Allgemeine Hinweise zur Abrechnung der Kosten der pädagogischen Begleitung

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1 Allgemeine Hinweise zur Abrechnung der Kosten der pädagogischen Begleitung für Einsatzstellen der Zentralstelle BAFzA BESUCHERANSCHRIFT Bundesamt für Familie Deutsche Bundesbank, Filiale Saarbrücken und zivilgesellschaftliche Aufgaben Telefon: Kontoinhaber: Bundeskasse Trier Köln, Sibille-Hartmann-Straße 2-8 Telefax: BIC: MARKDEF1590 Servicezeit: montags bis freitags 07:30-16:00 Uhr Internet: IBAN: DE

2 Inhalt 1 Rechtsgrundlage Ziele und Inhalt der pädagogischen Begleitung Modelle der pädagogischen Begleitung Zuschuss für die pädagogische Begleitung unter 27-jährige Freiwillige über 27-jährige Freiwillige Sonderprogramm BFD mit Flüchtlingsbezug Zahlungsweise und längere Dienstzeit Nachweispflicht Frist für die Vorlage des Nachweises Anrechnungsfähige Ausgaben für die Pädagogische Begleitung Fahrtkosten und Übernachtungskosten der Freiwilligen Kosten bei Nichtteilnahme an der pädagogischen Begleitung Nicht anrechnungsfähige Ausgaben Belege, Belegliste, Teilnahmenachweise Erklärung Anhang Ausfüllhinweise und Abrechnungsformulare... 6 Modell A... 6 Modell B... 6 Modell C... 6 Modell D... 6 Stand: 01/2016

3 1 Rechtsgrundlage Gemäß 17 Absatz 3 Satz 1 BFDG wird den Einsatzstellen im Rahmen der im Haushaltsplan des Bundes vorgesehenen Mittel der Aufwand für die pädagogische Begleitung bezuschusst. Die Einzelheiten sind in den seit dem geltenden Richtlinien des BMFSFJ zu 17 des Bundesfreiwilligendienstgesetzes (BFDG) geregelt. Die Neufassung ist zum in Kraft getreten. 2 Ziele und Inhalt der pädagogischen Begleitung Der Bundesfreiwilligendienst wird pädagogisch begleitet mit dem Ziel soziale, ökologische, kulturelle und interkulturelle Kompetenzen zu vermitteln und das Verantwortungsbewusstsein für das Gemeinwohl zu stärken ( 4 Abs. 1 BFDG). Die pädagogische Begleitung im Bundesfreiwilligendienst umfasst: die fachliche Anleitung der Bundesfreiwilligen durch geeignetes Personal der Einsatzstelle die individuelle Betreuung durch qualifiziertes Personal der Einsatzstelle oder von ihr beauftragte Stellen die Seminararbeit 2.1 Modelle der pädagogischen Begleitung Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten die pädagogische Begleitung zu organisieren. Modell A nur U27 Der Einsatzstelle wurde kein Zuschuss für die pädagogische Begleitung ausgezahlt. Alle Bildungstage inklusive des verpflichtenden Seminars zur politischen Bildung fanden an den Bildungszentren des Bundes statt. Modell B nur U27 Der Einsatzstelle wurde kein Zuschuss für die pädagogische Begleitung ausgezahlt. 20 Bildungstage inklusive des verpflichtenden Seminars zur politischen Bildung fanden an den Bildungszentren des Bundes statt. Die verbleibenden 5 Bildungstage hat die Einsatzstelle selbst ohne eigene pädagogische Fachkraft durch Honorarkräfte oder Drittanbieter durchgeführt. Die vorgelegte Konzeption für die geplante pädagogische Begleitung wurde vom Referat 301 genehmigt. Modell C U27 und Ü27 Die Bildungstage wurden ohne eigene pädagogische Fachkraft durch Drittanbieter, Honorarkräfte oder teilweise durch Bildungszentren des Bundes durchgeführt (betrifft nicht das verpflichtende Seminar zur politischen Bildung/Reflexion). Die Einsatzstelle hat einen Zuschuss und ggf. Sachleistungen für die pädagogische Begleitung erhalten. Die vorgelegte Konzeption für die geplante pädagogische Begleitung wurde vom Referat 301 genehmigt. Modell D U27 und Ü27 Die Einsatzstelle beschäftigt eine pädagogische Fachkraft, die mindestens einen Teil der Bildungstage selbst durchgeführt hat. Die Qualifikation der pädagogischen Fachkraft erfüllt die Mindestanforderungen. Es wurde ein Zuschuss zur pädagogischen Begleitung ausgezahlt. Das Modell gilt auch, wenn ein Teil der Bildungstage von einem Bildungszentrum des Bundes, einem Fremdanbieter oder Honorarkräften übernommen wurde. Die vorgelegte Konzeption der pädagogischen Begleitung wurde vom Referat 301 genehmigt. 3

4 3 Zuschuss für die pädagogische Begleitung 3.1 unter 27-jährige Freiwillige Für die unter 27-jährigen Freiwilligen sind bei einem 12-monatigen Bundesfreiwilligendienst (BFD) 25 Seminartage, davon 5 Tage für politische Bildung an einem Bildungszentrum des Bundes, verpflichtend. Der Zuschuss beträgt für 12 Monate BFD zurzeit bis zu 133,00 Euro monatlich. Es wird aber nur ein Zuschuss von monatlich bis zu 100,00 Euro ausgezahlt, da der Wert des Pflichtseminars zur politischen Bildung einbehalten wird. Es hat als Sachleistung einen Wert von 400,00 Euro. Das sind monatlich 33,00 Euro (400:12= 33,333). Jedes weitere geplante fünftägige Seminar an einem Bildungszentrum reduziert den Zuschuss um 33,00 Euro monatlich. 3.2 über 27-jährige Freiwillige Für die über 27-jährigen Freiwilligen beträgt der Zuschuss bei einem 12-monatigen BFD seit dem monatlich 100,00 Euro, bis waren es 75,00 Euro. Pro Dienstmonat ist ein Bildungstag verpflichtend. Eine gesonderte Anmeldung (Buchung) zu den Bildungstagen an einem Bildungszentrum ist immer erforderlich. Alle an einem Bildungszentrum des Bundes gebuchten Bildungstage werden in Rechnung gestellt. Ein bis zu fünftägiges Seminar zur politischen Bildung an einem Bildungszentrum ist inklusive Fahrtkostenerstattung kostenfrei, wenn die über 27-jährigen Freiwilligen es zusätzlich zu ihren verpflichtenden Bildungstagen besuchen. 3.3 Sonderprogramm BFD mit Flüchtlingsbezug Im Sonderprogramm BFD mit Flüchtlingsbezug sind für die unter 27-jährigen Freiwilligen bei einem 12-monatigen BFD von 25 Bildungstagen 5 Reflexionstage an einem Bildungszentrum verpflichtend. Die übrigen Bildungstage muss die Einsatzstelle selbst organisieren. Dafür wird ein Zuschuss von monatlich 100,00 Euro gezahlt. Für die über 27-jährigen Freiwilligen sind bei einem 12-monatigen BFD von 12 Bildungstagen 2 Reflexionstage an einem Bildungszentrum verpflichtend. Die übrigen Bildungstage muss die Einsatzstelle selbst organisieren. Dafür wird ein Zuschuss von monatlich 87,00 Euro gezahlt. Die Abrechnung erfolgt über das Modell C oder D. 3.4 Zahlungsweise und längere Dienstzeit Den Zuschuss erhält die Einsatzstelle monatlich nachträglich. Ab dem 13. Dienstmonat ist für alle Freiwilligen ein Bildungstag pro Monat verpflichtend. Hierfür wird ein Zuschuss von 50,00 Euro monatlich gezahlt. Diese weiteren Bildungstage muss die Einsatzstelle selbst organisieren. 