Hinweis zu den angebotenen Unterlagen

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1 Hinweis zu den angebotenen Unterlagen Die auf den Webseiten angebotenen Unterlagen sollen die Beschaffer vor Ort im Bereich der nachhaltigen Beschaffung unterstützen. Die Unterlagen wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Es handelt sich hierbei um ein frei bleibendes und unverbindliches Angebot. Daher sind Haftungsansprüche, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Unterlagen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, ausgeschlossen, sofern seitens des Autors und/oder Veröffentlichers kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt. Der Autor behält es sich ausdrücklich vor, Teile der Unterlagen oder das gesamte Angebot ohne gesonderte Ankündigung zu verändern, zu ergänzen, zu löschen oder die Veröffentlichung zeitweise oder endgültig einzustellen. Für jeden Beschaffungsfall ist eine individuelle Betrachtung des jeweiligen Sachverhalts notwendig, die eine Anpassung der Unterlagen erforderlich machen kann Dokumenttitel: Aussonderungskonzept Dokumentenart: Praxisbeispiel Herausgeber: KNBBund Organisationseinheit: Bundesinstitut für Berufsbildung Bundesland: Bund Einstelldatum: Verschlagwortung: BIBB sozial Abagabe Aussonderung Entsorgung gemeinnützige Einrichtungen Werkstätten für Behinderte Blindenwerkstätte Produktgruppe: Mehrfachbelegung Vergabeart: keine-vergabe Nachhaltigkeitsaspekte: Sozial, Ökonomisch National: nein Priorisiert: nein Dateiname: BIBB_ ASL Aussonderungskonzept Version 1 0.pdf Dateigröße: 325,18 KB Dateityp: application/pdf Dokument ist barrierefrei/barrierearm: nein Kurzbeschreibung: Das Aussonderungskonzept zeigt die Möglichkeiten auf, Abgaben an gemeinnützige Einrichtungen im Rahmen der Entsorgung von beweglichen Vermögengegenständen zu berücksichtigen.

2 Aussonderungskonzept für bewegliche Vermögensgegenstände Version 1.0 vom Inhaltsverzeichnis 1. Zielsetzung Rechtsgrundlagen Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten Aussonderungsverfahren Formale Prozessdarstellung... 4 Verwertungsverfahren... 5 a) Zoll-Auktion... 5 b) Option: Abgabe an gemeinnützige Einrichtungen... 6 c) Entsorgung... 7 Sonderregelungen Graphische Prozessdarstellung Anhang - Muster Aussonderungsvermerk... 9 Textbausteine Interessenbekundung und Abgabevermerk an gemeinnützige Einrichtungen Muster Überlassungsvertrag Muster Übergabeprotokoll / Sellentin Z3, Tel:

3 1. Zielsetzung Aussonderungsprozesse sind gekennzeichnet durch wiederkehrende Verfahren und eine Vielzahl von unterschiedlichen Rechtsnormen, die im Einzelfall berücksichtigt werden müssen. Mit dem Aussonderungskonzept wird die Zielsetzung verfolgt, Prozesse zu optimieren, wirtschaftlich und effizient zu handeln, geltende Rechtsnormen einzuhalten und die vom Gesetzgeber gegebenen Handlungsspielräume aktiv zu nutzen, um Aussonderungsverfahren zu gestalten. Darüber hinaus sollen die mit Aussonderungsprozessen befassten Beschäftigten einen Leitfaden erhalten, der sie bei der Umsetzung ihrer Aufgaben unterstützt. Das Bundesministerium des Innern (BMI) hat im Rahmen seiner Zuständigkeit für Fragen der Verwaltungsorganisation den Behörden der Bundesverwaltung empfohlen, ergänzend zu den geltenden Rechtsnormen ein Konzept zur Aussonderung und Verwertung von Vermögensgegenständen zu erstellen, um Prozesse zu optimieren 1. Das Aussonderungskonzept soll Empfehlungen enthalten, die für das auszusondernde Objekt unter wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten