Tutorial 005 Formatvorlagen in Word Problem: Wer Formatvorlagen nicht kennt, formatiert Text in der Regel von Hand. Wenn man z.b. eine Überschrift erzeugen will, muß man den Text umbrechen, von Hand auswählen, Schriftschnitt, -größe und farbe einstellen. Größere Abstände zwischen den Absätzen erzeugt man mit vielen Umbrüchen, aber so sichtig klappt das eigentlich nie. Will man eine Überschriftenhierarchie anlegen, die automatisch durchnummeriert und ein ordentliches Inhaltsverzeichnis generieren kann, wird es mit der herkömmlichen ich mach alles von hand Methode erst recht schwierig. Inhalt: 1. Was und Wo sind FV? 2. Wie wende ich FV an? 3. Wie erstelle bzw. bearbeite ich FV? 4. Was kann ich mit Formatvorlagen alles einstellen? Zeichen Absatz Tabstopps Rahmen und Schattierungen Sprache Positionsrahmen Nummerierung und Aufzählungszeichen 5. Wie bekomme ich die FV in meine Dokumente? Dokumentvorlagen der TUD Nachträgliches Laden von FV in bestehende Dokumente Die Datei normal.dot Wo finde ich die normal.dot? Symbolleisten aktiviert man, wenn sie fehlen, mit rechtem Mausklick in den grauen Bereich über dem Dokument. 1. Was und Wo sind FV? Formatvorlagen sind voreingestellte Textformate. Es gibt Zeichen- und Absatzformate, die sich entsprechend auf einzeln ausgewählte Zeichen oder auf den ganzen Absatz auswirken. Man kann neben der bloßen Schriftgestaltung auch viele andere Einstellungen, z.b. Abstände vor und nach dem Absatz, Nummerierungen von Überschriften, Einzüge, Tabs, Textrahmen, Silbentrennung etc. einstellen und per Mausklick oder sogar per Tastenkombination sehr einfach und schnell auf den Text verteilen. Strukturierte Texte, wie dieses Tutorial, oder Broschüren, Berichte, wissenschaftliche Arbeiten etc. pp. lassen sich mit FV gleich im Entwurf recht ordentlich anlegen. Will man später z.b. die Farbe aller Überschriften oder etwa Nummerierungsarten ändern, ändert man einfach nur zentral die entsprechende Formatvorlage. Formatvorlagen findet man in Word neben den Einstellungen zu Schriftart und größe in der Symbolleiste Format : Sie sind in einem Ausklappmenü abgelegt. Es gibt werksseitig voreingestellte Vorlagen für Überschriften, Fließtext uvm., die aber wie gewohnt unschön aussehen. In Dokumentvorlagen von der CD Nutzerberatung der TUD gibt es fertig eingerichtete FV mit den beiden Hausschriften Univers und DIN Bold. Vom Dokumenttitel bis zum Kleingedruckten sind die wichtigsten Textformate eingerichtet und können, so weit die Schriften vorhanden sind (Bestellung hier) sofort verwendet werden. Das Nachladen der TU Formate in bestehende Dokumente ist auch einfach möglich und wird am Ende des Tutorials erklärt. 1
2. Wie wende ich FV an? Klappt man das das Menü einmal aus, sieht man in der Liste alphabetisch geordnet die verfügbaren Vorlagen im entsprechenden Schriftbild und rechts Angaben zur Textausrichtung, Zeichengröße. Texte sollten zur Silbentrennung auf keinen Fall von Hand umgebrochen werden. Das überlässt man der Word- Silbentrennung (die man in den FV auch für bestimmte Formate ausschalten kann), da man sich sonst das einfache Formatieren wieder erschwert. Die mühseligen Feinarbeiten sollte man eh den Computer erledigen lassen... Wir wissen jetzt wo die Absätze liegen und können diesen Formate aus dem Menü zuweisen. Absatzformate, im Menü an diesem Zeichen zu erkennen, wirken sich immer auf den jeweiligen Absatz aus. Man braucht also nicht den ganzen Text auswählen, sondern nur den Kursor irgendwo in den Absatz platzieren und im Menü das gewünschte Format auswählen und schon ist alles erledigt. Um zweifelsfrei zu erkennen, was Absätze sind, sollten Sie beim schreiben die verborgenen Schriftzeichen einblenden. Den entsprechenden Knopf findet man in der Symbolleiste Standart : Wichtig ist es, Überschriften hierarchisch in der Reihenfolge zu ordnen, in der die Formatvorlagen angelegt sind, da Inhaltsverzeichnisse standartmäßig in dieser Ordnung generiert werden. 