Zertifizierungsprogramm Dienstleistungen von Immobilienmaklern nach DIN EN 15733 NEU Allgemeine Regeln zur Zertifizierung bei Unternehmen Geltungsbereich: Dieses Dokument beschreibt den allgemeinen Ablauf des Zertifizierungsverfahrens bei Unternehmen (einschließlich Einzelunternehmer) zur Zertifizierung der Dienstleistungen von Immobilienmaklern. Es dient in erster Linie Antragstellern zur Information über den Zertifizierungsprozess. Es verweist auf die Anforderungen an Unternehmen (einschließlich Einzelunternehmer) sowie an die Anforderungen an das Zertifizierungsverfahren. Es ist verbindlich von allen am Zertifizierungsprozess beteiligten Stellen / Personen anzuwenden. DIAZert: Zertifizierungen seit 1999 DIAZert Zertifizierungsstelle der
Hinweis: Grundlage der Zertifizierung ist die Norm DIN EN 15733 Dienstleistungen von Immobilienmaklern Anforderungen an die Dienstleistungen von Immobilienmaklern Wegen geltender Schutzrechte des Deutsches Instituts für Normung e.v. (DIN) können die Inhalte dieser Norm hier nicht abgebildet werden. Die DIN EN 15733 kann bei der Beuth Verlag GmbH (www.beuth.de) käuflich erworben werden. 02
Inhaltsverzeichnis 1. Ablauf (allgemeine Darstellung) 04 2. Vorgespräch / Aufwandsermittlung 05 3. Antragsverfahren 05 4. Zertifizierungsprüfung 06 5. Zertifizierung 10 6. Überwachung 11 7. Rezertifizierung 12 8. Preisverzeichnis 13 03
1. Ablauf (allgemeine Darstellung) Einzelunternehmer Unternehmen Vorgespräch Aufwandsermittlung (Pkt. 2) Antragsverfahren (Pkt. 3) Antragsverfahren (Pkt. 3) Überprüfung, ob die Anforderungen der DIN EN 15733 erfüllt sind Dokumentenprüfung (Pkt. 4.1) Dokumentenprüfung (Pkt. 4.1) Fachprüfung (Pkt. 4.2) Zulassung zur Fachprüfung Fachprüfung (Pkt. 4.2) Vorort-Audit (Pkt. 4.3) Zertifikatserteilung (Pkt.5) (Gültigkeit 3 Jahre) Zertifikatserteilung (Pkt.5) (Gültigkeit 3 Jahre) Überwachung (Pkt. 6) - Fortbildungsnachweise - Stichprobenprüfung Überwachung (Pkt. 6) - Fortbildungsnachweise - Stichprobenprüfung - Vorort-Audit Rezertifizierung (Pkt. 7) (Vor Ablauf der Zertifizierung und bei positiver Überwachung) Schriftl. Prüfung Rezertifizierung (Pkt. 7) (Vor Ablauf der Zertifizierung und bei positiver Überwachung) Schriftl. Prüfung / Vorort-Audit 04
2. Vorgespräch / Aufwandsermittlung Zur Ermittlung des spezifischen Zertifizierungsaufwands erfolgt im Rahmen eines unverbindlichen Vorabgesprächs die Klärung folgender Punkte: Feststellung des Auditaufwands je nach Unternehmensgröße und Organisationsform Identifizierung der Teilnehmer für die schriftliche Fachprüfung (sogenannte Normverantwortliche bzw. beauftragte, abhängig von der jeweiligen Organisationsform. Anstelle jedes einzelnen Maklers des Unternehmens müssen lediglich die Makler an einer schriftlichen Prüfung teilnehmen, die verantwortlich sind für die Erfüllung der Normanforderungen. Möglichkeiten der Vorbereitung zur Zertifizierung Als Ergebnis der Aufwandsermittlung erfolgt die Erstellung eines Angebots zur unternehmensbezogenen Zertifizierung durch die Zertifizierungsstelle. 