eine Anschlussnutzung vorsehen. Dabei ist zu beachten, dass bereits bei der beabsichtigten Ersatzbeschaffung von vorhandener Ausstattung die Überlegungen zur Anschlussnutzung berücksichtigt werden. Soll im Rahmen der Aussonderung von der Option zur Abgabe an gemeinnützige Einrichtungen Gebrauch gemacht werden, sind im Aussonderungskonzept die Grundsätze und Auswahlkriterien transparent festzulegen. Mit dem Aussonderungskonzept besteht für das BIBB die Möglichkeit, nicht nur bei der Auftragsvergabe gem. 141, 143 SGB IX und 3 (5) j VOL/A, sondern auch bei der Aussonderung beweglicher Vermögensgegenstände soziale Aspekte und gemeinnützige Einrichtungen zu berücksichtigen. Das Verwaltungshandeln der öffentlichen Hand hat nicht nur Vorbildfunktion sondern selbst Auswirkungen auf die Dimensionen der nachhaltigen Entwicklung. Ökonomische, ökologische und soziale Aspekte sind dabei gleichermaßen zu berücksichtigen. 2 Die Bundesregierung hat am mit dem Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit beschlossen, diese Aspekte bei der öffentlichen Beschaffung zu stärken. Darüber hinaus hat der Bundesgesetzgeber zur Stärkung sozialer Aspekte bei der Vergabe öffentlicher Aufträge mit der Richtlinie für die Berücksichtigung von Werkstätten für Behinderte und Blindenwerkstätten eine weitere gesetzliche Regelung getroffen. 3 Das BIBB hat am die Charta der Vielfalt unterzeichnet, mit der die Vielfalt der Gesellschaft anerkannt und die darin liegenden Potenziale wertschätzend und gewinnbringend eingesetzt werden sollen. Ein Baustein zur Umsetzung dieser Selbstverpflichtung ist die verstärkte Berücksichtigung sozialer Belange, die in die Entscheidungsfindung und in das (Verwaltungs-)Handeln einfließen. Für das Aussonderungskonzept nutzt das BIBB daher aktiv Ermessenspielräume des Gesetzgebers, um soziale Belange angemessen zu berücksichtigen. Für die Aussonderung von beweglichen Vermögensgegenständen wird daher von der Option zur Abgabe an gemeinnützige Einrichtungen Gebrauch gemacht. In dem vorliegenden Aussonderungskonzept wird das für alle beweglichen Vermögensgegenstände geltende - Verwertungsverfahren transparent dargelegt. 1 vgl. beschluss_07_2013_download.pdf;jsessionid=a8e2a8a6a63bacf2af1f750a0978f322.2_cid289? blob=publicationfile 2 vgl. 3 vgl. ufassung%20richtlinie.pdf? blob=publicationfile&v= / Sellentin Z3, Tel:

4 2. Rechtsgrundlagen Für die Aussonderung von Vermögensgegenständen sind zunächst die Vorschriften der BHO zu berücksichtigen. Neben 7 BHO, in dem der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit normiert ist, werden in 63 (2) BHO der Erwerb und die Veräußerung von Vermögensgegenständen geregelt. Danach kann eine Aussonderung erfolgen, wenn Vermögensgegenstände zur Erfüllung der Aufgabe des Bundes in absehbarer Zeit nicht benötigt werden. Dies liegt insbesondere vor, wenn diese nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten tatsächlich nicht mehr genutzt werden können, also beispielsweise die Kosten der Lagerung zu hoch sind, bzw. den Wert des Vermögensgegenstandes übersteigen, defekte Gegenstände nicht mehr wirtschaftlich instandgesetzt oder ertüchtigt werden können, also eine Ersatzbeschaffung günstiger ist, als eine Reparatur etc., den ergonomischen, rechtlichen Erfordernissen oder Sicherheitsanforderungen nicht mehr entsprechen oder den festgelegten Bedarf übersteigen und eine weitere Verwendung nicht absehbar ist. Im Rahmen der Aussonderung ist von der verantwortlichen Stelle im