3. Wie erstelle bzw. bearbeite ich FV? Das besagte Menü der Formatvorlagen dient nur deren Anwendung. Will man seine Vorlagen verändern oder neue hinzufügen, findet man den entsprechenden Dialog im Menü Format Ist dieser Knopf aktiviert, sieht man neben den Leerzeichen (Punkt) überall im Text die Absatzmarken. Mit jedem Umbruch, der mit der einfachen Entertaste gesetzt wird (es gibt auch andere...), entsteht ein neuer Absatz. Das hierauf erscheinende Fenster zeigt zunächst links eine Liste der verfügbaren FV (welche davon im Menü angezeigt werden, kann man hier einstellen), rechts davon eine Probe des aktuell ausgewählten Formats und darunter diverse Optionen zum bearbeiten und organisieren. 2
Wir bearbeiten probehalber einmal das Format text_sw 4. Was kann ich mit Formatvorlagen alles einstellen? Wenn man mit FV arbeitet ist es sehr hilfreich zu wissen, welche Textmerkmale man damit beeinflussen kann. Hier kann man sich gelegentlich viel stumpfe Fleißarbeit recht elegant abkürzen. In den TU Formatvorlagen sind die wichtigsten Dinge eingestellt, aber auf Einzelheiten wie Nummerierungsoptionen etc. gehen Sie nicht ein. Hier kann natürlich nicht jeden Aspekt einzeln erläutert werden, aber ich versuche die wichtigsten bzw. nützlichsten Dinge aus dem Format Menü zusammenzufassen, damit Sie einen Überblick über die Möglichkeiten haben und sich ggf. selbst helfen können. Der Dialog zeigt 1. den Namen, 2. die Verschachtelung (FV können auch hierarchisch geordnet sein. D.h. nicht geänderte Parameter werden vom nächsthöheren Format übernommen), 3. worauf sich die Vorlage auswirkt, Absatz oder Zeichen, 4. welche Vorlage automatisch nach der Entertaste verwendet wird (sinnvoll bei Überschriften, so kommt man automatisch nach der Überschrift in den Fließtext) und 5. ein Menü mit allen Parametern, die man in einer FV einstellen kann: Zeichen Schrift, Größe, Farbe und diverse Schrifteffekte wie Untersreichungen, Durchstreichungen etc. 3
Absatz allgemeine Textausrichtung, Einzüge und vor allem Abstände mit denen sich das leidliche Enterdrücken bis der Text endlich da ist wo er hin soll etwas eleganter und vor allem schneller gelöst werden kann. Rahmen und Schattierungen eignet sich hervorragend um Text in farbigen Rahmen hervorzuheben, sei es ein ganzer Textblock, der gerahmt oder hinterlegt wird, oder, wie auf Seite 3, einzelne Zeichen. Die Abstände zu den Überschriften und der Textabsätze untereinander in diesem Tutorial sind hier voreingestellt. Lange Texte lassen sich besser lesen und überblicken, wenn man die Absätze etwas voneinander trennt. Tabstopps können hier zentral für alle Absätze (und wenn man die FV klug ineinander verschachtelt für den gesamten Text) angelegt und geändert werden. Die Einstellungen entsprechen den bekannten Tabstopps, die im Seitenlieal angelegt werden. Sprache bietet die Möglichkeit, für bestimmt Formate die automatische Rechtschreibprüfung abzuschalten. Bei bestimmten Inhalten, die allgemeine Wörterbücher nicht erkennen sehr hilfreich... 4
Positionsrahmen hier kann man einen Absatz per Mausklick in einen formatierbaren und verschiebbaren Rahmen legen. Dessen Aussehen bestimmt die Option Rahmen und Schattierung Nummerierung und Aufzählungszeichen zentrale Anlegestelle von Aufzählungszeichen und Gliederungsebenen, wie sie dann z.b. in generierten Inhaltsverzeichnissen Verwendung finden. nicht. Aus Kapazitätsgründen kann das nur nach und nach aufgearbeitet werden. Sollten Sie ein bestimmtes Dokument mit Formatvorlagen benötigen, wenden Sie sich bitte an: michael.kaden@mailbox.tudresden.de. Das Nachladen der FV ist nur ein kleiner Handgriff und Sie bekommen die Datei i.d.r. schnell zugearbeitet. Nachträgliches Laden von FV in bestehende Dokumente Sie können das aber auch einfach selbst tun. Formatvorlagen können von einem Dokument in ein anderes übertragen bzw. für