Von Cordula Nussbaum Mit Unterstützung von
Inhaltsverzeichnis Einleitung 3 Neue Methoden für neue Herausforderungen 4 Erkennen Sie Ihre persönlichen Stressoren und Zeitdiebe 6 Entdecken Sie Ihre Talente 7 Machen Sie es auf IHRE Art 8 Aufgaben gekonnt priorisieren 10 Spielend leicht organisiert 11 Machen lassen mehr Zeit dank Delegieren 12 Zusammenfassung 14 Über die Autorin 16 2
Einleitung Haben Sie selbst schon mal Erfahrungen mit dem klassischen Zeitmanagement gemacht? Vielleicht kamen Sie damit gut zurecht, vielleicht haben Sie sich aber auch die Zähne daran ausgebissen. Denn viele Menschen finden die klassischen Tagespläne und To-Do-Listen zu starr und unflexibel. In einer Welt, die immer vernetzter und schnelllebiger wird, brauchen wir Methoden, die sich ganz individuell unseren jeweiligen Bedürfnissen anpassen und dabei auch noch Spaß machen. Kurz: Wir brauchen ein Zeitmanagement, das vollkommen unseren Stärken und Talenten entspricht. In diesem Whitepaper finden Sie einen Überblick über die Möglichkeiten des neuen, individuellen Zeitmanagements und können gleich mit ein paar kleinen Übungen durchstarten. Natürlich kann dieses Whitepaper nur einen kleinen Einblick in die vielen verschiedenen Gebiete des neuen Zeitmanagements geben. Mehr zu den unterschiedlichen Organisationstypen und der Auswirkung auf Ihre Arbeitsweise erhalten Sie in meinem Buch Organisieren Sie noch oder leben Sie schon? Zeitmanagement für Kreative Chaoten (Testsieger Stiftung Warentest). Oder vielleicht treffen wir uns auch mal persönlich auf einem meiner Vorträge oder in einem meiner Seminare? Ich würde mich freuen. Denn hier erhalten Sie eine Fülle an Informationen und Übungen, um Ihre ganz individuelle Art zu finden, wie Sie Ihren Alltag mit Ruhe und Gelassenheit meistern. Ich wünsche Ihnen viel Spaß bei der Lektüre, Ihre Cordula Nussbaum 3
Neue Methoden für neue Herausforderungen Je besser ich meinen Tag plane, desto mehr bekomme ich auch erledigt. Was nach einer vielversprechenden Methode klingt, ist in der Praxis doch nicht so einfach. Denn Listen und Pläne stoßen in unserer komplexen Welt zunehmend an ihre Grenzen. Und dafür gibt es einen einfachen Grund: Die Art von Stress, der wir ausgesetzt sind, hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert*. Unser Umfeld und auch wir selbst stellen heute ganz andere Anforderungen an uns. Anforderungen von außen Smartphone und Co. sind wunderbare Erfindungen, die uns das Leben in vielen Bereichen erleichtern. Doch die ständige Erreichbarkeit führt dazu, dass Zeit- und Leistungsdruck kontinuierlich steigen, während gleichzeitig Arbeitstempo und Komplexität der Aufgaben zunehmen. Dabei stellt schon die Vielzahl an unterschiedlichen Aufgaben eine Herausforderung für sich dar, nicht nur im Job, sondern auch für Familie und Freizeit. * Quelle: Stressforschung 2014, u.a. TU Braunschweig, Institut für Psychologie 4
Unser Umfeld Auch in unserem Umfeld begegnen wir neuen Herausforderungen. Mangelnde Wertschätzung, das Gefühl, unser Leben nicht selbst in der Hand zu haben, Machtspiele in der Arbeit und ständige Informationsflut sind nur einige Beispiele für solche Stressquellen. Anforderungen von innen Zu guter Letzt machen wir uns manchmal selbst das Leben schwer. Perfektionismus, der Wunsch, es allen recht zu machen, die eigenen Erwartungen an uns selbst und die Angst vor Jobverlust lassen uns nicht zur Ruhe kommen. Der Weg zum inneren Gleichgewicht Wenn wir mit unseren Werten, Zielen und Einstellungen im Einklang leben und unsere Stärken und Talente als Werkzeuge nutzen können, fühlen wir uns durch diese Herausforderungen meist nicht gestresst, sondern motiviert. Sobald wir aber gegen unsere inneren Werte handeln müssen oder unsere Talente nicht mehr nutzen können, entsteht Stress. Wir fühlen uns leer und ausgebrannt. Genau hier setzt das moderne, funktionierende Zeitmanagement an. Es verbindet unsere Ziele und Stärken mit all den Anforderungen, die wir heutzutage meistern müssen. Dadurch sind wir in der Lage, je nach Situation die passende Methode zu wählen. 5
