpdesk

8 8 von 8 Fazit Durch die Umsetzung der hier aufgeführten Empfehlungen konnten bereits zahlreiche Einrichtungen der öffentlichen Hand ihre betriebliche Effizienz steigern. Doch welche der Empfehlungen eignen sich am besten für Sie? Wenden Sie sich dazu und um mehr über die in dieser Broschüre beschriebenen Produkte und Services zu erfahren an Ihren Ansprechpartner bei Cisco. Gerne erörtern wir mit Ihnen, wie Ihre Behörde mit unserer Unterstützung ihre wichtigsten Ziele umsetzen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: Cisco, das Cisco Logo und Cisco Systems sind Marken bzw. eingetragene Marken von Cisco Systems, Inc. und/oder Partnerunternehmen in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. Alle anderen in diesem Dokument bzw. auf dieser Website genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Die Verwendung des Begriffs Partner impliziert keine gesellschaftsrechtliche Beziehung zwischen Cisco und anderen Unternehmen. (0903R)