Anwenderhandbuch zum Handbuch JAP nach HGB ab 2016ff.

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1 Anwenderhandbuch zum Handbuch JAP nach HGB ab 2016ff. Seite 1 von 10

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3 Vorwort Ziel der wp.net-qs-handbücher Die wp.net Qualitätssicherungs-Handbücher werden Sie dabei unterstützen, Ihr prüferisches Fachwissen unbürokratisch auch zu Papier, also in die Arbeitspapiere zu bekommen. Die gesetzliche JA-Prüfung nach 316 HGB wird künftig durch die Qualitätskontrolle bestimmt. Deswegen sind Regelungen und Dokumentationshilfen wichtig, weil im Gegensatz zur bisherigen QK die Kommission Arbeitspapiere einsehen, bzw. sich vorlegen lassen kann. An der Prüfungsdurchführung wird sich auch einiges ändern. Denn der Gesetzgeben hat in 55b Abs. 2 WPO aus den ISA-Standards Schwerpunkte für die Qualitätssicherung bei der Abschlussprüfung festgelegt. Da zurzeit noch der konkrete Inhalt wegen der aktuell noch laufenden Ausschussarbeiten nicht feststeht, wird es im Sommer ein Update geben. Dazu werden die Regelungen angepasst werden müssen. Diese Regeln betreffen im Bereich der Abschlussprüfung: 1. solide Verwaltungs- und Rechnungslegungsverfahren, interne Qualitätssicherungsmechanismen, wirksame Verfahren zur Risikobewertung sowie wirksame Kontroll- und Sicherheitsvorkehrungen für Datenverarbeitungssysteme, 2. Vorkehrungen zum Einsatz angemessener und wirksamer Systeme und Verfahren sowie der zur angemessenen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Mittel und des dafür erforderlichen Personals, 3. Grundsätze und Verfahren, die die Einhaltung der Anforderungen an die Eigenverantwortlichkeit des verantwortlichen Abschlussprüfers nach 44 Absatz 1 Satz 3 dieses Gesetzes und an die Unabhängigkeit nach den 319 bis 319b des Handelsgesetzbuchs gewährleisten, 4. Grundsätze und Verfahren, die sicherstellen, dass Mitarbeiter sowie sonstige unmittelbar an den Prüfungstätigkeiten beteiligte Personen über angemessene Kenntnisse und Erfahrungen für die ihnen zugewiesenen Aufgaben verfügen sowie fortgebildet, angeleitet und kontrolliert werden, 5. die Führung von Prüfungsakten nach 51b Absatz 4, 6. organisatorische und administrative Vorkehrungen für den Umgang mit Vorfällen, die die ordnungsmäßige Durchführung der Prüfungstätigkeiten beeinträchtigen können, und für die Dokumentation dieser Vorfälle, 7. Verfahren, die es den Mitarbeitern unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität ermöglichen, potenzielle oder tatsächliche Verstöße gegen die Verordnung (EU) Nr. 537/2014 oder gegen Berufspflichten sowie etwaige strafbare Handlungen oder Ordnungswidrigkeiten innerhalb der Praxis an geeignete Stellen zu berichten, 8. Grundsätze der Vergütung und Gewinnbeteiligung nach 55 und 9. Grundsätze und Verfahren, die gewährleisten, dass im Fall der Auslagerung wichtiger Prüfungstätigkeiten die interne Qualitätssicherung und die Berufsaufsicht nicht beeinträchtigt wird. Seite 3 von 10

4 Zurück zum QSHB-JAP-HGB Dieses Handbuch wird Sie dabei unterstützen, die neue Zeit (nach dem ) zu bewältigen Neben der einfachen Bedienbarkeit wird auch das Update zukünftig einfacher möglich sein. Denn mit dem heute vorliegenden Handbuch schaffen wir die Voraussetzung, dass bei künftigen Änderungen nur noch die geänderten Dateien ausgetauscht d.h. kopiert werden müssen. Dieses Austauschen realisieren Sie als Anwender mit der Kopierfunktion. Sie kopieren die neuen Dateien in den jeweiligen Ordner (audit; Berichte; Rules). Für die Prüfung des Einzelabschlusses verwenden Sie bitte das QSHB-02-JAP. Sie brauchen das gesamte Handbuch für jede Konzernprüfung. Kopieren Sie also den gesamten Ordner in den Jahres-Ordner des Mandanten mit der Konzern-Abschlussprüfung. Änderungen und Ergänzungen Verlinkung auf der Excel-Plattform und auch in den Dateien. Neue Ordnerstruktur, um die Updates einfacher zu gestalten. Vorstufe zu einer künftigen Update-Routine. Preis ist gleich geblieben! Benutzer-Handbuch Wenn Sie im Handbuch auf der Excel-Plattform wieder einen Schritt zurückgehen wollen, klicken Sie einfach links oder rechts oben auf zurück. Seite 4 von 10

