Die Senatorin für Finanzen 28.04.2008 Gisela Schwellach Tel. 5520 Beschlossene Fassung Preise geschwärzt Vorlage für die Sitzung des Senats am 20.05.08 Modernisierung des E-Mail-Systems der bremischen Verwaltung A. Problem Die Bremische Verwaltung setzt als Software für E-Mail Microsoft Exchange 5.5 und Outlook an ca. 10.000 Arbeitsplätzen ein. Exchange 5.5 wurde Anfang 1998 veröffentlicht. Die Wartung für dieses Produkt wurde vom Hersteller im Januar 2006 eingestellt. Die Beschränkungen der Software Exchange 5.5 (u.a. Größe des Datenspeichers) führen aufgrund des gestiegenen Datenvolumens (Anzahl und Größe der E-Mails) zu Performance- Problemen. Auch aktuelle Software zum Virenschutz wird für die Version 5.5 von den Softwareanbietern gar nicht mehr oder nur gegen hohe Aufschläge angeboten. Daneben kann der wachsende Bedarf an mobiler Datenkommunikation nur durch kostenintensive dezentrale Einzellösungen gedeckt werden. Auch die hauptsächlich in den Jahren 1998-2004 von den Dienststellen beschaffte Mail- Server-Hardware müsste bei Beibehaltung der bisherigen ca. 90 dezentralen Server im größeren Umfang erneuert werden. Gründe hierfür sind die technische Alterung der Systeme sowie das bereits erwähnte angestiegene Datenvolumen. Neue Hardware kann jedoch nur noch unter Schwierigkeiten mit der alten Software betrieben werden. Hard- und Software müssen also dringend erneuert werden. Eine Gewährleistung für die Sicherheit des Gesamtssystems und dessen Funktionsfähigkeit kann schon derzeit nicht mehr übernommen werden. B. Lösung Die bremische Verwaltung erneuert im Rahmen eines Projektes ihren im Bremischen Verwaltungsnetz betriebenen E-Mail-Verbund und beauftragt im Rahmen der bestehenden Verträge die Brekom, die Systeme auf den aktuellen Stand der Technik zu migrieren. Dies soll mit einer Konsolidierung der E-Mail-Server bei der Brekom verbunden werden. Die Senatorin für Finanzen hat am 18.7.2006 im Konzept Weiterentwicklung des IT-Bereichs der bremischen Verwaltung empfohlen, die IT - Querschnittsaufgaben in der gesamten Verwaltung in gleicher oder ähnlicher Weise wahrzunehmen (Beispiele: Daten- /Dokumentenmanagement, standardisierter PC-Arbeitsplatz, E-Mail-Postfächer). Bei der Konzepterarbeitung in der Projektgruppe Konsolidierung und Kooperation wurde als Beispiel die Modernisierung des E-Mail-System durchgerechnet und festgestellt, dass sich die Bündelung sogar ohne Personalkostenersparnis rechnen (siehe Weiterentwicklung des IT Bereichs der bremischen Verwaltung, 2006, Seite 28 ff): Diese Konsolidierung soll im Rahmen bestehender Verträge mit der BreKom erfolgen. Die Dienstleistungen, die mit dem Betrieb des Bremischen Verwaltungsnetzes (BVN) verbunden sind, und damit auch der Dienst E-Mail, sind über Rahmenvertrage - mit einer jährlichen Kündigungsfrist nach 2011 - an die Brekom gebunden. Die Verträge sehen vor, dass die FHB gegenüber der Brekom ihren Bedarf äußert und die Brekom für die Gestaltung der technischen Lösung verantwortlich ist. Die Brekom hat sich für den Einsatz der Software Microsoft Exchange 2007 ausgesprochen. Einer der Gründe für die Wahl dieser Version ist,
- 2 - dass Administrationsfunktionen wie das Einrichten und Pflegen von Postfächern auch bei einem zentralen Betrieb weiterhin in dezentraler Verantwortung der Dienststellen erfolgen können. Bei der beabsichtigten Konsolidierung der Mail-Server erfolgt die physikalische Bereitstellung der Postfächer künftig bei der Brekom auf nur noch wenigen zentralen Servern und nicht mehr auf Servern in den Dienststellen. Serverbetrieb, Datensicherung, Datenrestaurierung und E-Mail-Virenschutz übernimmt die Brekom, es sei denn, dass aktuell in einzelnen Bereichen ausreichend wirtschaftliche Gründe und infrastrukturelle Voraussetzungen