4 Nachweispflicht Die Einsatzstelle muss Ausgaben für die pädagogische Begleitung in Höhe des Wertes der Sachleistung bzw. des Zuschusses zuzüglich eines Eigenanteils von mindestens 10 % der erstattungsfähigen Kosten nachweisen. Kann dieser Betrag nicht in voller Höhe nachgewiesen werden, ist der nicht verausgabte Zuschuss zurückzahlen. Wird der Nachweis nicht geführt, ist der gesamte Zuschuss zurückzuzahlen. Es wird empfohlen alle Ausgaben anzugeben, damit keine Rückforderungen wegen eventuell nicht anrechnungsfähiger Kosten erfolgen müssen. Der Nachweis erfolgt für jeden Freiwilligen einzeln. Für jedes Modell gibt es ein spezielles Abrechnungsformular. 4

5 4.1 Frist für die Vorlage des Nachweises Der Nachweis der Ausgaben zur Pädagogischen Begleitung ist dem BAFzA spätestens drei Monate nach den Dienstenden der Freiwilligen vorzulegen. Diese Frist gilt auch für den Fall, dass eine Rechnung für ein Seminar am Bildungszentrum des Bundes noch nicht vorliegt. Der zu erwartende Rechnungsbetrag ist in das Abrechnungsformular einzutragen und mit einem entsprechenden Hinweis zu versehen. 5 Anrechnungsfähige Ausgaben für die Pädagogische Begleitung Ausgaben müssen für jede(n) Freiwillige(n) individuell geltend gemacht werden und können nicht mit den Ausgaben für andere Freiwillige verrechnet werden. Eine pauschalisierte Rechnungslegung ist nicht zulässig. Anerkannt werden nur Ausgaben, die tatsächlich und kassenwirksam entstanden sind und nachgewiesen werden können. Kalkulatorische Kosten und Spendenquittungen (z. B. Spende an Bildungsträger statt Begleichung einer Seminarrechnung) sind nicht anerkennungsfähig. Es gilt der Grundsatz der wirtschaftlichen und sparsamen Mittelverwendung. Rabatte und Skonti sind zu nutzen. Grundsätzlich sind marktübliche Preise erstattungsfähig. Diese werden in der Regel durch die Einholung von drei Angeboten ermittelt. Darüber ist ein Vermerk zu fertigen. Die aufgeführten Ausgaben dürfen nicht bereits durch andere Zuschüsse oder Einnahmen dritter Stellen erstattet worden sein, da eine Doppelförderung unzulässig ist. Eine unzulässige Doppelförderung entsteht zum Beispiel, wenn für den BFD ein/e Referent/in eingesetzt und Ausgaben angesetzt werden, obwohl diese Fachkraft bereits als Lehrkraft durch das entsprechende Bundesland finanziert oder bereits zu 100% im FSJ im Rahmen des Zuwendungsrechts finanziert wird. 5.1 Fahrtkosten und Übernachtungskosten der Freiwilligen Für die Freiwilligen dürfen keine Kosten für die pädagogische Begleitung entstehen. Die Einsatzstelle ist verpflichtet, vorab die Kosten für eine Anreise zu Bildungstagen der Freiwilligen zu übernehmen. Da die Fahrtkosten zum Seminar für politische Bildung auf Antrag innerhalb der Ausschlussfrist von sechs Monaten vom BAFzA erstattet werden, können sie nicht geltend gemacht werden. Die Anrechnung der Fahrtkosten für alle übrigen Bildungstage der Freiwilligen erfolgt unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG). Es sind die Fahrkarten für die 2. Klasse der Bahn oder die kleine Wegstreckenentschädigung (0,20 Euro pro Kilometer bis maximal 150,00 Euro) anrechenbar. Die Anrechnung einer Bahncard ist seit dem nicht mehr möglich. Im Fall der Seminardurchführung im Ausland sind Fahrtkosten nur bis zur deutschen Grenze bzw. bis zum deutschen Flughafen anrechnungsfähig. Übernachtungen sind in Anlehnung an das BRKG abrechnungsfähig. 