Vorfeld zu prüfen, ob ein Sachschaden vorliegt und dieser durch eine Reparatur nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit behoben werden kann oder ein Gewährleistungsfall vorliegt oder vorliegen kann, der nach den vertraglichen Regelungen abzuwickeln ist, Möglichkeiten der weiteren Verwertung nach vorgegebenem Verfahren bestehen. Des Weiteren sind auszusondernde Vermögenswerte nach 63 (3) BHO grundsätzlich zu ihrem vollen Wert zu veräußern. Eine unentgeltliche oder verbilligte Abgabe an Stellen außerhalb der Bundesverwaltung ist zulässig, wenn ein entsprechender Haushaltsvermerk hierzu im Haushaltsplan ausgebracht ist, eine Ausnahmegenehmigung des BMF oder ein dringendes Bundesinteresse vorliegt oder der Wert gering ist. Wenn im Einzelfall der Wert des Vermögensgegenstandes EUR nicht übersteigt, entscheiden die obersten Bundesbehörden in eigener Zuständigkeit über die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe (vgl. VV Nr. 3 zu 63 BHO). 4 Entsprechende Regelung wird im BIBB angewendet. Der Bundesrechnungshof (BRH) hat Aussonderungsverfahren bei Bundesbehörden geprüft und 2012 Leitsätze zur Verwertung ausgesonderter Vermögensgegenstände herausgegeben, nach denen (1) die Internetplattform Zoll-Auktion als Standardinstrument für Verwertungen genutzt werden soll ( ) (2) auf Veräußerungen an Beschäftigte der Behörden verzichtet werden soll und (3) für die verbilligte oder unentgeltliche Abgabe von Vermögensgegenständen an soziale Einrichtungen ein transparentes und objektives Entscheidungsverfahren erforderlich ist. Darüber hinaus hat das BMI - hier durch den Rat der IT-Beauftragten - ein gestuftes Verfahren zur Nutzungsdauer, Aussonderung und Verwertung von Informationstechnik einheitlich und für die Bundesverwaltung verbindlich geregelt. Die Empfehlungen des BRH wurden darin berücksichtigt und am die Neufassung durch den Rat der IT-Beauftragten verabschiedet. Die Richtlinie regelt insbesondere: die Verbindlichkeit der Umsetzung für alle Bundesbehörden, bundesunmittelbare Körperschaften und Anstalten öffentlichen Rechts, die Umstellung auf ein zweistufiges Verfahren, bei dem die Option einer kostenlosen Abgabe an Schulen oder gemeinnützige Einrichtungen nicht eingeschränkt wird, die Softwareverwertung erfolgt - in Abhängigkeit der jeweiligen Lizenzverträge - über die Produktbörse im Kaufhaus des Bundes (KdB), 4 vgl / Sellentin Z3, Tel:

5 Konkretisierung der Ausnahmeregelungen (Anlage 4 der RL). 3. Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten Das Aussonderungskonzept gilt für alle beweglichen Vermögensgegenstände des BIBB. Dazu gehören IT-Geräte und Software sowie alle weiteren beweglichen Vermögensgegenstände, deren Aussonderung nicht durch Sonderregelungen festgelegt wird. Dieses Aussonderungskonzept findet keine Anwendung auf: die Veräußerung von Grundstücken, die gesondert in 64 BHO geregelt ist, weil für das BIBB zurzeit kein Anwendungsfall erkennbar ist; die Aussonderung von Dienstkraftfahrzeugen, die im Einzelfall gem. dem Rundschreiben des BMF (aktuelle Fassung vom ) zu behandeln sind; sowie immaterielle Vermögenswerte wie Rechte, Patente, Lizenzen und Forderungen, deren Aussonderung bzw. Verwertung im Einzelfall geregelt werden muss; die Aussonderung von Büchern und Zeitschriften der BIBB-Bibliothek (AB 1.4), die dem Altpapier zugeführt werden bzw. in den Geschenkeschrank kostenfrei abgegeben werden. Verantwortlich für die Aussonderung sind die Bedarfsträgerstellen Z 4 und Z Aussonderungsverfahren 