Programm zur Fortbildung der Sekretärinnen und Sekretäre an der Friedrich-Schiller-Universität Jena

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1 Programm zur Fortbildung der Sekretärinnen und Sekretäre an der Friedrich-Schiller-Universität Jena September 2012 bis Juli 2014

2 Entfalten Sie Ihr Potenzial!

3 Das Projekt ProSekU Programm zur Fortbildung der Sekretärinnen und Sekretäre an der Friedrich-Schiller-Universität Jena Liebe Kolleginnen und Kollegen, die Arbeitswelt an unserer Universität ist spannend und unterliegt einem permanenten Wandel. Sie sehen sich veränderten und komplexeren Anforderungen im täglichen Arbeitsalltag gegenüber. Vor diesem Hintergrund ist es uns ein Anliegen, Sie bei den gegenwärtigen und zukünftigen Herausforderungen zu unterstützen und ein tragfähiges Netz zwischen Ihnen zu knüpfen. Die Idee ist im Jahre 2010 entstanden. In Zusammenarbeit mit dem Lehrstuhl für Arbeits-, Betriebs- und Organisationspsychologie unter der Leitung von Herrn Prof. Dr. Trimpop wurden Sie nach Ihrem Fortbildungsbedarf gefragt. Auf diesen Erkenntnissen aufbauend haben wir ein breitgefächertes Weiterbildungsangebot mit speziell auf Ihre Bedürfnisse und Wünsche zugeschnittenen Schwerpunkten zusammengestellt. Wertvolle Erfahrungen und Hinweise brachte zudem das Sekretärinnen-Netzwerk ein. Finanziell unterstützt werden wir hierbei vom Programm weiter bilden des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales und des Europäischen Sozialfonds. Das Programm gliedert sich in verbindliche Basismodule und optionale e. Umrahmt und begleitet wird das Programm von Wissensmanagement-Workshops, welche den Wissenstransfer ermöglichen sollen. Das Angebot ist nicht allein auf die Vermittlung fachlichen Wissens begrenzt. Vielmehr ist es darauf ausgerichtet, auch Ihre methodischen und persönlichen Kompetenzen zu stärken. In diesem Umfang ist das Fortbildungsprogramm ProSekU vermutlich ein Novum an deutschen Universitäten. Nutzen Sie die Veranstaltungen auch als Impuls zum gegenseitigen Austausch und der Vernetzung untereinander sowie für Ihre berufliche und persönliche Entwicklung. Das Programm steht unter der Maxime Entfalten Sie Ihr Potenzial ein Anstoß und ein Angebot zugleich. Der Schmetterling steht hierbei als Sinnbild für Entwicklung, Entfaltung und Vielfältigkeit. Strecken Sie Ihre Fühler aus! Allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern wünsche ich interessante und gewinnbringende Veranstaltungen sowie gutes Gelingen bei der Umsetzung in Ihrem jeweiligen Arbeitsbereich. Dr. Klaus Bartholmé Kanzler 2 3

4 Organisatorisches Liebe Kolleginnen und Kollegen, die Mitarbeiterinnen des Personaldezernats / Sachgebiet Fortbildung freuen sich, Ihnen ein umfangreiches Fortbildungsangebot gefördert im Rahmen des Programmes weiter bilden durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und den Europäischen Sozialfonds anbieten zu können. Mit viel Engagement haben wir die Vorbereitungen getroffen und wünschen uns, dass Sie sich mit einer gehörigen Portion Neugier auf das Programm einlassen. Was erwartet Sie? Es werden vier Basismodule und verschiedene e aus unterschiedlichen Kompetenz- und Handlungsfeldern rund um die Aufgaben in den Sekretariaten angeboten. Die verschiedenen Module sind in der Broschüre unterschiedlich gekennzeichnet und durch die verschiedenen Symbole optisch zuordenbar. Das Programm ist so aufgebaut, dass alle Teilnehmerinnen und Teil nehmer alle Basismodule besuchen sollten und sich je nach Bedarf und Interesse Veranstaltungen aus den en zusammenstellen können. Haben Sie alle Basismodule und mindestens vier e besucht, erhalten Sie ein hochschulinternes Zertifikat. Die Anmeldung für die einzelnen Seminare erfolgt über das Portal Friedolin. Dort erfahren Sie auch die Räume und Zeiten. Friedolin-Pfad: p Vorlesungsverzeichnis p Veranstaltungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter p Angebote Dezernat 5 p ProSekU Fortbildungsprogramm für Sekre - tärinnen und Sekretäre Freuen Sie sich auf Weiterbilden im Schloss, denn als besonderes Highlight haben wir für die Veranstaltungen, die den ganzen Tag in Anspruch nehmen, die Räume im Alten Schloss Dornburg reserviert (kleiner Imbiss vor Ort). In diesem schönen Ambiente wird der Erfahrungsaustausch bestimmt ein Erfolg. Zum Schloss bringt Sie ein Shuttle-Service. Die halbtätigen Seminare werden in Räumen der Universität in Jena durchgeführt und sind versprochen nicht weniger interessant. Die Teilnahme an den Seminaren zählt als Arbeitszeit. Ihre Vorgesetzten haben wir darüber informiert und sie gebeten, Sie nachdrücklich in Ihrem Weiterbildungsvorhaben zu unterstützen. Das Programm wird sich bis zum Jahr 2014 erstrecken. Damit wir gut in Kontakt bleiben und Sie sich jederzeit über Neuigkeiten, Änderungen und Aktualisierungen informieren können, werden wir bemüht sein, Sie stets auf dem Laufenden zu halten unter: Sollte es Hinweise, Wünsche oder Kritik geben, können Sie sich gern an uns wenden: Ingrid Weyrauch ingrid.weyrauch@uni-jena.de Christel Fenk christel.fenk@uni-jena.de Katharina Weise katharina.weise@uni-jena.de Karin Bredemeyer karin.bredemeyer@uni-jena.de 4 5

