Zuwendungsrecht im DAAD

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1 Zuwendungsrecht im DAAD Jürgen Stricker Leiter der Innenrevision LSB02

2 Gliederung Inhaltsverzeichnis Vortrag Merkblatt: Wesen und Zweck der Zuwendung Vorzeitiger Vorhabenbeginn Bewilligung und Abrechnung von Zuwendungen Übersicht der Auflagen und Bedingungen Arten der Abrechnung Pauschalen Verfahren beim Abweichen von Pauschalen Fristen und Termine in der Projektförderung Synopse der Finanzierungsarten Zusätzliche Einnahmen / Ausgaben Häufige Fehler bei der Bearbeitung von Projektförderungen Stand: Februar 2016

3 Inhaltsverzeichnis

4 Inhaltsübersicht Folie Nr. Thema 1 Deckblatt 2 Themenübersicht 3I Einführung 4I/1 Allgemein 5I/2 Rechtsnatur des DAAD e.v. 6I/2.1 Anzuwendende Rechtsgebiete 7I/2.2 Rechtliche Grundlagen des Zuwendungsrechts 8I/2.2.1 Wichtige Regelungen in der ANBest-P 9I/2.2.2 Weitere Allgemeine Nebenbestimmungen Neu 10I/2.2.3 Charakter der Rechts- und Anspruchsgrundlagen 11I/2.2.4 Lex specialis derogat legi generali 12I/2.2.5 Auflage ( 36 Abs.2 Nr. 4 VwVfG) 13I/2.2.6 Bedingung ( 36 Abs. 2 Nr. 2 VwVfG) Neu 14I/2.2.7 Unbestimmte Rechtsbegriffe im Zuwendungsrecht 15I/3 Zweistufiges Zuwendungsverfahren 16I/4 Rechtsverhältnisse in der Projektförderung 17I/5 Zuwendung 18I/5.1 Kriterien der Zuwendung 19I/5.2 Zuwendung vs. Leistungsaustausch 20I/5.3 Abgrenzungskriterien 21I/5.4 Ausgaben vs. Kosten 22I/5.5 Ausgestaltung der Zuwendung Neu 23I/5.6 DAAD Spezifika im Zuwendungsrecht 24I/5.7 Prozess der Projektförderung 25I/5.8 Projektförderprozess 26I/6 Weiterleitung von Zuwendungen 27I/6.1 Abgrenzung zwischen Weiterleitung von Zuwendungen und Vergabe von Aufträgen 28I/6.2 Voraussetzungen der Weiterleitung von Zuwendungen 29I/6.3 Weiterleitung in privatrechtlicher Form Neu 30I/6.4 Tatbestände Weiterleitung Neu 31I/6.5 Vermeiden einer Weiterleitung I Neu 32I/6.6 Vermeiden einer Weiterleitung II 33II Ausschreibung, Antrags- und Auswahlverfahren 34II/1 Ausschreibung 35II/2 Auswahlverfahren 36II/2.1 Auswahlkommission 37II/2.2 Auswahl durch Kommission 38II/2.3 Auswahlentscheidung Neu 39II/3 Förderrichtlinie 40II/3 Antrag 41II/5 Vorzeitiger Maßnahmenbeginn 42II/5.1 Zeitpunkt des Maßnahmenbeginns 43II/5.2 Bedeutung des vorzeitigen Maßnahmenbeginns 44 II/5.3 Hierarchie des vorzeitigen Maßnahmenbeginn Neu 45 II/5.4 Eintreten des vorzeitigen Maßnahmenbeginns 46 II/5.5 Auswirkung für die Praxis Neu 47 II/5.6 Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn 48 III Bewilligung 49 III/1 Bewilligungszeitraum 50 III/1.1 Bewilligungszeitraum / Maßnahmenzeitraum 51 III/2 Jährlichkeit 52 III/3 Verhältnis: Bewilligungszeitraum / Jährlichkeit 53 III/4 Zahlungen außerhalb Bewilligungszeitraum / vorzeitiger Maßnahmenbeginn-Jährlichkeit

5 54III/4.1 Zahlungen außerhalb Bewilligungszeitraum / vorzeitiger Maßnahmenbeginn 55III/5 Überjährige Projekte 56III/6 Verursacherprinzip 57III/7 Zuwendungsvertrag 58III/7.1 Mindestbestandteile des Zuwendungsvertrags 59III/7.2 Anlagen zum Zuwendungsvertrag Neu 60III/7.3 Projektverantwortung Neu 61III/8 Einschränkung der Verfügungsmacht aufgrund Eigentumsrecht durch Zweckbindung 62III/8.1 Zweckbindung von Gegenständen 63III/8.2 Dauer der Zweckbindung Neu 64III/9 Inventarisierung Neu 65III/10 Verfahren nach Ablauf der Bindungsfrist Neu 66III/10.1 Wertausgleich Neu 67III/10.2 Übereignung Neu 68III/11 Bewilligungsschreiben 69III/12 Zuwendungsarten 70III/13 Finanzierungsform 71III/14 Finanzierungsarten 72III/14.1 Vollfinanzierung 73III/14.2 Anteilfinanzierung Neu 74III/ Auswirkungen der Anteilfinanzierung 75III/14.3 Fehlbedarfsfinanzierung 76III/ Subsidiaritätsprinzip 77III/ Ausnahmen vom Subsidiaritätsprinzip 78III/14.4 Fehlbedarfsfinanzierung mit nicht belegbaren Ausgaben 79III/ Festlegung der zuwendungsfähigen Ausgaben 80III/ Engere Auffassung 81III/ Weitergehende Auffassung 82III/14.5 Festbetragsfinanzierung 83IV Bewirtschaftung der Zuwendung 84IV/1 Inhalt der Überwachungspflicht 85IV/1.1 Überwachung-/ Prüfung von Zuwendungen 86IV/2 Steuerung des Projekts durch Zuwendungsempfänger 87IV/3 Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers 88IV/4 Pacta sunt servanda 89IV/5 Änderung des Finanzierungsplanes 90IV/5.1 Änderung des Zuwendungsvertrages 91IV/5.2 Änderungsverträge zum Zuwendungsrecht 92IV/5.3 Ermäßigung der Gesamtausgaben (Nr. 2.1 ANBest-P) 93IV/5.4 Überschreitung von Einzelansätzen (Nr VV) 94IV/5.4.1 Systematik der Ausgabearten 95IV/5.4.2 Umwidmung von Mitteln (Nr. 1.2 ANBest-P) 96IV/5.4.3 Umwidmung von Mitteln 97IV/5.5 Nachbewilligung 98 IV/5.5.1 Zustimmung zur Nachbewilligung 99 IV/5.6 Umbewilligung / Änderung der Finanzierungsart 100 IV/5.7 Verlängerung Bewilligungszeitraum 101 IV/5.8 Mittelrückmeldung 102 IV/5.9 Verlängerung Vorlagefrist Verwendungsnachweis 103 IV/5.10 Weiterleitung 104 IV/5.11 Änderung des Projektverantwortlichen 105 IV/ Wechsel des Projektverantwortlichen Neu 106 IV/6 Auszahlung der Zuwendung Neu 107 IV/6.1 Auszahlung der Zuwendung an den DAAD 108 IV/6.2 Mittelanforderung 109 IV/6.3 Verwendungsfrist/Bedarfszeitraum Neu 110 IV/6.4 Verwendungsfrist/Bedarfszeitraum bei der Mittelanforderung 111 IV/6.5 Alsbaldige Verwendung 2

