SOFtwarE-LiZENZ-aUDit UND LiZENZMaNagEMENt

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1 PraXiSSEMiNar 22. bis 23. September 2015, Köln 18. bis 19. November 2015, München SOFtwarE-LiZENZ-aUDit UND LiZENZMaNagEMENt Mit rechts- und informationssicherheit fit für Lizenz-audits top-themen des Seminars Prävention durch Lizenzmanagement, lizenzrechtliche Rahmenbedingungen Zulässigkeit der Lizenzierungsmodelle, Gebrauchtsoftware anspruch der Hersteller auf Software-Lizenz-Audits Durchführung und ablauf des Lizenz-Audits Einsatz von spezieller audit-software, Zulässigkeit der Kontrollen Anforderungen aus Datenschutz, geheimschutz und it-sicherheit Kostentragung und Nachlizenzierungen Haftungsrisiken für Verantwortliche, Manager und Unternehmen risikomanagement und Compliance + Erfahrungsberichte aus der Unternehmenspraxis + Checklisten, Musterformulierungen und gestaltungstipps IT-Recht- Fortbildung gemäß 15 FAO

2 EUROFORUM PRAXISSEMINAR Ein Software-Lizenz-audit droht Welche Software läuft auf welchen Systemen? Wie viele Lizenzen werden aktiv genutzt? Wie bereiten Sie sich optimal auf Software-Lizenz-Audits vor? Die Auditoren der Softwareanbieter sind für die nächste Prüfung bei Ihnen bestens gerüstet. Sind Sie es auch? Software-Lizenz-Audits werden in Zukunft weiter zunehmen. Mit einem professionellen Software-Lizenzmanagement stellen Sie sich präventiv auf bevorstehende Audits ein. Angemessene Prozesse und Technologien ermöglichen den Wandel von einem reaktiven zu einem proaktiven Lizenzmanagement. Mit diesem Praxisseminar begleiten wir Sie auf Ihrem Weg. was dieses Seminar von anderen unterscheidet: Unsere Experten geben Ihnen konkrete Empfehlungen zur Umsetzung in Ihrer täglichen Praxis! Gestaltungstipps und Musterformulierungen zur Vertragsgestaltung Beispielklauseln aus Lizenzverträgen Checklisten, Do s & Dont s für die praktische Umsetzung Erfahrungsberichte aus mittelständischer und Konzern-IT Für Sie haben wir dieses Seminar konzipiert Verantwortliche in Unternehmen und Behörden für Beschaffung, Einsatz und Verwaltung von Software: Lizenzmanager, IT-Leiter, IT-Sicherheitsbeauftragte, IT-Verantwortliche, IT-Einkäufer, Datenschutzbeauftragte, Juristen aus Rechtsabteilungen, Rechtsanwälte, Geschäfts- und Behördenleiter, Compliance-Beauftragte und Revisoren Erster Seminartag Seminarleiter ra Horst Speichert Lizenzmanagement als Prozess Assetmanagement für Software und Hardware Standards für Software-Asset-Management (SAM): ISO 19770, ITIL Aufgaben eines Lizenzmanagers Inventarisierung/Bilanzierung vorhandener Software + Lizenzen Einsatz von technischen Vermessungstools IT-Compliance als Prozess, Compliance-Check Beweisproblematik: Lizenznachweis, Beweislast Verwahrung und Einscannen der Belege Lizenzrechtliche rahmenbedingungen Wartungsverträge für Hardware, Pflegeverträge für Software Berücksichtigung von Updates, Upgrades, Releasewechsel Über- und Unterlizenzierung Wirksamkeit von Lizenzbedingungen, insbesondere AGB-Kontrolle Gebrauchtsoftware, UsedSoft, aktuelle Rechtsprechung des EuGH und BGH Sonderfall Open Source Software LiVE DEMO Lizenzmanagement-tool im Praxiseinsatz Vorstellung eines konkreten Lizenzmanagement-Tools im praktischen Einsatz Wichtige Funktionalitäten zur Bestandsprüfung, Inventarisierung, Gegenüberstellung und Bilanzierung vorhandener Software und Lizenzen PraXiSBEriCHt Software Lizenzmanagement als teil des (it)-einkaufs Herausforderungen und Potentiale Organisatorische Integration Erfolgsfaktoren des Lizenzmanagements Zusammenspiel zentrales Lizenzmanagement und technische Produktverantwortung Lessons learned tim Pautzke, Referent IT-Lizenzmanagement, Amprion GmbH