Erkennen Sie Ihre persönlichen Stressoren und Zeitdiebe Kennen Sie Ihre persönlichen Stress-Trigger? Jeden Menschen stresst etwas anderes. Der eine kann nur bei blitzblankem Schreibtisch arbeiten, der andere braucht das kreative Chaos. Der Kämpfertyp legt sich gerne mit dem Chef an, der Harmoniemensch schluckt dafür allen Ärger hinunter. Hinzu kommt, dass jedem von uns andere Werte, Aktivitäten oder Menschen wichtig sind. Es gibt also kein Patentrezept für ein entspanntes Leben, sondern tausende unterschiedliche Wege, unsere Stressquellen auszuschalten. Doch dafür müssen Sie zunächst wissen, was bei Ihnen den Puls steigen lässt. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und denken Sie über folgende Fragen nach: Was bringt Sie unter Druck? In welchen Situationen fühlen Sie sich gestresst? Gibt es dabei eine Gemeinsamkeit? Übung: Meine persönlichen Stressoren Was raubt Ihnen Ihre Zeit? Womit vertrödeln Sie am meisten Zeit? 6
Entdecken Sie Ihre Talente Jeder Mensch hat eine andere Art, sich und seine Aufgaben zu organisieren, Entscheidungen zu treffen, zu kommunizieren und den Umgang mit anderen Menschen zu gestalten. Ob wir es lieber durchgeplant und detailliert mögen oder ob uns schon eine grobe Marschrichtung reicht, hängt davon ab, welcher Talente-Typ wir sind. Vielleicht lieben Sie ja Zahlen, Daten und Fakten und gehen an Probleme eher analytisch ran? Oder gehören Sie eher zu den Machern, die Dinge umsetzen und Projekte vorantreiben wollen? Vielleicht sind Sie aber auch ein kreativer Chaot und verlassen sich häufig auf Ihren Instinkt. Die Ideensprudler unter den kreativen Chaoten stecken voller kreativer Einfälle, für die Unterstützer stehen immer menschliche Beziehungen im Vordergrund. Übung: Welcher Talente-Typ sind Sie? Chaot oder Systematiker? Machen Sie den Schnell-Check 7
Machen Sie es auf IHRE Art Egal welcher Typ Sie sind: Lösen Sie sich davon, wie man sich organisiert. Finden Sie Ihre ganz persönliche Art, die zu Ihren Stärken und Talenten passt. Logischer Ordner Sie fühlen sich im klassischen Zeitmanagement zuhause. Doch so sehr Sie den Blick fürs Detail lieben und mit bestechender Logik Probleme lösen können geben Sie hin und wieder bewusst Kontrolle ab und begnügen Sie sich auch mal mit den nötigsten Informationen. Manchmal ist weniger mehr. Systematischer Macher Auch als Macher kommen Sie mit den klassischen Methoden gut zurecht. Gönnen Sie sich jedoch immer mal wieder planfreie Tage, an denen Sie sich einfach so in die Aufgaben stürzen. Den groben Plan haben Sie ja im Kopf, vertrauen Sie auf sich. Und die besten Dinge im Leben sind sowieso nicht planbar. 8