5 Veranstaltungsübersicht Dauer Gruppen 2012 Gruppen 2013 Gruppen 2014 Ort Seite Basismodul Kennziffer Basismodul Kennziffer Dauer Gruppen 2012 Gruppen 2013 Gruppen 2014 Ort Seite 9 Aufgaben- und Arbeitsplatz organisation + FK1 1 8 h Dornburg 10 Rechnungswesen an der FSU + FK2 1 4 h 2 2 Jena 12 Umstieg auf Outlook 2010 FK3 1 4 h 2 Jena 14 kompetenz 39 Netzwerkbildung / Wissenssicherung + MK1 6 8 h Dornburg 40 Stressmanagement MK2 1 8 h 2 Dornburg 42 Projekttheorie MK3 1 8 h Dornburg 44 Umstieg auf Word 2010 FK4 2 4 h Jena 16 Umstieg auf Excel 2010 FK5 2 4 h Jena 18 Umstieg auf PowerPoint 2010 FK6 1 4 h 2 Jena 20 Telefontraining FK7 1 8 h 2 Dornburg 22 Grundlagen der kaufm. Buch führung FK8 1 8 h Dornburg 24 Englisch schriftliche Bürokommunikation FK9 1 4 h Englisch Kommunikation im Büroalltag FK h Jena Jena 28 Reisemanagement FK h 2 2 Dornburg 30 Basismodul Kennziffer Soziale Kompetenz 47 Grundlagen der Kommunikation + SK1 2 8 h Dornburg 48 Konfliktmanagement SK2 2 8 h 2 Dornburg 50 Dauer Gruppen 2012 Gruppen 2013 Gruppen 2014 Ort Seite Tagungsorganisation FK h Dornburg 32 Drittmittel-Projektmanagement-Wissen FK h 2 Jena 34 Basiswissen Personal FK h Jena

6 Basismodule: Aufgaben- und Arbeitsplatz organisation Rechnungswesen an der FSU e: Umstieg auf Outlook Umstieg auf Word Umstieg auf Excel Umstieg auf PowerPoint Telefontraining Grundlagen der kaufmännischen Buchführung Englisch schriftliche Bürokommunikation Englisch Kommunikation im Büroalltag Reisemanagement Tagungsorganisation Drittmittel-Projektmanagement-Wissen Basiswissen Personal

7 Aufgaben- und Arbeitsplatzorganisation Basismodul FK1 Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erfahren praxis nah und motivierend, wie sie ihren komplexen Büroalltag erleichtern, die täglich neuen Herausforderungen und Aufgabenstellungen souverän meistern, eventuelle Probleme überwinden und ihre erreichen. Zeit- und Selbstmanagement Was ist Zeit- und Selbstmanagement? Denken Sie auf Papier nutzen Sie Hilfsmittel Verschiedene Analysen Maßnahmen planen, Prioritäten setzen, Planung realisieren Nachbereitung / Kontrolle Informationsbearbeitung Informationsfluss-System, vom Aktenstau zum Aktenfluss Ablagesysteme, Wiedervorlage rationell und transparent Für den Chef optimal und kreativ vorbereiten! Unterlagen zum richtigen Zeitpunkt Post, mit System erledigen Vernetzung am Arbeitsplatz Terminplanung und Überwachung Checkliste Mein Arbeitsplatz Atmosphäre und Gestaltung Gesundheits- und ergonomische Aspekte Fettnäpfchen im Büro Meine Not-Utensilien Diskretion und Datenschutz Workshops mit aktiver Ein beziehung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Wissens vermittlung, Diskussion, Einzel- und Gruppenarbeit, Kreativitäts-, Problemlösungs- und Moderationsmethoden, Übungen, Rollenspiele, Feedback Dozentin Ulrike Pelikan coaching & communication, Trainerin für Persönlichkeitsentwicklung und Kommunikation, Idstein im Taunus Großes Erfahrungsspektrum in den Bereichen Sekretariat / Assistenz, Informationstechnik, Selbst- und Zeitmanagement, Kommunikation. Seit 1990 selbstständige Trainerin Dauer: 8 Stunden 7 Gruppen mit jeweils maximal 15 Personen Gruppe 1: ein Termin in 2012 Gruppe 2: ein Termin in 2012 Gruppe 3: ein Termin in 2013 Gruppe 4: ein Termin in 2013 Gruppe 5: ein Termin in 2013 Gruppe 6: ein Termin in 2014 Gruppe 7: ein Termin in 2014 Weiterbilden im Schloss Ort: Altes Schloss Dornburg 10 11

8 Rechnungswesen an der FSU Basismodul FK2 Die Universität stellt um! Der Übergang von Kameralistik zu Doppik. Als Schaltstelle des Institutes / Lehrstuhls sind Sie bereits mittendrin oder am Rande dabei? Eine erfahrene Kollegin (oder ein Kollege) aus dem Finanzdezernat erläutert neue, Handlungsabläufe und Hintergründe des kaufmännischen Rechnungswesens. Welche Fragen haben sich aus den bereits durchgeführten Schulungen ergeben? konkrete Beispiele aus dem aktuellen Arbeitsalltag Referenten Ihre Referenten sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FSU, die mitten im Prozess stehen sowie Ansprechpartner in den operativen Prozessen sind. Dauer: 4 Stunden 2 Gruppen mit jeweils maximal 50 Personen Gruppe 1: ein Termin in 2013 Gruppe 2: ein Termin in 2013 Ort: Jena Handbuch für Externe unter Nutzung einer Wiki-Plattform mit Informationen, Hinweisen, Mustern und Hilfestellungen sowie verbindlichen Regelungen für alltägliche Themen mit Bezug zum Rechnungswesen Beschaffung von Lieferungen und Leistungen mit zentralisierter Bestellauslösung Umsetzung eines zentralen Rechnungseingangs zentraler Rechnungsausgang nach dezentraler Rechnungserstellung Standardisierung in der Projektverwaltung mit Stärkung der Eigenverantwortung der Projektleiter Schritte auf dem Weg zur papierlosen Prozessgestaltung 12 13

9 Umstieg auf Outlook 2010 FK3 Bereits seit langem geht der Funktionsumfang von Microsoft Outlook 2010 weit über das bloße Senden und Empfangen von s hinaus. Mit der Version 2010 sind noch einmal neue Möglichkeiten hinzugekommen, und viele Elemente wurden überarbeitet und neu strukturiert. Im Rahmen des Kompaktseminars lernen Sie diese Funktionen kennen und erfahren, wie Sie Outlook noch effektiver in der täglichen Arbeit einsetzen können. In diesem Seminar wird Ihnen der Umgang mit der neuen Benutzeroberfläche von Outlook 2010 erläutert. Sie erfahren, an welcher Stelle der neuen Benutzeroberfläche sich bekannte Funktionen befinden, und wo neue und verbesserte Möglichkeiten hinzugekommen sind. Im weiteren Verlauf wird Ihnen gezeigt, wie die Organisation und Verwaltung von täglichen Aufgaben, der Nachrichtenaustausch in Form von s, die Terminplanung sowie das Kontaktmanagement erleichtert und effektiver gestaltet werden können. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fragen aus der täglichen Arbeit mit Outlook zu erörtern und Lösungswege aufgezeigt zu bekommen. Präsenzseminar mit einem erfahrenen Trainer im Bereich Microsoft Office Aktive Einbeziehung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer am PC-Arbeitsplatz Arbeiten mit bereitgestellter Literatur, konkrete Beispiele Aufarbeitung von Praxis fragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer Bildungspartner Die IAD-Informationsverarbeitung und angewandte Datentechnik GmbH wurde 1983 gegründet und ist ein renommiertes IT-Trainingsund Consulting-Unternehmen mit Standorten in Erfurt, Jena, Leipzig, Marburg und Nordhausen. Die Leistungen bestehen u. a. in der Durchführung von Weiterbildungslehrgängen, Firmentrainings sowie in der Realisierung von IT-Projekten. Dabei ist die IAD-GmbH AZWV-zertifiziert und Partner namhafter Hersteller, wie beispielsweise Microsoft Gold Partner in den Bereichen Learning und Server-Plattform. Durch ein Netzwerk von Spezialisten aus allen Bereichen der IT-Branche konnte bereits eine Vielzahl an Seminaren sowohl für IT-Experten als auch für Anwender erfolgreich durchgeführt werden. Dabei bestätigt sich die Kompetenz der Trainerinnen und Trainer regelmäßig in den Bewertungen der Teilnehmenden. Dauer: 4 Stunden eine Gruppe mit maximal 15 Personen ein Termin in 2013 Ort: Multimediazentrum Ernst- Abbe-Platz 14 15

