LEZ-Workshop zur Abrechnung von Projekten

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1 LEZ-Workshop zur Abrechnung von Projekten Rechtsgrundlagen (Fristen, Formulare, Prüfungsverfahren) Projektdurchführung & Abrechnung (Projektlaufzeit, Verausgabungsfristen, Verwaltungskosten, Valorisierte Leistungen, Honorarverträge, Tätigkeitsnachweise, Vergaberegelungen, Teilnehmerbestätigungen) Sachbericht (Struktur, Inhalte) finanzielle Abrechnung (Belegliste, Soll-Ist-Vergleich, Umgang mit Minderausgaben, Rückzahlungen, Umwidmungen, Zinsforderungen) Rückfragen und Diskussion Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin

2 Rechtsgrundlagen (Fristen, Formulare, Prüfungsverfahren) Abhängig vom Geldgeber: Z.B. Fördermodalitäten, die man mit Vertragsabschluss / Mittelabruf anerkennt (privates Recht) Landeshaushaltsordnung (LHO) Bundeshaushaltsordnung (BHO) Nebenbestimmungen (ANBest-P) Andere rechtliche Grundlagen: BRKG Bundesreisekostengesetz VOL/A Verdingungsordnung für Leistungen Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 2

3 Fristen (AN-Best-P) Auszahlungen nicht früher als 2 Monate (6 Wochen) vor der Verwendung der Mittel (sonst werden Zinszahlungen fällig) Fördermittel unbedingt rechtzeitig im Haushaltsjahr abrufen (Auszahlungstermin angeben) die Mittel verfallen ersatzlos Umwidmungen rechtzeitig vor Ende der Projektlaufzeit beantragen (bei Abweichungen >20%) Mittelverausgabung im Haushaltsjahr bzw. max. bis 6 Wochen des Folgejahres Bei einjährigen Projekten nur Leistungen des Haushaltsjahres Bei überjährigen Projekten Bestand bilden, der Anfang des Folgejahres verausgabt wird Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 3

4 Fristen Verwendungsnachweis 3/4/6 Monate nach Ende des Haushaltsjahres Termin im Bewilligungsschreiben Keine Folge-Projektförderung/Mittelauszahlung bei fehlender Abrechnung! Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 4

5 Formulare In der Regel abhängig vom Geber Geberabstimmung zwischen Brot für die Welt / FEB- Programm (Engagement Global ggmbh) / Katholischer Fonds / LEZ / Stiftung Nord-Süd-Brücken Eigene Formulare für Kosten- und Finanzierungsplan Gemeinsame Struktur für inhaltliche Antragstellung und Sachberichte Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 5

6 Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 6

7 Formulare Weitere Hilfestellungen unter Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 7

8 Prüfungsverfahren Zwischennachweis bei mehrjährigen Projekten Nach Abschluss des Projektes: Einfacher Verwendungsnachweis (Sachbericht, Finanzbericht inkl. Belegliste, Teilnehmerlisten, Belegexemplare, aktualisierte elektronische Projekt-Kurzbeschreibung) Vollständiger Verwendungsnachweis (inkl. Originalbelege) Alle Unterlagen auch elektronisch! Prüfverfahren: Kursorische Prüfung (Erstattungsansprüche) Vertiefte Prüfung Erfolgskontrolle Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 8

9 Projektdurchführung & Abrechnung Die beste Visitenkarte für eine weitere erfolgreiche Beantragung ist eine überzeugende Abrechnung! Die Abrechnung beginnt mit der Antragstellung. Projektlaufzeit: Tage bis max. 2 Jahre Laufzeit für gesamten Durchführungszeitraum wählen Kosten vor Antragstellung werden nicht finanziert keine Förderung von bereits begonnenen Projekten Mitteleinsatz: zuerst Verwendung der Eigenmittel in voller Höhe (bei Fehlbedarf), sonst anteilig Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 9

