Ausfüllhinweise Modell D

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1 Ausfüllhinweise Modell D Für alle Freiwilligen (vor und nach Vollendung des 27. Lebensjahres) Bildungstage werden von der Einsatzstelle durch pädagogische Fachkräfte, Honorarkräfte oder Drittanbieter durchgeführt BESUCHERANSCHRIFT Bundesamt für Familie Deutsche Bundesbank, Filiale Saarbrücken und zivilgesellschaftliche Aufgaben Telefon: Kontoinhaber: Bundeskasse Trier Köln, Sibille-Hartmann-Straße 2-8 Telefax: BIC: MARKDEF1590 Servicezeit: montags bis freitags 07:30-16:00 Uhr Internet: IBAN: DE

2 Inhalt 1 Modellbeschreibung Allgemeine Angaben Zuschuss Sachleistung Nachzuweisender Betrag 3 3 Erläuterung der Einzelpositionen Ausgaben nach individuellem Schlüssel: Fahrtkosten zu den Bildungszentren des Bundes Ausgaben zur eigenständigen Durchführung der pädagogischen Begleitung Ausgaben für Projekte der Freiwilligen Ausgaben durch Nichtteilnahme an der pädagogischen Begleitung Ausgaben für Konferenzen der Anleitenden und Vernetzungstreffen Personalausgaben für die pädagogische Fachkraft Personalbasiskosten Personalgemeinkosten Sachkosten für den Arbeitsplatz Ausgaben für die Fortbildung der pädagogischen Fachkraft Ausgaben nach Gruppenschlüssel 6 4 Nicht anrechnungsfähige Ausgaben... 7 Stand: 01/2016 1

3 1 Modellbeschreibung Die Einsatzstelle beschäftigt eine pädagogische Fachkraft, die mindestens einen Teil der Bildungstage selbst durchgeführt hat. Die Qualifikation der pädagogischen Fachkraft erfüllt die Mindestanforderungen. Es wurde ein Zuschuss zur pädagogischen Begleitung ausgezahlt. Das Modell gilt auch, wenn ein Teil der Bildungstage von einem Bildungszentrum des Bundes, einem Fremdanbieter oder Honorarkräften übernommen wurde. Die vorgelegte Konzeption der pädagogischen Begleitung wurde vom Referat 301 genehmigt. Für den Kostennachweis nutzen Sie das Abrechnungsformular Modell D. 2 Allgemeine Angaben Bitte tragen Sie die Stammdaten Bundesfreiwillige/r, Dienstzeit, Einsatzstelle und die Angaben zu den Bildungstagen ein. 2.1 Zuschuss Bitte tragen Sie den für die gesamte Dienstzeit erhaltenen Zuschuss zur pädagogischen Begleitung ein. Für die unter 27-jährigen Freiwilligen sind bei einem 12-monatigen Bundesfreiwilligendienst (BFD) 25 Seminartage, davon 5 Tage für politische Bildung, verpflichtend. Der Zuschuss beträgt für 12 Monate BFD zurzeit bis zu 133,00 Euro monatlich. Es wird aber nur ein Zuschuss von monatlich bis zu 100,00 Euro ausgezahlt, da der Wert des Pflichtseminars zur politischen Bildung einbehalten wird. Es hat als Sachleistung einen Wert von 400,00 Euro. Das sind monatlich 33,00 Euro (400:12= 33,333). Jedes weitere geplante fünftägige Seminar an einem Bildungszentrum reduziert den Zuschuss um 33,00 Euro monatlich. Das Seminar zur Politischen Bildung wird in die nachfolgenden Berechnungen nicht mehr einbezogen. Für die über 27-jährigen Freiwilligen beträgt der Zuschuss bei einem 12-monatigen BFD seit dem monatlich 100,00 Euro, bis waren es 75,00 Euro. Pro Dienstmonat ist ein Bildungstag verpflichtend. Alle an einem Bildungszentrum des Bundes gebuchten Bildungstage werden in Rechnung gestellt. Ein bis zu fünftägiges Seminar zur politischen Bildung an einem Bildungszentrum ist inklusive Fahrtkostenerstattung kostenfrei, wenn die über 27-jährigen