6 112IV/6.6 Überschreiten der Verwendungsfrist 113IV/6.7 Verzinsung bei nicht alsbaldiger Verwendung 114IV/6.8 Zinszeitraum bei nicht alsbaldiger Verwendung 115IV/6.9 Beispiele für Begründungen bei Verstoß gegen alsbaldige Verwendung 116IV/6.10 Zahlungen nach Ablauf Haushaltsjahr/Bewilligungszeitraum 117IV/6.11 Zeitpunkt der Mittelanforderung 118V Nachweis der Verwendung 119V/1 Zweck des Verwendungsnachweises 120V/2 Vorlage des Verwendungsnachweises 121V/2.1 Verzicht auf Vorlage des Sachberichts 122V/2.2 Mahnverfahren 123V/2.3 Sanktionsmöglichkeiten bei verspäteter Vorlage 124V/3 Bestandteile des Verwendungsnachweises 125V/3.1 Sachbericht 126V/3.1.1 Inhalt des Sachberichts Neu 127V/3.1.2 Anforderungen an den Sachbericht 128V/3.2 Zahlenmäßiger Nachweis 129V/3.2.1 Anforderungen an den Nachweis 130V/3.3 Belegliste 131V/3.3.1 Auswertung der Belegliste Neu 132V/4 Teilnehmerliste 133V/5 Bruttoveranschlagung der Zahlungsvorgänge 134V/6 Bestätigungen und Anlagen zum Verwendungsnachweis 135V/6.1 Unterzeichnung Verwendungsnachweis Unterschrift Zuwendungsempfänger 136V/6.2 Unterzeichnung Verwendungsnachweis Unterschrift Prüfungseinrichtung 137V/7 Anforderungen an die Belege 138V/8 Zahlungsbegründende Unterlagen 139V/9 Aufbewahrungsfrist der Belege Neu 140V/10 Vorlage der Originalbelege Neu 141V/10.1 Ausnahmen von der Vorlage der Originalbelege Neu 142V/10.2 Zulassen einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 143V/11 Sicherheitshinweis 144V/12 Restmittel/Minderausgaben 145V/13 Zwischennachweis 146V/13.1 Vereinfachungen beim Zwischennachweis 147V/13.2 Ausgestaltung des Zwischennachweises 148V/14 Gesamt-Verwendungsnachweis 149VI Prüfung der Verwendung 150VI/1 Die umfassende Prüfung 151VI/2 Prüfungsverfahren 152VI/2.1 Kursorische Prüfung 153VI/2.2 Vertiefte Prüfung 154 VI/2.3 Örtliche Erhebung Neu 155 VI/2.3.1 Inhalt der örtlichen Erhebung 156 VI/3 Zielvorgaben / Zielerreichung 157 VI/4 Erfolgskontrolle 158 VI/4.1 Abgestufte Erfolgskontrolle 159 VI/4.2 Dokumentation der Erfolgskontrolle 160 VI/5 Gesamtausgaben 161 VI/6 Zuwendungsfähige Ausgaben 162 VI/6.1 Tatbestände für Zuwendungsfähigkeit Neu 163 VI/6.2 Was bedeutet Notwendigkeit? Neu 164 VI/6.2.1 Tatbestände Notwendigkeit Neu 165 VI/ Keine Notwendigkeit 166 VI/ Notwendigkeit? 167 VI/ Stornogebühren 168 VI/ Wechselkurs 169 VI/ Umsatzsteuer 3

7 170VI/ Vorsteuerabzug 171VI/ Alkohol 172VI/6.3 Programmausschreibung / Förderrichtlinie I Neu 173VI/6.3.1 Programmausschreibung / Förderrichtlinie II 174VI/6.4 Wirtschaftlichkeit & Sparsamkeit Neu 175VI/6.4.1 Vergabe von Aufträgen durch den Zuwendungsempfänger Neu 176VI/6.4.2 Zuwendungen bis zu & bei Zuwendungsempfängern im Ausland 177VI/7 Arten der Abrechnung 178VI/8 Pauschalen 179VI/8.1 Charakter von Pauschalen 180VI/8.2 Probleme bei der Anwendung von Pauschalen 181VI/8.3.1 Abrechnung der Reisekosten von Beschäftigten deutscher Hochschulen nach BRKG vs. Pauschalen 182VI/8.3.2 Abrechnung der Reisekosten von Beschäftigten deutscher Hochschulen nach BRKG vs. Pauschalen 183VI/8.4 Verfahren beim Überschreiten von Pauschalen 184VI/8.5 Verfahren beim Unterscheiten von Pauschalen 185VI/8.6 Anpassung von Pauschalen aufgrund von Änderungen 186VI/9 Besserstellungsverbot 187VI/9.1 Vereinfachungen beim Besserstellungsverbot 188VI/10 Förderung von Personen mittels Zuwendung 189VI/10.1 Einsatzstipendien, Einsatzstudenten, Betreuungsstipendien 190VII Rückforderung einer Zuwendung 191VII/1 Ausgangspunkt 192VII/1.1 Begriff der Rückforderung 193VII/2 Tatbestände für Rückforderung 194VII/3 Erstattungspflicht 195VII/4 Zusammensetzung des Zinsanspruchs 196VII/4.1 Beginn der Verzinsung 197VII/4.2 Ende der Verzinsung 198VII/4.2.1 Ende Zinszeitraum unter Berücksichtigung des Prüfzeitraums 199VII/4.3 Ausnahmen vom Zinsanspruch 200VII/4.4 Keine sachlichen Gründe sind: 201VII/4.5 Beispiele für sonstige Gründe 202VII/5 Bagatellgrenze 203VII/6 Niederschlagung von Kleinbeträgen 204VII/7 Trivialbetrag 205VIII Abschluss der Förderung, Archivierung 206VIII/1 Information über den Abschluss des Projekts 207VIII/2 Aktenplan Projektakte 208VIII/2.1 Aktenplan Generalakte 209IX Ausschlussfrist und Verjährung 210IX/1 Rückforderungs-/Erstattungsanspruch 211IX/2 Ausschlussfrist 212IX/2.1 Kenntnisnahme 213IX/3 Verjährung 214 IX/3.1 Verjährung des Erstattungsanspruchs 4

8 Vortrag

9 Zuwendungsrecht im DAAD Jürgen Stricker, Leiter Innenrevision SB02 Themenübersicht Einführung Ausschreibung, Antrags- und Auswahlverfahren, Förderentscheidung Bewilligung Bewirtschaftung der Zuwendung Nachweis der Verwendung Prüfung der Verwendung Rückforderung Abschluss des Projekts Ausschlussfrist, Verjährung 2 1

10 I Einführung 3 I/1 Allgemein Volkswirtschaft Privatwirtschaft (natürliche/juristische Personen) öffentliche Hand (Bund, Länder, Kommunen, Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts) Rechtsgebiete Privatrecht öffentliches Recht (Staatsrecht, Verwaltungsrecht, Haushaltsrecht) 4 2

11 I/2 Rechtsnatur des DAAD e.v. Als gemeinnütziger Verein ist der DAAD eine juristische Person des privaten Rechts Rechtliche Einflussgrößen seines Handels sind: seine Satzung, Wirtschaftsplan, Zuwendungsbescheide (sog. begünstigende Verwaltungsakte, öffentliches Recht) der Geldgeber Besserstellungsverbot Zuwendungsverträge (bürgerliches Recht) gegenüber den Zuwendungsempfängern (i. d. R. dt. Hochschulen = juristische Personen des öffentlichen Rechts, Anstalten der Länder, Föderalismus) 5 I/2.1 Anzuwendende Rechtsgebiete Öffentliches Recht Privatrecht Haushaltsrecht BHO Bundesreisekostengesetz BRKG Verwaltungsrecht VwVfG Vergaberecht VOL, VOB, VOF BGB 6 3

12 I/2.2 Rechtliche Grundlagen des Zuwendungsrechts Bundeshaushaltsordnung (BHO) 23, 44 und 89 (4, 7, 15, 55, 56, 59 u. a.) Verwaltungsvorschriften (VV) zu 44 BHO Allgemeine Nebenbestimmung für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) Besondere Nebenbestimmungen des Auswärtigen Amtes (BNBest-AA), des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BNBest-BMBF) 7 I/2.2.1 Wichtige Regelungen in den ANBest-P Anforderung der Zuwendung (20 v. H. Klausel) Verwendungsfrist, alsbaldige Verwendung Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung Inventarisierung Berücksichtigung von VOL/VOB Mitteilungspflichten Bestandteile des Verwendungsnachweises Aufbewahrungsfrist Nachweis der Verwendung Prüfung des Verwendungsnachweises Erstattung der Zuwendung, Verzinsung 8 4

