Informationspflichten nach Artikel 12 bis 14 DSGVO Datenschutzerklärung Nach Artikel 12 bis 14 EU-DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach. 1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter: Schwimmverband Nordrhein-Westfalen e.v. (SV NRW) Friedrich-Alfred-Straße 25 47055 Duisburg (Wedau) Tel.: 0203/393 668 0 Fax: 0203/393 668 10 E-Mail: info@schwimmverband.nrw 2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten/der Datenschutzbeauftragten: Ulrich Kämmerling Telefon: 07972-9 12 99 0 E-Mail: datenschutz@intellidat.de 3. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden: Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Auftragsverhältnisses verarbeitet. Ferner werden personenbezogene Daten der Teilnahme am Trainings-, Ausbildungs-, Spiel-, Freizeit- und Wettkampfbetrieb erfasst. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit verbandspolitischen und sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten des Vereins in Sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und ggfs. an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt. 4. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt: Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Auftragsverhältnis mit dem SV NRW und um die Teilnahme am Ausbildungs-, Fortbildungs- und Spielbetrieb des SV NRW. Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.v.m. Artikel 7 DSGVO. Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des SV NRW (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des SV NRW besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichterstattung über die Aktivitäten des Verbandes. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über verbandspolitische oder sportliche Ereignisse sowie Freizeitmaßnahmen des SV NRW veröffentlicht. Information Datenschutz Stand Mai 2018 1/5
5. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten Personenbezogene Daten der Personen, die am Trainings-, Ausbildungs-, Spiel-, Freizeit und Wettkampfbetrieb des SV NRW teilnehmen, können an den Landessportbund NRW, die Sporthilfe NRW, die Sportstiftung NRW, Deutschen Schwimm-Verband und den Deutschen Olympischen Sportbund weitergegeben werden. Des Weiteren erhalten öffentliche Stellen Daten, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften zu melden sind (z.b. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden). Eine Weitergabe erfolgt auch an Interne Stellen und Partner, die an der Ausführung der jeweiligen Prozesse beteiligt sind (z. B. Buchhaltung, Steuerberater, Schwimmsportschule, Bildungswerk des Landessportbundes NRW). 6. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer: Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Tätigkeit/Funktion für den SV NRW gespeichert. Mit Beendigung der Funktion/Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt. Bestimmte Datenkategorien werden zu historischen Zwecken im Verbandsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einem Gremium, einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge, Ehrungen oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des SV NRW an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen und verbandspolitischen Ereignissen und Erfolgen zugrunde. Alle Daten der übrigen Kategorien (z.b. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht. 7. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu: - das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, - das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, - das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, - das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, - das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO, - das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO, - das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO - das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird. 8. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen: Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen der Tätigkeit/Funktion für den SV NRW erhoben. Information Datenschutz Stand Mai 2018 2/5
Freiwillige Erklärung zu den Datenverarbeitungsvorgängen Wenn auch die DSGVO keine Verpflichtung mehr enthält, ein Verfahrensverzeichnis zu veröffentlichen, welches nach außen hin Transparenz über die Datenverarbeitungsvorgänge schafft, wollen wir die wichtigsten Angaben dazu auch weiterhin kurz für jedermann zugänglich erläutern. Es entspricht grundsätzlich den alten Vorgaben der 4g und e BDSG. Ergänzend hierzu wird für die Aufsichtsbehörde ein internes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art 30 DSGVO geführt. Name der verantwortlichen Stelle: Schwimmverband NRW e.v. Frank Rabe Generalsekretär Registergericht: Amtsgericht Duisburg Registernummer: VR 2437 Umsatzsteuer ID-Nr.: DE 119 554 036 Vertretungsberechtigter Vorstand: Vertretungsberechtigter Vorstand (gemäß 26 BGB): Claudia Heckmann (Präsidentin), Karl-Heinz Dinter, Sarah Poewe, Elke Struwe(Vizepräsidenten) Frank Rabe (Generalsekretär) Anschrift der verantwortlichen Stelle Schwimmverband Nordrhein-Westfalen e.v. (SV NRW) Friedrich-Alfred-Straße 25 47055 Duisburg (Wedau) Tel.: 0203/393 668 0 Fax: 0203/393 668 10 E-Mail: info@schwimmverband.nrw Internet: www.schwimmverband.nrw Beauftragter Leiter der Datenverarbeitung: Frank Rabe (Generalsekretär) Beauftragter für den Datenschutz: Ulrich Kämmerling Telefon: 07972-9 12 99 0 E-Mail: datenschutz@intellidat.de Information Datenschutz Stand Mai 2018 3/5
Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung Die vordringliche Aufgabe des SV NRW ist die Interessenvertretung der schwimmsporttreibenden und -fördernden Vereine und Organisationen in NRW. In diesem Rahmen setzten wir uns dafür ein, dass alle Bevölkerungsgruppen Schwimmen lernen, der Schwimmsport in NRW wettkampfmäßig betrieben werden kann und ausreichend Bäder zur Verfügung stehen, in denen sportliche und gesundheitsfördernde Aktivitäten insbesondere im Vereinssport möglich sind. Betroffene Personengruppe/n Es werden im Wesentlichen zu folgenden Gruppen, soweit es sich um natürliche Personen handelt personenbezogen, Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, soweit diese zur Erfüllung der zuvor genannten Zwecke erforderlich sind: Mitgliedsvereine des SV NRW Förderer des SV NRW Hauptamtliche Mitarbeiter Ehrenamtliche Mitarbeiter Honorarkräfte Sportler Lizenzinhaber Lehrgangsteilnehmer Kunden Lieferanten Personen des öffentlichen Lebens Daten oder Datenkategorien Personendaten Mitgliedschaftsdaten Wettkampfdaten Ehrungen Spenderdaten Vereinsdaten Adressdaten Urteile und Inhalte von Verbands- und Sportgerichtsverfahren sportliche Ergebnisse Mitarbeiterdaten Vertragsdaten Abrechnungsdaten Adressdaten Bankdaten Lehrgänge Fortbildungs- und Lizenzdaten Kundendaten Lieferantendaten Abrechnungsdaten Information Datenschutz Stand Mai 2018 4/5
Empfänger der Daten oder Kategorien von Empfängern Für die genannten Personengruppen gibt es grundsätzlich keine Datenweitergabe an Dritte. Ausnahmen hiervon sind: Schwimmbezirke im Schwimmverband NRW Landessportbund NRW Sporthilfe NRW Land NRW Deutscher Schwimm-Verband Deutscher Olympischer Sportbund Nationale Anti Doping Agentur Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.b. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden). Interne Stellen und Partner, die an der Ausführung der jeweiligen Prozesse beteiligt sind (z. B. Buchhaltung, Steuerberater, Schwimmsportschule, Bildungswerk des Landessportbundes NRW) Die Weitergabe erfolgt im Rahmen der Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses, des Arbeitsverhältnisses, des sportlichen Wettkampfbetriebes, der Lizenzverwaltung, der Fördermittelabrechnung und der Aus- und Fortbildung. Regelfristen für die Löschung der Daten Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr erforderlich sind. Sollten Daten hiervon nicht berührt sein, werden sie grundsätzlich gelöscht, sobald die zuvor genannten Zwecke weggefallen sind. Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten (außerhalb EU) Eine Übermittlung in Drittstaaten ist nicht geplant. Information Datenschutz Stand Mai 2018 5/5