Kreativer Chaot, Tendenz Ideensprudler Als Ideensprudler brauchen Sie die Abwechslung wie Pflanzen das Licht. Ihre Kernkompetenzen sind das Anfangen und neue Wege gehen. Suchen Sie sich daher einen Job, bei dem Sie diese Talente zum Erfolgsmotor machen können (mehr dazu in meinem Buch Bunte Vögel fliegen höher ). Gönnen Sie sich die Abwechslung auch bei Ihren organisatorischen Hilfsmitteln. Ihr Notizbuch langweilt Sie? Steigen Sie um auf eine Organisations-App oder eine Kladde mit bunten Post-its. Meine Seminarteilnehmer lieben die Reisenden To-Do-Sammlung. Kreativer Chaot, Tendenz Unterstützer Falls Sie zu den Unterstützern zählen, dürfen Sie sich eine Lizenz zum Neinsagen erteilen. Denn Ihre Herzensgüte macht es Ihnen fast unmöglich, eine Bitte abzulehnen und einfach mal Nein zu sagen. Hinterher fragen Sie sich dann jedes Mal, wie Sie diesen Gefallen zeitlich unterbringen sollen. Die gute Nachricht: Nein sagen kann man üben. Fangen Sie gleich damit an und trainieren Sie, Ihre eigenen Bedürfnisse besser wahrzunehmen. Denken Sie an Ihre Stressoren und Zeitdiebe aus Übung 1. Entdecken Sie Parallelen zu Ihrem Talente-Typ? Was können Sie tun, um Ihren Typ bei der Organisation zu unterstützen? Übung: Ihr persönlicher Methodenkoffer 9
Aufgaben gekonnt priorisieren Nun haben Sie einen guten Überblick über die Stärken und Talente der einzelnen Typen erhalten und wissen, wie Sie Ihren Alltag entspannt meistern können. Doch was zuerst anpacken? Die Kunst besteht darin, die wichtigen von den unwichtigen Aufgaben zu trennen. Für logische Ordner mag sich das einfach anhören, für kreative Chaoten ist jedoch zunächst mal alles wichtig. Wie können Sie also Ihre Aufgaben sinnvoll priorisieren? Meine Erfahrung als Trainerin und Coachin hat gezeigt, dass eine Rangliste für die Tagesaufgaben wenig sinnvoll ist. Vielmehr brauchen Sie flexible Kriterien, die es Ihnen erlauben, Ihre Arbeit je nach Situation anzupassen. Wer weiß, vielleicht beschwert sich nachmittags ein Kunde, Ihr Kind hat sich das Kinn aufgeschlagen oder der Drucker ist kaputt. Detaillierte Ranglistenplanung schränkt Sie hier nur ein. Überlegen Sie sich lieber am Tag vorher ein paar Unbedingt -Aufgaben, die Sie wirklich erledigen möchten. Wenn dann noch Zeit bleibt, können Sie immer noch Könnte -Aufgaben einschieben. Folgende Fragen können Ihnen bei der Auswahl helfen: Was bringt mich/das Unternehmen momentan am besten weiter? Wo droht der größte Ärger, wenn die Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt wird? Wo wartet das meiste Lob? Welche Aufgaben beflügeln mich, damit andere Aufgaben besser flutschen? 10
Spielend leicht organisiert Vielleicht denken Sie ja jetzt, Oh, das hört sich aber nach verdammt viel Disziplin an. Das halte ich ja nie durch. Glauben Sie mir, Sie werden keine Disziplin dafür brauchen. Solange Sie Ihre Talente und Stärken bei Ihrem Selbstmanagement berücksichtigen, kommt der Spaß von ganz allein. Denn die Methoden sind perfekt auf Sie zugeschnitten und werden Ihnen daher ganz leicht von der Hand gehen. Ich rate Ihnen sogar: Nehmen Sie den Spaß an der Sache als Richtschnur. Sobald Sie sich zu einer Methode überwinden müssen, sollten Sie sie durch eine neue ersetzen, die Ihnen wieder Spaß bereitet. Denn fest steht: Wo Leidenschaft ist, braucht es keine Willenskraft. Ideen und Anregungen können Sie sich im Kreative-Chaoten Blog und im monatlichen Newsletter holen. 11
Machen lassen mehr Zeit dank Delegieren Doch was tun, wenn Ihnen doch mal alles über den Kopf wächst? Hier gibt es einen genialen Trick, den Sie sich generell zu Eigen machen sollten. Fragen Sie sich, ob all die Dinge, die Ihnen die wertvolle Zeit rauben, auch tatsächlich von Ihnen erledigt werden müssen. Häufig sind wir so in unserem Alltagstrott gefangen, dass wir ganz übersehen, wie viele helfende Hände es eigentlich gäbe. Denken Sie also immer mal wieder nach: Gibt es eventuell Aufgaben, die auch andere machen können, vielleicht sogar besser? Sammeln Sie Aufgaben, die nicht unbedingt von Ihnen selbst erledigt werden müssen. Wer könnte sie an Ihrer Stelle machen? Achten Sie darauf, dass Sie der anderen Person Aufgaben übergeben, die ihren Fähigkeiten entsprechen. Übung: Die Tu-Du-Liste 12