gegeben sind, die auch bei einer Gesamtwirtschaftlichkeitsbetrachtung einen dezentralen Betrieb weiterhin sinnvoll erscheinen lassen. Von den Administrationsaufgaben bleiben langfristig die nutzerbezogene Administrationsaufgaben (z.b. Einrichtung und Pflege von Postfächern) bei den Dienststellen. Für die Konsolidierung spricht neben insbesondere den bereits aufgeführten wirtschaftlichen Aspekten auch, dass die - andernfalls neu aufzubauende - Infrastruktur für den mobilen bzw. den standortübergreifenden Zugriff nur an einer Stelle bereitgehalten werden muss. Voraussetzung für die Konsolidierung der E-Mail-Server ist eine ausreichende Vernetzung der Dienststellen mit der Brekom, die durch die Umstellung auf das neue Telefonsystem gegeben ist. Dienststellen im Telekommunikationsnetz der Brekom mit bisher 2 Mbit/s Anschluss können ohne Mehrkosten auf 100 Mbit/s für den Zugriff auf zentrale Komponenten hoch gestuft werden. Auch die Aufrüstung einer BVN-Verbindung von bisher 512 Kbit/s auf 100 Mbit/s ist nur mit geringen monatlichen Mehrkosten verbunden. Das Projekt zur Umstellung auf ein dem Stand der Technik entsprechendes zentrales E-Mail- System soll für maximal 2 Jahre einen Parallelbetrieb von altem und neuem E-Mail-System bereitstellen, so dass für die Nutzerinnen und Nutzer in der Verwaltung ein reibungsloser Übergang möglich ist. Es ist grob von folgendem Zeitablauf auszugehen: Projektphase Dauer Bemerkungen Vorbereitung ca.1 Monat Alle Standorte müssen ihre Server vorbereiten Analyse ca. 2-3 Monate Beobachtung des Mail-Verkehrs, inaktiver Postfächer etc. Piloten 1 Monat Ausgewählte Bereiche dürfen migrieren Auswertungsphase Migrationsplanung 1 Monat Überprüfung der Ausgangsannahme, ob eine vollständige zentrale Lösung bei der Brekom realisierbar ist. Migration 1 Jahr Sukzessive Migration der Standorte Parallelbetrieb Max. 1 Jahr Parallelbetrieb der alten und neuen Systeme. Danach Abschalten der alten Postfächer, da Weiterbetrieb zu deutlichen Mehrkosten führt. Nach der Migrationsphase von 2 Jahren ist ein Weiterbetrieb von Exchange 5.5-Servern im Rahmen des BVN nicht mehr beabsichtigt, um die Mehrkosten für einen Parallelbetrieb zu vermeiden. Danach evtl. entstehender Mehraufwand aufgrund von noch nicht migrierten Systemen in den Dienststellen ist daher von diesen zu tragen. Die Migration auf ein dem Stand der Technik entsprechenden zentrales E-Mail-System bedingt die Bereitstellung eines Verzeichnisdienstes, in dem alle Nutzerinnen und Nutzer verwaltet werden. Der Verzeichnisdienst existiert bereits in Bremen in Form eines mit dem Gesamtpersonalrat für das Land und die Stadtgemeinde Bremen abgestimmten Pilotbetriebes. Bei der Migration wird technisch gesehen ein neuer Verzeichnisdienst aufgebaut, um eine konsistente Verwaltung aller Teilnehmer und Teilnehmerinnen am Mail-
- 3 - System zu gewährleisten. In diesen Verzeichnisdienst wird das bestehende System überführt. Dabei ist von den Dienststellen dafür Sorge zu tragen, dass jeder ihrer angeschlossenen Arbeitsplätze über den zentralen Verzeichnisdienst adressiert werden kann. C. Alternativen Zur Erneuerung des E-Mail-Verbundes gibt es keine Alternativen. Update-Beschaffung und Betrieb sind durch bestehende Rahmenverträge geregelt, sodass eine Umsetzung unmittelbar erfolgen kann. Von einzelnen Dienststellen werden gegen die dabei angestrebte Zentralisierung noch qualitative Gründe (Ansprechpartner vor Ort, Betriebszeiten bei der Brekom) angeführt. Die Senatorin für Finanzen hält diese Sorgen für unbegründet. Zur Klärung dieser Problematik ist die Pilotphase vorgesehen. Ihre Auswertung soll feststellen, ob diese Gesichtspunkte einer Zentralisierung aller Postfächer bei der Brekom wirklich im Wege stehen und ob ggf. weitere Maßnahmen erforderlich