Freiwilligen es zusätzlich zu ihren verpflichtenden Bildungstagen besuchen. Im Sonderprogramm BFD mit Flüchtlingsbezug sind für die unter 27-jährigen Freiwilligen bei einem 12-monatigen BFD von 25 Bildungstagen 5 Reflexionstage an einem Bildungszentrum verpflichtend. Die übrigen Bildungstage muss die Einsatzstelle selbst organisieren. Dafür wird ein Zuschuss von monatlich 100,00 Euro gezahlt. Für die über 27-jährigen Freiwilligen sind bei einem 12-monatigen BFD von 12 Bildungstagen 2 Reflexionstage an einem Bildungszentrum verpflichtend. Die übrigen Bildungstage muss die Einsatzstelle selbst organisieren. Dafür wird ein Zuschuss von monatlich 87,00 Euro gezahlt. Ab dem 13. Dienstmonat wird für alle Freiwilligen ein Zuschuss von 50,00 Euro monatlich gezahlt. Ein Bildungstag pro Monat ist verpflichtend. 2.2 Sachleistung Bitte tragen Sie den Wert der Sachleistung ein. Das ist die Anzahl der Seminartage am Bildungszentrum (ohne Seminar zur Politischen Bildung) x 80,00 Euro. 2

4 2.3 Nachzuweisender Betrag Seit dem muss die Einsatzstelle einen angemessenen Anteil in Höhe von mindestens 10% der erstattungsfähigen Kosten für die pädagogische Begleitung aus Eigenmitteln erbringen. Der Eigenanteil ist in der Formel zur Berechnung des nachzuweisenden Betrages berücksichtigt und wird nicht eingetragen. Bitte errechnen Sie mit der Formel die einzutragende Gesamtsumme und den nachzuweisenden Betrag: Zuschuss + Sachleistung = Zwischensumme dividiert durch 90 multipliziert mit 100 = Gesamtsumme minus Wert der Sachleistung = nachzuweisender Betrag Beispiel u27: Bei einer Dienstzeit von 12 Monaten mit 25 verpflichtenden Bildungstagen fanden das Seminar zur politischen Bildung und 5 Bildungstage am Bildungszentrum (Sachleistung) statt. Der Zuschuss wurde entsprechend (100 Euro minus 33 Euro = 67 Euro) gekürzt. 15 Bildungstage hat die Einsatzstelle durch die pädagogische Fachkraft durchgeführt. erhaltener Zuschuss (12 Monate x 67,00 Euro) 800,00 Euro Wert der Sachleistung (5 Bildungstage x 80,00 Euro) 400,00 Euro Zwischensumme (Zuschuss + Sachleistung) 1.200,00 Euro Gesamtsumme (1.200,00 Euro : 90 x 100) 1.333,33 Euro minus Wert der Sachleistung - 400,00 Euro Nachzuweisender Betrag 933,33 Euro Beispiel ü27: Bei einer Dienstzeit von 12 Monaten ( ) mit 12 Bildungstagen wurde kein Bildungstag am Bildungszentrum abgeleistet. erhaltener Zuschuss 6 Monate x 75,00 Euro (bis ) 450,00 Euro 6 Monate x 100,00 Euro (ab ) 600,00 Euro Zuschuss gesamt 1.050,00 Euro Nachzuweisender Betrag(1.050,00 Euro : 90 x 100) 1.166,67 Euro 3 Erläuterung der Einzelpositionen Beim Nachweis der Ausgaben sind unterschiedliche Zuordnungen (Schlüssel) erforderlich. 3.1 Ausgaben nach individuellem Schlüssel: Hier werden Kosten eingetragen, die unmittelbar einzelnen Freiwilligen zuzuordnen sind. Das können sein: Fahrtkosten zu den Bildungszentren des Bundes Die Kosten der Einsatzstelle für Fahrten der Freiwilligen zu den Bildungszentren des Bundes können geltend gemacht werden. Das gilt nicht für die Fahrkosten zum Seminar für politische Bildung Ausgaben zur eigenständigen Durchführung der pädagogischen Begleitung Die Gesamtsumme a) - e) wird eingetragen a) Seminargebühren bei Dritten Unter dieser Position sind die Seminargebühren einzelner Seminarmodule oder einzelner Bildungstage bei kostenpflichtigen Anbietern (z. B. VHS, Bildungszentrum des Bundes) zusammenzufassen. Teilnahmebescheinigungen sind erforderlich und in der Einsatzstelle aufzubewahren. 3

