In aller Kürze: Jahresplan Aufsichtsrat

Transkript

1 In aller Kürze: Jahresplan Aufsichtsrat Professionelle Unterstützung für Aufsichtsräte von Genossenschaftsbanken mit dem Jahresplan Aufsichtsrat Ulrich Reichle Wirtschaftsprüfer Steuerberater 1. Dezember Jahresplan Aufsichtsrat Folie Nr. 1

2 Professionalisierung und Sicherheit Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen Vollständigkeit Organisation der Ausschussarbeit Mehrjähriger Überwachungsplan Jahresplan Aufsichtsrat für Genossenschaftsbanken Beschlussfassung nach 25d Abs. 8 KWG Effiziente Aufsichtsratsarbeit Nachschlagewerk Zusammenarbeit Folie Nr. 2

3 Rechtliche Rahmenbedingungen Bilanzskandale und die Finanzkrise führten auf europäischer und nationaler Ebene zu verschärften Anforderungen an die Überwachungstätigkeit der Aufsichtsräte. Neben die traditionellen Aufgaben des Aufsichtsrats aus dem Genossenschaftsgesetz treten Regelungen aus dem Bankaufsichtsrecht insbesondere 25d KWG, MaRisk oder InstitutsVergV und dem Handelsrecht. Durch die EU-Abschlussprüfungsverordnung erfuhren die Überwachungsaufgaben des Aufsichtsrates eine erneute Erweiterung. Professionalisierung, Bildung von Ausschüssen und eine laufende Evaluation der Aufsichtsratstätigkeit sind vom Gesetzgeber gewollte Maßnahmen zur Qualitätssteigerung. Behalten Sie alle rechtlichen Rahmenbedingungen mit dem Jahresplan Aufsichtsrat im Griff. Der Jahresplan Aufsichtsrat beinhaltet eine von mir entwickelte, strukturierte Aufarbeitung der Aufgaben des Aufsichtsrats. Das Konzept ist dem Grunde nach für Genossenschaftsbanken gedacht, kann jedoch problemlos an andere Rechtsformen angepasst werden. Folie Nr. 3

4 Vollständigkeit Behalten Sie mit dem Jahresplan Aufsichtsrat den Überblick, damit alle relevanten Themen im Aufsichtsrat behandelt werden. Eine dazugehörige Excel-Tabelle unterstützt Sie hierbei. Abschnitt im Grundlage Jahresplan Aufsichtsrat Aufgabe (Hinweis: Soweit einzelne Aufgaben mit einer Klammer versehen sind, ist die Erfüllung im Rahmen einer anderen Aufgabe oder mehrer anderer Aufgaben geregelt.) A = bei Anfall J = i.d.r.jährlich M = mehrmals Anzahl bei "mehrmals" Sitzungstermine Januar 2017 Februar 2017 März 2017 April 2017 Mai 2017 Juni 2017 Juli 2017 August 2017 September 2017 Oktober 2017 November 2017 Dezember 2017 Status 2. Genossenschaftsgesetz 2.1 Genossenschaftsgesetz (Überwachung des Vorstandes) 2.2 Genossenschaftsgesetz Prüfung Jahresabschluss und Verwendung Jahresüberschuss J x erl. 2.3 Genossenschaftsgesetz Überwachung Rechnungslegungsprozess J erl. x 2.4 Genossenschaftsgesetz Wirksamkeit des internen Kontrollsystems J erl. x 2.5 Genossenschaftsgesetz Wirksamkeit des Risikomanagementsystems J offen 2.6 Genossenschaftsgesetz Wirksamkeit des internen Revisionssystems J offen 2.7 Genossenschaftsgesetz Befassung mit der Abschlussprüfung J x erl. 2.8 Genossenschaftsgesetz Prüfungsschlusssitzung J x erl. 2.9 Genossenschaftsgesetz Kenntnisnahme Prüfungsbericht J offen 2.10 Genossenschaftsgesetz Beratung über das Ergebnis der Prüfung nach Eingang Prüfungsbericht J x erl Genossenschaftsgesetz Darlegung der Befassung mit der Abschlussprüfung J offen 2.12 Genossenschaftsgesetz Festlegung Frauenanteil (nur für mitbestimmten Aufsichtsrat) Folie Nr. 4

