Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am 22. August 2017, um 12:00 Uhr im pentahotel Berlin-Köpenick, Grünauer Str. 1, 12557 Berlin, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2016, des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2016, des zusammengefassten Lageberichts für die Gesellschaft und den Konzern sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2016 2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den sich aus dem Jahresabschluss der Gesellschaft zum 31. Dezember 2016 ergebenden Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2016 von EUR 470.851,81 in voller Höhe auf neue Rechnung vorzutragen. 3. Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2016 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2016 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung zu erteilen. 4. Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2016 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2016 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2016 Entlastung zu erteilen.
5. Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2017 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PANARES GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Berlin, zum Abschlussprüfer für die Gesellschaft und für den Konzern für das Geschäftsjahr 2017 zu bestellen.
Die folgenden Unterlagen liegen von der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der HMS Bergbau AG, An der Wuhlheide 232, 12459 Berlin, sowie während der Hauptversammlung zur Einsicht durch die Aktionäre aus: der Jahresabschluss zum 31. Dezember 2016 der Konzernabschluss zum 31. Dezember 2016 der zusammengefasste Lagebericht für die Gesellschaft und den Konzern für das Geschäftsjahr 2016 der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns 2016 und der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2016. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift sämtlicher vorgenannter Unterlagen zugesandt.
Teilnahmebedingungen Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung nachgewiesen haben. Die Anmeldung bedarf der Textform, muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und muss der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum 15. August 2017, 24:00 Uhr, unter der nachstehenden Adresse zugehen: HMS Bergbau AG c/o GFEI IR Services GmbH Ostergrube 11 30559 Hannover Fax: +49/511/474 023 19 hv@gfei.de Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung ist durch einen in Textform erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nachzuweisen. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und hat sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, also den 01. August 2017, 0:00 Uhr, zu beziehen. Er muss der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse (HMS Bergbau AG, c/o GFEI IR Services GmbH, Ostergrube 11, 30559 Hannover, Fax: +49/511/474 023 19, hv@gfei.de) ebenfalls mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum 15. August 2017, 24:00 Uhr, zugehen.
Weitere allgemeine Hinweise Anfragen von Aktionären und Wahlvorschläge Wenn Sie Anfragen oder Anträge zur Hauptversammlung haben, bitten wir Sie, diese ausschließlich zu richten an: HMS Bergbau AG c/o GFEI IR Services GmbH Ostergrube 11 30559 Hannover Fax: +49/511/474 023 19 hv@gfei.de Rechtzeitig innerhalb der Frist des 126 Abs. 1 AktG, d.h. bis zum 7. August 2017, 24:00 Uhr, unter dieser Adresse eingegangene ordnungsgemäße Gegenanträge und Wahlvorschläge der Aktionäre werden auf der Internet-Seite der Gesellschaft (www.hms-ag.com/de unter Finanzen/Hauptversammlung ) unverzüglich zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internet-Adresse veröffentlicht. Bevollmächtigung und Stimmrechtsvertretung Die Gesellschaft weist darauf hin, dass die Ausübung des Stimmrechts auch durch einen Bevollmächtigten, insbesondere durch ein Kreditinstitut oder durch eine Vereinigung von Aktionären, erfolgen kann. Sofern nicht ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere mit diesen gemäß 135 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt werden, gilt: Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform ( 126b BGB). Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder andere mit diesen gemäß 135 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen. Wir bitten daher die
Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere mit diesen gemäß 135 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigen wollen, sich mit diesen über eine mögliche Form der Vollmacht abzustimmen. Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen. Die Bevollmächtigung muss Weisungen zu jedem Punkt der Tagesordnung enthalten. Ohne Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Vollmacht und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter können bereits im Vorfeld der Hauptversammlung erteilt werden. Weitere Hinweise zur Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters sowie ein Formular, das für die Vollmachts- und Weisungserteilung verwendet werden kann, erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung zugesandt. Auch im Fall einer Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters sind eine Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bedingungen erforderlich. Anforderungen von Unterlagen gemäß 125 AktG Unterlagen gemäß 125 AktG bitten wir, unter folgender Adresse anzufordern: HMS Bergbau AG c/o GFEI IR Services GmbH Ostergrube 11 30559 Hannover Fax: +49/511/474 023 19 hv@gfei.de Berlin, im Juli 2017 HMS Bergbau AG Der Vorstand
- S-Bahnhof Berlin-Spindlersfeld: S-Bahn S47 Tram 60, 61 Bus 165, N65 S Köllnischer Platz: Tram 60, 61, 68 Bus 164, 165, N62, N65 GPS 52 44'98.1"N 13 57'02.9"O pentahotel Berlin-Köpenick Grünauer Str. 1 12557 Berlin
S S-Bahnhof Köpenick: S-Bahn S3 Tram 62, 63, 68 Bus 164, 269, N69, N90, X69 pentahotel Berlin-Köpenick Schloßplatz Köpenick: Tram 27, 60, 61, 62, 67, 68 Bus 164, 165 Quelle & Kartendaten: GeoBasis-DE/BKG ( 2009), Google
HMS Bergbau AG An der Wuhlheide 232 D - 12459 Berlin Telefon: +49 (30)-65 66 81-0 Fax: +49 (30)-65 66 81-15 E-Mail: hms@hms-ag.com Internet: www.hms-ag.com