10 Umstieg auf Word 2010 FK4 Sie werden auf Microsoft Word 2010 umsteigen oder sind bereits umgestiegen? Lernen Sie in diesem Kurs schnell und unkompliziert alle Neuerungen von Word 2010 kennen. Dabei wird Ihnen das neue Bedienkonzept ebenso näher gebracht, wie die neuen Möglichkeiten der Formatierung und der Teamarbeit. Selbstverständlich können Sie auch ihre Fragen aus der Praxis diskutieren und sich effektive Lösungsmöglichkeiten aufzeigen lassen. Mit diesem Wissen haben Sie einen guten Überblick und können Word 2010 sicherer anwenden und effektiver nutzen. Es werden pro Gruppe zwei Seminare stattfinden, in denen über die Grundlagen der Textverarbeitung zu den fortgeschrittenen Techniken hingearbeitet wird. Ein Schwerpunkt des Kurses liegt im neuen Bedienkonzept und der Beantwortung der damit verbundenen Frage Wo finde ich was?. Ebenso werden der Übergang von der produkt- und menüorientierten Arbeitsweise zur inhalts- und ergebnisorientierten Arbeitsweise erörtert sowie das neue XML-Dokumentenformat, und die verbesserten Möglichkeiten der Teamarbeit nähergebracht. Die Aufarbeitung von Fragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus der täglichen Arbeit unterstreicht die praxisnahe Ausrichtung des Seminars. Präsenzseminar mit einem erfahrenen Trainer im Bereich Microsoft Office Aktive Einbeziehung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer am PC-Arbeitsplatz Arbeiten mit bereitgestellter Literatur, konkrete Beispiele und vertiefende Übungen Aufarbeitung von Praxis fragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer Bildungspartner Die IAD-Informationsverarbeitung und angewandte Datentechnik GmbH wurde 1983 gegründet und ist ein renommiertes IT-Trainingsund Consulting-Unternehmen mit Standorten in Erfurt, Jena, Leipzig, Marburg und Nordhausen. Die Leistungen bestehen u. a. in der Durchführung von Weiterbildungslehrgängen, Firmentrainings sowie in der Realisierung von IT-Projekten. Dabei ist die IAD-GmbH AZWV-zertifiziert und Partner namhafter Hersteller, wie beispielsweise Microsoft Gold Partner in den Bereichen Learning und Server-Plattform. Durch ein Netzwerk von Spezialisten aus allen Bereichen der IT-Branche konnte bereits eine Vielzahl an Seminaren sowohl für IT-Experten als auch für Anwender erfolgreich durchgeführt werden. Dabei bestätigt sich die Kompetenz der Trainerinnen und Trainer regelmäßig in den Bewertungen der Teilnehmenden. Dauer: 2 4 Stunden 3 Gruppen mit jeweils maximal 15 Personen Gruppe 1: 2 Termine in 2012 Gruppe 2: 2 Termine in 2013 Gruppe 3: 2 Termine in 2014 Ort: Multimediazentrum Ernst- Abbe-Platz 16 17

11 Umstieg auf Excel 2010 FK5 Das Seminar Umstieg auf Excel 2010 macht Sie mit den Neuerungen des Office-Programms vertraut. Es wird Ihnen gezeigt, welche Verbesserungen das Upgrade auf Excel 2010 mitbringt und welche Funktionen gleich geblieben sind. In kompensierter Form erhalten Sie einen Überblick über die neuen Möglichkeiten, die sich Ihnen beim Wechsel von Ihrer alten Office-Version zu Excel 2010 eröffnen. Ebenso eröffnet sich Ihnen in diesem Seminar die Möglichkeit, Ihre Fragen aus der täglichen Praxis zu erörtern und Lösungsmöglichkeiten zu erhalten. Es werden pro Gruppe zwei Seminare stattfinden. Beginnend mit der Vermittlung grundlegender Kenntnisse, wie dem neuen Bedienkonzept, dem XML-Dokumentenformat und den verbesserten Möglichkeiten der Teamarbeit, wird im Verlauf des Seminars systematisch zu den fortgeschrittenen Techniken hingearbeitet. Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei auf den Themen Pivot- Tabellen und Auswertung von Listen. Die Möglichkeit zur Aufarbeitung von Fragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus der täglichen Arbeit unterstreicht die praxisnahe Ausrichtung des Seminars. Präsenzseminar mit einem erfahrenen Trainer im Bereich Microsoft Office Aktive Einbeziehung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer am PC-Arbeitsplatz Arbeiten mit bereitgestellter Literatur, konkrete Beispiele und vertiefende Übungen Aufarbeitung von Praxis fragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer Bildungspartner Die IAD-Informationsverarbeitung und angewandte Datentechnik GmbH wurde 1983 gegründet und ist ein renommiertes IT-Trainingsund Consulting-Unternehmen mit Standorten in Erfurt, Jena, Leipzig, Marburg und Nordhausen. Die Leistungen bestehen u. a. in der Durchführung von Weiterbildungslehrgängen, Firmentrainings sowie in der Realisierung von IT-Projekten. Dabei ist die IAD-GmbH AZWV-zertifiziert und Partner namhafter Hersteller, wie beispielsweise Microsoft Gold Partner in den Bereichen Learning und Server-Plattform. Durch ein Netzwerk von Spezialisten aus allen Bereichen der IT-Branche konnte bereits eine Vielzahl an Seminaren sowohl für IT-Experten als auch für Anwender erfolgreich durchgeführt werden. Dabei bestätigt sich die Kompetenz der Trainerinnen und Trainer regelmäßig in den Bewertungen der Teilnehmenden. Dauer: 2 4 Stunden 4 Gruppen mit jeweils maximal 15 Personen Gruppe 1: 2 Termine in 2012 Gruppe 2: 2 Termine in 2013 Gruppe 3: 2 Termine in 2013 Gruppe 4: 2 Termine in 2014 Ort: Multimediazentrum Ernst- Abbe-Platz 18 19