13 I/2.2.2 Weitere Allgemeine Nebenbestimmungen Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur institutionellen Förderung - ANBest-I Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an Gebietskörperschaften und Zusammenschlüsse von Gebietskörperschaften -ANBest-GK Allgemeine Nebenbestimmen für Zuwendungen zur Projektförderung auf Kostenbasis - ANBest-P-Kosten Baufachliche Ergänzungsbestimmungen zu den Vorläufigen Verwaltungsvorschriften zu den 44, 44a BHO -ZBau 9 I/2.2.3 Charakter der Rechts- und Anspruchsgrundlagen Allgemein Gesetze, Verordnungen u. ä. BHO VV zu 44 BHO BRKG/ARV VwVfG VOL, VOB, VOF BGB Konkret/Spezifikum Vertrag, Verwaltungsakt Zuwendungsbescheid BNBest-AA/BMBF Zuwendungsvertrag Ausschreibung Förderrichtlinie Merkblätter 10 5

14 I/ Lex specialis derogat legi generali Auslegungsregel Die speziellere Regel (Zuwendungsvertrag) hat Vorrang vor der allgemeineren Regel (Gesetz) Tatbestand eines Gesetzes über alle Merkmale der besonderen Norm verfügt und diese demgegenüber noch mindestens ein weiteres Merkmal enthält Wenn alle Fälle, die unter A (Gesetz) subsumiert werden können, gleichzeitig auch B (Zuwendungsvertrag zuordenbar sind, nicht aber umgekehrt, d. h. der Anwendungsbereich des Zuwendungsvertrages deckt den des Gesetztes völlig ab, geht aber noch über diesen hinaus Die speziellere Regelung ist jene, die dem Fall eher gerecht wird (größere Sachnähe) 11 I/2.2.5 Auflage ( 36 Abs. 2 Nr. 4 VwVfG) Nebenbestimmung zu einem begünstigenden Verwaltungsakt (Zuwendungsbescheid) Verpflichtet den Zuwendungsempfänger zu einem Tun, Dulden oder Unterlassen Die durch die Auflage auferlegte Verpflichtung steht neben der Regelung durch den Zuwendungsvertrag Selbständige Anordnung, die die begünstigende Regelung des Zuwendungsvertrages erst ermöglicht Auflage selbst ist materieller Akt, der mit dem Zuwendungsvertrag verbunden ist Zuwendungsgeber kann vom Zuwendungsvertrag zurücktreten, wenn Zuwendungsempfänger die Auflagen nicht oder nicht innerhalb der gesetzten Frist erfüllt 12 6

15 I/2.2.6 Bedingung ( 36 Abs. 2 Nr. 2 VwVfG) Nicht mit dem Zuwendungsvertrag verbunden, sondern ein unselbständiger Bestandteil Macht dessen Rechtswirkung von einem ungewissen künftigen Ereignis abhängig o o Aufschiebend (Rechtswirkung tritt mit dem Ereignis ein) Auflösend (Rechtswirkung fallen mit dem Ereignis weg) Auch bei der aufschiebenden Bedingung wird der Zuwendungsvertrag wirksam, die bedingten Rechtswirkungen bleiben jedoch bis zum Eintritt der Bedingung in der Schwebe Mit dem Eintritt der auflösenden Bedingung wird Zuwendungsvertrag unwirksam 13 I/2.2.7 Unbestimmte Rechtsbegriffe im Zuwendungsrecht Geringe finanzielle Bedeutung Dauer Verwendungsfrist Finanzstark vs. Finanzschwach Anteil-/Fehlbedarfsfinanzierung Notwendigkeit zuwendungsfähige Ausgaben Sonstige maßgebliche Gründe Mitteilungspflichten Sonstige zwingende Gründe Ausnahme vom Zinsanspruch 14 7

16 I/3 Zweistufiges Zuwendungsverfahren Zuwendungsbescheid Zuwendungsvertrag Geldgeber mittels Zuwendungsbescheid DAAD mittels Zuwendungsvertrag Zuwendungsempfänger Verwendungsnachweis Verwendungsnachweis 15 I/4 Rechtsverhältnisse in der Projektförderung Geldgeber DAAD Zuwendungsempfänger / Zuwendungsgeber Zuwendungsempfänger / Zuwendungsgeber Letztempfänger 16 8

17 I/5 Zuwendung Zuwendungen sind zweckgebundene Geldleistungen öffentlich-rechtlicher Art, die der Bund zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben an Stellen außerhalb der Bundesverwaltung erbringt, ohne das der Empfänger vor der Bewilligung einen dem Grunde und der Höhe nach bestimmten Rechtsanspruch hat und ohne dass ein unmittelbarer Leistungsaustausch stattfindet. 17 I/5.1 Kriterien für Zuwendungen Voraussetzungen: Ausgabe/Verpflichtungsermächtigung Leistung an Stellen außerhalb der Bundesverwaltung Erfüllung bestimmter Zwecke Erhebliches Interesse des Bundes ohne Zuwendung wird Zweck nicht/nicht im notwendigen Umfang befriedigt Abgrenzung zu: Sachleistungen Bürgschaften, Garantien und sonstige Gewährleistungen Leistungen aufgrund von Rechtsvorschriften Ersatz von Aufwendungen und zu Mitgliedsbeiträgen Öffentliche Aufträge 18 9

18 I/5.2 Zuwendung vs. Leistungsaustausch Zuwendung: Eine im überwiegenden öffentlichen Interesse liegende Förderung (Geldleistung) eines Zuwendungsempfängers mit bestimmten Bedingungen und Auflagen, ohne dass die Geldleistung ein Entgelt für eine Leistung i. S. eines vertraglichen Leistungsaustausches (Nr. 2.2 der Anlage zur VV Nr zu 23 BHO) ist. Förderung eines VORHABENS EINES ANDEREN Mit der Zuwendung soll eine Stelle außerhalb der Bundesverwaltung in der Wahrnehmung IHRER EIGENEN AUFGABEN unterstützet werden Leistungsaustauschverhältnis: unmittelbares Interesse an der Erlangung einer konkreten Gegenleistung vorrangiges Interesse gilt dem Entgelt für die erbrachte Leistung vgl. Folien VI/ Umsatzsteuer & VI/ Vorsteuerabzug 19 I/5.3 Abgrenzungskriterien Zuwendung Kriterium Leistungsaustausch Nein Antrag, Zuwendungsvertrag BHO, ANBest-P Förderung eines Vorhabens eines anderen (Zuwendungsempfänger) Zuwendungsempfänger tritt in eigenem Namen auf Verwendungsnachweis Mehrwertsteuer Zustandekommen des Vertrages Gesetzliche Grundlage Wessen Vorhaben? In wessen Namen? Abschluss Ja Angebot, Auftrag Verdingungsordnung Vorhaben des Auftraggebers Auftragnehmer tritt in eigenem Namen auf Rechnung 10

19 I/5.4 Ausgaben vs. Kosten Ausgaben entstehen (fallen an), wenn etwas gekauft (Vertrag, Verpflichtungsgeschäft) wird, unabhängig davon, ob es schon bezahlt (Auszahlung) wurde oder nicht. Sobald effektive Zahlungen erfolgen, werden Ausgaben zu Auszahlungen. Kosten sind der in Geld bewertete Verzehr von Gütern und Dienstleistungen (wertorientierter Kostenbegriff). Kosten fallen nicht wie Ausgaben in dem Moment des Kaufs eines Gegenstandes oder einer Leistung an, sondern im Moment ihres Verbrauchs/Verzehrs. Im Rahmen der Projektförderung sind Kosten nur dann zuwendungsfähig, wenn im Zuwendungsbescheid des Geldgebers die entsprechende ANBest-P-Kosten als Bestandteil aufgeführt wurde. Der DAAD hat bislang noch nie eine Bewilligung durch einen Geldgeber auf der Grundlage von Kosten erhalten. Demzufolge ist die synonyme Verwendung des Begriffs Kosten für Ausgaben irreführend und unzutreffend. 21 I/5.5 Ausgestaltung der Zuwendung Ausgaben vs. Kosten Jährlichkeit Bewilligungszeitraum Weiterleitung Besserstellungsverbot Subsidiaritätsprinzip kein Rechtsanspruch auf Zuwendung zweckgebundene Mittelvergabe wirtschaftliche & sparsame Verwendung Berücksichtigung von VOL, VOB und VOF Messbare und konkrete Ziele, Erfolg 22 11

