Der Mac-Stammtisch Immenstaad informiert: Tabellenkalkulation mit Apple Numbers auf Mac / iphone / ipad

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1 Der Mac-Stammtisch Immenstaad informiert: Tabellenkalkulation mit Apple Numbers auf Mac / iphone / ipad Diese Beschreibung gibt eine Übersicht über Tabellenkalkulations- Programme für Apple-Geräte und beschreibt die grundlegenden Funktionen von Numbers ("Numbers" ist der Name des Apple Tabellenkalkulations- Programms). 1.Übersicht Übersicht über gängige Tabellenkalkulationsprogramme (in der Reihenfolge der Verbreitung): Name Hersteller lauffähig Preis Excel Microsoft Mac + Win-PC >111 (Office, inclusive Word etc) oder Leasing Numbers Apple Mac + iphone/ipad Win-PC über Browser OpenOffice Apache Software Foundation Mac + Win-PC OSX: 17,99 IOS: für Neugeräte seit Sep 2013 Browser: LbreOffice The Dokument Foundation Mac + Win-PC Google Quickoffice Google iphone/ipad Android iphone 2,70 Ipad 7 Seit Bernhard Heinz - Immenstaad! Seite 1

2 Vergleiche: Vor- und Nachteile der diversen Programme Numbers: Einfach, für Anfänger gut geeignet, funktional nicht überfrachtet, Preis moderat, sehr gut geeignet für mobile Nutzung (über icloud), Kompatibilität mit Excel eingeschränkt (z.b. teilweise Formatfehler) Excel: Industriestandard, völlig überfrachtete professionelle SW, teuer, nur dann zu empfehlen, wenn viele Alt-Tabellen in Excel vorliegen oder oft Datenaustausch mit Win- PC-Nutzern und Excel nötig ist, keine Unterstützung icloud, Mobilität mit IOS eingeschränkt (nur über Dropbox und Drittanbieter) OpenOffice: Bedienung und Funktionalität wie Excel, Kompatibilität mit Excel leicht eingeschränkt, Mobilität stark eingeschränkt (nur über Dropbox und Drittanbieter, viele Konvertierfehler bei Drittanbietern), viele Bugs in der neuesten Version 4.0 (war für mich der Grund, nach fast 20 Jahren Nutzung auf Numbers und LibreOffice zu gehen) LibreOffice: Bedienung, Funktionalität und Kompatibilität wie OpenOffice (s.o.), qualitativ besser als OpenOffice Wichtig für Nutzer aus der Windows-Welt: Da bei großen und komplexen Tabellen i.d.r. Konvertierprobleme beim Import in Numbers auftreten, ist in diesem Fall ein Wechsel von Excel/openoffice auf Numbers nicht empfohlen. Numbers ist hervorragend geeignet, um neue Tabellen anzulegen, bzgl. Tabellengrösse und Komplexität sind allerdings keine Einschränkungen bekannt. 3. Welche Version von Numbers ist für mich geeignet? Mac mit OSX: Numbers als App. Hier ist Numbers in vollem Funktionsumfang verfügbar. Die e Browser Version (erfordert icloud, s.u.) ist für produktives Arbeiten nicht geeignet, aber gut zum Nachschlagen. ipad/iphone: ipad/iphone eignen sich gut zum Anschauen und für kleine, übersichtliche Tabellen sowie für kleinere Änderungen einer Tabelle. Die Mac Version ist deutlich besser geeignet zum Erstellen einer neuen Tabelle. Nachteile: Numbers als IOS App gibt es z.zt. nur in Englisch. Die Browser Version ist durch Apple bei IOS ausgeschaltet. Bernhard Heinz - Immenstaad! Seite 2

3 Wer Mac und ipad/iphone hat, sollte beide Versionen kaufen, die Hauptarbeiten auf dem Mac machen und die icloud nutzen, um die gleichen Daten zum Nachschauen auch auf dem mobilen Gerät zu haben.. Win-PC (Windows): Eine App für Windows wird von Apple z.zt. nicht angeboten, deshalb geht nur die stark abgespeckte Browser Version 4. Wann brauche ich Numbers in der icloud? Für die meisten Nutzer reicht es, auf Mac oder iphone/ipad mit der entsprechenden Numbers-App das eigene Dateisystem zu verwenden - ohne icloud. icloud ist jedoch generell in den folgenden Fällen nötig: Zugriff auf die Daten von mehreren Geräten oder von einem Win-PC aus. Die Browser Version (egal, ob Mac oder Win-PC) ermöglicht die Bearbeitung mit Numbers von einem beliebigen Rechner aus, und das ohne Installation der App Numbers. Dies setzt icloud voraus. Für Win-PC wird Numbers nur als Browser-Version angeboten Wenn zeitgleiche Synchronisation zwischen Mac und mobilen Geräten von Apple (IOS) nötig ist. Dies erfolgt über die Daten in der icloud icloud Beispiel: Fahrtenbuch. Kann unterwegs mit ipad/iphone aktualisiert werden und direkt auch auf dem Mac zu Hause (ohne Kopier- oder sonstige Aktionen) 5. Installation und Bedienung von Numbers? Installation und Grundeinstellungen: Die App Numbers wird aus dem Apple-Appstore heruntergeladen, sowohl für Mac, als auch für ipad und iphone. Numbers kann sofort gestartet und verwendet werden. Grundeinstellungen müssen nur bei Verwendung der icloud gemacht werden, dies gilt sowohl bei Mac, als auch bei ipad und iphone und geht über die App Einstellungen. Unter dem Reiter icloud müssen Dokumente und Daten für die icloud auf allen Geräten freigegeben werden. Falls man bei mobilen Geräten keine Internet Flatrate hat, sollte man bei icloud die Synchronisation über GSM ausschalten, dann wird nur über WLAN synchronisiert. Bedienung: Die Hilfe Funktion von Numbers auf dem Mac ist aus meiner Sicht dürftig, ich habe da noch nie gefunden, was ich suchte. Viel besser ist das vollständige Benutzerhandbuch (200 Seiten), dieses kann als PDF hier heruntergeladen werden: Hilfe für Numbers auf dem ipad (nur Online-Hilfe, leider kein Bedienhandbuch verfügbar): Bernhard Heinz - Immenstaad! Seite 3