12 Umstieg auf PowerPoint 2010 FK6 Die Neuerungen in Microsoft PowerPoint 2010 sind Inhalt dieses Seminars. Eine neue Art der Benutzerführung in Kombination mit neuen Funktionen und Erweiterungen sorgen für ein effektiveres Arbeiten. In diesem Kompakttraining stellen wir Ihnen die komplett neue Benutzeroberfläche vor. Das Seminar vermittelt Ihnen die Fähigkeiten, mit Office 2010 schneller zu gewünschten Ergebnissen zu gelangen. Sie erfahren, wie die erweiterte Zusammenarbeit von Anwendungen, Servern und Diensten eine verbesserte Teamarbeit ermöglicht. Der Umstieg auf die neue Arbeitsumgebung der Office-2010-Programme ist wesentlicher Bestandteil dieses Seminars. Sie erfahren, an welcher Stelle der neuen Benutzeroberfläche sich bekannte Funktionen befinden, und wo neue und verbesserte Möglichkeiten hinzugekommen sind. Hinzu kommen Möglichkeiten der Erstellung und Formatierung von Tabellen und Diagrammen, sowie die Planung und Optimierung von Präsentationen. Selbstverständlich besteht auch Mög lichkeit, Ihre Fragen aus der täglichen Arbeit mit PowerPoint zu erörtern und Lösungswege aufgezeigt zu bekommen. Präsenzseminar mit einem erfahrenen Trainer im Bereich Microsoft Office Aktive Einbeziehung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer am PC-Arbeitsplatz Arbeiten mit bereitgestellter Literatur, konkrete Beispiele Aufarbeitung von Praxis fragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer Bildungspartner Die IAD-Informationsverarbeitung und angewandte Datentechnik GmbH wurde 1983 gegründet und ist ein renommiertes IT-Trainingsund Consulting-Unternehmen mit Standorten in Erfurt, Jena, Leipzig, Marburg und Nordhausen. Die Leistungen bestehen u. a. in der Durchführung von Weiterbildungslehrgängen, Firmentrainings sowie in der Realisierung von IT-Projekten. Dabei ist die IAD-GmbH AZWV-zertifiziert und Partner namhafter Hersteller, wie beispielsweise Microsoft Gold Partner in den Bereichen Learning und Server-Plattform. Durch ein Netzwerk von Spezialisten aus allen Bereichen der IT-Branche konnte bereits eine Vielzahl an Seminaren sowohl für IT-Experten als auch für Anwender erfolgreich durchgeführt werden. Dabei bestätigt sich die Kompetenz der Trainerinnen und Trainer regelmäßig in den Bewertungen der Teilnehmenden. Dauer: 4 Stunden eine Gruppe mit maximal 15 Personen ein Termin in 2013 Ort: Multimediazentrum Ernst- Abbe-Platz 20 21

13 Telefontraining FK7 Am Telefon vertreten Sie die Universität bzw. Ihr Institut nach innen und außen. Häufig sind Sie die erste Kontaktperson. Die Qualität des Kontakts beeinflusst den weiteren Verlauf der Geschäftsbeziehungen. Im Tagesgeschäft sind Sie immer wieder gefordert, sich auf die unterschiedlichen Anrufer und Anruferinnen mit ihren Bedürfnissen einzustellen. Dabei ist es entscheidend, den richtigen Ton zu treffen, freundlich und kompetent zu wirken. Input mit Fallstudien, Einzelarbeiten und Präsentationen, professionelle Telefon-Trainingsanlage, Diskussionen Dozent Dr. Manfred Niedermeyer Manfred Niedermeyer (Training-Company) führt seit 1993 Kommunikationstrainings durch und ist seit 1996 Lehrbeauftragter im Fachbereich Interkulturelle Kommunikation (Prof. Bolten). Er führt bei VERSATEL Telefontrainings durch. Dauer: 8 Stunden eine Gruppe mit maximal 15 Personen ein Termin in 2013 Weiterbilden im Schloss Ort: Altes Schloss Dornburg Im Mittelpunkt dieses Training steht das Telefonieren. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhalten dazu ausgiebig Gelegenheit. Ein handlungsorientiertes Training der Training-Company: Rasanter Wechsel zwischen kurzen Trainer-Inputs und Anwendung durch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Intensiv beschäftigen wir uns mit Stimmbildung und Stimmwirkung, denn die Stimme ist das zentrale Kommunikationsmittel am Telefon. Wir denken nach über die Begrüßung und die Verabschiedung. Wir trainieren die aktive Gesprächsführung

14 Grundlagen der kaufmännischen Buchführung FK8 Die Buchführung ist der wichtigste Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Was passiert diesbezüglich an unserer Universität warum stellen wir von kameraler Rechnungslegung auf Doppik um? Lassen Sie uns über die und die Grundzüge der kaufmännischen Buchführung reden. Wir möchten Ihnen das Hintergrundwissen für die stattfindenden Prozessveränderungen vermitteln. Vortrag mit Erläuterungen konkreter Beispiele Vorstellung und Erläuterung von Formularen Dozenten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmens KPMG, die die Umstellung im Dezernat 2 begleiten Dauer: 8 Stunden 4 Gruppen mit jeweils maximal 15 Personen Gruppe 1: ein Termin in 2012 Gruppe 2: ein Termin in 2013 Gruppe 3: ein Termin in 2013 Gruppe 4: ein Termin in 2014 Was ist eine Bilanz? Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung? Was heißt doppelte Buchführung? Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung Grundelemente der kaufmännischen Rechnungslegung Begriffsdefinition und Abgrenzung von Kameralistik und Doppik der Unterschied zwischen kameralem und kaufmännischem Denken Aufgaben und der Finanzbuchhaltung Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (Dokumentation, Bilanzierung, computergestützte Buchhaltung) Weiterbilden im Schloss Ort: Altes Schloss Dornburg 24 25

