ENERGIE- UND WASSERVERSORGUNG MÜNSINGEN. Geschäftsordnung. Geschäftsordnung vom 24. März 2003

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1 ENERGIE- UND WASSERVERSORGUNG MÜNSINGEN Geschäftsordnung 00

2 I N H A L T S V E R Z E I C H N I S Seite(n) I. Allgemeines Art. 1 Grundsätze Art. Zweck und Anwendungsbereich Art. Geschäftsleitung Art. 4 Ausstand Art. 5 Geheimhaltung, Aktenrückgabe 4 Art. 6 Sorgfalts- und Treuepflicht 4 II. Verwaltungsrat 4 Art. 7 Zusammensetzung 4 Art. 8 Präsidium des Verwaltungsrates 4 Art. 9 Einberufung / Protokollführung 4 Art. 10 Beschlussfassung 5 Art. 11 Recht auf Auskunft und Einsicht 5 Art. 1 Entschädigungen 5 Art. 1 Befugnisse 6 Art. 14 Unübertragbare Aufgaben 6 Art. 15 Weitere Entscheidungsbefugnisse 7 III. Geschäftsführung 7 Art. 16 Geschäftsführung 7 Art. 17 Allgemeines 8 Art. 18 Aufgaben 8 Art. 19 Zustimmung des Verwaltungsrates 9 Art. 0 Stellvertretung; Aufgabendelegation 9 Art. 1 Dringliche Geschäfte 10 Art. Öffentlichkeitsarbeit 10 Art. Vertretung des Unternehmens 10 IV. Schlussbestimmungen 10 Art. 4 Inkrafttreten 10 Art. 5 Änderungen der Geschäftsordnung 10 Art. 6 Ausführungsbestimmungen 11

3 Generelle Anmerkung: Die männliche Form bei Personenbezeichnungen schliesst auch die weibliche Form ein. Der Verwaltungsrat der Energie- und Wasserversorgung Münsingen (EWVM) erlässt gestützt auf Art. 16 des Organisations- und Gebührenreglements (EWV-Reglement) vom 16. Juli 001 die folgende Geschäftsordnung: I. Allgemeines Art. 1 Grundsätze 1 Für Aufgaben, Zusammensetzung, Befugnisse und Pflichten des Verwaltungsrates sind die gesetzlichen Bestimmungen, das Organisations- und Gebührenreglement der Energie- und Wasserversorgung Münsingen (im Folgenden "EWV-Reglement" genannt) sowie die Bestimmungen dieser Geschäftsordnung massgebend. Der Verwaltungsrat ist das oberste, geschäftsleitende Organ der Energie- und Wasserversorgung Münsingen (im Folgenden "EWVM" genannt). Er kann nach Massgabe dieser Geschäftsordnung einen Teil seiner Aufgaben und Kompetenzen ganz oder zum Teil an Ausschüsse, an einzelne Mitglieder oder an Dritte übertragen; er ist jedoch dem Gemeinderat gegenüber für alle ihm übertragenen Aufgaben verantwortlich. Art. Zweck und Anwendungsbereich Die vorliegende Geschäftsordnung legt die Aufgaben und Kompetenzen von Verwaltungsrat und Geschäftsführung fest und regelt deren Arbeitsweise und Zusammenarbeit. Art. Geschäftsleitung Die Geschäftsleitung obliegt den folgenden Organen: Verwaltungsrat Geschäftsführung Art. 4 Ausstand Alle Organe der EWVM treten in den Ausstand, wenn Geschäfte behandelt werden, die ihre eigenen Interessen oder die Interessen von ihnen nahestehenden natürlichen oder juristischen Personen berühren.

4 4 Art. 5 Geheimhaltung, Aktenrückgabe Alle Organe der EWVM sind verpflichtet gegenüber Dritten Stillschweigen über Tatsachen zu bewahren, die ihnen in Ausübung ihres Amtes zur Kenntnis gelangen. Die Verhandlungen und Protokolle des Verwaltungsrates sind vertraulich zu behandeln. Geschäftsakten sind spätestens bei Amtsende zurückzugeben oder zu vernichten. Art. 6 Sorgfalts- und Treuepflicht Alle Organe der EWVM erfüllen ihre Aufgaben mit aller Sorgfalt und wahren die Interessen der EWVM in guten Treuen. II. Verwaltungsrat Art. 7 Zusammensetzung Der Verwaltungsrat besteht aus fünf Mitgliedern. Die Wählbarkeit richtet sich nach Art. 14 des EWV-Reglements. Art. 8 Präsidium des Verwaltungsrates 1 Der Präsident führt den Vorsitz im Verwaltungsrat. Bei Verhinderung des Präsidenten amtet der Vizepräsident. Art. 9 Einberufung / Protokollführung 1 Der Verwaltungsrat ist durch den Vorsitzenden unter Einhaltung einer Frist von zwei Wochen einzuberufen, wenn es der Präsident, mindestens zwei Mitglieder, die Revisionsstelle, die Geschäftsführung oder der Gemeinderat als erforderlich erachtet. Grundsätzlich versammelt sich der Verwaltungsrat so oft es die Geschäfte erfordern, mindestens einmal pro Quartal. Die Einladung bezeichnet die wesentlichen Geschäfte, die zur Verhandlung kommen werden. Die Unterlagen sind in der Regel zwei Wochen vor der Sitzung zuzustellen. 4 Über den Verlauf der Verhandlungen und die Beschlüsse wird ein Protokoll geführt, welches vom Verwaltungsrat an der nächsten Sitzung zu genehmigen ist. 5 Die Protokolle der Verwaltungsratssitzungen sind durch den Präsidenten des Verwaltungsrats, den Geschäftsführer und den Protokollverfasser zu unterzeichnen.