5 Start Für die Prüfungspraxis brauchen Sie grundsätzlich den gesamten Ordner. Welche Dateien Sie dann im Einzelfall bearbeiten, dies ergibt sich im Verlauf der Prüfung, bzw. bei der Planung. Kopieren Sie deswegen das Handbuch in das Verzeichnis des Mandanten. Sie starten das Programm im Hauptverzeichnis mit der Excel-Datei \QSHB-02-JAP-HGB.xlsx. Nach dem Aufruf dieser Datei erhalten Sie die rechts angezeigte Auswahlplattform. Sie werden nicht alle Dateien benötigen. Wenn Sie sich also nach pflichtgemäßem Ermessen entschieden haben, keine Berichtskritik (im Berichtsmanagement) durchzuführen, dann brauchen Sie die dort eingestellte Datei nicht. Es schadet aber nicht, diese Dateien trotzdem im Handbuch zu belassen. Letztendlich entscheiden Sie dies kurz vor der Testatserteilung. Im ersten Schritt werden Sie auch hier die Bürokratie bedienen müssen. Bekanntlich sind Regelungen zur Berichtskritik und auftragsbegleitenden QS erforderlich. Diese Musterregelung finden Sie unter der QK bei der Auftragsabwicklung. Bitte ändern Sie nicht den Dateinamen, sonst ist der Link verloren! Seite 5 von 10

6 Phase 0 - Auftragserlangung Die Auftragsannahmeprüfung ist wichtig, denn damit erfüllen Sie die Berufssatzung, die aktuell nocht verlangt, festzulegen, ob Sie die auftragsbezogene Qualitätssicherung benötigen. Oder Sie dürften den Auftrag nach 4 II der BS nur annehmen, wenn die Praxis über die Quantität (ausreichend großes Prüfungsteam) und die erforderliche Sachkunde verfügt. Ganz wichtig ist die Unabhängigkeitsprüfung, denn der Abschlussprüfer muss diese Prüfung und das Ergebnis der Prüfung im Bericht bestätigen. Diese Fragen beantworten Sie mit dem Formular Auftragsannahmeprüfung. Nach der Auftragserteilung schicken Sie ein Auftragsbestätigungsschreiben hinterher. HINWEIS: Wenn Sie selbst eine Änderung in einer Datei vornehmen, vergessen Sie bitte nicht Ihr Änderungsdatum in der Fußzeile zu vermerken. Phase 1 Risiko-Identifikation Das eigentliche Prüfungsprogramm ist die zweite Stufe des Programms, die Phase 1. Diese Phase wird mit überschrieben ist. Risiko-Identifikation Wenn Sie die Phase 1 aufrufen, dann erhalten Sie die Dateien für diese Phase, die es zu bearbeiten gilt. Farblich unterlegt sind die 3 Stufen. 1. Business-Understanding 2. Kennzahlen-Analyse 3. Risiko bei der Konzern-Rechnungslegung Seite 6 von 10

7 Wichtig: Auch in der Phase 1 müssen nicht alle Dateien bearbeitet werden. Zum Beispiel ist die Datei Kontrollumfeld bei kleineren Konzernen nicht erforderlich, auch dann ist es nicht erforderlich, wenn das Kontrollumfeld bereits umfassend im Vorjahr aufgenommen und beurteilt wurde. Dann reichen Feststellungen im Rahmen der Aufbauprüfung aus. In die Kennzahlenanalyse (siehe rechts) eingebaut ist eine ausführliche betriebswirtschaftliche Auswertung. Diese Auswertung kann dann bei der endgültigen Datei auch für den Bericht herangezogen werden. Dazu müssen Sie nur die Bilanzzahlen, die GuV- Werte und die Daten auch dem Anlagenspiegel eingeben. Auch dieses Prüfungsvorgehen ist durch die Verlinkung selbst erklärend. Noch ist man noch nicht bei den eigentlichen Prüfungsprogrammen der Konsolidierung angekommen. Vorher geht s noch in die Phase II Sie benötigen Sie grundsätzlich alle fünf Dateien. Prüfungsstrategie und Planungsmemo bilden eine Einheit und sind das Ergebnis der Phase 2. In der Prüfungsstrategie vermerken Sie die Prüfungshandlungen und -technik aus Phase I. Beim Konzern geht es dabei vor allem um Prüfung der Konsolidierungsmaßnahmen und um einen aussagefähigen Bericht: In der Phase II (Risikoanalyse und Risikoklassifikation) Wenn Sie einmal dieses Memo erstellt haben, werden Sie in den Folgejahren nur noch Veränderungen eintragen müssen. Der Zeitvorteil ist enorm! Um die Risiken von Fehlaussagen zu minimieren und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit der Prüfung zu steigern, brauchen Sie die Erkenntnisse aus der Wesentlichkeit. Nach den vier bis sechs Dateien sind Sie in der Phase III angekommen und kommen zu den eigentlichen Prüfungsprogrammen (Prüffeldbezogen) Seite 7 von 10