3. Antrag Die Antragsformulare stehen auf der Homepage der DIA Consulting AG (www.dia-consulting.de) zur Verfügung oder werden auf Anfrage zugesandt. Alle Anträge werden innerhalb der Zertifizierungsstelle der DIA Consulting AG durch den zentrale Kundenservice erfasst und einer formalen Prüfung unterzogen. Durch den Kundenservice wird die Verfahrensnummer festgelegt. Die Bestätigung des Eingangs und der Vollständigkeit des Antrags erfolgt ebenfalls durch den Kundenservice. Ist ein Antrag unvollständig gestellt worden oder ist er fehlerhaft oder unklar, wirkt die Zertifizierungsstelle auf eine Korrektur bzw. Ergänzung des Antrags hin. Nach Antragstellung muss der Antragsteller die erforderlichen Unterlagen einreichen. Sämtliche einzureichende Unterlagen entnehmen Sie bitte der folgenden Checkliste. Checkliste: Notwendige Unterlagen für das Antragsverfahren Eine Prüfung, ob die Voraussetzungen zur Teilnahme am Zertifizierungsverfahren der DIA Consulting AG erfüllt sind, erfordert, dass folgende Unterlagen eingereicht werden Zertifizierungsantrag Zertifizierungsvertrag (in zweifacher Ausfertigung) Erlaubnisnachweis nach 34c GewO der zuständigen Gewerbebehörde Versicherungsnachweis gemäß Anforderungen der Norm DIN EN 15733 Teilnehmer schriftliche Prüfung: (Spätester Abgabetermin zwei Wochen vor dem schriftlichen Prüfungstermin) Tabellarischer Lebenslauf mit Lichtbild Zeugniskopien (unbeglaubigt) Betätigungsnachweise (durch den Arbeitgeber oder bei selbständiger Tätigkeit durch eine schriftliche eidesstattliche Erklärung) Bei Einzelunternehmer zusätzlich: Aktuelles polizeiliches Führungszeugnis Schriftliche Erklärung über evtl. geleistete eidesstattliche Versicherungen nach 807 ZPO ( Offenbarungseide ) Aktuelle Schufa-Auskunft 05
4. Zertifizierungsprüfung Ziel der Zertifizierungsprüfung ist die Beurteilung hinsichtlich der Erfüllung der Anforderungen, wie sie in der Norm DIN EN 15733 beschrieben sind. Die geforderten Fachkenntnisse des Einzelunternehmers bzw. der "Normverantwortlichen" werden anhand einer Fachprüfung sichergestellt. Die Erfüllung der sonstigen Anforderungen der Norm DIN EN 15733 wird anhand einer Dokumentenprüfung und einem Vorort-Audit überprüft und durch das Vertragswerk sichergestellt. 4.1 Dokumentenprüfung Der Antragsteller muss eine schriftliche Dokumentation über die Erfüllung der Anforderungen der DIN EN 15733 erstellen. Diese Dokumentation muss nach einer von der Zertifizierungsstelle vorgegebenen Checkliste erfolgen. Die Zertifizierungsstelle prüft hierzu die im Vorfeld eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität. 4.2 Fachprüfung Die Prüfung der Fachkompetenz der Personen, die entsprechende Verantwortlichkeiten im Betrieb übernehmen, sogenannte Normverantwortliche, besteht aus einer schriftlichen Prüfung. Die thematischen Prüfinhalte entsprechen der DIN EN 15733, Kapitel 6. Zur Vorbereitung auf die schriftliche Fachprüfung empfehlen wir für die Teilnehmer das Übungs- und Testbuch Immobilien-Fachwissen im Test. 500 Fragen 500 Antworten (aktuelle Auflage) von Erwin Sailer; Grabener Verlag (ISBN-10: 3925573410 / ISBN-13: 978-3925573415). Kenntnisse zur DIN EN 15733 sind ebenfalls prüfungsrelevant. Diese DIN Norm können Sie beim Beuth-Verlag (www.beuth.de) erwerben. Die Teilnahme des Hauptverantwortlichen oder der Verantwortlichen (z.b. Niederlassungsleiter/Makler mit überwiegender Eigenverantwortung) an einer schriftlichen Fachprüfung ist erforderlich. Diese Prüfung wird mindestens zweimal im Jahr an verschiedenen Standorten in Deutschland angeboten bzw. kann bei ausreichender Größe der Prüfungsgruppe auch gesondert organisiert werden. Die inhaltliche Ausrichtung der schriftlichen Prüfung bestimmt sich durch die Auswahl des Tätigkeitsschwerpunktes der jeweiligen Prüfungsteilnehmer (Wohnen, Gewerbe, Anlage, siehe 4.2.3). Die Zulassung zur Fachprüfung erfolgt nur dann, wenn die Mindestqualifikation (siehe 4.2.1) vollständig vorliegt. 06