5 b) Fahrt-, Verpflegungs- und notwendige Übernachtungskosten der Freiwilligen Bei Teilnahme an auswärtigen Seminaren sind die Sätze des Bundesreisekostengesetzes anwendbar. c) Exkursionsmittel d) Eintrittsgelder der Teilnehmenden e) Individuelle Sachkosten für den Unterricht individuelle Arbeitsmaterialien und Verbrauchsmaterialien (Büromaterialien, Holz, Pflanzen, Farben etc.), Anmietung von Gerätschaften. Abschreibungspflichtige Gegenstände (AfA-Liste) sind nicht zuschussfähig. Nicht anrechenbar sind Kosten für den Diensteinsatz (z.b. Fachbücher, Schutzkleidung, Gerätschaften) Ausgaben für Projekte der Freiwilligen In angemessenen Umfang werden Ausgaben akzeptiert. Diese Ausgaben sind nur für die Freiwilligen oder deren Anleiter/innen anrechenbar Ausgaben durch Nichtteilnahme an der pädagogischen Begleitung Bei nachgewiesener entschuldigter Nichtteilnahme (Krankheit, Mutterschutz, kurzfristige Kündigung) von Freiwilligen an der pädagogischen Begleitung sind die tatsächlichen Ausgaben (auch Stornokosten) anrechenbar Ausgaben für Konferenzen der Anleitenden und Vernetzungstreffen Im Rahmen von Vernetzungstreffen, Anleiterkonferenzen und Treffen mit der Zentralstelle, die im Zusammenhang mit der pädagogischen Begleitung der Freiwilligen stehen, können Kosten in angemessenem Umfang angesetzt werden. Typische Vernetzungstreffen sind zum Beispiel die Einsatzstellentagungen an Bildungszentren. Für die pädagogischen Fachkräfte, die Anleitenden und die Assistenzkräfte (für diese aber nur bis ) sind abrechnungsfähig: Teilnahmegebühren Reisekosten in Anlehnung an das Bundesreisekostengesetz hier sind die Fahrtkosten der 2. Klasse Bahn oder die kleine Wegstreckenentschädigung (bis 150,00 Euro entsprechend dem Bundesreisekostengesetz) abrechnungsfähig. Raummiete Berechnung Die Kosten werden für eine Vollzeitstelle für ein Kalenderjahr zusammengefasst. Diese Summe wird durch die aktuell vorhandene Anzahl an Freiwilligen geteilt. Dieses Ergebnis wird durch zwölf (Monate) geteilt. Der nun errechnete Anteil wird in der Auflistung für jeden Bundesfreiwilligen mit den Dienstmonaten des einzelnen Freiwilligen multipliziert. 3.2 Personalausgaben für die pädagogische Fachkraft Hier werden die Personalausgaben für eine pädagogische Fachkraft zur Organisation und Durchführung der pädagogischen Begleitung aufgelistet. Die Ausgaben setzen sich zusammen aus Personalbasis-, Personalgemein- und Personalsachkosten. Die anrechnungsfähige Vergütung des pädagogischen Fachpersonals richtet sich nach der Qualifikationsstufe TVöD Bund EG 9 bzw. 10 oder einer vergleichbaren Bezahlung nach Tarif. Eine höhere Vergütung kann wegen des Besserstellungsverbotes nicht akzeptiert werden. Mindestanforderung an eine Pädagogische Fachkraft ist ein Abschluss als Diplom-Pädagoge (FH), Diplom-Sozialpädagoge (FH), Bachelor Soziale Arbeit, Sozialarbeiter, Heilpädagoge oder Lehrer mit Erfahrung in der Arbeit mit der Zielgruppe. Unter der Leitung der pädagogischen Fachkraft können in geringem Umfang auch Erzieher oder anderes ausgebildetes Fachpersonal eingesetzt werden. Bei ehrenamtlicher Tätigkeit können keine Personalausgaben geltend gemacht werden. Es ist festgelegt, dass für die pädagogische Begleitung von 40 Freiwilligen eine Vollzeitkraft benötigt wird. Unabhängig von der tatsächlichen Anzahl der Freiwilligen und der tatsächli- 4