8 In der Phase III (Festlegung weiterer Prüfungshandlungen als Reaktion auf die Risikoklassifikation) geht es darum, die offen gebliebenen Prüfungsnachweise einzuholen um das Prüfungsurteil abzusichern (hinreichende Sicherheit). Dazu dienen die Prüfungsprogramme. Im Planungsmemo erläutern Sie diese prüferischen Maßnahmen und geben weitere Hinweise (Doku- Pflicht). Bei einem kleinen Konzern dürfte die Prüfungsstrategie schon ausreichend sein. Aber nicht nur diese, sondern auch Fragen zur Unabhängigkeit, zur Wesentlichkeit usw. dokumentieren Sie im Planungsmemo. Das Planungsmemo ist damit ein wichtiger Teil der Qualitätssicherung des Abschlussprüfers. Es gibt das Prüfungsprogramm je Prüffeld. Die Deckblätter müssen Sie immer bearbeiten, weil Sie darauf u.a. das Prüfungsergebnis dokumentieren. Ob Sie die weiteren Seiten des Prüfprogramms verwenden, legen Sie auf Seite 2 fest. Den für unwesentliche Prüffelder werden Sie schon durch die Aufbauprüfung hinreichende Sicherheit erlangt haben. Bei bedeutsamen Prüffeldern werden Sie noch Funktionsprüfungen durchführen (diese in der Regel prüffeldbezogen) oder Einzelfallprüfungen (z. B. Ermittlung Saldenbestätigungen) erledigen. Für diese Arbeiten finden Sie wieder alle dazu notwendigen Arbeitshilfen auf dieser Prüfungsseite. Auch Dokumentationshilfen zur Konsultation, Nachweisbogen für die Prüfung und vieles mehr erhalten Sie als Arbeitshilfe. Ein Klick und schon wieder landen Sie auf der entsprechenden Datei und bearbeiten diese. Legen Sie diese bitte so an, dass Sie im nächsten Jahr nicht mehr viel Änderungsdienst benötigen. Seite 8 von 10

9 Für Anhang und Lagebericht stehen Ihnen neben dem sog. Arbeitspapier (word) auch Checklisten zur Verfügung. In den Wortdateien dokumentiert man die Prüfungsdurchführung und die Feststellungen. Die eigentliche Prüfung ist aber der inhaltliche Abgleich mit den Checklisten. Den Anhang kann man ohne Checklisten nicht unbeanstandet prüfen. Es stehen Ihnen neun Anhangs- Checklisten zur Verfügung, wenn Sie die Checklisten von PRIMUS verwenden wollen. Diese hat Kollege Dirk Hildebrandt uns freundlicherweise zur Verfügung gestellt. Wie bei den wp.net Checklisten sind die Änderungen von BilRuG eingearbeitet. Diese dürften aber erst bei der Prüfung in 2017 zur Anwendung kommen. BilRuG muss ab angewendet werden. Bei der Lageberichtsprüfung gehen Sie analog vor. Rufen Sie die Auswahl der Checkliste auf. Nach dem Aufruf der LB-Checkliste, haben Sie dieses oder ähnliches Arbeitspapier vor sich. Seite 9 von 10

10 In der Phase IV Berichterstellung Den Musterbericht erhalten Sie in einem Word-Format mit vielen Hinweisen und Musterformulierungen. Alles andere erklärt sich von selbst. und Phase V, der auftragsbegleitenden Qualitätssicherung Die Praxis ist aktuell nach der VO 1/2006 verpflichtet, zu prüfen, ob eine auftragsbegleitende QS erforderlich und ob auf eine Berichtskritik verzichtet werden kann. Dies muss einmal geregelt sein, und dann auch gelebt. Sie dokumentieren dies im Arbeitspapier Auftragsannahmeprüfung. Nicht bei der Auftragsannahmeprüfung, sondern auch vor der Testatserteilung prüft der Abschlussprüfer, ob diese QS-Maßnahmen erforderlich sind. Entsprechend des Ausgangs dieser Prüfung bearbeiten Sie die dazu aufgerufenen Dateien. Seite 10 von 10

11 Abschluss der Auftragsdokumentation Diese Aufgabe muss nach der VO 1/2006 und inzwischen auch nach dem IDW PS 460 innerhalb von 60 Tagen nach Testatserteilung abgeschlossen sein. Die WPO 2015 sieht dies auch so vor. Was dies im Einzelnen bedeutet, lesen Sie in der Anweisung. Unser Vorschlag: Die gesamte digitale Prüfungsdokumentation (Ordner) sollten Sie auf eine CD brennen. Das bereits bearbeitete Handbuch kopieren Sie dann ins Prüfungsfolgejahr und haben einen nicht unerheblichen Teil der Dokumentation fürs nächste Jahr schon vorbereitet. Vorher schauen Sie noch in den Word-Fußzeilen nach, ob auch die aktuellen Ordnerverweise vorhanden sind. Wenn nicht, gehen Sei in die Fußzeile, mit der rechten Maustaste auf den linken Eintrag und rufen auf: Felder aktivieren. Damit haben das AP identifiziert! Jetzt können Sie die Prüfung ganz abschließen und die CD brennen. Legen Sie die externen Prüfungsnachweise noch im zutreffenden Register ab. Viel Erfolg auf dem Wege zu den richtigen Prüfungsnachweisen, wünscht Ihnen wp.net. Michael Gschrei Seite 11 von 10