5 5 Art. 10 Beschlussfassung 1 Der Verwaltungsrat ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit seiner Mitglieder anwesend ist. Die Beschlüsse werden mit dem Mehr aller Mitglieder gefasst. Abwesende Mitglieder können ihre Ansicht zu den einzelnen Geschäften schriftlich dem Vorsitzenden mitteilen. Er gibt diese Meinungsäusserungen den Anwesenden bekannt. 4 Beschlüsse können auch auf dem Zirkulationsweg zu einem gestellten Antrag gefasst werden, sofern nicht ein Mitglied die mündliche Beratung verlangt. Zirkulationsbeschlüsse sind an der nächsten Sitzung bekannt zu geben und zu protokollieren. 5 Abstimmungen und Wahlen erfolgen offen, sofern nicht eine Mehrheit der anwesenden Mitglieder geheime Stimmabgabe verlangt. Art. 11 Recht auf Auskunft und Einsicht 1 Jedes Mitglied des Verwaltungsrats kann Auskunft über alle Angelegenheiten der EWVM verlangen. In den Sitzungen sind alle Mitglieder des Verwaltungsrats sowie die mit der Geschäftsführung betrauten Personen zur Auskunft verpflichtet. Ausserhalb der Sitzungen kann jedes Mitglied des Verwaltungsrats von den mit der Geschäftsführung betrauten Personen Auskunft über den Geschäftsgang und mit Ermächtigung des Präsidenten auch Auskunft über einzelne Geschäfte verlangen. Soweit es für die Erfüllung einer Aufgabe erforderlich ist, kann jedes Mitglied dem Präsidenten beantragen, dass ihm Bücher und Akten vorgelegt werden. 4 Weist der Präsident ein Gesuch auf Auskunft, Anhörung oder Einsicht ab, so entscheidet der Verwaltungsrat. Das gesuchstellende Mitglied ist bei diesem Beschluss stimmberechtigt. 5 Regelungen oder Beschlüsse des Verwaltungsrats, die das Recht auf Auskunft und Einsichtnahme der Mitglieder erweitern, bleiben vorbehalten. Art. 1 Entschädigungen 1 Der Verwaltungsrat bestimmt alljährlich bei der Budgetberatung die Höhe der seinen Mitgliedern zukommenden Entschädigungen für das folgende Geschäftsjahr nach Massgabe ihrer Beanspruchung und Verantwortlichkeit.

6 6 Art. 1 Befugnisse 1 Der Verwaltungsrat verfügt über sämtliche Befugnisse, die zur Erfüllung des Leistungsauftrages erforderlich sind und nicht durch das EWV-Reglement oder den Verwaltungsrat an übergeordnete oder untergeordnete Stellen übertragen worden sind. Insbesondere beschliesst er abschliessend und unabhängig von der Höhe die zur Erfüllung des Leistungsauftrages erforderlichen Ausgaben (Verpflichtungskredite und einmalige Konsumausgaben). Der Verwaltungsrat bestimmt die Unternehmenspolitik, fällt die strategischen Entscheide, sorgt für ein wirksames Rechnungswesen und Controlling und überprüft die getroffenen Anordnungen. Der Verwaltungsrat ist in dem durch das EWV-Reglement und durch übergeordnetes Recht vorgegebenen Rahmen berechtigt, Ausführungsvorschriften (Verordnungen) sowie Weisungen zu erlassen und die Höhe der Gebühren in separaten Tarifen zu beschliessen. Er regelt im Rahmen des Leistungsauftrages insbesondere alle Voraussetzungen für den Bezug von elektrischer Energie, von Wasser sowie von Heiz- und Brauchwarmwasser. Art. 14 Unübertragbare Aufgaben Der Verwaltungsrat hat folgende unübertragbare und unentziehbare Aufgaben: 1. die Konstituierung des Verwaltungsrats;. die Oberleitung der EWVM und die Erteilung der dazu notwendigen Weisungen;. die Festlegung der Organisation; 4. die Ernennung und Abberufung der mit der Geschäftsführung betrauten Personen; 5. die Oberaufsicht über die mit der Geschäftsführung betrauten Personen, auch im Hinblick auf die Befolgung der Gesetze, Reglemente, Verordnungen und Weisungen; 6. die Ausgestaltung des Finanz- und Rechnungswesens, sowie der Finanzkontrolle und der Investitions- und Finanzplanung; 7. die Bewilligung der Versorgungsrichtpläne; 8. die Festlegung der Gebührentarife für die Bereiche Elektrizität, Wasser und Wärme sowie für weitere Dienstleistungen; 9. die Vorhaben der EWVM zur Beteiligung oder Veräusserung nach Art. 10 EWV- Reglement; 10. die Genehmigung des Geschäftsberichts zuhanden des Gemeinderates.