20 I/5.6 DAAD Spezifika im Zuwendungsrecht Maßnahmenzeitraum Verursacherprinzip Fehlbedarfsfinanzierung mit nicht belegbaren Ausgaben Struktur der Ausgabearten Bewilligungsschreiben Verwendungsfrist Einschränkung Besserstellungsverbot Vereinfachungen bei der kursorischen Prüfung Gesamt-Verwendungsnachweis Trivialbetrag 23 I/5.7 Prozess der Projektförderung 2. Bewilligung 3. Bewirtschaftung der Zuwendung 1. Ausschreibung, Antragsund Auswahlverfahren, Förderentscheidung 4. Nachweis der Verwendung 7. Abschluss der Förderung, Archivierung, Ausschlussfrist, Verjährung 5. Prüfung der Verwendung 6. Rückforderung 24 12

21 I/5.8 Projektförderprozess Zuwendungsempfänger Antragstellung Mittelanforderungen Mitteilungspflicht bei Weitere Zuwendungen für denselben Zweck bei anderen öffentlichen Stellen/Dritten beantragt oder von ihnen erhält (Nr. 5.1 ANBest-P) Verwendungszweck oder sonstige maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen (Nr. 5.2 ANBest-P) der Zuwendungszweck nicht oder mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist (Nr. 5.3 ANBest-P) der ausgezahlte Betrag nicht innerhalb von zwei Monaten ver-braucht werden kann (Nr. 5.4 ANBest-P) inventarisierende Gegenstände innerhalb der zeitlichen Bindung nicht mehr entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt werden (Nr. 5.5 ANBest-P) Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet (Nr. 5.6 ANBest-P) Erstellen von Zwischen-/ Verwendungsnachweis Ganz oder teilweise Erstattung erhaltener Fördermittel Archivierung der Akten Zuwendungsgeber Bewilligung (Ausstellen und Unterzeichnung des Zuwendungsvertrages Auszahlung der angeforderten Mittel nach Prüfung Überprüfung von Zwischen- /Verwendungsnachweis kursorische-/ umfassende Prüfung Falls Beanstandung: Unwirksamkeit, Rücktritt (teilweise) von der Förderung, Korrektur / Ergänzung Falls Keine Beanstandung: Auslaufen der Förderung ohne Erstattung der Zuwendung 25 I/6 Weiterleitung von Zuwendungen Zuwendungsempfänger als Erstempfänger Zuwendungszweck durch Weiterleitung erfüllt (VV Nr. 12) 26 13

22 I/6.1 Abgrenzung zwischen Weiterleitung von Zuwendungen und Vergabe von Aufträgen Zur Vergabe von Aufträgen ist Zuwendungsempfänger berechtigt Austauschverträge zur Beschaffung von Leistungen gegen Entgelt BRH bei Weiterleitung von Zuwendungen umfassendes Prüfungsrecht; bei Vergaben nur ob diese den Vorgaben im Zuwendungsvertrag entsprach Weiterleitung von Zuwendungen kann nur vorliegen, wenn Dritte selbst Zuwendungsempfänger; d.h. ein unmittelbares Eigeninteresse an Wahrnehmung der geförderten Aufgabe Ist Interesse darauf gerichtet, ein angemessenes Entgelt als Gegenleistung zu erzielen, dann ist Vertrag als Austauschvertrag abzuschließen Entscheidend ist das zugrunde liegende Interesse 27 I/6.2 Voraussetzungen der Weiterleitung von Zuwendungen Zuwendungsempfänger muss zur Weiterleitung (Zuwendungs- vertrag) ermächtigt sein Zuwendungszweck nicht durch Erstempfänger, sondern nur durch Dritte erfüllt werden kann Erstempfänger trägt Verantwortung für zweckentsprechende Verwendung der Mittel Erstempfänger muss zur Weiterleitung der Zuwendung geeignet (ausreichende Verwaltungserfahrung) sein Nur bei Projektförderung 28 14

23 I/6.3 Weiterleitung in privatrechtlicher Form Zuwendungsempfänger (Erstempfänger) im Rahmen seiner eigenen satzungsmäßigen Aufgaben Mittel an Dritte weiterleitet Grundlage: privatrechtlicher Zuwendungsvertrag z. B: Vergabe von Stipendien für ausländische Studenten im Rahmen der auswärtigen Kulturpolitik 29 I/6.4 Tatbestände Weiterleitung Zulassen der Weiterleitung o o Zuwendungsbescheid Geldgeber Zuwendungsvertrag DAAD Vorliegen einer Zuwendung; nicht Leistung Geldleistung (Ausgabe) zwischen Zuwendungsgeber und Zuwendungsempfänger Weiterleitungsvertrag 30 15

24 I/6.5 Vermeiden einer Weiterleitung I Eine Weiterleitung kann vermieden werden, wenn die entsprechenden Tatbestände (Zuwendung & Ausgabe) nicht vorliegen Zuwendungsempfänger des DAAD an eine andere Einrichtung/Person keine Zuwendung als Geldleistung erbringt. Die Zahlung erfolgt entweder unmittelbar an die Geförderten oder an einen Leistungserbringer/Auftragnehmer/Lieferant Bei Lieferung von Gegenständen muss zwischen dem Zuwendungsempfänger des DAAD und derjenigen Einrichtung, bei der sich die Gegenstände befinden, ein Übereignungsvertrag abgeschlossen werden 31 I/6.6 Vermeiden einer Weiterleitung II DAAD PF ZE/1. Empfänger Zuwendungsgeber P F Letztempfänger Übereignungsvertrag Geförderte Gegenstand Projektförderung (PF) Lieferant 32 16

25 II Ausschreibung, Antrags- und Auswahlverfahren, Förderentscheidung 33 II/1 Ausschreibung Grundsätzlich werden die Programme des DAAD ausgeschrieben. Bei sämtlichen Ausschreibungen ist die Zustimmung des Grundsatzreferates einzuholen Ausnahme: keine Ausschreibung keine Auswahlverfahren, Förderentscheidung wird im DAAD getroffen 34 17

26 II/2 Auswahlverfahren Wesentliches Merkmal akademischer Selbstverwaltung im DAAD Unabhängige akademische Auswahlkommissionen Unentgeltliche Tätigkeit der Kommissionsmitglieder und Gutachter Auswahl der Besten unter der Vielzahl der Anträge Bewertung anhand einer Bewertungsskala Kommissionsmitglieder bewerten keine Anträge von der eigenen Einrichtung Begrenzung der Mittel kann bedeuten, dass nicht alle guten Anträge bedacht werden können 35 II/2.1 Auswahlkommission Mitglieder sind HochschullehrerInnen, Wissenschaftler, Experten aus Wirtschaft, Ministerien, Hochschul- und Wissenschaftsverwaltung MitarbeiterInnen des DAAD sind beratend tätig Fachliche Zusammensetzung unterscheidet sich je nach Programm Innerhalb der Bewerbergruppen (Deutsche Ausländer) wird nach Zielland bzw. Herkunftsland unterschieden Beteiligung ausländischer HochschullehrerInnen bei binationalen Programmen Mitglieder werden vom Vorstand des DAAD für einen vierjährigen Zeitraum berufen (Wiederberufung, Nachberufung) Ca. 90 Auswahlkommissionen Rd. 550 Gutachter 36 18

27 II/2.2 Auswahl durch Kommission Auswahlkriterien o Darlegung/Vorgabe in der Ausschreibung o Zielvereinbarung mit Geldgeber o Förderung der Besten o Gewichtung Auswahlkommission o Geschäftsordnung o Zusammensetzung o Befugnis o Wertung der Anträge Auswahlprotokoll o Verbindlichkeit der Entscheidung o Transparenz der Entscheidung Noten Begründung sowohl bei positiver wie negativer Entscheidung o Übereinstimmung mit Förderung 37 II/2.3 Auswahlentscheidung Dokumentation des Auswahlverfahrens in Generalakte Auswahlentscheidung muss o transparent o nachvollziehbar o einheitlich o dokumentiert Förderung muss mit Auswahlentscheidung korrespondieren Achtung: Nachbewilligungen müssen ggf. von Kommission/Gutachter goutiert werden 38 19