neu zu erstellende Dokumente zentral auf Ihrem Rechner eingestellt werden. Zunächst das Laden von einem Dokument ins nächste: Öffne Sie hierzu wieder den Dialog Formatvorlage Unter der Liste der verfügbaren FV gibt es einen Knopf zum Organisieren der FV. 5. Wie bekomme ich die FV in meine Dokumente? Dokumentvorlagen der TUD Auf der CD Webseite sind in allen Word- Vorlagen neueren Datums Formatvorlagen für vier Überschriften, Fließtext, Kleingedrucktes und Hyperlinks enthalten. Ältere Dokumente enthalten diese noch der folgende Dialog erlaubt das wechselseitige Austauschen von FV zwischen zwei Dokumenten. 5
Standartmäßig erscheint im linken Fenster die Liste der im aktuell geöffneten Dokument verfügbaren FV und rechts die FV in der globalen Vorlage mit dem phantasievollen Namen normal.dot, der Datei also, die bestimmt, wie ein neu erstelltes Dokument aussieht. In den beiden Listen kann ich eine oder mehrere FV anklicken und in das andere Dokument übertragen. Bitte beachten Sie, dass von Haus aus im Dialog zum Öffnen nur nach.dot Dateien gesucht wird. Wenn Sie hier, wie im Bild, alle Dateien einstellen, zeigt das Fenster auch andere Dateien, also auch ganz normale.doc Dokumente an. Ich habe mein Dokument geöffnet und sehe nun dessen Formatvorlagen in der rechten Liste. Jetzt einfach die gewünschten FV anklicken und in mein geöffnetes Dokument einfügen. Quelle ist hier bei immer die Liste, in der ich anklicke und Ziel die andere, d.h. wenn ich rechts in der normal.dot Formatvorlagen anklicke, ändert sich der Kopieren Knopf ensprechend: Schließe ich den Dialog sind die FV im geöffneten Dokument sofort verfügbar. So kann ich FV aus meiner geöffneten Datei in andere übertragen und auch aus anderen holen. Möchte ich FV aus einer anderen Datei, die auf meinem Rechner liegt und nicht geöffnet ist, holen, schließe ich die normal.dot auf der rechten Seite: Der Knopf zum Schließen ändert sich jetzt in Öffnen und ich kann hier nach meiner Datei suchen. Die Datei normal.dot Es geht auch noch einfacher. Sie können, wie schon gesagt, zentral festlegen, wie alle neu erstellten Dokumente aussehen. Die Datei normal.dot ist eine ganz normale Word-Vorlagedatei. Diese wird in einem bestimmten Ordner abgelegt, auf den das Programm beim Starten zugreift und neue Dateien nach der dort gefundenen normal.dot einrichtet. D.h. diese Vorgaben umfassen alles, was ich in 6
einer Word Datei einstellen kann und ich kann sie jederzeit ändern, z.b. an die gleich beschriebene Stelle eine der TU Briefvorlagen platzieren und jedes neue Dokument hat automatisch den TU Kopf und Ihre Absenderdaten in den passenden Schriften. Auf der CD Webseite gibt es bei den Hausschriften eine allgemeine normal.dot zum herunterladen, in der die TU Hausschriften in sinnvollen Formaten für alle Anwendungen eingestellt sind. Wenn Sie die Datei auf Ihren Rechner geladen haben, können Sie die darin befindlichen FV mit der zuletzt beschriebenen Prozedur auf Ihre ursprüngliche normal.dot übertragen. Diese liegt auf Ihrem Rechner auf der Systemfestplatte (meist C:) im Nutzerordner (heißt immer wie der angelegte Nutzer) in den Microsoft Anwendungsdaten. Wo finde ich die normal.dot? Wenn Sie die Datei auf Ihrem Rechner nicht finden, gibt es einen einfachen Trick ihr auf die Spur zu kommen: Öffnen Sie wie schon beschrieben den Dialog Formatvorlagen und dort Organisieren. Hier erscheint die normal.dot standartmäßig immer rechts. Schließen Sie diese. Wenn Sie jetzt auf Datei öffnen klicken, wird im sich öffnenden Fenster die normal.dot angeboten und Sie können im Pfadmenü nachsehen, wo auf Ihrem Rechner die Datei liegt. Sie können die Datei, so Sie die nötigen Zugriffsrechte besitzen, einfach durch die neue normal.dot ersetzen. Die Vorlage dort muß immer eine Vorlagedatei sein, d.h. mit.dot enden. Beim nächsten Start von Word oder neu erstellen einer Datei sind die FV automatisch aktiviert. 7