15 Englisch schriftliche Bürokommunikation FK9 Kompetent auf s und Briefe reagieren, wie verbessere ich meine Kompetenz gegenüber ausländischen Partnern? Im Zusammenhang mit den Seminaren zur mündlichen Kommunikation erhalten Sie in diesen Seminaren zu den zwei Themen bezüglich des schriftlichen Bereichs ein weiteres gutes Rüstzeug für Ihren Büroalltag. Thema 1: Briefgestaltung SMS, (informell förmlich), Geschäftsbrief (Anfrage, Angebot, Bestellung, Einladung, Beschwerde u. a.) Thema 2: Textformulierung Protokollführung, Bericht, Memorandum u. a. Learning by doing, d. h. Schreibstrategien entwickeln (vom Brainstorming zur Reinschrift), abgestimmtes Lernmaterial (gern aus Ihrer Praxis), wechselnde Sozialformen des Lernens (Plenum, Gruppenarbeit, Partnerarbeit) handlungsorientiertes Lernen (Simulation von Alltagsaufgaben), Fehleranalyse (als förderlicher Bestandteil des Lernprozesses), Weltwissen und Fachwissen integrieren (Erfahrungsaustausch) Dozentin Juliane Jurkutat Dauer: 4 Stunden 45 Jahre, Master of Education TESOL, Bachelor of Arts ELT 10 Gruppen mit jeweils maximal 15 Personen 5 Gruppen Briefgestaltung : jeweils ein Termin in Gruppen Textformulierung : jeweils ein Termin in 2013 Ort: Jena 26 27

16 Englisch Kommunikation im Büroalltag FK10 Wie verbessere ich meine Sprachkompetenz gegenüber ausländischen Partnern? Die zwei Seminare zum Telefonieren und zur Besucherbetreuung sollen Ihnen v. a. helfen, Ihre Sprechfertigkeit und Ihr Hörver ständnis zu trainieren. Sie frischen damit Ihre Sprachkenntnisse auf und gewinnen so Mut zum Sprechen und Freude an der Sprache. Thema 1: Telefonieren, zum Beispiel: Durchstellen / Annehmen von Gesprächen Aufnehmen von Nachrichten verständnissichernde Rückfragen konkrete Anliegen, wie Termine vereinbaren, Unter kunft reservieren interkulturelle Kompetenz am Telefon: allgemeine Höflichkeitsregeln, Small Talk, Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern Thema 2: Betreuung von Gästen, zum Beispiel: Herstellen einer angenehmen Arbeitsatmosphäre durch interkulturelle Kompetenz: Beherrschung häufiger sozialer Floskeln zur Begrüßung, Verabschiedung, Vorstellung etc. sowie für erweiterten Small Talk Hilfeleistung bei organisatorischen Angelegenheiten, wie Meetings, Veranstaltungen, Ausfüllen von Fragebögen Erteilen von Auskünften bezüglich Universität und Stadt, wie Organisationsstruktur der Universität, Wegbeschreibungen zum Beispiel: Erarbeiten von n in Individual-, Partner- oder Gruppenarbeit auf Basis vorhandenen Wissens und orientiert an spezifischen Bedürfnissen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer Eigeninitiative statt Orientierung auf Wissensvermittlung durch den Lehrer kommunikative und Praxisorientierung, d. h. Vorrang von Funktion vor Grammatik, freiem Sprechen z.b. in Rollenspielen vor Einsetzübungen etc. Dozent / in noch nicht benannt Dauer: 4 Stunden 10 Gruppen mit jeweils maximal 15 Personen 5 Gruppen Telefonieren : jeweils ein Termin in Gruppen Betreuung von Gästen : jeweils ein Termin in 2014 Ort: Jena 28 29

17 Reisemanagement FK11 Die Planung und Durchführung von Dienstreisen ist eine häufig den Sekretariaten übertragene Aufgabe im universitären Betrieb. In diesem Zusammenhang gewinnt ein effektives Reise management zunehmend an Bedeutung. Es sollen Kosten bewusst gemacht und Prozesse systematisiert werden. An welcher Stelle lauern die kritischen Punkte? Es werden alle wichtigen besprochen, um eine Geschäftsreise problemlos ablaufen zu lassen. 1. Teil: Planung und Organisation / Beantragung von Dienstreisen unter Nutzung von QIS-RKA Registrierung Vertretung Abbildung von Besonderheiten Reiseplan, Reisepapiere, Zahlungsmittel Dienstreiseauftrag, Vertretungsregelung Auswertung 2. Teil: Reisekosten / Abrechnung von Dienstreisen unter Nutzung von QIS-RKA Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwendungen Übernachtungskosten Reisenebenkosten Abrechnung Abgrenzung Dienstreise Reisen für Fort- und Weiterbildung Erfahrungsaustausch, Informations- und Wissensvermittlung im Dialog, Checklisten; Erläuterung anhand von Beispielen aus der Praxis der Teilnehmerinnen und Teilnehmer Referenten Ihre Referenten sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FSU, die mit diesen Aufgaben vertraut sowie Ansprechpartner in den operativen Prozessen sind. Dauer: 8 Stunden 2 Gruppen mit jeweils maximal 30 Personen Gruppe 1: ein Termin in 2013 Gruppe 2: ein Termin in 2013 Weiterbilden im Schloss Ort: Altes Schloss Dornburg 30 31

18 Tagungsorganisation FK12 Tagungen (Konferenzen, Symposien, Kongresse, Workshops) sind ein wichtiges Element des wissenschaftlichen Austausches. Sie bieten nicht nur die Möglichkeit, neue Ideen und Ergebnisse zu präsentieren, aufzunehmen und zu diskutieren, sondern sie ermöglichen auch die persönliche Begegnung zwischen Menschen verschiedener Kulturen und Traditionen, die durch gleiche Interessen in der Forschung verbunden sind. Natürlich ist die Organisation einer Tagung mit viel Arbeit verbunden und manchmal auch mit schlaflosen Nächten. Eine gute und langfristige Organisation hält aber den Aufwand in vertretbarem Umfang. Dazu soll dieses Seminar beitragen. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bearbeiten und erweitern ihre Kenntnisse zur Organisation von Tagungen anhand von Checklisten und konkreter Fallstudien. Teil 1: Allgemeines zum Thema die Checkliste als roter Faden zur Vorbereitung Transfer auf die universitäre Situation Teil 2 Vertiefung des Gehörten aus Teil 1 Die Checkliste geht weiter Der Countdown läuft Die Tagung beginnt Nachbereitung und Auswertung praktischen Übungen, Organisation anhand einer Checkliste und konkreter Fallstudie in Verknüpfung mit theoretischen Grundlagen, Erfahrungsaustausch Dozentin Eva-Maria Weder geb Qualifikation und Referenzen: Dipl.-Wirtschaftsingenieur (FH) seit 15 Jahren selbständig als Tagungs-und Kongress-Service und mit der Friedrich-Schiller-Universität mehr als 50 wissenschaftliche Tagungen und Kongresse organisiert, u. a.: 2nd IN-TELE Conference Kongress der Mitteldeutschen Gesellschaft für Gastroenterologie Mai DgAO-Tagung Juni Weltkongress Zell- und Molekularbiologie Oktober Jahrestagung der DGG und AEF Februar 2003 Phänomenologie des Geistes 200 Jahre Oktober 2006 New Challenges in Earth s Dynamics ETS 2008 Bundestagung der AG der Hochschulpressestellen 2008 Jahrestagungen des Landesverbandes Thüringer Dermatologen von 2002 bis 2010 Dauer: 2 8 Stunden 4 Gruppen mit jeweils maximal 15 Personen Gruppe 1: 2 Termine in 2012 Gruppe 2: 2 Termine in 2013 Gruppe 3: 2 Termine in 2013 Gruppe 4: 2 Termine in 2014 Weiterbilden im Schloss Ort: Altes Schloss Dornburg 32 33