4 Wie immer gilt auch hier, dass man oft schneller über die Google Suche eine Antwort findet als in den Dokumenten. Einfachste Funktionen können schnell erlernt werden. Bei tiefergehenden Funktionen ist die Bedienung wenig intuitiv, zahlreiche gebräuchliche Funktionen findet man nur über das Medienhandbuch oder die Google-Suche. 6. Kurz-Demo von Numbers Anlegen eines neuen leeren Dokuments Anlegen von Tabellenspalten mit Formaten und Attributen Rechenegel anlegen und vererben Diagramm erstellen Anlegen eines neuen Dokuments aus einer Vorlage Ausfüllen der Vorlage 7.Tipps, Tricks und Probleme 7.1.Probleme bei Import aus Excel/OpenOffice und CSV Es wird zwar in der Dokumentation von Numbers immer auf die tolle Kompatibilität zwischen Excel und Numbers hingewiesen, in der Realität stimmt das aber nicht. Numbers gibt zwar Hinweise, wenn beim Import Daten nicht importiert werden. Es sagt aber nicht wo, und welche Daten fehlen. Damit ist dieser Hinweis völlig unbrauchbar Man kann allerdings vernünftige Ergebnisse erzielen, wenn man ein paar Dinge vor dem Import in Numbers beachtet. 1. Beim Import sollte die komplette Datei importiert werden. Die Alternative über Menü Öffnen, Kopieren in Excel und Einfügen in Numbers führt i.d.r. zu großen Konvertierproblemen. 2. Bei Problemen folgendes versuchen: Tabellen aus Excel in einem älteren Format von Excel speichern. Dies ist auch in den neuesten Excel Versionen möglich, über das Menü speichern unter... kann man ein beliebiges Format auswählen. Es empfiehlt sich, bei Konvertierproblemen die Excel 97/2000 XP-Version zu verwenden. In Foren und bei Google wird oft über Probleme beim Import von CSV (z.b. Bankdaten Export) gesprochen, ich hatte da nie Probleme. Falls es doch beim Import von CSV Dateien zu Problemen kommt, sollte man diese CSV Datei zunächst mit Excel oder OpenOffice öffnen. Danach kann man die Daten komplett mit kopieren/einfügen in Numbers einfügen. Bernhard Heinz - Immenstaad! Seite 4

5 1. Probleme bei icloud Synchronisation Die Dokumentenfunktion von icloud ist noch relativ neu und deshalb nicht sehr performant. Die größten Probleme gibt es bei der Performance der Synchronisation. Die icloud Synchronisation (nach Beenden von Numbers oder Schließen eines Dokuments) dauert in der Regel bis zu einer halben Minute für ein Dokument. Wird während dieser Synchronisation die Kommunikation unterbrochen, entstehen unvermeidlich Probleme. Auf dem Mac sollte man einfach Numbers nicht beenden, sondern einfach im Hintergrund weiterlaufen lassen. Bei einem mobilen Gerät sollte man darauf achten, dass die Synchronisation abgeschlossen ist, bevor man das Gerät ausschaltet oder in den Ruhezustand bringt. Ist eine Synchronisation fehlerhaft, passiert zunächst gar nichts. Das System versucht dies nachträglich wieder in Ordnung zu bringen. Wirkliche Probleme entstehen erst, wenn die Synchronisation unvollständig ist und wenn man unabhängig voneinander Änderungen in der gleichen Datei vornimmt (z.b. auf Mac, iphone und ipad). In diesem Fall fragt das System ab, welche Version behalten werden soll. Da nur eine Version behalten werden kann, ist dies in der Regel mit Datenverlust behaftet, da die Änderungen in den anderen Versionen verloren gehen. Noch mal zusammengefasst: Immer abwarten bis die Synchronisation fertig ist. Dies wird beim Mac deutlich in der Box von Numbers angezeigt. Ist noch eine kleine Wolke neben dem Dateisymbol sichtbar läuft gerade die Synchronisation.Bei mobilen Geräten unter ios wird das Dateisymbol während der Synchronisation verändert und zeigt einen kleinen Pfeil rechts oben oder einen Rollbalken. 2. Nachteile von icloud in der jetzigen Version Es existiert kein voller Zugriff auf das icloud Dateisystem, sondern nur auf die zu einer App gehörenden Dateien. So ist es nicht möglich, in der icloud ein Verzeichnis anzulegen, das gleichzeitig Numbers-Dokumente, Pages Dokumente oder andersartige Dokumente wie PDFs oder JPGs enthält. Im icloud Dateisystem gibt es nur eine Verzeichnisebene, d.h. Ich kann von in einem Ordner keine weiteren Unterordner anlegen Autor: bernhardheinz.de (MacHeinz) Bernhard Heinz - Immenstaad! Seite 5