4.1. Formale Prozessdarstellung Wird der Bedarfsträgerstelle (Z 4 / Z 5) mitgeteilt, dass ein Vermögensgegenstand nicht mehr wirtschaftlich genutzt werden kann, defekt ist, nicht mehr den Anforderungen entspricht oder nicht mehr benötigt wird. prüft die Bedarfsträgerstelle den Vorgang. Dazu werden die Gegenstände aus dem Betrieb genommen und geprüft, ob sie nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten tatsächlich nicht mehr genutzt werden können, also beispielsweise die Kosten der Lagerung zu hoch sind bzw. den Wert des Vermögensgegenstandes übersteigen, defekte Gegenstände nicht mehr wirtschaftlich instandgesetzt oder ertüchtigt werden können, also eine Ersatzbeschaffung günstiger ist, als eine Reparatur etc., den ergonomischen oder rechtlichen Erfordernissen und Sicherheitsanforderungen nicht mehr entsprechen oder den festgelegten Bedarf übersteigen und eine weitere Verwendung nicht absehbar ist. Im Rahmen dieser Bestandsaufnahme wird auch geprüft, ob ein Sachschaden vorliegt und dieser durch eine Reparatur nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit behoben werden kann oder ein Gewährleistungsfall vorliegt oder vorliegen kann, der nach den vertraglichen Regelungen abzuwickeln ist, Möglichkeiten der weiteren Verwertung nach vorgegebenem Verfahren bestehen. 5 S / Sellentin Z3, Tel:

6 Die Prüfung schließt mit der Entscheidung, dass o eine Reparatur erfolgt und der Gegenstand weiter verwendet wird, o eine Reparatur nicht mehr möglich oder nicht mehr wirtschaftlich ist, der Gegenstand bzw. Teile daraus allerdings für die interne Verwertung verwendet werden können (Reparatur von anderen Gegenständen, Verwertung von Bauteilen/Bestandteilen), o defekte Gegenstände der Entsorgung zugeführt werden müssen, o eine Aussonderung erforderlich ist, weil keine der o.g. Kriterien erfüllt sind. Reparatur und weitere interne Verwendung erfolgen durch die Bedarfsträgerstelle. Die Entsorgung defekter Gegenstände wird ebenfalls durch die Bedarfsträgerstelle eingeleitet und dokumentiert. Stellt die Bedarfsträgerstelle fest, dass ein Vermögensgegenstand verwertet, d.h. ausgesondert werden soll, greift das Verwertungsverfahren. Im Fall einer Aussonderung ist die Dokumentation in einem Aussonderungsvermerk erforderlich. (Muster Anlage 1) Verwertungsverfahren Das Verwertungsverfahren zur Aussonderung von beweglichen Vermögensgegenständen gliedert sich in 3 Schritte, von denen nur im begründeten Ausnahmefall abgewichen werden soll. a) Zoll-Auktion Sofern eine wirtschaftliche Verwertung der Vermögensgegenstände zu erwarten ist, sind diese über die Zoll-Auktion des BMF anzubieten. Eine wirtschaftliche Verwertung ist dann gegeben, wenn der erwartete Verkaufserlös in einem angemessenen Verhältnis zu den entstehenden Kosten und Aufwendungen der Verwertung steht. Dabei sind auch die Kosten und Aufwendungen zu berücksichtigen, die aus der Beachtung des Datenschutzes, des Lizenzrechts, der Veräußerung und weiterer Regelungen entstehen. Führt die Zoll-Auktion zu keinem Ergebnis, erfolgt in Stufe 2 die optionale Abgabe an gemeinnützige Einrichtungen. Sonderfall Software: Die Aussonderung von Software gestaltet sich aufgrund der übertragenen Nutzungsrechte (kein Erwerb von Sacheigentum gem. 929 ff. BGB) komplexer, hier sind zunächst die Lizenzverträge incl. der zugrunde liegenden Geschäftsbedingungen zu prüfen, in denen die Nutzungsbedingungen und die Übertragung an Dritte geregelt sind. Die spezifischen Regelungen des UrhG, hier 69a ff sind dabei zu