28 II/3 Förderrichtlinie Anspruchsgrundlage der Förderung Keine Förderung ohne Grundlage Wichtigstes Element einer Projektförderung Programme ohne Ausschreibung Ausnahmefall Keine Ausschreibung Ohne Auswahlkommission Entscheidung über das Programm Zustimmung Geldgeber Von den üblichen Sätzen des DAAD abweichende Beträge Begründung für die Abweichung vom Regelfall der Ausschreibung Gegenzeichnung der Begründung durch DirektorIn Entscheidung über das Vorhaben Ein externes Fachgutachten 39 II/3 Antrag Bewilligung bedarf grundsätzlich eines schriftlichen Antrages Ausnahmeregelung der geringen finanziellen Bedeutung Jeder Antrag ist zu prüfen und das Ergebnis der Prüfung ist zu dokumentieren (VV Nr. 3 zu 44 BHO). Bestandteile: Projektbeschreibung: Beschreibung des Vorhabens, der verfolgten Ziele sowie Zeitplan (was der Antragsteller in der Sache machen will) vgl. Sachbericht Finanzierungsplan: wie der Antragsteller sein Vorhaben finanzieren will (vgl. zahlenmäßiger Nachweis) 40 20

29 II/5 Vorzeitiger Maßnahmenbeginn Grundsatz: Zuwendungen dürfen nur für solche Vorhaben bewilligt werden, die noch nicht begonnen worden sind (VV Nr. 1.3 zu 44 BHO) Gründe für das Verbot: Vermeiden der Präjudizierung des Zuwendungsgebers Schutz des Zuwendungsempfängers vor finanziellen Risiken Verstoß gegen Subsidiaritätsgrundsatz 41 II/5.1 Zeitpunkt des Maßnahmenbeginns Alle Maßnahmen, die der Planung eines Vorhabens zuzurechnen sind, werden nicht als Maßnahmenbeginn gewertet. Ein Vorhaben hat begonnen, wenn Lieferungs- oder Leistungsverträge ohne eindeutiges Rücktrittsrecht für den Fall der Versagung einer beantragten Zuwendung abgeschlossen sind. Maßgeblich ist der Abschluss des Vertrages. Ausschreibungsverfahren ist noch kein Beginn des Vorhabens 42 21

30 II/5.2 Bedeutung des vorzeitigen Maßnahmenbeginns Zustimmung des Zuwendungsgebers zum vorzeitigen Vorhabenbeginn ist keine Entscheidung über die Bewilligung der beantragten Zuwendung. Beantragung und Entscheidung über das Zulassen des vorzeitigen Vorhabenbeginns bilden jeweils eigenständige Verwaltungsverfahren und sind vom Antrag auf Zuwendung und dessen Bewilligung (Zuwendungsvertrag) losgelöst. Zuwendungsempfänger trägt bis zur Bewilligung der Zuwendung das Risiko, ob die Zuwendung und damit die bereits getätigten Ausgaben ganz oder teilweise bewilligt werden. 43 II/5.3 Hierarchie des vorzeitigen Maßnahmenbeginns 1. Beantragung der Ausnahme nach Beantragung der Zuwendung und vor Unterzeichnung des Zuwendungsvertrags. 2. Fortsetzung jährlich wiederkehrender Vorhaben. 3. Vorhabenbeginn vor Antragstellung 4. Feststellen des vorzeitigen Vorhabensbeginn während der Prüfung des Verwendungsnachweises 5. Abgeschlossene Maßnahmen 44 22

31 II/5.4 Eintreten des vorzeitigen Maßnahmenbeginns Je länger der Zeitraum zwischen Projektbeginn und Rechtskraft des Zuwendungsvertrages, desto höher sind die Anforderungen an die Begründung für den vorzeitigen Maßnahmenbeginn Projektbeginn Ausschreibung Projektbeginn Antrag Projektbeginn Auswahl Projektbeginn Angebot Zuwendungsvertrag Projektbeginn Annahme Zuwendungsvertrag Rechtskraft t 45 II/5.5 Auswirkung für die Praxis Voraussetzungen für die Zuwendungsfähigkeit von Ausgaben vor Bewilligung: Mitteilung des Antragstellers über den vorzeitigen Vorhabenbeginn Vorliegen der diversen Ausnahmetatbestände Zulassen des vorzeitigen Vorhabenbeginn in einem eigenen Verfahren, ohne Zusage der Förderung, sondern nur unverbindliche in Aussichtstellung Vorhaben wäre bei rechtzeitiger Antragstellung zugestimmt worden Formulierungsvorschlag: Der vorzeitige Maßnahmenbeginn wird zugelassen. Die bereits getätigten Ausgaben ab.... für Maßnahmen vor rechtskräftiger Unterzeichnung des Zuwendungsvertrages werden zuwendungsfähig, soweit ein Zuwendungsvertrag zustande kommt und die entsprechenden Ausgaben notwendig, zweckentsprechend und im genehmigten Finanzierungsplan enthalten sind

32 II/5.6 Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn Daten eines Fallbeispiels: Bewilligungszeitraum eines Projekts: Rechtskraft Zuwendungsvertrag: Tatsächlicher vorzeitiger Maßnahmenbeginn: Datum der Mitteilung eines Zuwendungsempfängers: Ohne Angabe eines Datums des vorzeitigen Maßnahmenbeginns in der Mitteilung des Zuwendungsempfängers, wäre diesem ab zugestimmt. Demzufolge wären sämtliche Ausgaben nach dem und vor dem nicht zuwendungsfähig. Deshalb in der Mitteilung immer ein Datum angeben; am besten identisch mit Beginn Bewilligungszeitraum. Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn Innerhalb Bewilligungszeitraums DAAD kann am oder später (innerhalb des Bewilligungszeitraums) vorzeitigen Maßnahmenbeginn; also rückwirkend zustimmen. Nach Ablauf des Bewilligungszeitraums: Der vorzeitige Maßnahmenbeginn wird ab... zugelassen. Die vom Zuwendungsempfänger vorgebrachte Begründung für den vorzeitigen Maßnahmenbeginn ist nachvollziehbar und zweckentsprechend. Die getätigten Ausgaben sind notwendig und im anerkannten Finanzierungsplan enthalten. Wenn der Zuwendungsempfänger die Gründe für den vorzeitigen Maßnahmenbeginn rechtzeitig mitgeteilt hätte, wäre der vorzeitige Maßnahmenbeginn zugelassen worden. 47 III Bewilligung 48 24

33 III/1 Bewilligungszeitraum Der Bewilligungszeitraum ist der Zeitraum, für den die Fördermittel zur zweckentsprechenden Verwendung bereitgestellt werden (Förderzeitraum). Er ist abhängig von der Zeit, die zur Durchführung der Fördermaßnahme erforderlich ist (Durchführungszeitraum). Der Bewilligungszeitraum ist wichtig für: Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben alle Ausgaben außerhalb Bewilligungszeitraum, sind nicht zuwendungsfähig; auch die Auszahlung einer Mittelanforderung Beginn der Vorlagefrist für den Verwendungsnachweis 49 III/1.1 Bewilligungszeitraum/Maßnahmenzeitraum Maßnahmenzeitraum ist der Zeitraum, in dem das eigentliche Vorhaben (z. B. Sommer-/ Winterschule) stattfindet, ohne zusätzliche Zeiträume zur Vor- und Nachbereitung vor dem Beginn und nach dem Ende der eigentlichen Maßnahme zu beinhalten. Maßnahmenzeitraum Zeitraum für die eigentliche Durchführung eines Projekts (z. B. Sommerschule) zudem Zeitraum für Vorbereitung, Planung, usw. sowie nach Durchführung Zeitraum für Dokumentation, Berichterstattung etc. als Bewilligungszeitraum zu beachten ist Ansonsten sind die in die Zeiträume der Vorbereitung und des Abschlusses des Projekts fallenden Ausgaben da außerhalb des Bewilligungszeitraums nicht zuwendungsfähig