4.2.1 Mindestqualifikation (Einzelunternehmer/Normverantwortliche) Bildungsabschluss: Es müssen die in der Norm geforderten beruflichen Kompetenzen durch einen Bildungsabschluss erlangt worden sein, der die Forderung von mindestens 120 ECTS (European Credit Transfer System) entspricht. Eine berufliche Weiterbildung bei der Deutschen Immobilien Akademie an der Universität Freiburg GmbH als Immobilienwirt/in (DIA) oder geprüfte/r Immobilienfachwirt/in (IHK) erfüllt exemplarisch die Zulassungsvoraussetzung. Vergleichbare Bildungsabschlüsse werden als Zulassungsvoraussetzung anerkannt. Die inhaltliche Vergleichbarkeit muss vom Kandidaten nachgewiesen werden. Es besteht die Möglichkeit, einen fehlenden Bildungsabschluss durch Berufserfahrung und sonstigen einzelnen Fortbildungsmaßnahmen (Seminarbesuche) auszugleichen (Autodidaktenregelung gemäß ECTS User s Guide ). Die Autodidaktenregelung entspricht den Ausführungen des ECTS User s Guide, Pkt. 4.5.2 ECTS and recognition of non-formal and informal learning. Diese Ausführungen berücksichtigen den Umstand, dass es Menschen gibt, die sich wertvolle Kompetenzen im Rahmen Ihrer Berufstätigkeit oder Lebenserfahrung angeeignet haben. Dieser Umstand ist laut ECTS User s Guide bei der ECTS Zuordnung zu berücksichtigen. Diese Berücksichtigung muss inhaltlich den Anforderungen der Maklernorm DIN EN 15733 entsprechen, d.h. es muss im Rahmen des Antragsverfahrens eine individuelle und nachvollziehbare Zuordnung der erworbenen Kenntnisse erfolgen, um die Erfüllung der Forderungen der Norm DIN EN 15733 zu gewährleisten. Praktische Tätigkeit: Eine mindestens dreijährige immobilienbezogene praktische Tätigkeit, davon zwei Jahre in der Immobilienvermittlung, innerhalb der letzten vier Jahre vor Antragstellung erfüllt die Zulassungsvoraussetzung hinsichtlich der praktischen Tätigkeit. Von der Ausbildungszeit einer abgeschlossenen immobilienbezogenen Berufsausbildung in einem der folgenden Ausbildungsbereiche wird ein Jahr auf die praktische immobilienbezogene Tätigkeit angerechnet: Architektur-, Bau-, Vermessungs- und Liegenschaftswesen Immobilienwirtschaft Kredit- und Versicherungswirtschaft mit Immobilien befasste kaufmännische Ausbildungen 07
4.2.2 Umfang Der schriftliche Prüfungsteil umfasst die Bearbeitung von 55 Multiple-Choice Aufgaben nach vorgegebenen Sachverhalten und Fragestellungen aus der jeweiligen Spezialisierung. Die Verteilung der Prüfungsfragen auf die einzelnen Gebiete erfolgt folgendermaßen: 30 Fragen beziehen sich auf die Kernkompetenzen und ergänzenden Kompetenzen gemäß DIN EN 15733 25 Fragen beziehen sich auf die besonderen Kenntnisse zum jeweiligen Tätigkeitsfeld (siehe nachfolgenden Pkt. 4.2.3) Die Bearbeitungsdauer beträgt hierbei 1,5 Stunden. Zusätzlich erfolgt die Stellungnahme zu einer praktischen Fallgestaltung bezüglich der Maklertätigkeit. Die praktische Fallgestaltung bezieht sich immer auf die Maklertätigkeit unter Berücksichtigung der DIN Norm 15733 im jeweiligen Tätigkeitsfeld. Die Bearbeitungsdauer beträgt hierbei eine Stunde. 