24/7 & ÜBERALL ERREICHBAR! CMS ikiss & ANTRAGSMANAGEMENT VEREINT ZUM BÜRGERPORTAL

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1 + DIE MODERNE VERWALTUNG 24/7 & ÜBERALL ERREICHBAR! CMS ikiss & ANTRAGSMANAGEMENT VEREINT ZUM BÜRGERPORTAL Content Management System Leicht zu bedienen, jederzeit erweiterbar & selbstverständlich barrierefrei. Integriertes Bürgerportal Antragstellung direkt aus der Website, ob mit oder ohne neuen Personalausweis. Einzigartiges Responsive Webdesign Für die optimale Darstellung auch auf Smartphones & Tablets. Intelligentes Antrags Management Mit Prinzipien künstlicher Intelligenz passt sich ein Antragsformular stets der individuellen Situation des Ausfüllers an. 01

2 DAS BÜRGERSERVICEPORTAL CMS ikiss & ANTRAGSMANAGEMENT VEREINT ZUM BÜRGERPORTAL Die Anforderungen zur Umsetzung der egovernment-gesetzgebung sind längst bekannt, in Kurzform zusammengefasst heißt es nun für Kommunen, Online-Dienste inklusive der Nutzbarkeit der neuen Personalausweise zur Authentifizierung d er A ntragsteller b ereitzustellen. E benso werden Online-Bezahlformen für gebührenpflichtige Dienstleistungen sowie mittelfristig die Einführung einer elektronischen Aktenführung von den Kommunen gefordert. Die elektronische Antragstellung durch den Bürger als auch durch den Verwaltungsmitarbeiter bei internen Geschäftsvorfällen ist die notwendige Voraussetzung. Der logische Zugang erfolgt über die Homepage und/oder das Mitarbeiterportal der Kommune. Die Nutzung mobiler Endgeräte ist selbstverständlich. Hierzu stellen immer mehr Kommunen ihre Internetauftritte im responsive Layout zur Verfügung. Übersehen wird jedoch zumeist, dass die bislang angebotenen PDF-Formulare zur Antragstellung diesen Anforderungen aus mindestens zwei Gründen nicht mehr genügen: Zum einen sind sie für mobile Endgeräte auf Grund ihres starren Formates ungeeignet, zum anderen bieten die aktuellen Browser-Generationen den Acrobat Reader nicht mehr als Standard-Reader an. (Nähere Informationen finden Sie hier). Als Anbieter eines modernen Antragsmanagements setzt die Firma Form-Solutions seit dem Jahr 2013 auf intelligente Ausfüllassistenten im HTML5 Format, die über 1200 Verwaltungsdienstleistungen (Stand Juli 2016) nicht nur online abbildet, sondern mittels künstlicher Intelligenz dem Bürger auch benutzerfreundlich zur Verfügung stellt. Mit gezielten Fragestellungen findet das System selbst heraus, welche Angaben der Ausfüller in seiner individuellen Situation tätigen muss. Unnötige Fragen bzw. Felder entfallen der Antragsprozess verkürzt sich die Datenqualität steigt. Mobilfähigkeit? Ist selbstverständlich gegeben. Durch das Format HTML5 können die Formulare nicht nur mit jedem Betriebssystem ausgefüllt und eingereicht werden, sondern passen sich im responsive Layout automatisch jedem Ausgabegerät an. Im Gegensatz zum PDF-Formular benötigt der Ausfüller als Systemvoraussetzung lediglich einen Internetzugriff. Die offene Schnittstellenarchitektur als auch das rechtssicher gepflegte Ve rlags-sortiment sucht Seinesgleichen. Die Schnittstellen ermöglichen eine tiefe und absolut homogene Integration des Antragsmanagements in Content-Management-Systeme sowie Portal-Architekturen. Die Anbindung des Form-Solutions Antragsmanagements macht aus jeder kommunalen Homepage eine hocheffiziente egovernment- Plattform. Bei vielen namenhaften Anbietern und Produkten gehört sie bereits zum festen Bestandteil. 02

3 In enger Kooperation mit der Firma Advantic aus Lübeck wurden so Antragsmanagement und das CMS ikiss vereint. Via CMS-Schnittstelle können Kunden, die das CMS ikiss sowie das Form-Solutions-Antragsmanagement im Einsatz haben, über das CMS auf den Formularpool zugreifen und intelligente Antragsassistenten direkt innerhalb einer Anwendung veröffentlichen. So können die intelligenten Antragsassistenten importiert und kinderleicht in Dienstleistungen und Texte eingebunden werden. Assistentenimport in ikiss Einbindung von Assistenten + Erscheinungsbild auf der Webseite 03

4 Einbindung von Assistenten in Texte + Erscheinungsbild auf der Webseite Neben der einfachen CMS-Schnittstelle bietet die Firma Advantic in der Kombination mit dem Form-Solutions- Antragsmanagement ebenso eine Erweiterung des Internetauftritts zum modernen Bürgerportal an. So können sich Bürger innerhalb des bekannten Internetauftritts der Verwaltung registrieren und Online-Anträge innerhalb des Benutzerkontos elektronisch ausfüllen. Neuanmeldung am Bürgerportal 04

5 Die Registrierung am Bürgerportal kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Welche Methode dem Bürger hierbei zur Verfügung steht, liegt im Ermessen der Verwaltung. So kann eine einfache Registrierung in Form von -adresse und Passwort mit Authentifizierung via aber auch die Integration der eid-funktion des neuen Personalausweises genutzt werden. Wird die eid-funktion verwendet, werden die persönlichen Daten des Bürgers aus der Online-Funktion des elektronischen Personalausweises ausgelesen und innerhalb des Benutzerkontos hinterlegt. Kommt die eid-funktion des elektronischen Personalausweises nicht zum Einsatz, muss der Bürger die Daten, wie Name, Vorname, Adresse sowie Kontaktdaten manuell eingeben. Die Benutzerdaten werden im Anschluss innerhalb des ikiss gespeichert. Ist die Registrierung erfolgreich abgeschlossen und der Bürger innerhalb seines Bürgerkontos angemeldet, werden die Antragsformulare mit den persönlichen Daten direkt vorbefüllt. So spart sich der Bürger die Eingabe seiner Daten, wie Name, Vorname, Adresse sowie Kontaktdaten bei jedem Ausfüllen von Antragsformularen. Vorbefülltes Antragsformular Ein Ausbau des Bürgerportals im Hinblick auf weitere Funktionen, von denen Bürger und Verwaltung gleichermaßen profitieren ist angedacht und wird derzeit im Detail ausgearbeitet. Für Fragen rund um das Thema Antragsmanagement, CMS ikiss oder Bürgerportal stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung. ANSPRECHPARTNER Werner Austermann Form-Solutions e.k Frank Bischoff Form-Solutions e.k Jonas Krämer Form-Solutions e.k Juliane Packlin Form-Solutions e.k Katrin Wiese-Dohse Advantic GmbH Bernhard Penski Advantic GmbH