7 7 Art. 15 Weitere Entscheidungsbefugnisse Der Verwaltungsrat entscheidet zudem über: 1. die Ziele, die mittel- und langfristige Unternehmensplanung und die Unternehmenspolitik;. die Delegation der operativen Geschäftsleitung an die mit der Geschäftsführung betrauten Person soweit nicht das Gesetz, das EWV-Reglement oder diese Geschäftsordnung etwas anderes vorsehen;. die Erteilung der Unterschriftsberechtigung an die mit der Vertretung der EWVM betrauten Personen und die Art ihrer Zeichnung; 4. die Bestimmung der Vertretung der EWVM in Beteiligungsgesellschaften; 5. das Jahresbudget und das Investitionsprogramm sowie die Finanzplanung; 6. die Aufnahme, die Kündigung und die Rückzahlung von langfristigem Fremdkapital; 7. den An- und Verkauf von Liegenschaften sowie den Erwerb von Rechten; 8. die Verordnungen für die Bereiche Elektrizität, Wasser und Wärme sowie für weitere Dienstleistungen; 9. die Richtlinien zum Abschluss von Lieferverträgen in den Bereichen Elektrizität, Wasser und Wärme sowie Nutzungsverträgen der Leitungsnetze mit Kunden; 10. die Verträge mit Energie-, Wasser- sowie Wärmelieferanten aber auch mit Gemeinden sowie Kunden, soweit sie von den Richtlinien des Verwaltungsrats abweichen. III. Geschäftsführung Art. 16 Geschäftsführung 1 Der Geschäftsführer leitet die EWVM zusammen mit dem Kader in allen technischen, betrieblichen und administrativen Belangen und erteilt die dafür erforderlichen Weisungen. Er bereitet die Beschlüsse des Verwaltungsrats vor und führt diese aus. Der Geschäftsführer verfügt mit Delegationskompetenz gegenüber dem Personal - im Einzelfall über Verpflichtungs- und Voranschlagskredite bis CHF 500' Für Nachkredite steht dem Geschäftsführer eine jährliche Summe von 10% der einzelnen Voranschlags- und Verpflichtungskredite, insgesamt aber höchstens CHF 500' zur Verfügung.

8 8 Art. 17 Allgemeines 1 Der Geschäftsführer untersteht dem Verwaltungsrat. Er ist für die Geschäftsführung verantwortlich. Er nimmt an den Sitzungen des Verwaltungsrats mit beratender Stimme teil. Er hat das Recht zur Antragstellung. Art. 18 Aufgaben 1 Die Geschäftsführung trifft im Rahmen der vom Verwaltungsrat festgelegten Strategien und den Budgetvorgaben die Führungsentscheide, die für den Bestand, die Entwicklung und den unternehmerischen Erfolg der EWVM von Bedeutung sind, soweit diese nicht in die Kompetenz eines anderen Organs fallen. Der Geschäftsführung obliegen insbesondere: 1. die operative Leitung der EWVM, die Führung, Weiterentwicklung und Leistungsbeurteilung ihrer Mitarbeiter;. die operative Unternehmungsplanung und die Förderung der Gesamtanliegen der EWVM;. die Koordination der Aufgabenbereiche der ihr unterstellten Mitarbeiter; 4. die Sicherstellung von Qualität und Arbeitssicherheit; 5. die Vorbereitung der Geschäfte des Verwaltungsrats und deren Vollzug; 6. die Ausarbeitung des Budgets, der Jahresrechnung und des Jahresberichts zuhanden des Verwaltungsrats; 7. die laufende zeit- und sachgerechte Information des Verwaltungsrats und dessen Präsidenten; 8. die Repräsentation und Vertretung der EWVM nach aussen; 9. die Öffentlichkeitsarbeit gemäss Art. ; 10. die Verhandlungen mit Lieferanten, mit Gemeinden sowie Kunden; 11. die Abschlüsse von Verträgen mit Lieferanten, mit Gemeinden sowie Kunden im Rahmen der Richtlinien des Verwaltungsrats; 1. die Erteilung von Installationsbewilligungen; 1. die Behandlung von Anliegen und Beschwerden des Personals, wobei schwerwiegendere Fälle dem Verwaltungsrat zu unterbreiten sind; 14. die Verhandlungen mit den Personalvertretungen; 15. der Erlass von Weisungen für das Personal; 16. die Anstellung und die Entlassung von Mitarbeitern;