4.2.3 Inhalt In Ergänzung zu den sonstigen Anforderungen der Norm DIN EN 15733 wird die Fachprüfung inhaltlich in Abhängigkeit folgender Haupttätigkeitsfelder durchgeführt. Wohnimmobilien (W): Schwerpunktmäßige Vermittlung von Wohnimmobilien sowie Immobilien, bei denen die Erträge aus der Wohnnutzung überwiegen: Hierzu gehört auch die Vermittlung von entsprechenden Objekten, die eigen genutzt werden oder vermietet sind. Dazu gehört auch die Vermittlung von Mietverträgen. Gewerbeimmobilien (G): Schwerpunktmäßige Vermittlung von Gewerbeimmobilien sowie Immobilien, bei denen die Erträge aus der gewerblichen Nutzung überwiegen. Hierzu gehört auch die Vermittlung von entsprechenden Objekten, die eigen genutzt werden oder vermietet sind. Dazu zählt auch die Vermittlung von Mietverträgen. Anlageimmobilien (A): Schwerpunktmäßige Vermittlung von Anlageimmobilien Darunter gehören Wohn- und Gewerbeimmobilien, die üblicherweise durch Asset Manager oder Betreiber bewirtschaftet werden. 08
4.2.4 Prüfungsbewertung Die schriftliche Prüfung gilt als bestanden, wenn mindestens siebzig Prozent der erreichbaren Gesamtpunkte erzielt wurden. Dabei müssen für beide Teile der schriftlichen Prüfung mindestens 50 Prozent der jeweils maximal erzielbaren Punkte erreicht werden. 4.2.5 Wiederholung der Fachprüfung Besteht ein Kandidat die Prüfung nicht, so kann die schriftliche Prüfung frühestens sechs Monate nach dem Zeitpunkt der nicht erfolgreichen schriftlichen Prüfung wiederholt werden. Spätestens ein Jahr nach diesem Zeitpunkt muss die Wiederholung der schriftlichen Prüfung angetreten worden sein. Ansonsten verfällt die Zulassung zur Fachprüfung. 4.3 Vorort-Audit (Nicht für Einzelunternehmer) Im Rahmen des sogenannten Vorort-Audits erfolgt die Überprüfung und Beurteilung der in der ausgefüllten Checkliste beschriebenen praktischen Umsetzung der Anforderungen Ziel des Audits ist die Feststellung der Übereinstimmung mit allen in der Norm DIN EN 15733 festgelegten Anforderungen. 09
5. Zertifizierung 5.1 Entscheidung zur Zertifizierung Voraussetzung für die Entscheidung zur Zertifizierung ist das positive Ergebnis der Fachprüfungen und des Vorort- Audits bzw., dass alle Korrekturmaßnahmen seitens des Unternehmens durchgeführt worden sind bzw. für nicht kritische Abweichungen Auflagen vorgeschlagen wurden und die Dokumentation zum Verfahren einschließlich der Zertifizierungsempfehlung des Begutachtungsteams vorliegt. Üblicherweise ist für die Entscheidungsfindung der Zertifizierungsstelle ein Zeitraum von 4 Wochen vorgesehen. 5.2 Erteilung der Zertifizierung Die Zertifizierung wird in der Regel für 3 Jahre ausgesprochen und in schriftlicher Form erteilt. Mit der Zertifizierungsaussprechung erhält der Antragsteller eine Zertifizierungsurkunde. Die Erlaubnis zur Nutzung des Zertifizierungszeichens wird durch die Aussprechung der Zertifizierung erteilt. Mit der Zertifizierung wird das Unternehmen in die Liste der zertifizierten Kunden auf der Internetseite der Zertifizierungsstelle aufgenommen. Diese Liste wird durch die Zertifizierungsstelle gepflegt und gibt den aktuellen Zertifizierungsumfang der von der Zertifizierungsstelle zertifizierten Unternehmen wieder. Für den Fall, dass die Zertifizierung nicht erteilt wurde, erhält das Unternehmen ein entsprechendes Schreiben mit Begründung. 10
