Choose a building block. E-Mail anwendersupport.softwarerecht@wolterskluwer.com Wolters Kluwer Deutschland GmbH Geschäftsbereich Recht Software Robert-Bosch-Straße 6 50354 Hürth AnNoText PDF-Overlay einrichten Schritt-für-Schritt-Anleitung
AnNoText Datum 06. März 2018 Version AnNoText 018.102.2412 Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH Wolters Kluwer Deutschland GmbH Geschäftsbereich Recht Software Robert-Bosch-Straße 6 50354 Hürth Tel. +49 (0) 221 94373-6000 Fax +49 (0) 221 94373-16000 E-Mail anwendersupport.software-recht@wolterskluwer.com www.annotext.de Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText 2
Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 4 2 Voraussetzungen 5 3 Pfad der Vorlagen ermitteln 6 4 Vorlagen als PDF speichern 9 4.1 Vorgehensweise bei der Anwendung eines elektronischen Briefkopfes. 9 4.2 Vorgehensweise bei der Anwendung von bedrucktem Briefpapier 12 5 Bearbeiten der Vorlage 14 6 Zuordnung der neu erstellten PDF-Vorlage im Programm AnNoText Administration 18 6.1 Beispiel für den Versandweg E-Mail 18 6.2 Anwendung von bedrucktem Briefpapier (PDF Vorlage für Rechnungsdokumente) 20 7 Anwendung der PDF Overlay Technik 23 Wolters Kluwer Deutschland GmbH PDF-Overlay einrichten 3
1 Einleitung Neben der bislang bereits zur Verfügung stehenden Funktion eines Briefkopfwechsels für den E- Mail und/oder Faxversand steht nunmehr die sogenannte PDF Overlay Technik für den E-Mail und/oder Faxversand zur Verfügung. Mit Einsatz des durch das Update neu ausgelieferten PDF-Druckertreiber ist diese PDF Overlay- Technik möglich. Hierbei werden zwei PDF Dateien übereinandergelegt, um dann gemeinsam in einem finalen PDF-Dokument gespeichert zu werden. Hierdurch wird nicht nur eine Vereinfachung der Vorlagenverwaltung, sondern auch eine deutlich bessere Qualität, eine höhere Stabilität und vor allem: mehr Geschwindigkeit beim Umwandeln der Dokumente in PDF. Für die Aktivierung dieser neuen Technologie ist nach dem Update auf die aktuelle AnNoText 2018 Version einmalig eine spezielle Konfiguration notwendig, die ein Update aus Gründen der vielen bereits vorhandenen und unterschiedlichen Konfigurationen nicht automatisch setzen kann. 4
2 Voraussetzungen Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie zur Anwendung der PDF Overlay-Technik Ihre vorhandenen Dokumentenvorlagen für Microsoft Word (DOT oder DOTX) in eine PDF Vorlage umwandeln und diese anschließend im Programm AnNoText Administration hinterlegen. Hierzu sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Ihre Vorlagen sind aktuell und entsprechen dem Aktuellen Briefkopf der Kanzlei. Sollten Sie Änderungen am Briefkopflayout vornehmen wollen, nehmen Sie diese Änderungen vor, bevor Sie die Vorlagen konvertieren. Sie benötigen die Entsprechenden Berechtigungen für das Programm AnNoText Administration. Sie haben Zugriff auf Ihr Kanzleiweites Vorlagenverzeichnis und wissen wo sich dieses befindet. An dem Rechner, an dem Sie die Vorlagen umwandeln möchten, benötigen Sie AnNoText sowie Microsoft Word. Wolters Kluwer Deutschland GmbH PDF-Overlay einrichten 5
3 Pfad der Vorlagen ermitteln Ermitteln Sie zunächst den Pfad, an dem sich die Dokumentenvorlagen der entsprechenden Bürogemeinschaft befinden. Hierzu starten Sie zunächst das Programm AnNoText Administration. Melden Sie sich hier mit Ihrem AnNoText Passwort für die Administration an. Unterhalb des Kennworts Dialogs wird die auf Ihrem Rechner verwendete Office Version angezeigt. Bitte notieren Sie sich diese: Nach der Anmeldung wechseln Sie im Programm AnNoText Administration in den Bereich Systemeinstellungen. Hier wählen Sie im Baum auf der linken Seite zunächst SQL Einstellungen für Bürogemeinschaften und öffnen den Eintrag mit dem davor befindlichen Pfeil. Wählen Sie nun die Bürogemeinschaft aus, für die Sie die Vorlagen bearbeiten möchten. 6
