Leitfaden zur Nutzung des Systems CryptShare /Sicheres Postfach 1. Einleitung Die Web-Anwendung CryptShare ermöglicht den einfachen und sicheren Austausch vertraulicher Informationen durch die verschlüsselte (Verschlüsselung über 256 Bit AES) Ablage von Dateien auf dem CryptShare -Server. Diese Dateien können mit einem Kennwort abgerufen werden. Der Server informiert Empfänger und Absender über die Vorgänge auf dem Server. Bei der Ersteinrichtung erfolgt die Verifizierung des Benutzers über die Prüfung der E-Mail-Adresse. Diese Verifizierung ist für maximal 30 Tage gültig. Nach Ablauf dieser Zeit verlangt das System bei der Anmeldung wieder eine neue Verifizierung. Eine neue Verifizierung ist auch bei Änderung der E-Mail-Adresse erforderlich. Das für den Zugriff zu vergebende Kennwort muss mindestens 8 Stellen betragen, Groß-, Kleinbuchstaben und Zahlen enthalten. Um Ihnen die Funktionsweise von CryptShare zu verdeutlichen, ist nachfolgend zunächst der - Ablauf bei der Bereitstellung von Dateien und im Anschluss - Ablauf beim Abruf von Dateien dargestellt. Stand 20.03.2018 Sparkasse Rottweil 1
2. Ablauf bei der Ablage (Bereitstellung) von Dateien Die für den Informationsaustausch erforderlichen Schritte / Handlungen sind in den jeweiligen Bildschirmmasken beschrieben. Rufen sie bitte im Browser die folgende Internetseite auf www.sparkasse-rottweil-postfach.de Es erscheint die folgende Startseite: Schritt 1. Betätigen Sie den Button Bereitstellen Stand 20.03.2018 Sparkasse Rottweil 2
Schritt 2 Tragen Sie hier Ihre Kontaktdaten ein. Schritt 3 Verifizierungscode: Eine Verifizierung (Gültigkeitsprüfung) der E-Mailadresse ist bei der ersten Anmeldung am CryptShare -System sowie immer spätestens nach Ablauf von 30 Tagen erforderlich. Stand 20.03.2018 Sparkasse Rottweil 3
Wechseln Sie in Ihren E-Maileingang und tragen Sie den per Mail mitgeteilten Verifizierungscode hier ein. Muster einer automatisierten E-Mail mit dem Verifizierungscode der E-Mailadresse des Absender. Schritt 4 Stand 20.03.2018 Sparkasse Rottweil 4
Schritt 5 In dieses Feld können Sie für den Empfänger eine Kurznachricht einstellen, die ebenfalls verschlüsselt übertragen wird. Durchsuchen: Mit der Betätigung dieses Buttons öffnet sich ein Windows Fenster und ermöglicht somit die Navigation im Verzeichnis zur Auswahl der zur Übermittlung bestimmten Dateien. Weitere Dateien anfügen: Durch nochmalige Betätigung dieses Buttons Durchsuchen können Sie weitere Dateien anfügen. Schritt 6 Stand 20.03.2018 Sparkasse Rottweil 5
Kenwort: Legen Sie für die Empfänger ein Kennwort fest und tragen Sie es hier ein und teilen Sie dieses den Empfängern z. B. telefonisch mit. Ohne die Kenntnis dieses Kennwort ist den Empfängern ein Zugriff auf die in CryptShare eingestellten Dateien nicht möglich. Alternativ können Sie sich vom System ein sicheres Passwort generieren lassen. Notieren Sie sich dieses Passwort, es wird nirgends gespeichert. Schritt 7 Zum Abschluss der Bereitstellung erhalten Sie durch Betätigen des Buttons Weiter folgende Maske. Drücken Sie nun auf den Button Transfer starten. Stand 20.03.2018 Sparkasse Rottweil 6
Schritt 8 Mit der Schließung des Browserfensters wird der Zugriff geschlossen und die Verbindung zur CryptShare -Anwendung getrennt. Zur Bestätigung erhalten Sie vom System die folgende Nachricht per E-Mail zugestellt: Stand 20.03.2018 Sparkasse Rottweil 7
Ablauf beim Abruf von Dateien Schritt 1 Mailnachricht über die Bereitstellung von Dateien. Rufen Sie die Dateien ab über den im Mail angeführten Button Dateien abrufen. Schritt 2 Es erscheint das folgende Bild (Maske) in der Sie lediglich noch das Kennwort eintragen müssen, welches Sie vom Absender erhalten. Stand 20.03.2018 Sparkasse Rottweil 8
Schritt 3 Sie können nun mit einem Klick auf den jeweiligen roten Button hinter dem Dateinamen - entweder alle Dateien zusammen als ZIP-Datei speichern oder - durch Klick auf die Dateinamen die Dateien einzeln öffnen. Je nach den von Ihnen in Ihrem Unternehmen getroffenen Sicherheitsvorgaben können Sie die Datei unmittelbar auf Ihrem PC-System speichern oder aus der zugrundeliegenden Anwendung z. B. Microsoft Word, Excel oder Adobe Reader für PDF-Dateien direkt öffnen und ansehen. Der Absender wird mit folgender Nachricht über den Abruf informiert: Mailnachricht beim Dateiabruf an den Absender Stand 20.03.2018 Sparkasse Rottweil 9