6. Überwachung Zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung sind während des Zertifizierungszeitraumes regelmäßige Überwachungsmaßnahmen erforderlich. Die durchgängige Überwachung soll sicherstellen, dass die zertifizierten Unternehmen die Normanforderungen einhalten. Dadurch wird der Stellenwert der Zertifizierung in der Öffentlichkeit gewährleistet. 6.1 Fort- und Weiterbildung Zur Sicherstellung der fachlichen Qualifikation der Normbeauftragten haben diese eine jährliche Fort- und Weiterbildung von mindestens drei Tagen (1 Tag entspricht mind. 6 Stunden) in entsprechenden Fortbildungsveranstaltungen nachzuweisen. Die erforderlichen Inhalte dieser Weiterbildung müssen den Kompetenzanforderungen der Norm DIN 15733 entsprechen. Eine Teilnahmebestätigung muss der Zertifizierungsstelle vorgelegt werden. 6.2 Überprüfung (1x jährlich) Die zertifizierten Unternehmen werden im Laufe der Zertifikatsgültigkeit jährlich überwacht. Als Überwachungsmaßnahme wird in der Regel ein Vorort-Audit (nicht bei Einzelunternehmer) durchgeführt. Die erste Überwachung erfolgt nicht später als 12 Monate nach Erteilung der Erstzertifizierung. Alle weiteren Überwachungen erfolgen grundsätzlich in einem Intervall von 12 Monaten. Darüber hinaus gelten folgende Grundsätze: In begründeten Fällen können Überwachungsintervalle verkürzt werden. Dies kann u.a. aufgrund einer Empfehlung eines Begutachters oder der Entscheidung der Zertifizierungsstelle erfolgen. Außerordentliche Überwachungen sind in begründeten Ausnahmefällen möglich. Nach Abschluss der Maßnahme erhält das Unternehmen durch die Zertifizierungsstelle eine Bestätigung der Aufrechterhaltung der Zertifizierung. 11
7. Rezertifizierung Rechtzeitig vor Ablauf einer gültigen Zertifizierung wird das Unternehmen auf diesen Umstand hingewiesen und die Möglichkeit der Verlängerung wird angeboten. Voraussetzung für die Verlängerung der Zertifizierung ( Rezertifizierung ) ist der positive Abschluss der Überwachungsmaßnahmen. Erforderliche Überwachungsmaßnahmen zur Teilnahme an der Rezertifizierung sind Nachweise der jährlichen Fortund Weiterbildung der Normbeauftragten und die positive Bewertung der Stichprobenüberprüfung. Rechtzeitig vor Ablauf der Zertifizierungsgültigkeit haben die Normbeauftragten in einer schriftlichen Rezertifizierungsprüfung nachzuweisen, dass sich ihr Wissen auf dem aktuellen Stand bewegt. Inhalt der Prüfung sind vorrangig die den Immobilienmakler betreffenden Neuerungen. Der schriftliche Prüfungsteil umfasst die Bearbeitung von max. 40 Multiple-Choice Aufgaben Die Prüfungsdauer beträgt bei einer Rezertifizierung 1 Stunde. Sollte einer der Normbeauftragten das Unternehmen im Zeitraum bis zur Rezertifizierung verlassen, so muss die schriftliche Prüfung gemäß Pkt. 4.2 vor Austritt des Normbeauftragten erneut von einem anderen Teilnehmer abgelegt werden, damit die Erfüllung der Normanforderungen gesichert ist. 12