6 chen Arbeitszeit der pädagogischen Fachkraft sind immer die Kosten einer Vollzeitkraft (Höchstbetrag EG 10 TVÖD oder vergleichbar) durch 40 zu teilen. Werden mehr als 40 Freiwillige durch eine pädagogische Fachkraft begleitet, tritt ausnahmsweise an die Stelle der 40 die entsprechende Anzahl an Freiwilligen (maximal 60). Ausgehend von den monatlichen Personalkosten wird zunächst der Aufwand für einen Freiwilligen errechnet. Dieser Anteil wird mit den tatsächlich durchgeführten Freiwilligenmonaten multipliziert Personalbasiskosten Berechnungsbasis ist das monatliche Arbeitgeber-Brutto für eine Vollzeitstelle einer Pädagogischen Fachkraft. Beispiel (TVÖD Bund E 10 / Stufe 3, Stand November 2015) Arbeitgeber-Brutto monatlich 4.856,76 Euro Anteil 1 : 40 (4.856,76 Euro : 40) 121,42 Euro Die/Der Freiwillige ist 12 Monate im Dienst (12 x 121,42 Euro) 1.457,03 Euro Dieser Betrag wird eingetragen. Im Feld Erläuterung der Einsatzstelle ist Entgeltgruppe, Erfahrungsstufe, Arbeitgeber-Brutto und der verwendete Schlüssel anzugeben Personalgemeinkosten Ab können pauschal 30 % des monatlichen Arbeitnehmer-Bruttos als Personalgemeinkosten angesetzt werden (vorher waren es 24%). Beispiel (TVÖD Bund E 10 / Stufe 3, Stand November 2015) Arbeitnehmer-Brutto monatlich 3.468,92 Euro Anteil 1 : 40 (3.468,92 Euro : 40) 86,72 Euro Die/Der Freiwillige ist 12 Monat im Dienst (12 x 86,72 Euro) 1.040,64 Euro 30 % von 1.040,64 Euro 312,19 Euro Dieser Betrag wird eingetragen. Im Feld Erläuterung ist das Arbeitnehmer-Brutto anzugeben Sachkosten für den Arbeitsplatz Zur Vereinfachung kann auf eine Sachkostenpauschale zurückgegriffen werden. Es ist ein kurzer Vermerk anzufertigen, dass eine Aufstellung der Einzelpositionen einen nicht vertretbaren Arbeitsaufwand darstellen würde. Diese Pauschale gilt für eine Vollzeitstelle für ein Jahr (der Betrag wird jährlich neu festgesetzt). Beispiel Sachkostenpauschale (2015) ,00 Euro Anteil 1 : 40 (11.425,00 Euro : 40) 285,63 Euro Pro Monat (285,63 Euro : 12) 23,80 Euro Die/Der Freiwillige ist 8 Monate im Dienst (23,80 Euro x 8) 190,40 Euro Dieser Betrag wird eingetragen. 3.3 Ausgaben für die Fortbildung der pädagogischen Fachkraft Die Ausgaben für Fortbildungen, die im Zusammenhang mit der pädagogischen Begleitung der Freiwilligen stehen, können in angemessenem Umfang geltend gemacht werden. Obergrenze ist der Aufwand der regelmäßig für eine Vollzeitkraft entstehen würde. Folgende Ausgaben sind anrechnungsfähig: Seminargebühren Unterkunft/Verpflegung Fahrtkosten nach Bundesreisekostengesetz Hierunter fällt auch die Teilnahme an Fachtagungen, die durch das BMFSFJ und das BAFzA organisiert werden. 5