19 Drittmittel-Projektmanagement- Wissen FK13 Der hohe Aufwand zur Verwaltung von Drittmitteln aus der Industrie oder von staatlichen Fördereinrichtungen mit teils sehr bürokratischen Regularien ist bei vielen Sekretärinnen und Sekretären ein Teil der Aufgabe geworden. Kalkulationsschemata zur Berechnung von Personalkosten Pauschalkalkulation personenbezogene Kalkulation) Rund um das Vertragswesen Vertragsarten im Projektmanagement Unterschriften- und Kompetenzregelungen Referenten Durch Referentinnen der FSU, die auch Ansprechpartnerinnen in den operativen Prozessen sind, werden Kenntnisse im Drittmittel- Management vermittelt. Dauer: 3 4 Stunden eine Gruppe mit maximal 60 Personen 3 Termine in 2013 Ort: Jena Welche Handwerkszeuge gibt es, wie ist der optimale Handlungsablauf und was passiert im Finanzund Personaldezernat? Welche Unterstützung bieten das Servicezentrum Forschung und Transfer und das Rechtsamt? Finanz- und Personalverwaltung in Projekten HH-Überwachungslisten / Kontenstandslisten / Super-X Verrechnungslegung Mittelabruf Prozesse bei der Einstellung von Personal Verwendungsnachweise Projekt-Controlling Überwachung und Budgetauslastung Arbeit an konkreten Beispielen aus dem Universitätsalltag 34 35

20 Basiswissen Personal FK14 Mit Ihrer Arbeit befinden Sie sich an einer wichtigen Schnittstelle im Lehr- und Wissenschaftsbetrieb. Für das Personaldezernat sind Sie sowohl unmittelbarer Ansprechpartner als auch wichtige Vermittlungsstelle für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Bereiches. Es werden universitätsinterne Themen erläutert, die Ihnen den Umgang mit verschiedensten Anforderungen im Bereich Personal vereinfachen sollen. Selbstverständlich können Sie eigene Problematiken aus Ihrem unmittelbaren Umfeld einbringen. Thema 1: Wissenschaftliche und nicht-wissenschaftliche Beschäftigte Ihre Ansprechpartner im Dezernat 5 Überblick Entgeltordnung Einstellverfahren und Mitbestimmung bei wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen Beschäftigten Urlaub (Anspruch, Lage des Urlaubs, anteilige Berechnung, Übertragbarkeit) Arbeitsunfähigkeit, Unfallmeldung Mutterschutz und Elternzeit Thema 2: Beamte und Nebengebiete Ihre Ansprechpartner im Dezernat 5 Neubesetzung von Professuren p Prozessablauf Berufungsverfahren: Phasen, Laufzeit, Beteiligte, Informationsbedarf Basiswissen Nebentätigkeiten (Beantragung, Anzeige, Mitteilungspflicht) Vortrag mit konkreten Beispielen aus der täglichen Arbeit Dozenten Erfahrene Kolleginnen und Kollegen aus dem Personaldezernat, die für Sie auch Ansprechpartner in der konkreten Arbeit sind. Dauer: 4 Stunden 4 Gruppen mit jeweils 15 Personen Gruppe 1: ein Termin in 2012 Gruppe 2: ein Termin in 2013 Gruppe 3: ein Termin in 2013 Gruppe 4: ein Termin in 2014 Ort: Jena 36 37

21 kompetenz Basismodul: Netzwerkbildung / Wissenssicherung e: Stressmanagement Projekttheorie

22 Netzwerkbildung / Wissenssicherung kompetenz Basismodul MK1 Workshop Wissensmanagement hat sich in großen und komplexen Organisationen in den letzten Jahrzehnten als zentraler Bestandteil der Organisationskulturen durchgesetzt. Wieso? Sie kennen die Situation, dass Sie selbst etwas vergessen haben, z. B. welcher Titel bei einer Dienstreise eingetragen werden muss. Kein Problem: Sie sehen nach. Was machen Sie, wenn Sie diese Information nirgendwo schriftlich finden? Natürlich: Sie rufen an. Und woher nehmen Sie die Information, wen Sie anrufen? Nun stellen Sie sich die Situation noch etwas komplexer vor: Sie haben das Büro einer Kollegin für eine Elternzeitvertretung übernommen und wissen nicht, wo sie die letzten Dienstreisebelege abgelegt hat; die oben genannten Fragen kommen dann noch dazu. Dann die dritte Komplexitätsstufe: Sie sind neu an der Universität, haben ein Büro einer Kollegin übernommen und das Finanzdezernat ändert gerade die Kontierung. Wissensmanagement hat die Aufgabe, solche Situationen zu vereinfachen. Daher gehen wir in den Workshops drei Fragen nach: 1. Was ist mein Wissen? Wie sorge ich dafür, dass ich alles weiß, was ich zum täglichen Arbeiten brauche? 2. Was ist das Wissen, das ich an meinem Arbeitsplatz weitergeben muss, falls ich einmal nicht da bin (Urlaub, Elternzeit, Krankheit)? Wie kann ich dafür sorgen, dass es für andere griffbereit ist? 3. Wie kann ich den Wissenserwerb aus den anderen Workshops des Programms ProSekU in meinen Arbeitsalltag mitnehmen? Wissen was ist das? Arten von Wissen Strategien und des Wissensmanagements Mein Wissensmanagement: die passende Methode für meine Arbeitssituation Wissensnetzwerk: wie bekomme ich Unterstützung? Die Workshops basieren auf Ihren Erfahrungen: Sie alle betreiben täglich Wissensmanagement. Daher ist der Austausch untereinander die wichtigste Methode. Darüber hinaus lernen Sie das Werkzeug des Wissensportfolios kennen, das Sie dabei unterstützen soll, das im Programm ProSekU neu erworbene Wissen für sich zu bündeln und nutzbar zu machen. Weitere sind Impulsvorträge und themenzentrierte Gruppenarbeiten. Dozent Dr. Matthias Schwarzkopf seit 1999 an der Friedrich-Schiller-Universität tätig; seit mehreren Jahren zudem freiberuflicher Trainer u. a. zu den Themenbereichen Selbstund Zeitmanagement, Kommunikation, Didaktik, Verhandlung Dauer: 6 x 8 Stunden 4 Gruppen mit jeweils maximal 30 Personen Gruppe 1 4: ein Termin in 2012 Gruppe 1 4: 2 Termine in 2013 Gruppe 1 4: 3 Termine in 2014 Weiterbilden im Schloss Ort: Altes Schloss Dornburg 40 41