8. Preisverzeichnis Leistung Preis* Fälligkeit 1. Erstzertifizierung 1. 1 Antragsbearbeitung und Überprüfung der Voraussetzungen 1.2 Vorort-Audit durch einen Auditor inklusive Dokumentenprüfung / Vor- und Nachbereitung 1.3 Schriftliche Prüfung Normbeauftragte/ Normverantwortliche 2. Überwachung 2.1 Jährliche Überwachung der Normerfüllung + Jährlich durchzuführende Stichprobenprüfung 3. Verlängerung der Zertifizierung (Rezertifizierung) 3.1 Vorort-Audit durch einen Auditor inklusive Dokumentenprüfung / Vor- und Nachbereitung Einzelunternehmer Unternehmen 450, 1.450, Fällig bei Antragsstellung Entfällt 2.000, bis 4.000, je nach Unternehmensgröße* Fällig vor dem vereinbarten Begutachtungstermin 350, 350, pro Person Fällig 14 Tage vor dem vereinbarten Prüfungstermin. Stornierungen der Anmeldung bis 14 Tage vor dem vereinbarten Prüfungstermin sind kostenlos. Bei Stornierungen innerhalb von 14 Tagen wird eine Stornopauschale von 20 % berechnet. Bei Rücktritt bzw. Nichterscheinen am Tag der Prüfung ist der volle Betrag zu zahlen. 400, 1.000, * Der Jahresbetrag ist jeweils zum 01.12. des Jahres zu bezahlen. Der Jahresbetrag gilt für das Kalenderjahr, in dem er entrichtet wurde. Der erste und letzte zu bezahlende Jahresbeitrag wird anteilig für das Jahr der Erstzertifizierung bzw. der auslaufenden Zertifizierung berechnet. Entfällt 1.500, bis 3.500, je nach Unternehmensgröße* Fällig vor dem vereinbarten Begutachtungstermin. 3.2 Schriftliche Prüfung Normbeauftragte/ Normverantwortliche 300, 300, pro Person Fällig 14 Tage vor dem vereinbarten Prüfungstermin. Stornierungen der Anmeldung bis 14 Tage vor dem vereinbarten Prüfungstermin sind kostenlos. Bei Stornierungen innerhalb von 14 Tagen wird eine Stornopauschale von 20 % berechnet. Bei Rücktritt bzw. Nichterscheinen am Tag der Prüfung ist der volle Betrag zu zahlen. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Bitte überweisen Sie die fälligen Beträge erst nach Erhalt einer Rechnung auf das dort angegebene Konto. Stand: 23. Juli 2012 *zzgl. Reise- und Übernachtungskosten des Begutachtungsteams 13
14 Sonstiges: Sollten festgestellte Abweichungen dazu führen, dass zur Überprüfung der Korrekturmaßnahmen ein Aufwand von mehr als einer Stunde anfällt, so wird dieser Aufwand nach den gültigen Stundensatz in Rechnung gestellt. Auf Kundenwunsch können die Korrekturmaßnahmen auch Vor-Ort überprüft werden. Anfallende Reisekosten werden gesondert berechnet. Wird eine Begutachtung vor Ort durchgeführt, hat der Antragsteller für die ihm angekündigten Begutachter der DIA Consulting AG ein Hotelzimmer für die Dauer der Begutachtung zu buchen und zu bezahlen. Die Hotelkosten sind unabhängig von den Reisekosten zu bezahlen. Stundensatz: Der Stundensatz der DIA Consulting AG beträgt 125,- Euro/Stunde.
Kontakt DIA Consulting AG Eisenbahnstraße 56 D 79098 Freiburg www.dia-consulting.de Tel.: 0761 211069-46 Fax: 0761 211069-99 Mo. Fr.: 08:30 16:00 Uhr Leiter der Zertifizierungsstelle Herr Alexander Weber 0761-21 10 69-41 weber@dia-consulting.de Stellvertretender Leiter Herr Dipl. Volkswirt Michael Hepp 0761-21 10 69-40 hepp@dia-consulting.de Kundenservice Frau Anne Buttenhauser 0761-21 10 69-46 buttenhauser@dia-consulting.de 15
www.diaconsulting.de