OPTIMAL SYSTEMS Zentralisierter Kommunikationsworkflow mit enaio Software für Macher.
1 2 3 4 5 6 7 OPTIMAL SYSTEMS Kurzvorstellung Workflows in enaio Vorteile, Unterscheidung, Anwendung Kommunikation analog, digital, strukturiert und gesichert Eingangsworkflows zentral, dezentral und multikanal Ausgangsworkflows Automatismen, Abvermerke, Sicherungen Ihr eigenes Projekt Merksätze für eigene Projekte Diskussion Fragen oder Anregungen? 2
Die Unternehmensgruppe OPTIMAL SYSTEMS Kurzvorstellung
OPTIMAL SYSTEMS Die Unternehmensgruppe Standorte Partner Kunden 1991 gegründet Hauptsitz in Berlin Deutschland Österreich Schweiz Serbien Deutschland Italien Lettland Österreich Schweiz Türkei UAE Ukraine Äthiopien Deutschland Großbritannien Lettland Litauen Luxemburg Niederlande Österreich Schweiz UAE Ungarn USA Zypern 400 Mitarbeiter Über 2.170 Installationen Über 2.000 Kunden weltweit 4
OPTIMAL SYSTEMS Die Unternehmensgruppe Standorte Berlin Bielefeld Dortmund Hamburg Hannover Jena Kiel Konstanz Leipzig München Nürnberg Stuttgart Belgrad Frauenfeld Wien Wil SG 5
Die Unternehmensgruppe OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale Berlin OPTIMAL SYSTEMS GmbH Niederlassung Dortmund OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Hannover OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Jena Geschäftsführung Produktentwicklung OPTIMAL SYSTEMS GmbH SAP Competence Center Leipzig OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Konstanz OPTIMAL SYSTEMS GmbH München Produktmanagement Professional Services OPTIMAL SYSTEMS d.o.o. Softwareentwicklung Belgrad, Serbien OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Stuttgart OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Österreich, Wien Direktvertrieb D-A-CH + Partner Business Development enaio redline OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Berlin OPTIMAL SYSTEMS Schweiz AG Frauenfeld Finanzen und Administration Marketing und Markenstrategie OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Bielefeld OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Hamburg OPTIMAL SYSTEMS Enterprise Solutions Switzerland, Wil (St. Gallen) 6
Workflows in enaio Anwendungsgebiete und Workflow-Arten
Workflows mit enaio Änderungen oder Erweiterungen können an bereits bestehenden Prozessen vorgenommen werden Workflows reduzieren die Bearbeitungsdauer und erhöhen die Übersicht enaio - Workflow Schnellere Prozessintegration, Fehlervermeidung, Ablaufsicherheit Vorgangsprotokollierung Reduzierter Aufwand bei Entwicklung, Umsetzung und von Schnittstellen Reduzierter Aufwand durch gesteuerte Prozesse 8
Strukturierte Workflows Unstrukturierter Workflow Multi-Instanz- Workflow Smart-structured- Workflow Strukturierter Workflow Start Zuordnung Prüfen Ablage Ende 9
Strukturierte Workflows Unstrukturierter Workflow Multi-Instanz- Workflow Smart-structured- Workflow Start Unstrukturierter Workflow Beantragen Stellvertreter Prüfen Sammeln Verknüpfen Bestellen Nachfragen Ende 10
Strukturierte Workflows Unstrukturierter Workflow Multi-Instanz- Workflow Smart-structured- Workflow Multi-Instanz-Workflow Start Mitarbeiter 1 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter 3 Ende 11