Im rechten unteren Bereich wird Ihnen nun der Dokumentenpfad angezeigt, in dem sich Ihre Dokumentenvorlagen befinden Bitte notieren Sie diesen Pfad und öffnen den Windows Explorer. Navigieren Sie nun zum zuvor notierten Pfad (im Beispiel C:\AnNoData\2-700\template). Wolters Kluwer Deutschland GmbH PDF-Overlay einrichten 7
Innerhalb dieses Verzeichnisses befinden sich die verschiedenen Briefkopfvorlagen in Abhängigkeit zur verwendeten Microsoft Office Version. Hierbei entspricht das zu benutzende Verzeichnis der nachfolgenden Auflistung: Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2013 Microsoft Office 2010 -> ww160 -> ww150 -> ww140 Hinweis BITTE ERSTELLEN SIE VON DIESEN VERZEICHNISSEN VOR DER BEARBEITUNG EINE SICHERUNGSKOPIE! 8
4 Vorlagen als PDF speichern Wechseln Sie nun in das Verzeichnis, welches Ihrer installierten Office Version entspricht. Dieses Verzeichnis beinhaltet nun alle zur Verfügung stehenden Dokumentenvorlagen für die entsprechende Microsoft Word Version. Die in diesem Verzeichnis aufgeführten Dokumentvorlagen müssen nun jeweils per rechter Maustaste geöffnet und anschließend über die Word Funktion Speichern unter als Dateityp PDF unter dem gleichen Namen und im gleichen Verzeichnis abgespeichert werden. Bei der Vorgehensweise ist an dieser Stelle ist zu unterscheiden, ob ein elektronischer Briefkopf in den Vorlagen bereits hinterlegt und entsprechend zur Anwendung kommt, oder ob bedrucktes Briefpapier zur Anwendung gelangt. 4.1 Vorgehensweise bei der Anwendung eines elektronischen Briefkopfes. Hinweis Vergleichbar eines klassischen Geschäftspapiers beinhaltet der elektronische Briefkopf in Kopf- und Fußzeile z.b. neben dem Kanzleilogo weitere postalische und Kommunikationsinformationen zur Kanzlei und Bankdaten. Eine entsprechende Microsoft Vorlage wird ausgewählt und geöffnet, im nachfolgenden am Beispiel der ANNOMail.dotx dargestellt: Wolters Kluwer Deutschland GmbH PDF-Overlay einrichten 9
ANNOMail.dotx Diese Vorlage beinhaltet in der Kopf- und Fußzeile Angaben zu einem elektronischen Briefkopf: Für die Anwendung im PDF-Overlay-Verfahren müssen zunächst die Angaben aus der Kopfund Fußzeile dieser Vorlage entfernt werden. Der Schriftzug E-Mail kann erhalten bleiben oder durch ein anderes Wasserzeichen individuell ersetzt werden: 10
Nachdem die Angaben entfernt worden sind wird diese Vorlage (praktisch als leere Vorlage) über die Funktion Speichern unter als Dateityp PDF mit dem gleichen Dateinamen im gleichen Verzeichnis gespeichert: Bei der späteren Anwendung überlagert diese PDF Vorlage eine bestehende Dokumenten- Vorlage. Beim Schließen der zu diesem Zeitpunkt noch geöffneten Vorlage ANNOMail.dotx ist darauf zu achten, dass die Änderungen in der Vorlage nicht (!) gespeichert werden dürfen: Wolters Kluwer Deutschland GmbH PDF-Overlay einrichten 11
Die zuvor beschriebenen Arbeitsschritte müssen nunmehr auch für die weiteren Vorlagen durchgeführt werden. 4.2 Vorgehensweise bei der Anwendung von bedrucktem Briefpapier Eine entsprechende Microsoft Vorlage wird ausgewählt und geöffnet, im nachfolgenden am Beispiel der ANNOMail.dotx dargestellt. 12
In den meisten Fällen wird in dieser und ähnlichen Vorlagen bereits ein elektronischer Briefkopf im Bereich Kopf- und Fußzeile hinterlegt sein, bzw. ist in der Vergangenheit ein elektronischer Briefkopf bereits eingerichtet worden: Wolters Kluwer Deutschland GmbH PDF-Overlay einrichten 13
5 Bearbeiten der Vorlage Für die Anwendung im PDF-Overlay-Verfahren wird diese Vorlage lediglich über die Funktion Speichern unter als Dateityp PDF mit dem gleichen Dateinamen und im gleichen Verzeichnis gespeichert: Beim Schließen der geöffneten Vorlage ANNOMail.dotx ist darauf zu achten, dass die Änderungen in der Vorlage nicht (!) gespeichert werden dürfen: 14