23 Stressmanagement kompetenz MK2 Bewältigungsstrategien für schwierige Belastungssituationen Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer lernen sich mit schwierigen Situationen ihres beruflichen Alltags auseinanderzusetzen und wirksame Bewältigungsstrategien für Belastungssituationen anzuwenden. Besonders wenn die persönliche Planung und Entscheidung von außen bestimmt werden, ist es wichtig, nach eigenen Möglichkeiten im Umgang mit den Anforderungen von außen zu suchen und diese gezielt zu nutzen. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erkennen durch zahlreiche Checklisten zur Selbstdiagnose ihre individuelle Lebenssituation. Einfache und praktikable Übungen bilden den Rahmen des Tages, mit dem Ziel, positive Energien für den beruflichen Alltag freizusetzen. Wie entstehen Stress und Belastung im Arbeitsalltag? Stress-Symptome erkennen und richtig deuten Gefahren und Folgen von Stress rechtzeitig gegensteuern mein persönlicher Stresstyp meine individuellen Ressourcen erkennen und stärken erfolgreiche Strategien zum Umgang mit Stress im Arbeitsalltag Tipps zur gesunden Lebensführung. Stärkung meiner Stresstoleranz Praktische Übungen zur kurz- und langfristigen Entspannung theoretische Inputs in Abwechslung mit praktischen Übungen, Checklisten und individuelle Analysen, Erfahrungsaustausch Dozentin: Dr. Barbara Topp Barbara Topp ist Wirtschaftspsychologin und arbeitet seit mehr als 20 Jahren als Trainerin, Beraterin und Coach für Mittelständige Unternehmen und Organisationen im Öffentlichen Dienst. Ihre Spezialgebiete sind Führungskräfteseminare und Führungskräfte-Ausbildungen sowie Workshops zur Teamentwicklung und zu Change-Prozessen erhielt sie den Trainingspreis in Bronze des BDVT (Bund Deutscher Verkaufsförderer und Trainer) für das Konzept Topp-Tage für Unternehmer Die erfolgreiche Unternehmerpersönlichkeit in der Kategorie Dienstleistung. Sie ist Autorin zahlreicher Artikel und hat 2004 das Buch Leben heißt Lernen sowie 2009 das Buch Mein langes Jahr herausgegeben. Neben dem Studium der Psychologie und der Promotion zum Thema Lern- und Arbeitsmotivation hat sie eine Ausbildung zur Verhaltenstrainerin, eine Coachingausbildung sowie verschiedene Weiterbildungen absolviert. Seit einigen Jahren arbeitet sie als Dozentin an verschiedenen Universitäten und Fachhochschulen. Dauer: 8 Stunden eine Gruppe mit maximal 15 Personen ein Termin in 2013 Weiterbilden im Schloss Ort: Altes Schloss Dornburg 42 43

24 Projekttheorie kompetenz MK3 Zu den Aufgaben von Sekretärinnen und Sekretären gehört auch die Planung und Organisation von Projekten. In diesen Verantwortungsbereichen geht es insbesondere um die Einhaltung von Terminen und Kosten. Begleitet wird diese Tätigkeit auch durch die kommunikativen Fähigkeiten der Kolleginnen und Kollegen. Mit diesem Seminar möchten wir einen Überblick über die Komplexität, die und die damit im Zusammenhang stehenden Teamfragen geben. Vortrag und Lehrgespräch Feedback Diskussion Dozent Dr. Reiner Nebelung langjährige Erfahrung in der Lehrtätigkeit im Bereich der PC-Standardsoftware, insbesondere MS Office und Projektmanagement unter MS Project. Er ist Mitglied des Prüfungsausschusses Jena für Bürokaufleute und Kaufleute für Bürokommunikation der IHK Ostthüringen Gera. Dauer: 8 Stunden 4 Gruppen mit jeweils maximal 15 Personen Gruppe 1: ein Termin in 2012 Gruppe 2: ein Termin in 2013 Gruppe 3: ein Termin in 2013 Gruppe 4: ein Termin in 2014 Projektmanagement als Ansatz zur Bewältigung komplexer und neuartiger Aufgaben Die Phasenstruktur eines Projektes: Initiierungsphase, Planungsphase, Realisierungs- und Überwachungsphase, Abschlussphase Prozessgruppen im Projektmanagement Wissensgebiete im Projektmanagement und deren Bedeutung für die erfolgreiche Durchführung eines Projektes Vorstellung ausgewählter im Projektmanagement, u. a. Critical Path Method, Critical Chain Management Kommunikation und Teamentwicklung als wichtige Faktoren für erfolgreiches Projektmanagement Weiterbilden im Schloss Ort: Altes Schloss Dornburg 44 45

