Beispiel: Zahlenmäßiger Nachweis mit Belegliste

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1 Beispiel: Zahlenmäßiger Nachweis mit Belegliste Am hat der Verein einen Bewilligungsbescheid über als Fehlbedarfsfinanzierung für die Organisation und die Durchführung eines Konzertes erhalten. Der Kosten- und Finanzierungsplan sah folgendermaßen aus: Ausgaben Einnahmen Honorare ,00 Eigenmittel Verein 1.000,00 Reisekosten 1.000,00 Eintrittseinnahmen 4.000,00 Mieten 500,00 Stadt 4.500,00 Werbung 500,00 TMBWK 2.500, , ,00 Die Fördermittel der Stadt wurden im März ebenfalls als Fehlbedarfsfinanzierung bewilligt und das Konzert fand am statt. Am hat der Verein einen neuen Kosten- und Finanzierungsplan bei der Stadt und dem Ministerium eingereicht. Dieser wurde mit Bescheid vom vom Ministerium bestätigt. Es ergaben sich folgende Änderungen: Ausgaben Einnahmen Honorare 9.500,00 Eigenmittel Verein 1.000,00 Reisekosten 500,00 Eintrittseinnahmen 5.000,00 Mieten 600,00 Stadt 2.500,00 Werbung 1.400,00 Spenden 1.000,00 TMBWK 2.500, , ,00 Vorbildlich setzt sich der Schatzmeister des Vereins bereits im Juli an die Abrechnung. Er hat folgende Rechnungen vorliegen: Werbeagentur X, Rechnung für Gestaltung und Druck von Plakaten und Programmheften vom über 1.152,79 ; vom Vereinskonto am abgebucht Copy-Shop Quittung vom über 297 für Kopien der Werbeflyer, die von den Mitgliedern des Vereins fleißig verteilt wurden Reisekostenabrechnung des Kammerorchesters vom über 519,60. Die 12 Musiker kamen individuell mit ihren Privatfahrzeugen angereist und rechneten ins gefahrene Kilometer ab. Der Rechnungsbetrag wurde am vom Vereinskonto abgebucht. Außerdem wurden vom Verein noch folgende Verträge für das Projekt geschlossen: Honorarvertrag mit dem Pianisten vom ; ein Konzert für Gage, fällig in bar am Tag des Konzertes; alle Steuern und Abgaben bezahlt der Künstler selbst; Reisekosten sind mit dem Honorar abgegolten Honorarvertrag mit dem Kammerorchester vom ; ein Konzert für ; fällig drei Tage nach dem Konzert per Überweisung, Künstlersozialabgabe hat der Verein zu zahlen; Reisekostenabrechnung nach Rechnungslegung Mietvertrag vom mit der lokalen Musikschule; Saal- und Flügelmiete für den in Höhe von 600 Ausgabenseitig sieht der Verwendungsnachweis so aus: 1

2 Tag der Zahlung Einzelpositionen gemäß Kostenplan PLAN Zahlungsempfänger Grund der Zahlung einzeln Honorare ,00-500, Pianist Konzert 8.4. (Vertrag vom ) 4.000, Kammerorchester Konzert 8.4. (Vertrag vom ) 5.000,00 Künstlersozialkasse Künstlersozialabgabe für Kammerorchester für Konzert am Reisekosten ,60 19, Kammerorchester Abrechnung vom für 12 Musiker, 519,60 Nutzung Privat-KfZ mit 0,30 Kilometerpauschale Mieten ,00 0, Musikschule Saal- und Flügelmiete gem. Vertrag vom 600, Werbung ,79 49, Werbeagentur X Gestaltung und Druck Programmhefte und 1.152,79 Plakate, Rechnung v Copy-Shop Farbkopien Flyer 297,00 Summe: ,39-430,61 Aus Gründen der Übersichtlichkeit wurde in dieser Darstellung auf die Spalten laufende Nummer, Belegnummer und Bemerkungen verzichtet. Bei der Erstellung des Nachweises sollten Sie aber unbedingt alle Belege entweder mit einer laufenden Nummer oder einer Belegnummer kennzeichnen und diese Bezeichnung in den entsprechenden Spalten des Nachweises eintragen. Dies ist für eventuelle Prüfungen vor Ort wichtig. Die Rechnung der Werbeagentur wurde zwar vom Verein bereits am überwiesen, die Zahlung durch die Bank (Abbuchung auf Vereinskonto) erfolgte aber erst am Daher wurde in der Spalte Tag der Zahlung der eingetragen. Der Schatzmeister hat festgestellt, dass er den Nachweis noch nicht abschließen kann, da die Abrechnung der Künstlersozialkasse noch nicht vorliegt. Er errechnet aber dennoch überschlägig, wie hoch die Künstlersozialabgabe sein muss und wie das Projekt finanziell dasteht. Dabei kommt er auf Ausgaben von ca , also einer Einsparung von ca