10 Projektdurchführung & Abrechnung Bei inhaltlichen und finanziellen Änderungen des Projekts, (Erweiterungen durch zusätzliche Drittmittel, Kürzungen durch Ausfall von Finanzierungen) rechtzeitig Umwidmung beantragen (nicht erst bei der Abrechnung) formlos beantragen ( ), Kosten (Soll) alt/neu gegenüberstellen, Änderungen begründen Aufstockungsanträge sind in Ausnahmefällen möglich (im Rahmen des üblichen Bewilligungsverfahrens) Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 10

11 Verwaltungskosten Abrechnung für Kosten, die dem Projekt nicht direkt zugeordnet werden können (z.b. Büromiete, allgemeines Porto, Buchhaltung, Personalkosten Geschäftsführer, allgemeine ÖA-Kosten) bis zu 10 % der Projektkosten möglich, die Verhältnismäßigkeit muss im Fall einer vertieften Prüfung nachgewiesen werden (anteilig von LEZ finanziert). Müssen beantragt sein, keine nachträgliche Anerkennung und Erhöhung. kein Einzelnachweis (nur bei Tiefenprüfung) Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 11

12 Projektdurchführung & Abrechnung Valorisierte Leistungen (es wird kein Geld bezahlt) werden nicht anerkannt bzw. max. wenn vollständig von dritter Seite finanziert (BfdW, KF), Positionen kennzeichnen besser nur als Information beschreiben Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 12

13 dem VN beizufügende Unterlagen bei vollständigem VN alle Ein- und Ausgabenbelege für Einnahmen: Kopien Kontoauszüge für Ausgaben: Rechnungen mit Zahlungsnachweis (Kopie Kontoauszug/Quittungen) oder Kassenbelege Personalkosten Lohnkonto oder Kopie Gehaltsabrechnungen (AG-Brutto muss ausgewiesen sein) Nebenrechnung, wenn Personalkosten nur anteilig abgerechnet werden Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 13

14 Honorare dem VN beizufügende Unterlagen Honorarverträge und Honorarrechnung (Muster: website) Honorarvertrag (erbrachte Leistung, genaues Thema, Ort und Zeitraum). Zeitaufwand muss plausibel sein Honorarstaffeln einhalten (BAköV) unvollständige (Honorar-)Rechnungen werden nicht anerkannt Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 14

15 Rechnungen Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Empfängers der Leistung Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers Ausstellungsdatum der Rechnung fortlaufende Rechnungsnummer Menge/Art der Lieferung, Umfang/Art der Leistung Zeitpunkt der Lieferung/Leistung Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt Umsatzsteuer-Satz ( 7 oder 19% USt.) bzw. Hinweis auf eine Umsatzsteuer-Befreiung Umsatzsteuer-Betrag (wenn kein Hinweis auf Umsatzsteuer- Befreiung vorhanden ist) Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 15

16 dem VN beizufügende Unterlagen weitere Tätigkeitsnachweise bei Personal- und Honorarkosten bei Finanzierung von Personalstellen: nachvollziehbare Beschreibung der geleisteten Arbeit Hilfsmittel: Stundenzettel (s. website) Teilnahmebestätigungen/Vortragsbestätigungen bei VA mit Kindern im Vorschul- und Grundschulalter oder Schulklassen als Nachweis für die Durchführung von Bildungsveranstaltungen Teilnehmerlisten Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 16

17 Sachkosten dem VN beizufügende Unterlagen Rechnungsbelege sortiert nach Belegliste Belegexemplare von Drucksachen und erstellten Materialien Vergabevermerke für Sachkosten > 500 Kostenvoranschläge (ab nachvollziehbare Preisermittlung, drei schriftliche Angebote) Formular Vergabevermerk benutzen Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 17

18 Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 18

19 Sonstige Hinweise Aufbewahrungsfrist für Belege mind. 5 Jahre Drittmittel in voller Höhe einstellen Übereinstimmung der Finanzierungspläne mit denen anderer Geber drittmittelfinanzierte Kosten nicht als Eigenmittel angeben inhaltliche Beschreibung und Kosten/Finanzierung müssen plausibel sein Stiftung Nord-Süd-Brücken Greifswalder Str. 33a Berlin 19