Strukturierte Workflows Smart-structured-Workflow Unstrukturierter Workflow Multi-Instanz- Workflow Smart-structured- Workflow Start Zuordnen Prüfen Ablage Nachfragen Stellvertreter Sammeln Ende 12
Kommunikation Analog, digital, strukturiert und gesichert
Papiereingänge E-Mails Gesicherte Kommunikation Portale Fachverfahren Datenaustausch Direktkommunikation Ausgangsdokumente 14
Papiereingänge E-Mails Gesicherte Kommunikation Portale Fachverfahren Datenaustausch Direktkommunikation Ausgangsdokumente 15
Zentralisierte Workflows Übersichtlichkeit durch Standardisierung
Eingangsworkflow Zentraleingang Nutzereingang Importe Eingangsdokumente Workflow TR-ESOR Zentralablage Signaturen Protokoll Adressiert Zuordnen Team Signatur LZA-Abgabe Zertifiziert Prüfen LZA-Viewer Fallnummer Fallablage Verknüpfung Ausgangsworkflow Protokoll 17
Eingangsworkflow Eingangsdokumente Workflow Protokoll Signatur LZA-Abgabe LZA-Viewer Ausgangsworkflow 18
Eingangsworkflow Eingangsdokumente Workflow Protokoll Signatur LZA-Abgabe LZA-Viewer Ausgangsworkflow 19
Eingangsworkflow Eingangsdokumente Workflow Protokoll Signatur LZA-Abgabe LZA-Viewer Ausgangsworkflow 20
Eingangsworkflow Eingangsdokumente Workflow Protokoll Signatur LZA-Abgabe LZA-Viewer Ausgangsworkflow 21
Eingangsworkflow Eingangsdokumente Workflow Protokoll Signatur LZA-Abgabe LZA-Viewer Ausgangsworkflow 22
Eingangsworkflow Eingangsdokumente Workflow Protokoll Signatur LZA-Abgabe LZA-Viewer Ausgangsworkflow 23
Eingangsworkflow Ausgangsworkflow Adressdaten Versand Abvermerke Fachakte Manuell Automatismus Import TR-ESOR Zentraler Ausgang Signatur Siegel Empfangsbestätigungen bebpo Postausgang Exporte 24
Eingangsworkflow Ausgangsworkflow Adressdaten Versand Abvermerke Siegel Empfangsbestätigungen 25
Eingangsworkflow Ausgangsworkflow Adressdaten Versand Abvermerke Siegel Empfangsbestätigungen 26
Eingangsworkflow Ausgangsworkflow Adressdaten Versand Abvermerke Siegel Empfangsbestätigungen 27
Eingangsworkflow Ausgangsworkflow Adressdaten Versand Abvermerke Fachakte Manuell Automatismus Import TR-ESOR Zentraler Ausgang Signatur Siegel Empfangsbestätigungen bebpo Postausgang Exporte 28
Eingangsworkflow Ausgangsworkflow Adressdaten Versand Abvermerke Fachakte Manuell Automatismus Import TR-ESOR Zentraler Ausgang Signatur Siegel Empfangsbestätigungen bebpo Postausgang Exporte 29
Ihr eigenes Projekt Merksätze und Denkansätze für das eigene Projekt
Kultur des Scheiterns Anpassungen sind möglich Berücksichtigen Sie Sonderfälle Dokumentieren Sie intern Einfach, aber nicht leicht Erlauben Sie sich Fehler in der Planung, werfen Sie auch mal etwas weg. Prozesse sind Produkte aus Prozessen, Korrekturen sind immer möglich Genug Prozesse vereinfachen die Arbeit, zu viele Prozesse verhindern Sie. Dokumentieren Sie auch den Schaffensprozess, wer weiß in 20 Jahren noch warum? Trennen Sie langfristige von akuten Anforderungen, verschieben Sie Anforderungen ruhig, aber ignorieren Sie diese nicht. 31
Haben Sie Fragen? 32
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Claus-Dieter Oppermann OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh Hannover Wöhlerstraße 42-30163 Hannover Telefon: +49 511 123315-0 E-Mail: Oppermann@Optimal-Systems.de blueline.enaio.de redline.enaio.com Unternehmenszentrale Cicerostraße 26 10709 Berlin Telefon: +49 30 895708-0 kontakt@