3 Lizenzierungsmodelle der Softwarehersteller Zulässigkeit Einzelplatz-, Netzwerk-, Pauschal-, Volumenlizenzen etc. Cloudbasierte Software, SaaS-Modelle, mietvertragliche Konstellationen CPU-Klauseln, Upgrade-Klauseln Site-, Gebäude- und Installationslizenzen Microsoft-Lizenzierung, CAL-Lizenzen SaM-Projekte von Microsoft: konkretes Praxisbeispiel, ablauf + risiken Oracle-Lizenzierung, PVU-Lizenzierung von IBM Floating-Lizenzen (Concurrent-User-Lizenzen), Named-User-Lizenzen Softwarelizenz-audits anspruch der Softwarehersteller? Gesetzliche Auskunfts- und Auditansprüche der Softwarehersteller/Lizenzgeber Vertragliche Auditansprüche und Prüfungsrechte Mitwirkungspflichten der Lizenznehmer Umgang mit gängigen auditklauseln in der Praxis Beispielklauseln der Hersteller, AGB-rechtliche Zulässigkeit Gestaltung eigener Auditklauseln (Musterformulierungen), vertragliche Einbeziehung Taktische Vorgehensweise (Verweigerungshaltung vs. Kooperation) Am Ende des ersten Seminartages laden wir Sie herzlich zu einem gemeinsamen Umtrunk ein. Nutzen Sie die Gelegenheit zum informellen Austausch in entspannter Atmosphäre. Zweiter Seminartag Seminarleiter ra Horst Speichert Durchführung und ablauf von Softwarelizenz-audits Dritte als Auditoren, z.b. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, mögliche Interessenskollision Sachverhaltsfeststellung, Bestandsaufnahme Fragebogen zur Selbstprüfung, konkretes Praxisbeispiel Vorbesprechung mit dem Auditor, Begehung im Unternehmen Lizenzübersicht des Auditors, Abgleich mit Lizenzübersicht beim Lizenzgeber Abschlussvereinbarung mit Lizenzgeber Einigung über festgestellte Fehl-/Unterlizenzierungen Vergleich durch schriftliche Zusatzvereinbarung, konkretes Praxisbeispiel Kostentragung, Nachlizenzierungen AGB-Wirksamkeit der Vergütungsregelungen für Nachlizenzierungen Anwendbarkeit von Rabatten, Großkundentarifen etc. Erstattung der Kosten von Lizenzgeber/Lizenznehmer PraXiSBEriCHt Lizenzaudits im betrieblichen alltag Audits der letzten Jahre Ablauf verschiedener Audits heute (im Detail) und Veränderung im Lauf der letzten Jahre Kommunikation mit Anbietern (Was tun was nicht, welche Daten herausgeben welche nicht?) Erfahrungen mit Gebrauchtsoftware ralf Durst, Head of IT, DÜRR DENTAL AG Datenschutzfragen bei Softwarelizenz-audits/ Lizenzkontrolle Zugriff des externen Auditors auf die eigenen IT-Systeme Einsatz von spezieller Audit-Software, Vorsicht Falle! Selbstkontrolle behalten Funktionsweise der Audit-Software von Wirtschaftsprüfern, konkretes Praxisbeispiel Taktische Abhilfe: Selbsterzeugte Auditdaten, Einsatz eigener Tools Monitoring der Mitarbeiter, Nutzungsüberwachung, Verhaltenskontrollen: datenschutzrechtliche Zulässigkeit Kontrollen als Organisationspflicht, Vorgaben des Geheimschutzes, Problemfall Privatnutzung (Fernmeldegeheimnis) und Berufsgeheimnisse Lizenzaudit als Auftragsdatenverarbeitung? Datenschutz als Abwehrstrategie gegen Software- Lizenzaudits Mitbestimmung des Betriebsrats, Gestaltung durch Betriebsvereinbarungen Haftungsfragen und risikomanagement bei Lizenzverstößen Rechtsfolgen von Lizenzverstößen: Abmahnung, Schadensersatz, Strafbarkeit Zumutbare Prüfungs- und Organisationspflichten aktuelle rechtsprechung: Pflicht zum Compliance- Management, LG München Unternehmenshaftung, Störerhaftung für Urheberrechtsverstöße Gesetzliche Regelungen zum Risikomanagement Lizenzmanagement als Teil der Internen Kontrollsysteme (IKS) Haftung der verantwortlichen Mitarbeiter und Manager

4 IHR EXPERTENTEAM SEMiNarLEitEr RA Horst Speichert ist seit 15 Jahren als Rechtsanwalt spezialisiert auf Lizenzrecht, IT-Recht und Datenschutz. Schwerpunkt in der Anwaltspraxis ist die Gestaltung von IT- Verträgen, IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzepten. Er ist Lehrbeauftragter für Informationsrecht und internationales Vertragsrecht an der Universität Stuttgart und Autor des Fachbuches Praxis des IT-Rechts (2. Auflage, Vieweg-Verlag). Horst Speichert verfügt über umfangreiches Fachwissen aus seiner langjährigen Tätigkeit als Referent, Seminarleiter und externer Datenschutzbeauftragter. PraXiSPartNEr Tim Pautzke ist Referent für IT-Lizenzmanagement bei der Amprion GmbH in Dortmund. Nach seinem Studium der Wirtschaftsinformatik begann er seine Tätigkeit bei der WestLB AG, jetzt Portigon AG. Dort war er über 15 Jahre im strategischen IT-Einkauf und Lizenzmanagement tätig und clusterverantwortlich für die Warengruppen im Umfeld Software, Mobile Services und IT-Outsourcing sowie für das globale Lizenzmanagement. Seit 2004 ist er Mitglied des Regionsvorstands Düsseldorf/Mittlerer Niederrhein des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) e.v.. Darüber hinaus leitet er den BME Arbeitskreis Lizenzmanagement. Ralf Durst ist Head of IT der DÜRR DENTAL AG in Bietigheim- Bissingen. Nach Stationen als Bereichsleiter für internationale Projekte und als Geschäftsführer eines Planungs- und Systemhauses, ist er heute für die gesamte IT und TK der Unternehmensgruppe verantwortlich.