Auch beim Delegieren spielen die Talente eine bedeutende Rolle. Logische Ordner brauchen zum Beispiel klare Vorgaben und so viele Infos wie möglich, um sich bei einer übergebenen Aufgabe wohlzufühlen. Mache arbeiten am liebsten mit Checklisten, klaren Strukturen und Fortschrittskontrollen. Im Gegensatz dazu brauchen Ideensprudler viel Freiraum für eigene Ideen und Abwechslung. Unterstützern sollten Sie viele Rücksprachemöglichkeiten bieten und dabei auf gutes, harmonisches Klima achten. Machen Sie sich also ganz bewusst auf die Suche nach den Stärken und Präferenzen Ihrer Mitarbeiter und Familienmitglieder. Wenn jeder weiß, wie der andere am liebsten arbeitet, erleichtert das die Zusammenarbeit ungemein. Und spart obendrein eine Menge Zeit, die Sie ansonsten für Erklärungen und Konflikte benötigen würden. Finden Sie heraus, wie die Menschen in Ihrem engsten Umfeld ticken. Wer ist Logischer Ordern, wer Systematischer Macher und wer Kreativer Chaot? Übung: Wie tickt Ihr Umfeld? 13
Zusammenfassung In unserer heutigen schnelllebigen Welt braucht es Organisationsmethoden, die sich ganz den neuen Anforderungen anpassen und gleichzeitig völlig mit unseren Stärken und Talenten übereinstimmen. Denn die Stressquellen haben sich über die letzten Jahre verändert. Heute müssen wir unsere Ziele und Werte mit äußeren und inneren Anforderungen sowie unserem Umfeld in Einklang bringen. Nun kennen Sie einen Weg, wie Sie ohne Anstrengung zu mehr Ruhe und Gelassenheit finden. Nutzen Sie die Stärken Ihres Talente-Typs und gönnen Sie sich diejenigen Methoden, die zu Ihnen passen. Ob Sie nun ein Logischer Ordner, ein Macher oder ein Kreativer Chaot sind lösen Sie sich davon, wie man sich organisiert und machen Sie Ihr Ding. Für jeden Typ gibt es unterschiedliche Konzepte, die Ihnen nicht nur das Leben erleichtern, sondern auch noch Spaß machen. In diesem Whitepaper habe ich Ihnen einen kleinen Überblick darüber gegeben, wie Sie Aufgaben einfach priorisieren und delegieren können. Bleiben Sie am Ball und holen Sie sich mehr Inspirationen (siehe nächste Seite). Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg mit Ihren neuen, ganz persönlichen Zeitmanagement-Methoden. Ihre Cordula Nussbaum 14
Sie möchten mehr über Ihr optimales Zeitmanagement erfahren? Immer frische Tipps rund um kreatives Zeit- und Karrieremanagement gibt es im Blog, im monatlichen Newsletter oder im Podcast. Im kostenlosen, geschützten Download-Bereich erhalten Sie Checklisten, Workbooks und kleine Ratgeber Sie haben Lust auf noch mehr kreativ-chaotisches Zeitmanagement? Dann holen Sie sich den Testsieger Organisieren Sie noch oder leben Sie schon? Zeitmanagement für Kreative Chaoten Stöbern Sie im Shop nach passenden Büchern, wie z.b. Bunte Vögel fliegen höher Die Karrieregeheimnisse der Kreativen Chaoten oder 18 kreativ-chaotische Methoden für bessere und schnellere Entscheidungen Kommen Sie zu einem meiner Seminare Zeitmanagement für Kreative Chaoten und Systematiker. Ich freue mich auf Sie! 15