34 Bewilligungszeitraum Januar 16 III/2 Jährlichkeit Der Haushalt hat grundsätzlich nur eine Bindungsermächtigung für das laufende Haushaltsjahr, daher ist die äußerste Grenze des Bewilligungszeitraums grundsätzlich das Ende des Haushaltsjahres, soweit nicht aufgrund einer Verpflichtungsermächtigung eine weitergehende Bindung möglich ist. 51 III/3 Verhältnis: Bewilligungszeitraum/Jährlichkeit Jähr lichkeit Der Durchführungszeitraum (Bewilligungszeitraum) eines Projekts besteht unabhängig von dem Haushaltsjahr, d.h. er wird von diesem nicht begrenzt. Im betreffenden Fall bedeutet dies ein überjähriges Projekt, mit den entsprechenden Folgen (2 Zwischennachweise, Gesamtverwendungsnachweis). Durch Anwendung des Verursacherprinzips wird die Einrichtung eines überjährigen Projekts (Prinzip des Bewilligungszeitraums) vermieden (Verwaltungsvereinfachung) und gleichzeitig dem Prinzip der Jährlichkeit entsprochen

35 III/4 Zahlungen außerhalb Bewilligungszeitraum / Vorzeitiger Maßnahmenbeginn - Jährlichkeit Beginn Bewilligungszeitraum Rechtskraft Zuwendungsvertrag Ende Bewilligungszeitraum Zeit (t) Fallbeispiel Datum Bemerkung Nr Ausgaben durch Zuwendungsempfänger getätigt Mängel: Jährlichkeit Zahlung außerhalb Bewilligungszeitraum vorzeitiger Maßnahmenbeginn Nr Ausgaben durch Zuwendungsempfänger getätigt Mangel: vorzeitiger Maßnahmenbeginn Klärung: Mitteilung Zuwendungsempfänger/zulassen des vorzeitigen Maßnahmenbeginns Nr Mittelanforderung durch Zuwendungsempfänger Mangel: Auszahlung ohne Rechtsgrund Solange kein rechtskräftiger Zuwendungsvertrag (03.03.) vorliegt, keine Zahlung durch Zuwendungsgeber III/4.1 Zahlungen außerhalb Bewilligungszeitraum / Vorzeitiger Maßnahmenbeginn Beginn Bewilligungszeitraum Rechtskraft Zuwendungsvertrag Ende Bewilligungszeitraum Zeit (t) Fallbeispiel Datum Bemerkung Nr Ausgaben durch Zuwendungsempfänger getätigt Mängel: Zahlung außerhalb Bewilligungszeitraum vorzeitiger Maßnahmenbeginn Nr Ausgaben durch Zuwendungsempfänger getätigt Mangel: vorzeitiger Maßnahmenbeginn Klärung: Mitteilung des Zuwendungsempfänger/zulassen des vorzeitigen Maßnahmenbeginns Nr Mittelanforderung durch Zuwendungsempfänger Mangel: Auszahlung ohne Rechtsgrund Solange kein rechtskräftiger Zuwendungsvertrag (19.05.) vorliegt, keine Zahlung durch Zuwendungsgeber 27

36 III/5 Überjährige Projekte Haushaltsrechtliche Ermächtigung Zuwendungszweck nicht bis zum Ablauf des Haushaltsjahres erfüllt ist Zweimonatsfrist wird nicht generell durch das Haushaltsjahr begrenzt Geht der Bewilligungszeitraum über den hinaus, kann bspw. am eine Auszahlung erfolgen, die den Mittelbedarf des Zuwendungsempfängers für fällige Zahlungen bis zum \\ 28./ des folgenden Jahres berücksichtigt kein Verstoß gegen Jährlichkeit 55 III/6 Verursacherprinzip Grundsatz: Nur innerhalb des Bewilligungszeitraums getätigte Ausgaben sind zuwendungsfähig Ausnahme: Verursacherprinzip auch nach dem Ende Bewilligungszeitraums anfallende Ausgaben können als zuwendungsfähig anerkannt werden nur bei Zahlungen bis \\ 28./ Verwendungsfrist 6 Wochen Ende Verursacherprinzip Verwendungsfrist 2 Monate Ende Verursacherprinzip 28./ Voraussetzungen: Mittelanforderung ist vor dem Kassenschluss beim DAAD eingegangen und die angeforderten Mittel wurden vor Kassenschluss ausgezahlt Rechtsgrund für der Zahlung liegt im Bewilligungszeitraum der tatsächliche Zahlungsvorgang aber erst nach Ablauf des Bewilligungszeitraums stattfindet Die Veranstaltung, Maßnahme, Reise etc. war nicht von vornherein für einen Zeitpunkt bzw. Zeitraum im neuen Haushaltsjahr geplant 56 28

37 III/7 Zuwendungsvertrag Zuwendungsvertrag ist ein Vertrag nach bürgerlichem Recht (Verbrauchergeschäft 13 BGB) zweiseitiges Rechtsgeschäft zwei übereinstimmende aufeinander bezogene Willenserklärungen (Angebot & Annahme) Angebot kommt vom Antragsteller (Zuwendungsempfänger) Annahme erfolgt durch DAAD (Zuwendungsgeber) 57 III/7.1 Mindestbestandteile Zuwendungsvertrag (VV Nr ff. zu 44 BHO) 1. Genaue Bezeichnung des Zuwendungsempfängers (VV Nr zu 44 BHO) Rubrum 2. Höhe der Zuwendung (VV Nr zu 44 BHO) Ziffer 1 Zuwendungsvertrag (ZV) 3. Genaue Bezeichnung des Zuwendungszwecks (VV Nr zu 44 BHO) Ziff. 1 ZV 4. Wenn mit Hilfe der Zuwendung Gegenstände erworben oder hergestellt werden, Angabe, wie lange diese für den Zuwendungszweck gebunden sind (VV Nr zu 44 BHO) Ziff. 3.3 ff. & 6.2 ff. ZV 5. Zuwendungsart (VV Nr zu 44 BHO) Ziff. 2.1 ZV 6. Finanzierungsart (VV Nr zu 44 BHO) Ziff. 2.3 ZV 7. Auszahlungsverfahren und Verwendungsfrist (VV Nr. 7.2 und Nr. 7.4 zu 44 BHO Ziff. 4.2 ZV 8. Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben Ziff. 2.3 ZV 9. Finanzierungsform (VV Nr zu 44 BHO) Ziff. 1 ZV 10. Bewilligungszeitraum (VV Nr zu 44 BHO) Ziff. 4.1 ZV 11. Die anzuwendenden Nebenbestimmungen und etwaige Abweichungen Ziff. 2.2 ZV 12. Begründung, soweit dem Antrag des Zuwendungsempfängers nicht entsprochen wird (VV Nr. 4.1 zu 44 BHO) Fehlanzeige Über diese Mindestbestandteile hinaus enthalten die Standard-Zuwendungsverträge zahlreiche weitere Regelungen. Bei Zuwendungsverträgen mit Zuwendungsempfängern außerhalb der -Währungsländer, ist die auf eine Fremdwährung lautende Bewilligungssumme auf einen -Betrag zu begrenzen (Wechselkursverluste sind nicht zuwendungsfähig)