7 Berechnung Die Kosten werden für ein Kalenderjahr zusammengefasst. Das Ergebnis wird durch zwölf (Monate) geteilt. Die Summe wird durch vierzig Anteile geteilt und mit den tatsächlich durchgeführten Freiwilligenmonaten multipliziert. 3.4 Ausgaben nach Gruppenschlüssel Es werden die Kosten eingetragen, die für Seminargruppen entstehen. Sie werden anteilig zur Größe einer Seminargruppe von fünfzehn bis fünfundzwanzig Personen akzeptiert, müssen aber für jede(n) Freiwillige(n) anteilig errechnet werden. 15 Personen bilden eine Untergrenze, ab der sich eine eigene Seminargruppe unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten lohnt. Die Obergrenze für ein verantwortliches pädagogisches Handeln liegt bei 25 Personen. (Beispiel: Honorar 180,00 Euro bei 18 Teilnehmenden = 10,00 Euro pro Teilnehmenden). Kosten können sein (die Gesamtsumme a - d wird eingetragen): a) Anteilige Honorarausgaben Hier können Ausgaben für Honorarmittel, die im Zusammenhang mit der pädagogischen Begleitung der Freiwilligen stehen, in angemessenem Umfang angesetzt werden. Bei Honorarkräften mit vergleichbaren Aufgaben von Mitarbeitenden des öffentlichen Dienstes ist ein am TVöD-Bund angelehnter Stundensatz angemessen. Die Honorare von Lehrkräften orientieren sich (analog zur Abrechnungspraxis an den Bildungszentren) an den Gehältern für Personen mit einem Abschluss an einer Hochschule bzw. an einer Fachhochschule. Bei abgeschlossenem Hochschulstudium (in der Regel Master) je Unterrichtsstunde circa 36,00 Euro je Seminartag circa 180,00 Euro Bei abgeschlossenem Fachhochschulstudium (in der Regel Bachelor) je Unterrichtsstunde circa 20,00 Euro je Seminartag circa 100,00 Euro Die Beträge gelten für die Unterrichtsvorbereitung, Durchführung und fachliche Betreuung der Freiwilligen während einer Bildungsveranstaltung. Bei Honorarkräften, deren Tätigkeiten nicht mit denen des öffentlichen Dienstes vergleichbar sind, sind marktübliche Preise erstattungsfähig. Diese werden in der Regel durch die Einholung von drei Angeboten ermittelt. Darüber ist ein Vermerk zu fertigen. Eine Kontaktaufnahme mit dem Referat 302 wird empfohlen. Honorarverträge müssen mindestens folgende Bestandteile enthalten: Name der Vertragspartner Vertragsgegenstand / Grund der Beschäftigung Anzahl der zu leistenden Stunden bzw. Tage Stundensatz und Stundenumfang Rechtsverbindliche Unterschrift beider Vertragspartner b) Ausgaben für eigene Dozenten/innen incl. Fahrtkosten Ausnahmsweise sind hier nur wenige Stunden für Fachreferenten anrechenbar. Bei Beschäftigten der Einsatzstelle, die als Fachreferenten eingesetzt werden, ist eine stundengenaue Abrechnung der Einkünfte notwendig. c) Raummiete Bei angemieteten Seminarräumen ist die taggenaue Anrechnung von Miete und Nebenkosten vorzunehmen. Bei im Eigentum der Einsatzstelle stehenden Seminarräumen sind keine Eigenbelege oder Pauschalen zulässig. Es ist allenfalls eine taggenaue Anrechnung der Nebenkosten möglich. 6

8 d) Sachkosten für den Unterricht (die nicht individuell zugeordnet werden können) Miete der Medien, Miete von notwendigen Arbeitsmaterialien, Fotokopien, Papier, Stifte etc. 4 Nicht anrechnungsfähige Ausgaben Folgende Ausgaben sind nicht anrechnungsfähig (hier eine beispielhafte Aufzählung): Investitionskosten über die Sachkostenpauschale hinaus Kosten für die Anleitung der Freiwilligen in der Einsatzstelle Verwaltungstechnische Betreuung der Freiwilligen außerhalb der Pädagogischen Begleitung Verwaltungspersonal für Personalbuchhaltung der Freiwilligen Verwaltungspersonal für Krankmeldung und sonstige Verwaltungsleistungen (z. B. Vertragsabschluss) Erstattungen von Ausgaben der Freiwilligen für Bewerbungs-/Auswahlverfahren Allgemeine Öffentlichkeitsarbeit 7