Die zuvor beschriebenen Arbeitsschritte müssen nunmehr auch für die weiteren Vorlagen durchgeführt werden. Vorgehensweise bei der Anwendung von bedrucktem Briefpapier. Für die erste Seite und die nachfolgenden Seiten eines Dokumentes wird unterschiedliches Briefpapier angewendet Eine entsprechende Vorlage wird geöffnet. Durch einen Seitenumbruch muss erreicht werden, dass die erste und die nachfolgende Seite angezeigt wird: Wolters Kluwer Deutschland GmbH PDF-Overlay einrichten 15
Für die Anwendung im PDF-Overlay-Verfahren wird diese Darstellung der Vorlage (mit Seitenumbruch) über die Funktion Speichern unter als Dateityp PDF mit dem gleichen Dateinamen und im gleichen Verzeichnis gespeichert: 16
Beim Schließen der geöffneten Vorlage ANNOMail.dotx ist darauf zu achten, dass die Änderungen in der Vorlage nicht (!) gespeichert werden dürfen: Wolters Kluwer Deutschland GmbH PDF-Overlay einrichten 17
6 Zuordnung der neu erstellten PDF-Vorlage im Programm AnNoText Administration Für eine Anwendung müssen die neu erstellten PDF-Vorlagen nunmehr im Programm AnNoText Administration zugeordnet werden. In der entsprechenden Bürogemeinschaften (ggf. auch mehreren Bürogemeinschaften) unter Dokumentenmanagement - Vorlagenpflege. In dieser Anleitung wird exemplarisch die Zuordnung für die Vorlage STANDARD BRIEFVORLAGE beschrieben, jedoch sollten die weiteren Vorlagen ebenfalls angepasst werden: Aktivieren Sie jeweils (durch Anklicken) den Punkt Briefkopf für das PDF-Overlay-Verfahren und übernehmen Sie aus einem Auswahlmenü die entsprechende PDF Vorlagen, welche Sie im Schritt zuvor erstellt haben. Hinweis Sollten hier die entsprechenden Vorlagen nicht angezeigt werden, haben Sie die Dateien im vorherigen Schritt nicht in das korrekte Verzeichnis gespeichert. 6.1 Beispiel für den Versandweg E-Mail 18
Im Bereich Dokumentenvorlagen für abweichendes Layout werden in den meisten Fällen noch die Zuordnungen aus der bisherigen Funktion Briefkopf über Vorlagenwechsel vorbelegt sein. Diese müssen nicht zwingend entfernt (ausgeleert) werden: Sind beide Funktionen aktiviert (angeklickt) wird für aktuelle Anwendungen die neue PDF-Overlay- Technik genutzt. Wiederholen Sie diese Schritte aus den jeweiligen Beispielen entsprechend für die Versandwege Postweg und Fax. Wolters Kluwer Deutschland GmbH PDF-Overlay einrichten 19
6.2 Anwendung von bedrucktem Briefpapier (PDF Vorlage für Rechnungsdokumente) Bei der Anwendung von bedrucktem Briefpapier ist insbesondere darauf zu achten, dass beim Versand per Postweg im Bereich Dokumentenvorlagen (Standard) die Abfrage Briefkopf für das 20
PDF-Overlay-Verfahren (nur bei bedrucktem Briefpapier) aktiviert und ebenfalls eine entsprechende PDF Vorlage ausgewählt wird. Dieses ist zwingend erforderlich, damit Rechnungsdokumente mit einem elektronischen Briefkopf zur Historie einer Akte gespeichert werden können und müssen. Die Vorlage ANNOTEXT.dotx beinhaltet in diesem Fall keinen elektronischen Briefkopf, da der Ausdruck eines entsprechenden Dokuments auf bedrucktem Briefpapier erfolgt. Für den Fall, dass bei der Anwendung von bedrucktem Briefpapier für die erste Seite und die nachfolgende Seiten eines Dokumentes unterschiedliches Briefpapier verwendet wird, muss im unteren Bereich Dokumentenvorlagen für abweichendes Layout die Abfrage PDF-Overlay- Verfahren: Letzte Seite wiederholen aktiviert werden: Wolters Kluwer Deutschland GmbH PDF-Overlay einrichten 21
Führen Sie diese Zuordnungen in ggf. weiteren Bürogemeinschaften ebenfalls durch. Sollten Sie in Ihrer Kanzlei verschiedene Word Versionen gemischt einsetzen, müssen Sie die zuvor beschriebenen Schritte ggf. für die anderen Word Versionen erneut durchführen. 22
7 Anwendung der PDF Overlay Technik Die PDF Overlay Technik kommt zur Anwendung, wenn nach dem Erstellen eines neuen Dokumentes der Versand per E-Mail oder Fax ausgewählt wird. Die Auswahl Versand im PDF Format leitet die Technik ein: Gleiches gilt für Dokumente die zu einer Akte historisiert sind und aus der Historie versendet werden sollen. Wolters Kluwer Deutschland GmbH PDF-Overlay einrichten 23