20 Verwendungsnachweis Bestandteile: Sachbericht inkl. Anlagen (TN-Listen, Belegexemplare, Tätigkeitsnachweise, gern zusätzliches Anschauungsmaterial) Finanzielle Abrechnung Seite 20

21 Struktur des Sachberichts 1. Situationsbeschreibung/Problemanalyse 2. Zielgruppen 3. Wirkungen/Projektziele 4. Indikatoren 5. Beschreibung und Erläuterung der Projektaktivitäten 6. Querschnittsfragen 7. Nachhaltigkeit 8. Abschließende Bewertung Seite 21

22 Erfolgsindikatoren im Sachbericht Seite 22

23 Erfassung von Genderaspekten im Sachbericht Seite 23

24 Projektkurzbeschreibung bei Abrechnung in aktualisierter Fassung einreichen (auch elektronisch) wird im Internet veröffentlicht dient der Rechenschaft der LEZ gegenüber Hausleitung und Parlament Format einhalten nicht mehr als Zeichen Seite 24

25 Bestandteile: Finanzielle Abrechnung Kosten- und Finanzierungsplan = Finanzieller Soll-Ist- Vergleich Zahlenmäßiger Nachweis = Belegliste Bei Kosten in Fremdwährung: zusätzlich Umtauschbeleg der Bank o. offizieller Wechselstube Nur bei vollständigem VN: Originalbelege, Zahlungsnachweise, Honorarverträge, ggf. Vergleichsangebote Seite 25

26 Kosten- und Finanzierungsplan bzw. Finanzieller Soll-Ist-Vergleich Seite 26

27 Kosten- und Finanzierungsplan bzw. Finanzieller Soll-Ist-Vergleich Seite 27

28 Bei zweijährigen Projekten: zusätzliche Darstellung Gesamt-Ist notwendig Download: Seite 28

29 Zahlenmäßiger Nachweis bzw. Belegliste Seite 29

30 Ausfüllen der Belegliste Jede einzelne Ausgabe aufführen Vollständig ausfüllen, inkl. Belegnummer, Zahlungsdatum, Zahlungsempfänger und Betreff (z.b. Honorar VA 15.2.; M. Müller) In die letzte Spalte die korrespondierende Position des Soll-Ist-Vergleichs eintragen (z.b. 2 für Honorare) oder Belegliste wie Soll-Ist-Vergleich strukturieren Seite 30

31 Finanzierung Seite 31

32 Finanzierung Alle Finanzierungsquellen und Projekteinnahmen angeben Änderungen zwischen Soll und Ist bitte im Sachbericht begründen Drittmittel: Kofinanzierungsnachweise (Kopie Bewilligungsschreiben) beifügen Arten der Finanzierung: Anteils- und Fehlbedarfs- Festbetragsund Vollfinanzierung. bei LEZ-Projektföderungen kommt es nur zu einer Anteils- oder Fehlbedarfsfinanzierung, dies ist für das jeweilige Projekt im Bewilligungsschreiben vermerkt Seite 32

33 Beispielrechnung bei Minderkosten Soll-Projektkosten: Verwaltungskosten: 560 Gesamtausgaben: Ist-Projektkosten: Verwaltungskosten: 420 Gesamtausgaben: Seite 33

34 Minderkosten: Veränderung Verwaltungskosten Seite 34

35 Minderkosten & Anteilsfinanzierung: Veränderung LEZ-Finanzierung Rückzahlung an die LEZ: 790, Seite 35

36 Minderkosten im Fall der Fehlbedarfsfinanzierung: Veränderung LEZ-Finanzierung Rückzahlung an die LEZ: 1.540, Seite 36

37 Minderkosten & Rückzahlung Bitte erst zurückzahlen nach: der Prüfung des Verwendungsnachweises durch die Stiftung, der Bestätigung des Rückzahlungsbetrages, der Mitteilung eines Kassenzeichens, der Mitteilung der Bankverbindung der Landeshauptkasse Berlin. Bitte nur bei einer Rückzahlung aus Mitteln des laufenden Haushaltsjahres an die Stiftung Nord-Süd-Brücken überweisen! Seite 37

38 Vielen Dank! Seite 38