38 III/7.2 Anlagen zum Zuwendungsvertrag Mit der Einführung der Projektbearbeitung über das DAAD-Portal entfällt grundsätzlich beim Zuwendungsvertrag das Beifügen von Anlagen, da diese entweder im Portal in der jeweils gültigen Fassung zur Verfügung stehen (ANBest-P und BNBest) vgl. entsprechende Formulierung in Nr. 2.2 der Muster-Zuwendungsverträge oder im DAAD-Portal selbst (z. B. Finanzierungsplan, Mittelanforderung, zahlenmäßiger Nachweis) aufzurufen und auszufüllen sind. Statische Anlagen: Ausschreibung Förderrichtlinie Leitfaden Merkblatt Sonstige Für Belegliste und Inventarliste sind im Leitfaden bzw. Regelwerk/Gewusst_wie-Projektfoerderung Beispiele/Muster enthalten. Sie können ebenfalls zu den statischen Anlagen genommen oder den Antragstellern/ Zuwendungsempfängern im Internet programmspezifische Formulare zur Verfügung gestellt werden. Als Sonstige kommen programmspezifische Anlagen in Frage, wie bspw.: Letter of Intent Befürwortung der Hochschulleitung/Partnerhochschule Lebensläufe der Geförderten Auch diese Anlagen sind den Antragstellern/Zuwendungsempfängern als statische Anlage mit dem Zuwendungsvertrag zur Verfügung zu stellen. 59 III/7.3 Projektverantwortung In der Projektförderung kennt man ausschließlich Projektverantwortung Projektassistenz (Stellvertretung der Projektverantwortung) Also weder Projektkoordination, noch Projektbegünstigter noch Projektleitung Projektverantwortung handelt für und im Namen des Zuwendungsempfängers. Zwischen Zuwendungsempfänger und Projektverantwortung muss ein Rechtsverhältnis (Arbeitsvertrag) bestehen Problem der Haftung für Fehler bei der Projektverantwortung 60 30

39 III/8 Einschränkung der Verfügungsmacht aufgrund Eigentumsrecht durch Zweckbindung Zuwendungsempfänger wird mit dem/der Erwerb/Her-stellung von Gegenständen dessen Eigentümer Dies gilt nicht bei Projekten, die von der GIZ gefördert werden Eigentümer hat grundsätzlich freie Verfügungsmacht über sein Eigentum Diese uneingeschränkte Verfügungsmacht wird durch die Zweckbindung im Zuwendungsvertrag eingeschränkt o Bewilligungszeitraum o Inventarisierung o Zweckbindung V/8.1 Zweckbindung von Gegenständen Gegenstände, die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks erworben oder hergestellt werden sind für den Zuwendungszweck gebunden Nr. 4.1 ANBest-P Zuwendungsvertrag muss festlegen, wie lange die Gegenstände für den Zuwendungszweck gebunden sind Zuwendungsempfänger erwirbt Eigentum an den mit Hilfe der Zuwendung erworbenen oder hergestellten Gegenständen Zuwendungsempfänger darf jedoch vor Ablauf der zeitlichen Bindung über die Gegenstände nicht anderweitig verfügen Tut er es dennoch, liegt eine zweckwidrige Verwendung vor 62 31

40 V/8.2 Dauer der Zweckbindung Keine Vorgabe über die Dauer der zeitlichen Bindung Maßgeblich sind Zuwendungszweck, Projektdauer, Anschaffungswert, übliche Nutzungsdauer Bei Hilfsmitteln (z. B. PC) zur Erfüllung des Zuwendungszwecks entspricht die Dauer der Zweckbindung der Dauer des geförderten Projekts (= Bewilligungszeitraum) Gegenstände, deren Herstellung oder Erwerb Hauptzweck der Förderung ist, geht die Zweckbindung weit über den Bewilligungszeitraums hinaus (bei Gebäuden z. B. min. 20 Jahre) 63 III/9 Inventarisierung Inventarisierung sichert die Zweckbindung der Gegenstände und ihren Verbleib 1) Bei Anschaffungswert von > 410 netto muss (vgl. Nr. 3.2, 6.2 Muster- Zuwendungsverträge) Zuwendungsempfänger inventarisieren 2) Bei Anschaffungswert von < 410 netto kann (entsprechend Antragsprüfung, (vgl. Nr. 3.3, 6.3 Muster-Zuwendungsverträge) Zuwendungsempfänger inventarisieren Als Alternative zu 1) oder 2) kann im Zuwendungsvertrag (vgl. Nr. 3.4, 6.4 Muster-Zuwendungsverträge) geregelt sein, dass Zuwendungsempfänger bestimmte Gegenstände unabhängig vom Anschaffungswert zu inventarisieren hat 64 32

41 III/10 Verfahren nach Ablauf der Bindungsfrist Zuwendungsempfänger kann über den Gegenstand frei verfügen. Sachgerecht, wenn der Gegenstand nur noch einen geringen Restwert hat, z. B. bei Gegenständen bis 410 (ohne Umsatzsteuer) im Einzelfall Zuwendungsempfänger wird verpflichtet, den Gegenstand für ein Anschlussvorhaben oder für andere wissenschaftliche Arbeiten zu verwenden Zuwendungsempfänger wird verpflichtet, den Gegenstand dem DAAD, Geldgeber oder einem Dritten zu übereignen Zuwendungsempfänger wird verpflichtet, den Gegenstand am Markt zu veräußern und den Erlös zurückzuzahlen oder, wenn es ihn behalten will, den Restwert auszugleichen 65 III/10.1 Wertausgleich Ausgleichsbetrag: Verhältnis der Zuwendung zu den Gesamtausgaben für die beschafften Gegenstände Verkehrswert: = Netto-Verkaufserlös bei Veräußerung Übersteigt der Netto-Veräußerungserlös die Erwerbs- oder Herstellungskosten, so sind diese der Ausgleichsbetrag = Marktpreis, der Preis, der am Wertermittlungsstichtag im gewöhnlichen Geschäftsverkehr ohne Rücksicht auf ungewöhnliche oder persönliche Verhältnisse zu erzielen wäre Der als Wertausgleich gezahlte Betrag ist wie eine zurückgezahlte Zuwendung zu behandeln 66 33

42 III/10.2 Übereignung Abschluss einer Übereignungsvereinbarung zwischen Zuwendungsempfänger (Übereigner) und Nutzer Das Eigentum an den Gegenständen wechselt vom Übereigner auf den Nutzer Vermeiden einer Weiterleitung: Geldleistung erfolgt zwischen Zuwendungsempfänger und Leistungserbringer/Lieferant (Leistungsaustauschverhältnis) Aus der Zuwendung finanzierte und zweckgebundene Gegenstände sollen innerhalb der Bindungsfrist (Bewilligungszeitraum, Zweckbindung) den Eigentümer wechseln 67 III/11 Bewilligungsschreiben Zuwendungen sui generis / / vereinfachtes Förderverfahren Voraussetzungen: Fördersumme nicht höher als (Regel) Eine Ausgabenart Fördersumme wird in einem Betrag ausgezahlt Zu beachten: Annahmebestätigung Aufbewahrung / Vorlage der Originale Zuwendung vs. Leistungsaustauschverhältnis Steuerschuldverlagerung Empfänger der Leistung muss im eigenen Namen und auf eigene Rechnung handeln 34

43 III/12 Zuwendungsarten Institutionelle Förderung Projektförderung 69 III/13 Finanzierungsform Bei der Finanzierungsform geht es darum, was mit der Zuwendung nach Ablauf des Vorhabens zu geschehen hat. Varianten: unbedingt rückzahlbar (Darlehen), bedingt rückzahlbar (Zuwendung ist bei Eintritt einer Bedingung zurückzuzahlen) nicht rückzahlbar (Zuwendungsempfänger darf die Zuwendung auf Dauer behalten, wenn er diese zweckentsprechend verwendet hat) = Zuschuss Der Rechtsanspruch zum Behalten dürfen von Minderausgaben erübrigt sich, denn der Zweck der Zuwendung ist die entsprechende Verwendung der Mittel 70 35

44 III/14 Finanzierungsarten Vollfinanzierung Teilfinanzierung Anteilsfinanzierung Fehlbedarfsfinanzierung Festbetragsfinanzierung 71 III/14.1 Vollfinanzierung Zuwendung deckt die gesamten zuwendungsfähigen Ausgaben. Eigenmittel des Zuwendungsempfängers oder fremde Mittel werden nicht eingesetzt Zuwendung ist auf einen Höchstbetrag zu begrenzen Ausnahmefall Zuwendungsempfänger verfügt über keine Eigenmittel, um Projekt in dem notwendigen Umfang durchführen zu können Inanspruchnahme sobald die Zuwendung für fällige Zahlungen benötigt wird Einsparungen zugunsten des Zuwendungsgebers Mehrausgaben gehen zu Lasten des Zuwendungsgebers, soweit - beim Programmreferat entsprechende Mittel vorhanden sind und - die Mehrausgaben notwendig und angemessen sind - Änderung des Finanzierungsplans vor Kassenschluss des DAAD 72 36