sind. Aufgrund des dringenden Handlungsbedarfs und des Aspektes des reibungslosen Übergangs ist auch ein Umstieg auf ein anderes Produkt zum jetzigen Zeitpunkt nicht zu empfehlen, unabhängig davon dass die Brekom ohnehin aufgrund der Rahmenverträge für die Gestaltung der technischen Lösung und damit die Produktauswahl verantwortlich ist. D. Finanzielle / Personalwirtschaftliche Auswirkungen / Genderprüfung: Die Migration verursacht einmalige haushaltswirksame Kosten in Höhe von ca., verteilt über zwei Jahre. Diese Kosten umfassen die zentralen Umstiegsarbeiten bei der Brekom für die Migration der Postfächer in Höhe von ca.. Daneben ist für die Brekom bei der zentralen Verwaltung der Postfächer und des Verzeichnisdienstes ein entsprechendes Konzept zu erstellen, das insbesondere aus Datenschutzaspekten eine fortlaufende Überprüfbarkeit der die Administration der zentralen Komponenten beinhaltet. Die Kosten hierfür werden auf geschätzt. Außerdem ist die Beschaffung von zentraler Serversoftware (ca. ) erforderlich. Für die Konsolidierung auf Servern bei der Brekom ist dort ausreichend Speicherplatz erforderlich. Damit den Ressorts hierfür keine Mehraufwendungen während der Migrationsphase entstehen, wird die Senatorin für Finanzen diesen in den Jahren 2008 und 2009 zentral finanzieren (ca. ). Da die Kosten sehr stark vom Verhalten der Dienststellen abhängen, den bei der Brekom angemieteten Speicher effizient zu nutzen, werden die Dienststellen gebeten, ihre Nutzerinnen und Nutzer technisch und organisatorisch bei der sparsamen Nutzung des E-Mail Speichers zu unterstützen. Ziel ist es, ohne eine zentrale Vorgabe einer einheitlichen Speicherhöchstgrenze auszukommen. Für den Betrieb nach der Migrationsphase, d.h. geplant für Ende 2009/Anfang 2010, wird eine Fortführung einer zentralen Finanzierung im Rahmen der Fortschreibung des einheitlichen IT-Managements angestrebt. Für die Ausstattung kleinerer Dienststellen mit einem Lizenz-Pool und notwendige Ausgaben für die Anpassung bestehender IT-Infrastrukturen (aber nicht für eigenen Personalaufwand) werden bedarfsorientiert zentral außerdem bis zu bereitgestellt. Ziel dieses Reservefonds ist es, vor Ort bestehende haushaltstechnische Probleme für die schnelle Realisierung einer einheitlichen Infrastruktur zu lösen. Der Einsatz derartiger Mittel erspart den betroffenen Dienststellen in der Regel eigene Aufwendungen entweder bei E-Mail bzw. bei IT-Infrastruktur, so dass sich der o.a. Gesamtkostenrahmen von für die Exchange Modernisierung insofern nicht ändert.
- 4 - Diese Mittel für die Konsolidierung des E-Mail-Systems sollen über den PPL 96 bereitgestellt werden. Es hängt vom Fortschritt des Projekts ab, wie sich der Mittelabfluss zeitlich gestaltet. Es wird erwartet, dass sich die Aufwendungen überwiegend auf das Jahr 2009 erstrecken. Daher wird die Senatorin für Finanzen den Haushalts- und Finanzierungsausschuss um Erteilung einer Verpflichtungsermächtigung in Höhe von für 2009 bitten. Für den Zugriff auf die bei der Brekom bereitgestellten E-Mail-Postfächer sind für jeden angeschlossenen Arbeitsplatz Lizenzen nötig (ca. pro Arbeitsplatz). Daneben ist für die Nutzung des Verzeichnisdienstes für jeden angeschlossenen Arbeitsplatz eine Windows Server Zugriffslizenz nötig (jeweils ca. ), die allerdings ohnehin für die Nutzung anderer Windows Server benötigt wird und daher auch schon oft vorhanden sein dürfte. Dienststellen, die direkt oder über Dienstleister Microsoft Rahmenverträge (Enterprise Agreement) abgeschlossen haben (ca. 2.000 Nutzer in der bremischen Verwaltung), verfügen ebenfalls bereits über die notwendigen Lizenzen. Die Senatorin für Finanzen geht von einem verbleibenden Bedarf von Exchange Lizenzen für maximal 8.500 Nutzerinnen und Nutzer (d.h. ) für die Dienststellen aus. Diese Kosten sind von den Dienststellen zu tragen. Für die Einrichtung und Änderung von E-Mail-Postfächern entstehen keine weiteren Kosten, wenn die Dienststellen diese Aufgabe selbst übernehmen, so dass die Modernisierung des E-Mail-Systems zu keiner Kostenerhöhung führt und lediglich die Lizenzkosten (in der Regel pro Arbeitsplatz) von den Dienststellen zutragen sind. Die am Arbeitsplatz genutzten vorhandenen Office Produkte (Word, Excel, etc.) sind in der Regel von dieser Migration nicht betroffen, denn hier kann bis auf weiteres auf bestehende Lizenzen zurückgegriffen werden. Kostendämpfend wirkt sich zukünftig auch der in Exchange 2007 enthaltende, sehr leistungsfähige Webzugriff auf die E-Mail Postfächer aus, der den Einsatz der Software Microsoft Outlook in bestimmten Arbeitsumfeldern entbehrlich machen kann. Für die bremische Verwaltung ergibt sich durch den Verzicht des Austauschs von ca. 90 Servern in den Dienststellen und der Beschaffung entsprechender Server-Lizenzen eine starke Entlastung im investiven IT-Bereich. Daneben ist aber auch eine Entlastung im Personalbereich bei der DV-Administration sowie im konsumtiven Bereich (externe Aufträge zur Unterstützung, Schulung, Stromverbrauch) zu erwarten. Im Bereich des IT-Personals ergeben sich aus der Umstellung des E-Mail-Systems allein keine spürbaren Aufgabenverlagerungen. Es zeichnet sich aber eine Akzentverlagerung ab, dass rein technische Aufgaben in den Hintergrund treten, und technisch-organisatorische und fachliche Aspekte stärker betont werden können. Da die rein technischen Aufgaben zumindest gefühlt eher von männlichem Personal wahrgenommen werden, regt die Senatorin an, anhand dieses Projekts auch die Frage der Genderaspekte beim IT-Personal und seiner künftigen Perspektiven zunächst im Rahmen des Zwischenberichts (vgl. Beschlussvorschlag) aufzugreifen. Die Senatorin für Finanzen wird außerdem ein Projekt auflegen, das gemeinsam mit dem Gesamtpersonalrat langfristige Personalentwicklungskonzepte im Zusammenhang mit den durch die Einführung des Produktplanes 96 zu erwartenden Änderungen formuliert. Daneben wird auch aus Genderaspekten zu untersuchen sein, wie die unterschiedlichen Möglichkeiten der Postfaches (Outlook, Web-Zugriff, mobiler Zugriff) genutzt werden. Auch hierzu soll der Zwischenbericht Informationen liefern. E. Abstimmung Die Vorlage ist mit allen Ressorts abgestimmt.
- 5 - F. Öffentlichkeitsarbeit/Veröffentlichung nach dem Informationsfreiheitsgesetz Die Vorlage ist für die Öffentlichkeit geeignet und soll in das zentrale Informationsregister nach dem Informationsfreiheitsgesetz nach Schwärzung der Preise - eingestellt werden. G. Beschluss 1. Der Senat bittet die Senatorin für Finanzen, das Projekt zur Konsolidierung und Modernisierung des E-Mail-Systems durchzuführen und hierfür die erforderlichen Beschlüsse des Haushalts- und Finanzausschusses einzuholen. 2. Der Senat bittet die Ressorts, die Senatorin für Finanzen bei diesem Vorhaben aktiv zu unterstützen und die Erreichbarkeit jeder PC-Nutzerin und jedes PC-Nutzers der Dienstsstellen über den Verzeichnisdienst sicherzustellen. 3. Der Senat bittet die Ressorts bei erfolgreichem Abschluss der Pilotphase die E-Mail- Server der Dienststellen unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit bei der Brekom zu konsolidieren. 4. Der Senat bittet die Senatorin für Finanzen um einen Zwischenbericht über die Umsetzung des Projektes zu Beginn des Jahres 2009. 5. Der Senat bittet die Senatorin für Finanzen und die Senatorin für Bildung und Wissenschaft zu prüfen, wie die bei der BreKom bestehenden Anschlüsse der Schulen im Zuge der Konsolidierung des E-Mail-Systems auf 100 Mbit je Standort kostenneutral angepasst werden können.