berücksichtigen 6. Die Prüfung der Lizenzverträge erfolgt in Zusammenarbeit zwischen der Bedarfsträgerstelle und der Vergabestelle. Sofern die Prüfung ergeben hat, dass Lizenzen nicht über Zoll-Auktion an Dritte außerhalb der Bundesverwaltung abgegeben werden dürfen, aber eine Verwertung innerhalb der Bundesverwaltung in Betracht kommt, steht hierfür die Produktbörse im KdB zur Verfügung. Die Zollauktion wird von der Bedarfsträgerstelle durchgeführt. Kann über die Zollauktion keine Abgabe der Gegenstände herbeigeführt werden, erfolgt im zweiten Schritt die kostenfreie Abgabe an gemeinnützige Einrichtungen. 6 vgl / Sellentin Z3, Tel:

7 b) Option: Abgabe an gemeinnützige Einrichtungen Mit dem Aussonderungskonzept nimmt das BIBB die Option zur Abgabe von auszusondernden Vermögensgegenständen an gemeinnützige Einrichtungen wahr. Bei entsprechenden Entscheidungen ist das Mehr-Augenprinzip zu wahren. Die Auswahl gemeinnütziger Einrichtungen kann so z.b. in Zusammenarbeit zwischen der Bedarfsträgerstelle und der Vergabestelle erfolgen. Zur Einleitung des Verfahrens nimmt die Bedarfsträgerstelle Kontakt mit der Vergabestelle auf. Gemeinsam wählen sie mindestens 5 potenzielle Interessenten aus, die per über die Abgabe von auszusondernden Vermögensgegenständen informiert werden. Potenzielle Empfänger sind über die Datenbanken der Bundesarbeitsgemeinschaft Werkstätten für behinderte Menschen und die Rehadat-Datenbank beim Institut der deutschen Wirtschaft zu finden. Darüber hinaus könnte über die Landesverbände der Werkstätten für behinderte Menschen die Informationen weitergeleitet und so potenziellen Interessenten zugeleitet werden. Bei den Oberlandesgerichten können Listen mit gemeinnützigen Einrichtungen abgerufen werden, die Geldzuwendungen aus Bußgeldern erhalten. Auch hieraus können ggf. potenzielle Interessenten ausgewählt werden. Zur Wahrung der Chancengleichheit sollten unterschiedliche Einrichtungen ausgewählt werden, wobei sich die Auswahl auch nach dem abzugebenden Objekt richten kann. Gemeinnützige Einrichtungen: Gemeinnützig sind Einrichtungen, die gem. 52 AO anerkannt sind. Mit Bezug auf den Bildungs- und Forschungskontext des BIBB sollen Einrichtungen ausgewählt werden, die nach Ziffer 1_ die Förderung von Wissenschaft und Forschung; 4_ die Förderung der Jugend- und Altenhilfe; 7_ die Förderung der Erziehung, Volks- und Berufsbildung einschließlich der Studentenhilfe; 9_ die Förderung des Wohlfahrtswesens, insbesondere der Zwecke der amtlich anerkannten Verbände der freien Wohlfahrtspflege ( 23 der Umsatzsteuer- Durchführungsverordnung), ihrer Unterverbände und ihrer angeschlossenen Einrichtungen und Anstalten; 10_ die Förderung der Hilfe für politisch, rassisch oder religiös Verfolgte, für Flüchtlinge, Vertriebene, Aussiedler, Spätaussiedler, Kriegsopfer, Kriegshinterbliebene, Kriegsbeschädigte und Kriegsgefangene, Zivilbeschädigte und Behinderte sowie Hilfe für Opfer von Straftaten; Förderung des Andenkens an Verfolgte, Kriegs- und Katastrophenopfer; Förderung des Suchdienstes für Vermisste; 13_ die Förderung internationaler Gesinnung, der Toleranz auf allen Gebieten der Kultur und des Völkerverständigungsgedankens; 18_ die Förderung der Gleichberechtigung von Frauen und Männern; verfolgen. Die Eignungskriterien werden von der Vergabestelle festgelegt, hier mindestens die staatliche Anerkennung als gemeinnützige Einrichtungen gem. 52 AO. Die im Rahmen der Abgabe zu treffende Ermessensentscheidung ist nachvollziehbar hinsichtlich des