45 Verhältnis der Ausgaben: ZE 20,00 % / 80,00 % DAAD 33,33 % / 66,66 % (2) 25,34 % / 74,66 % (3) 20,00 % / 80,00 % (4) 20,00 % / 80,00 % (5) 20,00 % / 80,00 % (6) 19,74 % / 80,26 % (7) Januar 16 III/14.2 Anteilfinanzierung Zuwendung bemisst sich nach einem bestimmten Prozentsatz der zuwendungsfähigen Ausgaben Zuwendung ist auf einen Höchstbetrag zu begrenzen Finanzstarker Zuwendungsempfänger Anreizfunktion Änderung der Prioritätensetzung Inanspruchnahme entsprechend dem Eigenanteil Bei Einsparungen Beteiligung des Zuwendungsempfängers im Verhältnis des Anteils an Gesamtausgaben Ermäßigung der Zuwendung nur, wenn sich Gesamtausgaben um mehr als 500 ändern Mehrausgaben zu Lasten des Zuwendungsempfängers 73 III/ Auswirkungen der Anteilfinanzierung Fallvarianten: 1) schwarz: Idealfall 2) Blau: Gesamtausgaben erhöhen sich um , die Eigen-/Drittmittel und die Zuwendung sind aufgebraucht 3) Rot: Es kommen neue/zusätzliche Deckungsmittel (Einnahmen) hinzu, die Gesamtausgaben bleiben gleich 4) Grün: Die Gesamtausgaben reduzieren sich gegenüber dem Finanzierungsplan 5) Lila: Minderausgaben i. H. v. 500 ; Zuwendung ermäßigt sich nicht 6) Braun: Minderausgaben i. H. v ) Orange: Ausnahmsweise Nachbewilligung infolge Erhöhung der Gesamtausgaben i. H. v bei Erweiterung Projektumgang ZE Finanzierungsplan (1) (2) (3) (4) (6) (7) Zahlenmäßiger Nachweis (1) DAAD (1) (2) (3) (4) (6) (7) (1) Summe (1) (2) (3) (4) / (5) (6) (7) (1) (2) (3) (4) / (5) (6) (7) 37

46 III/14.3 Fehlbedarfsfinanzierung Zuwendung deckt den Fehlbedarf, der insoweit verbleibt, als der Zuwendungsempfänger die Ausgaben nicht durch eigene oder fremde Mittel zu decken vermag Zuwendung ist auf einen Höchstbetrag zu begrenzen Finanzschwacher Zuwendungsempfänger Inanspruchnahme der Zuwendung erst wenn Eigen/-Drittmittel des Zuwendungsempfängers verbraucht sind (Subsidiaritätsprinzip) Darlegung aller Einnahmen und Ausgaben sowie deren Prüfung auf Zuwendungsfähigkeit Minderausgaben/zusätzliche Deckungsmittel gehen zugunsten des Zuwendungsgebers Mehrausgaben gehen zu Lasten des Zuwendungsgebers, soweit - beim Programmreferat entsprechende Mittel vorhanden sind und - die Mehrausgaben notwendig und angemessen sind - Änderung des Finanzierungsplans vor Kassenschluss des DAAD 75 III/ Subsidiaritätsprinzip Zuwendungsempfänger hat die eigenen oder Mittel Dritter vorrangig gegenüber der Zuwendung des DAAD zu verwenden (Nr ANBest-P) (vgl. Folie IV/5.3, 92) Daraus folgt: Ermäßigen sich nach der Bewilligung die in dem Finanzierungsplan veranschlagten Gesamtausgaben für den Zuwendungszweck, erhöhen sich die Deckungsmittel oder treten neue hinzu, so ermäßigt sich die Zuwendung (Nr. 2.1 ANBest-P) vgl. entsprechende Frage bei der Mittelanforderung Die Zuwendung verringert sich in voller Höhe der Minderausgaben bzw. der zusätzlichen Deckungsmittel. Einsparungen gehen in voller Höhe zugunsten des Zuwendungsgebers (Nr. 2.2 ANBest-P) 76 38

47 III/ Ausnahmen vom Subsidiaritätsprinzip Eigen-/Drittmittel für einen bestimmten Zweck bestimmt sind, der nicht am Anfang des Projekts anfällt Einnahmen nicht am Anfang des Projekts, sondern in dessen Verlauf (regelmäßig) oder erst an dessen Ende erzielt werden 77 III/14.4 Fehlbedarfsfinanzierung mit nicht belegbaren Ausgaben Hintergrund: Vorgabe der Finanzierungsart Fehlbedarfsfinanzierung durch Geldgeber Problem: Zuwendungsempfänger verfügen über keine Eigen-/Drittmittel für Projekt Lösung: Nachvollziehbare, plausibel Kalkulation der geschätzten Einnahmen und Ausgaben (Rechenweg) (Die Schätzung muss rechnerisch nachvollziehbar sein) Achtung: Übersteigen im zahlenmäßigen Nachweis die kalkulierten (geschätzten) Ausgaben die entsprechenden Einnahmen, müsste dies zu einer Nachbewilligung führen Unterschreiten im zahlenmäßigen Nachweis die kalkulierten (geschätzten) Ausgaben die entsprechenden Einnahmen, müsste dies zu einer Rückzahlung (Subsidiaritätsprinzip) führen Besondere Begründung bei Abweichen der Einnahmen und Ausgaben im zahlenmäßigen Nachweis gegenüber dem Finanzierungsplan 78 39

48 III/ Festlegung der zuwendungsfähigen Ausgaben Ohne abschließende Regelung über die zuwendungsfähigen Ausgaben in den Förderrichtlinien, muss die Abgrenzung im Einzelfall vorgenommen werden Varianten der Abgrenzung engere Auffassung weitergehende Auslegung unter betriebswirtschaftlicher Betrachtungsweise Beide Abgrenzungen sind zulässig 79 III/ Engere Auffassung Es sind nur diejenigen Ausgaben zuwendungsfähig, die dem Zuwendungsempfänger durch das Projekt zusätzlich entstehen Die anteiligen Ausgaben für Stammpersonal, sächliche Verwaltungsausgaben oder sonstige Infrastruktur des Zuwendungsempfängers bleiben bei der Berechnung der zuwendungsfähigen Ausgaben unberücksichtigt Vereinfachung bei der Aufstellung des Finanzierungsplans, Bewilligung der Zuwendung, Aufstellung und der Prüfung des Verwendungsnachweises keine Berücksichtigung von Engagement des Zuwendungsempfängers 80 40

49 VII/ Weitergehende Auslegung Alle dem Projekt zuzurechnenden Ausgaben des Zuwendungsempfängers sind zuwendungsfähig Ausgaben für den laufenden Betrieb (Stammpersonal, allgemeiner Verwaltungsaufwand) außer Ansatz bleiben kalkulatorische Kosten Problem der monetären Bewertung Vorgehensweise: o zunächst werden die ausschließlich durch das Projekt bedingten notwendigen Ausgaben ermittelt o anschließend werden die u.u. nur mit erheblichem Verwaltungsaufwand erfassbaren projektspezifischen sächlichen Verwaltungsausgaben, die Ausgaben für das Projekt-personal ( Stammpersonals ) und die bereitzustellende sonstige Infrastruktur o Schätzungen bzw. Festlegen von Pauschalen 81 III/14.5 Festbetragsfinanzierung Zuwendungsgeber beteiligt sich mit einem festen, nicht veränderbaren Betrag Zuwendung auf das Vielfache eines Betrages für eine Einheit festsetzten (z.b. pro Teilnehmer x ) keine konkreten Anhaltspunkte für nicht bestimmbare spätere Finanzierungsbeiträge vorliegen Vereinfachung beim Nachweis, da Abrechnung und Nachweis nicht im Einzelnen erfolgt Anerkennungsbeitrag Minderausgaben zugunsten des Zuwendungsempfängers Mehrausgaben bei finanzstarkem Zuwendungsempfänger zu dessen Lasten, bei finanzschwachem zu Lasten Zuwendungsgeber 82 41