3 Für die Einnahmen sieht die Abrechnung ganz ähnlich aus. Auch hier ist die Gliederung des Plans zugrunde zu legen. Als Tag des Zahlungseingangs ist der Tag, an dem die Gelder geflossen sind, einzutragen, nicht des Bescheiddatum oder Sonstiges. Tag des Zahlungs eingangs Einzahler Zahlungsgrund PLAN einzeln Vereinsmittel ,00 0,00 Aus Rücklagen Zu erbringende Eigenmittel 1.000,00 Eintrittseinnahmen ,00-160, Vorverkauf in der Touristeninformation Abrechnung vom , Abendkasse Eintrittseinnahmen Vollzahler (80 mal 10 ), Ermäßigt (12 mal 5 ) 860,00 Stadt ,00 0, Fehlbedarfsfinanzierung Bescheid vom ,00 Spenden ,00 90, Bäckerei Spende für Konzert 1.000, Frau Meyer Spende für Konzert 90,00 Land (TMBWK) ,00 0, Fehlbedarfsfinanzierung Bescheid vom ,00 Summe: ,00-70,00 Der Schatzmeister sieht auf den ersten Blick, dass bei ca Ausgaben und ,00 Einnahmen ein Überschuss von 130 erwirtschaftet werden konnte. Da er nicht weiß, ob er der Stadt oder dem Land etwas zurückzahlen muss, ruft er die zuständigen Bearbeiter bei Stadt und Land an und teilt ihnen den Sachverhalt mit. Da die Rechnung der Künstlersozialkasse noch aussteht verzichten die Bearbeiter bei Stadt und Land auf eine sofortige Rückzahlung und bitten den Schatzmeister erst die Abrechnung abzuwarten und sich dann noch einmal zu melden. 3

4 Der Bescheid der Künstlersozialkasse vom über die Abgaben für das Kammerorchester in Höhe von 245 geht am beim Verein ein und wird noch am gleichen Tag überwiesen. Die Abbuchung durch die Bank (Kontoauszug) erfolgt am Der Schatzmeister vervollständigt seine Abrechnung. Tag der Zahlung Einzelpositionen gemäß Kostenplan PLAN Zahlungsempfänger Grund der Zahlung einzeln Honorare ,00-255, Pianist Konzert 8.4. (Vertrag vom ) 4.000, Kammerorchester Konzert 8.4. (Vertrag vom ) 5.000, Künstlersozialkasse Künstlersozialabgabe für Kammerorchester für Konzert am ,00 Reisekosten ,60 19, Kammerorchester Abrechnung vom für 12 Musiker, 519,60 Nutzung Privat-KfZ mit 0,30 Kilometerpauschale Mieten ,00 0, Musikschule Saal- und Flügelmiete gem. Vertrag vom 600, Werbung ,79 49, Werbeagentur X Gestaltung und Druck Programmhefte und 1.152,79 Plakate, Rechnung v Copy-Shop Farbkopien Flyer 297,00 Summe: ,39-185,61 Der Schatzmeister zieht nun Bilanz (Blatt Zusammenfassung im Vordruck Verwendungsnachweis ): 4

5 Übersicht der Einzelansätze Bezeichnung Einzelpositionen gemäß Kostenplan Abweichung Bemerkungen Soll Ist in % (z.b. Begründung der Abweichung, Erläutung zu den Einzelpositionen) Ausgaben ,39 Honorare ,00-2,68 % Reisekosten ,60 +3,92 % Mieten ,00 0,00 % Werbung ,79 +3,56 % Einnahmen ,00 Vereinsmittel ,00 0,00 % Eintritt ,00-3,20 % Spenden ,00 9,00 % Stadt ,00 0,00 % Land ,00 0,00 % ,39 Ausgaben und Einnahmen. Es wurden 115,61 erwirtschaftet. Den zahlenmäßigen Nachweis (Einnahmenliste, Ausgabenliste, Zusammenfassung und Deckblatt siehe Vordruck Verwendungsnachweis ) und den Sachbericht packt der Schatzmeister zusammen und fragt sich nun, ob er das Ganze an die Stadt oder das Land schicken soll. Die Antwort findet sich in den Bewilligungsbescheiden: die Nachweisprüfung wird von der Stadt durchgeführt. 5