5.2 Kosten bei Nichtteilnahme an der pädagogischen Begleitung Bei nachgewiesener entschuldigter Nichtteilnahme (Krankheit, Mutterschutz) von Freiwilligen an der pädagogischen Begleitung sind die tatsächlichen Ausgaben anrechenbar. Ebenfalls sind bei kurzfristiger Kündigung oder Auflösung der Vereinbarung gegebenenfalls anfallende Stornokosten anrechenbar. Die nicht mehr zeitgerecht mögliche Kündigung einer Bildungsmaßnahme etc. ist nachzuweisen. Für eine Prüfung sind die Arbeits- bzw. Dienstunfähigkeitsbescheinigungen der/des Freiwilligen vorzuhalten. Ausgaben für unentschuldigt nicht besuchte Bildungstage sind nicht anrechnungsfähig. 5

6 6 Nicht anrechnungsfähige Ausgaben Folgende Ausgaben sind nicht anrechnungsfähig (hier eine beispielhafte Aufzählung): Investitionskosten über die Sachkostenpauschale des BMF hinaus Kosten für die Anleitung der Freiwilligen in der Einsatzstelle Verwaltungstechnische Betreuung der Freiwilligen außerhalb der Pädagogischen Begleitung Verwaltungspersonal für Personalbuchhaltung der Freiwilligen Verwaltungspersonal für Krankmeldung und sonstige Verwaltungsleistungen (z. B. Vertragsabschluss) Erstattungen von Ausgaben der Freiwilligen für Bewerbungs-/Auswahlverfahren Allgemeine Öffentlichkeitsarbeit 7 Belege, Belegliste, Teilnahmenachweise Aus den Belegen muss erkennbar sein, wann, in welcher Höhe, an welchen Empfänger und zu welchem Zweck Ausgaben für die pädagogische Begleitung erfolgt sind. Belege sind Originalrechnungen und dazugehörige Quittungen bzw. Kontoauszüge. Jedem Abrechnungsformular ist eine Belegliste (außer bei Modell A) beizufügen. Belege sind nur auf Anforderung zur Prüfung vorzulegen. Die Belege sind in der Einsatzstelle mindestens fünf Jahre aufzubewahren, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungspflicht bestimmt ist. Wird die Pädagogische Begleitung anteilig oder vollständig an Dritte (andere Einsatzstelle, Träger etc.) delegiert, muss die Einsatzstelle auch für den späteren Zeitraum gewährleisten, dass bei einer Prüfung die Prüfer/-innen (und die Einsatzstelle) Zugang zu den Abrechnungen, Quittungen etc. Dritter hat. Für jeden Seminartag sind Teilnahmebescheinigungen in der Einsatzstelle aufzubewahren. Bei selbst veranstalteten Seminaren ist für jeden Seminartag eine Liste mit den Namen und den Unterschriften der Teilnehmenden erforderlich. Eine Bestätigung der Anwesenheit der Teilnehmenden durch die Unterschrift einer Seminarleitung ist nicht ausreichend. 8 Erklärung Das ausgefüllte Abrechnungsformular ist von der vertretungsberechtigten Person der Einsatzstelle zu unterschreiben. Durch die Unterschrift wird bestätigt, dass die aufgeführten Ausgaben wahrheitsgemäß aufgelistet und durch Belege in der Einsatzstelle oder beim Rechtsträger bzw. der Abrechnungsstelle nachgewiesen werden können. Das gilt auch, wenn die Pädagogische Begleitung anteilig oder vollständig an Dritte (andere Einsatzstelle, Träger etc.) delegiert wurde. 9 Anhang Ausfüllhinweise und Abrechnungsformulare Modell A Modell B Modell C Modell D 6