Über die Autorin Cordula Nussbaum gilt als Deutschlands Expertin Nummer eins für kreativ-chaotisches Selbstmanagement (Bayern 3). FOCUS TV sagte: Cordula Nussbaum ist Organisationsexpertin und hat eine besondere Mission. Sie will mit verstaubten Ansichten von Selbstmanagement aufräumen. (TV-Beitrag: Von Siegern lernen, 2013) Sie ist anerkannt als Professional Speaker in der German Speakers Association GSA sowie ausgebildete Business- und Life-Balance- Coachin. Die mehrfache Bestseller-Autorin und Key-Note-Speakerin wurde nominiert für den Innovationspreis der GSA sowie für den Querdenker-Award 2011 und Querdenker-Award 2013. Seit 2007 zählt sie zu den TOP 100 Excellent Speakers Deutschland Österreich Schweiz. Sie ist Mentorin für Nachwuchs-Speaker und eine der meistgebuchten Speakerinnen in Europa. Unternehmer, Freiberufler und Angestellte trainieren mit ihr, um das persönliche Zeit-, Selbst- und Teammanagement zu verbessern sowie in Marketing- und Karrierefragen klare Strategien zu entwickeln. Ihr Buch Organisieren Sie noch oder leben Sie schon? Zeitmanagement für Kreative Chaoten wurde 2009 von der Stiftung Warentest zum Testsieger gekürt. Aktuell sind u.a. folgende Bücher und Hörbücher von ihr erhältlich: Kontakt 16 Cordula Nussbaum Campus für Kreative Chaoten info@kreative-chaoten.com
Ressourcen zur Steigerung der Geschäftsagilität Hier finden Sie weitere Whitepaper und Fallstudien zu GoToMeeting und GoToWebinar: www.gotomeeting.de/meeting/whitepaper www.gotomeeting.de/webinar/whitepaper Best-Practices, Unternehmensmitteilungen und Studien zu modernen Arbeitsmodellen finden Sie unter: www.citrix.de/news Unser Online-Dienst für bessere Zusammenarbeit Jetzt kostenlos testen: Deutschland: 0800 182 0591 Schweiz: 0800 836 785 Österreich: 0800 292 810 http://www.gotomeeting.de Unser Online-Dienst für Neukundengewinnung und Online-Events Jetzt kostenlos testen: Deutschland: 0800 182 0591 Schweiz: 0800 836 785 Österreich: 0800 292 810 www.gotowebinar.de Nordamerika Citrix Online, LLC 7414 Hollister Avenue Goleta, CA 93117 USA. Tel. +1 805 690 6400 info@citrixonline.com Europa, Naher Osten & Afrika Citrix Online, UK Ltd Chalfont Park House Chalfont Park, Gerrards Cross Bucks SL9 0DZ Großbritannien Tel. +44 (0) 800 011 2120 europe@citrixonline.com Asien-Pazifik-Raum Citrix Online, AUS Pty Ltd Level 3, 1 Julius Avenue Riverside Corporate Park North Ryde NSW 2113 Australien Tel. +61 2 8870 0870 asiapac@citrixonline.com Über Citrix Citrix (NASDAQ:CTXS) ist ein Anbieter von Virtualisierungs-, Netzwerk- und Cloud Computing-Infrastrukturen, die Menschen bei neuen Formen der Zusammenarbeit unterstützen. Citrix-Lösungen helfen IT-Abteilungen und Service Providern beim Aufbau, der Verwaltung und der Absicherung virtueller und mobiler Arbeitsplätze: Damit lassen sich einzelne Anwendungen oder gesamte Desktops sowie Daten und Dienste jederzeit auf jedem Endgerät und über jedes Netzwerk bereitstellen. Bereits seit 25 Jahren ermöglicht Citrix mit innovativen Produkten die Umsetzung flexibler und mobiler Arbeitsmodelle. Mehr als 330.000 Unternehmen und über 100 Millionen Anwender setzen weltweit auf Technologie von Citrix. Der jährliche Umsatz in 2013 betrug 2,9 Milliarden US-Dollar. Weitere Informationen unter www.citrix.de. 2014 Citrix Online, UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Citrix, GoToAssist, GoToMeeting, GoToMyPC, GoToTraining, GoToWebinar, Podio und ShareFile sind Marken von Citrix Systems, Inc. oder ihr angegliederten Unternehmen und sind beim United States Patent and Trademark Office und in anderen Ländern eingetragen oder können zur Eintragung vorgesehen sein. Alle anderen Marken sind das Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Android ist eine eingetragene Marke von Google, Inc. Mac, ipad und iphone sind Marken von Apple Inc., die in den USA und in anderen Ländern eingetragen sind. 465DE_WP/2014-06-30 17