5 Zeitrahmen des Seminars Erster Tag 9.00 Empfang mit Kaffee und Tee, Ausgabe der Tagungsunterlagen 9.30 Seminarbeginn Gemeinsames Mittagessen Ende des ersten Seminartages Zweiter Tag 8.30 Empfang mit Kaffee und Tee 9.00 Seminarbeginn Gemeinsames Mittagessen Ende des Seminars Am Vor- und Nachmittag sind flexible Kaffeepausen vorgesehen. Um Ihren Fragen und Diskussionen möglichst viel Freiraum zu geben, kann die Abfolge der Themenblöcke vor Ort variieren. Was zeichnet ein erfolgreiches Lizenzmanagement heute und in der Zukunft aus? Lesen Sie vorab Statements unserer Referenten im Interview. Weiterbildung individuell gestalten Buchen Sie unsere Konferenzen und Seminare auch als Inhouse-Programm. Wir beraten Sie gerne. Tanja Börner (Leiterin Inhouse Academy) Telefon: 02 11/

6 ihr persönlicher anmeldecode EUROFORUM PRAXISSEMINAR SOFtwarE-LiZENZ-aUDit UND LiZENZMaNagEMENt Mit rechts- und informationssicherheit fit für Lizenz-audits Telefon: +49 (0) Praxisseminar P bis 23. September 2015, Ameron Hotel Regent Köln Praxisseminar P bis 19. November 2015, angelo Hotel Munich Westpark ihr PLUS Sie können jederzeit ohne zusätzliche Kosten einen Ersatzteilnehmer benennen. Im Preis sind ausführliche Tagungsunterlagen enthalten. ihr tagungshotel Ameron Hotel Regent Melatengürtel 15, Köln Telefon: +49 (0) PREIS 1.999, * * p.p. zzgl. MwSt. INFOLINE +49 (0) Haben Sie Fragen zu dieser Veranstaltung? Wir helfen Ihnen gerne weiter. KUNDENBEratUNg UND anmeldung Petra Großmann-Schmitz, Kundenberatung/Vertrieb anmeldung@euroforum.com inhalt UND KONZEPtiON Frederic Bleck, Senior-Konferenz-Manager, frederic.bleck@euroforum.com Unsere ausführlichenteilnahmebedingungen finden sie unter: agb angelo Hotel Munich Westpark Albert-Roßhaupter-Straße München Telefon: +49 (0) Im Tagungs hotel steht Ihnen ein be grenz tes Zimmer kon tingent zum er mäßigten Preis zur Verfü gung. Bitte nehmen Sie die Zimmerreservierung direkt im Hotel unter dem Stichwort EUROFORUM-Veranstaltung vor. Am Abend des ersten Veranstaltungstages lädt Sie das Hotel Ameron Hotel Regent bzw. angelo Hotel Munich Westpark herzlich zu einem Umtrunk ein. Abonnieren Sie den monatlichen Newsletter und erhalten aktuelle und interessante Informationen zu IT-Themen. DatENSCHUtZiNFOrMatiON. Die EUROFORUM Deutschland SE verwendet die im Rahmen der Bestellung und Nutzung unseres Angebotes erhobenen Daten in den geltenden rechtlichen Grenzen zum Zweck der Durchführung unserer Leistungen und um Ihnen posta lisch Informationen über weitere Angebote von uns sowie unseren Partner- oder Konzernunternehmen zukommen zu lassen. Wenn Sie unser Kunde sind, informieren wir Sie außerdem in den geltenden rechtlichen Grenzen per über unsere Angebote, die den vorher von Ihnen genutzten Leistungen ähnlich sind. Soweit im Rahmen der Verwendung der Daten eine Übermittlung in Länder ohne angemessenes Datenschutz niveau erfolgt, schaffen wir ausreichende Garantien zum Schutz der Daten. Außerdem verwenden wir Ihre Daten, soweit Sie uns hierfür eine Einwilligung erteilt haben. Sie können der Nutzung Ihrer Daten für Zwecke der Werbung oder der Ansprache per oder Telefax jederzeit gegenüber der EUROFORUM Deutschland SE, Postfach , Düsseldorf widersprechen.