9 9 17. die Festlegung der Gehälter und Nebenleistungen der Mitarbeiter im Rahmen der durch den Verwaltungsrat beschlossenen Vorgaben. Über ausserordentliche Vorkommnisse hat der Geschäftsführer den Präsidenten des Verwaltungsrats unverzüglich zu orientieren. Art. 19 Zustimmung des Verwaltungsrats Für folgende Geschäfte hat die Geschäftsführung die Zustimmung des Verwaltungsrats einzuholen: 1. Ausgaben- und Verpflichtungskredite, welche die Kompetenz gemäss Art. 17 des EWV-Reglements übersteigen;. Eingehen von Eventualverbindlichkeiten und Pfandbestellungen zugunsten Dritter;. Erwerb und Veräusserung von dinglichen Rechten an Grundstücken sowie die Bestellung von Grundpfandrechten, ausgenommen sind Durchleitungsrechte; 4. Änderung in der Organisationsstruktur der EWVM; 5. Erwerb, Veräusserung, Verstärkung und Verminderung von Beteiligungen an Gesellschaften und von Aktien; 6. Abschluss von Verträgen mit Dritten, die von besonderer Bedeutung für die EWVM sind (Kooperationsverträge, Gesellschaftsverträge, etc.); 7. Gründung und Liquidation von Tochtergesellschaften; 8. Behandlung von Rechtsstreitigkeiten mit besonderer Bedeutung für die EWVM (Einleitung von Prozessen im ordentlichen Verfahren, Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen, Abschluss von Vergleichen, Zustimmung zu Schulderlassen und Nachlassverträgen bei wichtigen Schuldnern der EWVM) und Ernennung eines Rechtsvertreters; 9. Änderungen im Personalfürsorgewesen. Art. 0 Stellvertretung; Aufgabendelegation 1 Der Geschäftsführer regelt seine Stellvertretung. Die Regelung der Stellvertretung des Geschäftsführers ist vom Verwaltungsrat zu genehmigen. Der Geschäftsführer kann den Vollzug einzelner Geschäfte an nachgeordnete Stellen delegieren.

10 10 Art. 1 Dringliche Geschäfte Bei besonderer zeitlicher und sachlicher Dringlichkeit kann die Geschäftsführung mit Zustimmung des Präsidenten des Verwaltungsrats über ihre Kompetenzen hinausgehende Rechtshandlungen vornehmen, die keinen Aufschub ertragen (Abwendung von Gefahren und Schäden); diesfalls holt sie ohne Verzug die nachträgliche Zustimmung des Verwaltungsrats auf dem Zirkulationsweg oder an der nächsten Sitzung ein. Art. Öffentlichkeitsarbeit 1 Der Verwaltungsrat bestimmt die Informations- und Kommunikationspolitik. Der Geschäftsführung obliegt die regelmässige Information der Behörden, Medien und Drittpersonen. Sie kann fachkundige Persönlichkeiten oder Institutionen mit der Information beauftragen. Über schwerwiegende Vorkommnisse informiert die Geschäftsführung in Absprache mit dem Präsidenten des Verwaltungsrats. Art. Vertretung des Unternehmens 1 Der Geschäftsführer vertritt die EWVM nach aussen. Für den Zahlungsverkehr gilt ab dem Betrag von CHF die Kollektivunterschrift zu zweien. Im übrigen erlässt der Verwaltungsrat eine separate Unterschriftenregelung. IV. Schlussbestimmungen Art. 4 Inkrafttreten Diese Geschäftsordnung tritt auf den 1. April 00 in Kraft. Art. 5 Änderungen der Geschäftsordnung Änderungen der Geschäftsordnung bedürfen eines Beschlusses des Verwaltungsrats.

11 11 Art. 6 Ausführungsbestimmungen Der Verwaltungsrat kann jederzeit durch Beschluss oder durch Verabschiedung weiterer Verordnungen Ausführungsbestimmungen zu dieser Geschäftsordnung erlassen. Münsingen, den 4. März 00 Im Namen des Verwaltungsrats der Energie- und Wasserversorgung Münsingen René Härri Präsident Markus Sterchi Geschäftsführer