25 Soziale Kompetenz Basismodul: Grundlagen der Kommunikation : Konfliktmanagement

26 Grundlagen der Kommunikation Soziale Kompetenz Basismodul SK1 Wir tun es immer, aber nicht immer bewusst und nicht immer gut: kommunizieren. Wenn es aber nicht viele Versuche nach den Kaltstarts gibt und wir vielleicht schon einige Missverständnisse erzeugt haben, so kann es geboten sein, auf die inneren Mechanismen von menschlicher Kommunikation zu schauen: Was kann ein Mensch tun, um gehört, verstanden und mit seinen Anliegen und Argumenten auch ernst genommen zu werden? Wie sollte man sich ausdrücken, um das Gegenüber zu erreichen und sowohl eine gute Arbeitsbeziehung zu haben, als auch in der Sache die gleiche Sprache zu sprechen? Was kann jemand tun, der schon immer ein empfindliches Kritikohr hatte, um auch die anderen Botschaften mitzubekommen, die wichtig sind, z. B. Lob? Kommunikation ist das Fahrgestell aller menschlichen Beziehungen, und das Fahrzeug kann nicht wirklich gut Tempo aufnehmen in Richtung Ziel, wenn das Fahrgestell nicht inspiziert und gewartet wird. Information und Kommunikation in ihren Wirkungsweisen erkennen Sich das eigene Kommunikationsverhalten vor Augen führen und hinterfragen Kommunikationselemente kennenlernen und einüben (Zuhören, Wahrnehmen, Verbalisieren, Fragen stellen, Argumentieren, Gespräche strukturieren, Rückmeldungen geben auf der Aufgaben- und auf der Beziehungsebene, sich auch abgrenzen, wo nötig) sich verständlich machen und Beziehungsstifter erarbeiten Kommunikationssituationen aus der eigenen Praxis reflektieren und bei Bedarf gestalten Erfahrungsaustausch, Partner- und Gruppenarbeit, Fallarbeit, Situationsübungen, Trainerinneninput, Kommunikationsübungen in der Gruppe, Feedback Dozentin Anne Kolling Mein Arbeitsmotto: Du musst die Veränderung sein, die Du in der Welt sehen willst. (Mahatma Gandhi) Sozialwissenschaftlerin und Betriebswirtin, MA in Literaturwissenschaft und Philosophie, zertifizierte Beraterin und Trainerin mit eigenem Unternehmen in Weimar seit 1999, ständige Weiterbildung und aktive Mitarbeit in berufsbezogenen Netzwerken. Meine Arbeitsschwerpunkte: Personalmanagement, Führungs- und Fachkräftequalifizierung, Kommunikationstraining und Selbstmanagement, Coaching, Projektberatung, Strategieentwicklung, Teamentwicklung sowie Organisationsentwicklung und Change Management im Profit- und Non-Profit-Bereich. Meine Spezialität: Entwicklung innovativer Trainingsformen und für die Erwachsenenbildung, wie FEEDBACK BY HORSES Meine Kunden und Kooperationspartner sagen: Gespür für das Ganze und Fingerspitzengefühl im Detail; fachlich sehr kompetent, frisch bei den, ehrlich in der Diskussion, mit Engagement, individuelle, maßgeschneiderte und praxistaugliche Problemlösungen in Beratung und Training Nichts von der Stange. Über mich: verheiratet, zwei Kinder, aufgewachsen und ausgebildet in Darmstadt und Berlin, seit 1995 in Weimar zuhause. Ich arbeite mit Freude, reise gerne mit meiner Familie, lese viel, spiele und lerne mit meinen Pferden und wirke in der Bürgerstiftung Weimar mit. Dauer: 2 8 Stunden 7 Gruppen mit jeweils maximal 15 Personen Gruppe 1: 2 Termine in 2012 Gruppe 2: 2 Termine in 2012 Gruppe 3: 2 Termine in 2013 Gruppe 4: 2 Termine in 2013 Gruppe 5: 2 Termine in 2013 Gruppe 6: 2 Termine in 2014 Gruppe 7: 2 Termine in 2014 Weiterbilden im Schloss Ort: Altes Schloss Dornburg 48 49

27 Konfliktmanagement Soziale Kompetenz SK2 Ohne gelungene Begegnung und Konfliktbewältigung ist keine Verständigung, kein Austausch, keine Übereinkunft von Menschen möglich. Im Dialog mit Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten und Arbeitspartnern werden die Aufgaben der Sekretärin oder des Sekretärs oft unter Anforderungen und Zeitdruck gelöst. Es ist normal, dass diese Kommunikation nicht immer reibungslos verläuft und auch schon mal die Fetzen fliegen. Wird der Dialog dann nicht sorgfältig behandelt, ist er stockend oder bricht er ab, wachsen Informationslücken, Missverständnisse, Misstrauen und am Ende Konflikte. Dann erlebt man die Handlungsweisen des anderen als Beeinträchtigung und als Widerspruch zu den eigenen n und Interessen und man beginnt, sich zu bekämpfen. Gefährlich wird es, wenn Konflikte über lange Dauer sich selbst überlassen und nicht geregelt werden, denn am Schluss macht dieser Zustand von Sprachund Verstehensverlust und Feindseligkeit die Arbeits - ergebnisse, Erfolge und menschliche Beziehungen kaputt. Dieses Seminar will den Blick schärfen für das, was jede/r Einzelne aber auch eine Gruppe tun kann, um klar und unmissverständlich zu kommunizieren, um Konflikten vorzubeugen. Ein zweiter Schwerpunkt wird darauf liegen, die eigenen Fähigkeiten zu erweitern und Konflikte (eigene und die anderer Menschen) zu erkennen und regelnd auf sie einzuwirken. Dafür ist es nötig, das eigene Konfliktverhalten zu hinterfragen und die Verschärfungen in Konfliktsituationen zu überschauen, um in Richtung Konfliktlösung zu gehen. Das dafür nötige Handwerkszeug wird die Dozentin mitbringen. Wenn die Fetzen fliegen : Konflikte, Wut und Aggression als soziale Form verstehen Konfliktherde im Berufsfeld der Sekretärin erkennen und hinterfragen (typische Situationen, Verhaltensmuster, Konfliktarten und Konfliktbeteiligte, Beschleunigungsverfahren) Vorsorgen und Vermitteln : Konflikte bewältigen und vermeiden (Strategien) Formen der Konfliktlösung zwischen zwei Beteiligten Formen der Konfliktlösung in der Gruppe Konfliktgespräche mit dem Ziel des guten Endes führen Erfahrungsaustausch, Arbeit in Kleingruppen, Informations- und Wissens vermittlung durch die Trainerin, Fallarbeit, Handwerkszeug und der Konfliktlösung und Gesprächsführung kennenlernen und praktisch anwenden, Übersetzung in den eigenen Berufs zusammen hang Dauer: 2 8 Stunden eine Gruppe mit maximal 15 Personen 2 Termine in 2013 Weiterbilden im Schloss Ort: Altes Schloss Dornburg Dozentin Anne Kolling siehe Grundlagen der Kommunikation auf Seite

28 Veranstaltungsübersicht Gefördert durch: Aufgaben- und Arbeitsplatz organisation Rechnungswesen an der FSU Umstieg auf Outlook Umstieg auf Word Umstieg auf Excel Umstieg auf PowerPoint Telefontraining Grundlagen der kaufmännischen Buchführung Englisch schriftliche Bürokommunikation Englisch Kommunikation im Büroalltag Reisemanagement Tagungsorganisation Drittmittel-Projektmanagement-Wissen Basiswissen Personal Impressum Herausgeber: Friedrich-Schiller-Universität Jena, Dezernat für Personalangelegenheiten Fürstengraben Jena Redaktion: Karin Bredemeyer, Christel Fenk, Ingrid Weyrauch Redaktionsschluss: Änderungen nach Redaktionsschluss können nicht ausgeschlossen werden. Bitte informieren Sie sich auf Gestaltung, Satz: Kohlhaas & Kohlhaas, Weimar Schmetterlingszeichnungen: fotos57 Fotolia.com Druck: Druckerei Schöpfel GmbH, Weimar Papier: Munken Pure 240 g/m 2 bzw. 90 g/m 2 kompetenz Netzwerkbildung / Wissenssicherung Stressmanagement Projekttheorie Soziale Kompetenz Grundlagen der Kommunikation Konfliktmanagement

29 ProSekU Programm zur Fortbildung der Sekretärinnen und Sekretäre an der Friedrich-Schiller-Universität Jena