5 Mehrjähriger Überwachungsplan Die zugrundeliegenden Sachverhalte für bestimmte Informationspflichten des Vorstandes an den Aufsichtsrat ändern sich teilweise über Jahre hinweg nicht oder nur punktuell (z.b. der Rechnungslegungsprozess). Damit sich der Aufsichtsrat auf die wichtigen Themen konzentrieren kann, enthält der Jahresplan Aufsichtsrat eine Übersicht mit den Aufgaben, die im Rahmen eines mehrjährigen Überwachungsplanes abgehandelt werden können und sollen. Hierzu erfolgt eine Unterscheidung der Überwachungstätigkeit in A = Ausführliche Berichterstattung Die Berichterstattung des Vorstandes zu der zugrunde liegende Aufgabe des Aufsichtsrates soll umfassend erfolgen. V = Verkürzte Berichterstattung Die verkürzte Berichterstattung des Vorstandes baut auf der letzten ausführlichen Berichterstattung auf. Folie Nr. 5

6 Nachschlagewerk Zu jeder Aufgabe des Aufsichtsrates erfolgt eine Darstellung der rechtlichen Grundlagen nebst Erläuterungen. Am Beispiel der Quartalsberichte der Internen Revision ist dies ersichtlich. Bei korrespondierenden Regelungen in anderen Rahmenbedingungen erfolgen Verweise. Die Erläuterungen sind kurz und stichwortartig dargestellt, um den Aufsichtsratsmitgliedern einen schnellen Überblick zu ermöglichen. Ulrich Reichle Wirtschaftsprüfer Steuerberater 1. Dezember Jahresplan Aufsichtsrat Folie Nr. 6

7 Effiziente Aufsichtsratsarbeit Zu jeder Aufgabe ist die organisatorische Einbindung in die Aufsichtsratstätigkeit dargestellt. Hierzu gehören: Turnus Inhalt der Befassung durch den Aufsichtsrat Sitzungsplanung/Tagesordnung Sitzungsunterlage Eine Musterformulierung für die Protokollierung unterstützt den Aufsichtsrat bei seiner Aufgabenerfüllung. Hierdurch wird beispielsweise im Rahmen der Vorbereitung auf eine Sitzung das planmäßige Ergebnis des Tagesordnungspunkts transparent. Ulrich Reichle Wirtschaftsprüfer Steuerberater 1. Dezember Jahresplan Aufsichtsrat Folie Nr. 7

8 Organisation der Ausschussarbeit Bei der Einbindung von Ausschüssen in die Arbeit des Aufsichtsrats, wird systematisch die Zuständigkeit innerhalb des Aufsichtsrats im Jahresplan Aufsichtsrat festgehalten. Die Geschäftsordnungen für die Ausschüsse enthalten die korrespondierenden Regelungen. Hierdurch bestehen klare Regelungen und Zuständigkeiten. Ulrich Reichle Wirtschaftsprüfer Steuerberater 1. Dezember Jahresplan Aufsichtsrat Folie Nr. 8

9 Beschlussfassung nach 25d Abs. 8 KWG Aufbau und Einführung des Jahresplan Aufsichtsrat sind so vorgesehen, dass hierdurch die Beschlussfassung des Risikoausschusses bzw. des Aufsichtsrates über die vorzulegenden Unterlagen abgedeckt ist. Ulrich Reichle Wirtschaftsprüfer Steuerberater 1. Dezember Jahresplan Aufsichtsrat Folie Nr. 9

10 Zusammenarbeit Eine Vielzahl an Überwachungsaufgaben des Aufsichtsrats wird auch im Rahmen der Jahresabschlussprüfung durch den Genossenschaftsverband behandelt. Durch eine planmäßige Vorgehensweise und frühzeitige aktive Kommunikation mit dem verantwortlichen Wirtschaftsprüfer kann sich der Aufsichtsrat die Prüfungsergebnisse des Genossenschaftsverbandes für seine eigenen Überwachungsaufgaben zu eigen machen. Wichtig ist hier neben einer tatsächlichen Handhabung auch eine angemessene Protokollierung über diese Vorgehensweise. Dies gilt auch für die Zusammenarbeit mit der Internen Revision oder dem Compliance-Beauftragten. Nehmen Sie als Aufsichtsrat nicht nur deren Berichte entgegen, sondern binden Sie deren Tätigkeit aktiv in die Aufgabenerfüllung des Aufsichtsrats ein. Folie Nr. 10

11 Bei Interesse am Jahresplan Aufsichtsrat stehe ich Ihnen gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung. Folie Nr. 11