Vorliegens der Voraussetzungen - auch für Prüfzwecke der RPrSt und des BRH - zu dokumentieren. Bei gemeinnützigen Einrichtungen kann z.b. die Vorlage eines Freistellungsbescheids zur Voraussetzung gemacht werden mit der Ausrichtung auf einen der o.g. Förderschwerpunkte. Bei der Auswahl potenzieller Begünstigter hat die Vergabestelle einen Beurteilungs- und Ermessenspielraum. Der Grundsatz der Gleichbehandlung ( 97 (2) GWB) verlangt, dass die Auswahlentscheidung auf sachlichen Erwägungen beruht und eine ermessensfehlerfreie Auswahl erfolgt. Die Kriterien zur Auswahl und die Auswahl des Begünstigten sind von der Vergabestelle zu dokumentieren / Sellentin Z3, Tel:

8 Melden sich interessierte Einrichtungen innerhalb der gesetzten Frist (3 Wochen), entscheiden die Bedarfsträgerstelle und die Vergabestelle, wer die Vermögenswerte erhalten soll. Die Entscheidung und die zugrunde gelegten Kriterien sind zu dokumentieren.(muster Textbaustein 3) Hierzu können u.a. folgende Kriterien herangezogen werden: Die beabsichtigte Anschlussnutzung, die Vorrang vor der Entsorgung haben soll, Beispiel: PC Nutzung für Ausbildungszwecke soll Vorrang haben vor Entsorgung/Verwertung Regionale Gesichtspunkte, da die kostenfreie Abholung durch den Empfänger vorausgesetzt wird. Unter dem Gesichtspunkt, dass die Entsorgung durch das BIBB mit zusätzlichem Aufwand und Kosten verbunden ist, kann die bevorzugte Berücksichtigung regionaler Interessenten - die hier ggf. vermutet werden könnte - in Betracht gezogen werden, da der wirtschaftliche Vorteil für den Begünstigten und das BIBB höher zu gewichten ist, als die Gewährleistung der Chancengleichheit. Aufwendige Transporte erhöhen das Risiko, Gegenstände nicht abgeben zu können und im Abschluss für das BIBB zusätzliche Kosten für die Entsorgung zu verursachen. Teil- oder Gesamtabgabe von Gegenständen Mit der Interessenbekundung weisen die Interessenten ihre formale Eignung nach, d.h. die Anerkennung als gemeinnützige Einrichtung nach 52 (2) Ziff. 1, 4, 7, 9, 10, 13, 18 AO und erklären zu welchem Zweck die Gegenstände verwendet werden sollen, dass die Gegenstände vom Empfänger kostenfrei abgeholt werden, den Haftungsausschluss mit Gefahrübergang. Die Vergabestelle / Bedarfsträgerstelle kann mit dem Empfänger der Gegenstände eine Vereinbarung abschließen, in der - soweit erforderlich - Detailfragen geregelt werden (z.b. Beschreibung der Gegenstände, Abholung, Gefahrübergang, Haftung) (Muster s. Anlage 4). Bei der Übergabe der Gegenstände ist von der Bedarfsträgerstelle ein Übergabeprotokoll zu erstellen (Muster s. Anhang 5). Kann über die Option zur Abgabe an gemeinnützige Einrichtungen keine Abgabe der Vermögensgegenstände herbeigeführt werden, erfolgt im dritten Schritt die kostenpflichtige Entsorgung. c) Entsorgung Bestehen zwischen der Behörde und dem Lieferanten bzw. Auftragnehmer keine vertraglichen Regelungen zur Rücknahme der Gegenstände, sind diese einem Entsorgungsfachbetrieb bzw. dem Hersteller zur fachgerechten Entsorgung anzubieten. Bei der Auswahl des Entsorgungsfachbetriebes sind die abfallrechtlichen und vergaberechtlichen Vorschriften zu berücksichtigen. Wenn eine Abgabe an Entsorgungsfachbetriebe erfolgt, sollte im Sinne einer nachhaltigen Nutzung von Rohstoffen auch die Recyclingquote solcher Betriebe in geeigneter Form Berücksichtigung finden. Bei der Auftragsvergabe sollen soziale Kriterien wie z.b. 141 SGB IX Vergabe von Aufträgen durch die öffentliche Hand und 3 (5) j VOL/A Vergabe an Werkstätten für Menschen mit Behinderungen bevorzugt berücksichtigt werden (vgl. RL für die Berücksichtigung von Werkstätten für Behinderte und Blindenwerkstätten, Seite 2) 7. 7 vgl. ufassung%20richtlinie.pdf? blob=publicationfile&v= / Sellentin Z3, Tel:

9 Sonderregelungen Sicherheitsrelevante Ausnahmen Zur angemessenen Berücksichtigung von Aspekten des Datenschutzes und der IT-Sicherheit sind spezifische Regelungen erforderlich, mit denen für sensible Bereiche abweichende Einzellösungen ermöglicht werden. Die Entscheidung über vorliegende Ausnahmetatbestände trifft die/der Datenschutzbeauftragte bzw. die/der IT-Sicherheitsbeauftragte. Dazu setzt sich die Bedarfsträgerstelle mit den verantwortlichen Beauftragten in Verbindung, um den Sachverhalt und die erforderlichen Maßnahmen zu prüfen, abzustimmen und eine angemessene Lösung herbeizuführen. Löschung von Daten und Vernichtung von Datenträgern Sollen IT Komponenten ausgesondert werden, die Datenträger enthalten (z.b. AP-PCs, MFG, etc.), sind diese vor der Aussonderung so zu löschen, dass sie nachträglich auch nicht durch spezielle Software lesbar wiederhergestellt und missbräuchlich verwendet werden können. Ist eine sichere Löschung nicht möglich, sind die betreffenden Datenträger sicher zu vernichten, sofern dem keine rechtlichen Auflagen Dritter entgegenstehen. Für die sichere Löschung und Vernichtung von Datenträgern wird auf die Anforderungen im IT-Grundschutz-Katalog verwiesen. Die spezifischen Regelungen für VS-Sachen ( 28 (5), 37 und 41 (4) VSA) sind zu berücksichtigen. Ausgesonderte Gegenstände sind aus dem Inventarverzeichnis auszutragen / Sellentin Z3, Tel:

10 4.2 Graphische Prozessdarstellung Meldung an den Bedarfsträger, dass ein Gegenstand defekt ist oder nicht mehr benötigt wird. Der Bedarfsträger prüft die Möglichkeiten zur Reparatur und weiteren Nutzung. Aussonderungsvermerk Reparatur Verwertungsverfahren Weitere Nutzung im Haus Sicherheitsrelevante Sonderlösungen Beteiligung IT-SIBE / DSB Datenträger a) Zollauktion bzw. KdB Produktbörse für Software Dokumentation Zollauktion Defekt b) Abgabe an gemeinnützige Einrichtungen Beteiligung Z 3 Vergabestelle Dokumentation Abgabe c) Entsorgung Dokumentation Entsorgung Aussonderung Prozess Alternativer Prozess Dokument Ende / Sellentin Z3, Tel:

11 5. Anhang - Muster Aussonderungsvermerk Bedarfsträger (Z 4 / Z 5) Der Bedarfsträgerstelle wurde am gemeldet, dass folgender Gegenstand / folgende Gegenstände o o o o nicht mehr wirtschaftlich genutzt werden kann/können defekt ist/sind nicht mehr den Anforderungen entspricht/entsprechen nicht mehr benötigt wird/werden. Die Bedarfsträgerstelle hat durch die Unterzeichner geprüft und festgestellt, dass der Gegenstand / die Gegenstände o nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten tatsächlich nicht mehr genutzt werden können, also bspw. die Kosten der Lagerung zu hoch sind, bzw. den Wert des Vermögensgegenstandes übersteigen, o nicht mehr wirtschaftlich instandgesetzt oder ertüchtigt werden können, also eine Ersatzbeschaffung günstiger ist, als eine Reparatur etc., o den ergonomischen, rechtlichen Erfordernissen oder Sicherheitsanforderungen nicht mehr entsprechen oder o den festgelegten Bedarf übersteigen und eine weitere Verwendung nicht absehbar ist. Die o.g. Gegenstände sind o der Zollauktion zuzuführen o zu verschrotten / entsorgen Bei der Aussonderung der o.g. Gegenstände sind folgende Besonderheiten zu berücksichtigen: o Sicherheitsrelevant (enthalten Datenträger, ) Beteiligung IT SIBE/DSB o Enthalten Gefahrstoffe o Besondere Entsorgungsvorschriften sind zu berücksichtigen (Abfallrecht, ) o Besondere Rechtsvorschriften sind zu berücksichtigen (Lizenzrecht, ) Unterschrift Bedarfsträger Unterschrift Bedarfsträger / Sellentin Z3, Tel:

12 Textbausteine Interessenbekundung und Abgabevermerk an gemeinnützige Einrichtungen Die Interessenbekundung gemeinnütziger Einrichtungen sollte mindestens folgende Angaben enthalten: Wir haben Interesse an folgenden Gegenständen: Unsere Einrichtung ist als gemeinnützig anerkannt nach Wir beabsichtigen die Gegenstände wie folgt einzusetzen Wir werden die Gegenstände kostenfrei im BIBB, Robert-Schuman-Platz 3, Bonn abholen. Wir erkennen die AGB des BIBB an. Mit Gefahrübergang wird jegliche Haftung des BIBB ausgeschlossen. Schadensersatzansprüche gegenüber dem BIBB sind ausgeschlossen. Der Vermerk über die Abgabe von Vermögensgegenständen an gemeinnützige Einrichtungen sollte mindestens folgende Angaben enthalten: Vermerk über die Abgabe von Vermögensgegenständen an gemeinnützige Einrichtungen Im Rahmen des Verwertungsverfahrens konnte über die Zollauktion kein Erfolg herbeigeführt werden. Zur Abgabe an gemeinnützige Einrichtungen wurden daher am (Datum) folgende Einrichtungen informiert: In diesem Verfahren werden folgende Auswahlkriterien festgelegt: Bis zum (Datum) sind folgende Interessenbekundungen eingegangen Die Gegenstände werden abgegeben an Kriterien für die Entscheidung: / Sellentin Z3, Tel:

13 Muster Überlassungsvertrag Überlassungsvertrag zwischen dem Bundesinstitut für Berufsbildung vertreten durch den Präsidenten Robert-Schuman-Platz 3, Bonn und im Folgenden: BIBB im Folgenden: Empfänger 1 Das BIBB überlässt dem Empfänger die folgenden Gegenstände: Sollte sich die Beschaffenheit oder Anzahl der Überlassungsgegenstände aus einem vom BIBB nicht zu vertretenden Grund verändern oder verringern, verändert oder reduziert sich entsprechend die Abgabeverpflichtung. 2 (1) Der Empfänger erhält die o.g. Gegenstände kostenfrei zur Nutzung im Rahmen von. (2) Der Empfänger holt die Überlassungsgegenstände nach rechtzeitiger, vorheriger Abstimmung mit dem BIBB (Bedarfsträgerstelle Z 4 / Z 5) auf eigene Kosten im BIBB/Lagerraum ab. Der Empfänger verpflichtet sich, die Abholung bis spätestens durchgeführt zu haben. 3 Der Empfänger wird mit der Entgegennahme der Überlassungsgegenstände deren Eigentümer. Die Gegenstände gehen in das Eigentum des Empfängers über in Beschaffenheit und Anzahl wie besichtigt. 4 Die Überlassung der Gegenstände erfolgt unter Ausschluss von Mängelansprüchen. 5 Die sonstige Haftung des BIBB, seiner gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen werden auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. 6 Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Gerichtsstand ist Bonn. 7 Bonn, (Name) Bundesinstitut für Berufsbildung.,. (Name) Empfänger / Sellentin Z3, Tel:

14 Muster Übergabeprotokoll Bundesinstitut für Berufsbildung Z 4 / Z 5 Bedarfsträgerstelle Bonn, Abgabe / Entsorgung von Vermögensgegenständen Am wurden folgende Vermögensgegenstände an die u.a. Firma - zur Entsorgung (bei Bedarf streichen) - abgegeben: Firma Name Straße PLZ und Ort Lfd.Nr.: Bezeichnung des Gegenstandes Stückzahl BIBB Inventar-Nr.: Abfallschlüssel gem. AVV Unterschrift Bedarfsträger Unterschrift Bedarfsträger Vfg. 1.) Mitarbeiter in Kopie 2.) Inventarisierung m. d. B. um Ein-/Austragung in der Materialkartei/-datei 3.) Bedarfsträgerstelle m.d.b. z. w. VW und z. K / Sellentin Z3, Tel: