Leitfaden-Installation und erste Schritte für prox hzv (Version 1.3.1.0) Hotline für das prox hzv: Tel.: 0431 239210 Stand: 27.12.2011
Installation Hardware-/Softwarevoraussetzungen Die Installation von prox hzv ist zur Zeit auf einem Einzelplatzrechner möglich. An dem Rechner muss ein Kartenlesegerät angeschlossen sein. Ferner muss an diesem Rechner ein Standard-Windows-Drucker eingerichtet und verfügbar sein. Im Falle von Praxisgemeinschaften muss prox hzv für jede Praxis auf einem eigenen Rechner installiert werden. Im Folgenden werden die Hardware- und Softwarevoraussetzungen und der Installationsprozess beschrieben. Die nachfolgenden Voraussetzungen sind für eine korrekte Installation und einem späteren Betrieb mit voller Funktionalität erforderlich. Betriebssystem prox hzv arbeitet unter folgenden Betriebssystemen: Windows XP mit Servicepack 2 Windows 2003 Server mit Servicepack 1 Windows Vista (alle Versionen) Windows 7 Software Die folgenden beiden Programme befinden sich auf der CD und können optional gleich mitinstalliert werden. Adobe Reader 9.0 (zum Lesen des Handbuches) Teamviewer (optional: für die Fernwartung) Mindestanforderungen Hardware Prozessor: Pentium 4 mit 2,4 GHz (oder Prozessor mit vergleichbarer/höherer Leistung) Hauptspeicher 1024MB RAM bzw. 2048 MB RAM für Windows Vista; (empfohlen: 2048MB RAM oder höher) Festplatte: 5 GB freier Festplattenspeicher Grafikkarte: min. Auflösung von 1024x768 Pixel bei 16Bit Farbtiefe Tastatur: Standard-Windows-Tastatur Maus: Standard-Zwei-Tasten-Maus Monitor: Röhrenbildschirm ab 17 oder TFT Flachbildschirm ab 15, Auflösung mindestens 1024x768 Pixel. Laufwerke: CD- oder DVD-Laufwerk für die Installation, CD-Brenner für das Erzeugen von Abrechnungsdateien, Wechseldatenträger (z.b. externe Festplatte, USB-Stick) oder Streamer für die Datensicherung Drucker: Tintenstrahl- oder Laserdrucker, Nadeldrucker Freigegebene Lesegeräte: - Fa. Hypercom GmbH medcompact - Fa. Sagem Monètel (ehemals Orga) alle Geräte - Fa. SCM Microsystems GmbH ehelath 100 - Fa. Cherry GmbH ST-1503 - Fa. Zemo GmbH VML-GK1 2
Zudem können alle Geräte betrieben werden, welche die CT-API- Schnittstelle unterstützen. Vorbereitung Durchführung der Installation Sie benötigen für die Installation Administratorrechte für das Betriebssystem. Falls Sie nicht als Benutzer mit Administratorrechten angemeldet sind, beenden Sie Windows. Starten Sie dann Windows erneut und melden Sie sich bei der Windows-Anmeldung mit dem Benutzernamen und dem Kennwort des Administrators an. Hinweis: Die Microsoft-Firewall für Windows wird während der Installation von prox hzv automatisch eingestellt. Sollten Sie eine andere Firewall benutzen, so deaktivieren Sie diese bitte für die Dauer der Installation von prox hzv. Wenn Sie Ihre Firewall nicht deaktivieren möchten, wird im Verlaufe der Installation ein Dialogfenster erscheinen, in dem Sie gefragt werden, ob das Programm "install blockiert werden soll. Geben Sie hier bitte an, dass das Programm "install NICHT geblockt werden soll, da prox hzv ansonsten nicht installiert werden kann. 1. Beenden Sie alle Programme. 2. Legen Sie die CD in das CD/DVD-Laufwerk des Rechners. 3. Wenn die Autostartoption des CD/DVD-Laufwerks aktiviert ist, startet die Installation automatisch. Andernfalls müssen Sie die Installation manuell starten. Hierzu wählen Sie bitte das CD/DVD- Laufwerk über den Arbeitsplatz oder den Explorer aus. Klicken Sie die Datei "install.exe doppelt an. Hinweis: Sofern Sie Windows Vista oder Windows 7 als Betriebssystem haben, erscheint jetzt ein Dialogfenster mit der Meldung, dass das nicht identifizierte Programm "install versucht, auf den Computer zuzugreifen. Wählen Sie an dieser Stelle bitte <Zulassen> aus, da die Installation von prox hzv ansonsten abgebrochen wird. 4. Die Installation wird vorbereitet. Bitte warten. Bestätigen Sie den Start der Installation mit Klick auf <Weiter>. 3
5. Unter dem Punkt Tools können Sie auswählen ob Adobe Reader und Teamviewer installiert werden sollen. Nach der Auswahl klicken Sie bitte auf <Weiter>. 6. Es erscheint ein Dialog-Fenster, in dem Sie Ihr KV Gebiet auswählen können. Nach der Auswahl klicken Sie bitte auf <Weiter>. 4
7. Wählen Sie den Installationsordner aus und klicken Sie auf <Installieren>. 8. Das Programm wird installiert. Bitte warten. Der Installationsprozess wird ca. 30 Minuten dauern. Bitte beachten Sie, dass sich der Fortschrittsbalken sehr langsam bewegen wird, wenn ca. 90% der Installation durchgeführt wurden. Brechen Sie den Installationsprozess an dieser Stelle bitte nicht ab. 5
9. Die Installation abgeschlossen. Auf <Fertig stellen> klicken. Erstes Starten des Programms Eingabe von grundlegenden Praxisdaten 10. Auf Ihrem Desktop wurde ein Icon prox hzv angelegt. Zudem wurde die Programmgruppe "prox hzv hinzugefügt. Hinweis: Wenn Sie mit VMWare auf einem Mac arbeiten, müssen Sie DirectX deaktivieren. Starten Sie das Programm mit einem Doppelklick auf das prox hzv - Icon auf dem Desktop. Um mit dem System ordnungsgemäß arbeiten zu können, müssen nach dem ersten Start von prox hzv einige grundlegende Einstellungen vorgenommen werden. Hinweis: Die im Folgenden beschriebene Eingabe von Daten wird am Beispiel der in der Region Bayern gültigen HzV-Verträge beschrieben. In anderen Regionen ist analog vorzugehen. Nach dem ersten Start erscheint ein Fenster, in dem die 9-stellige BSNR und der Typ der Praxis angegeben werden müssen. Außerdem müssen Sie an dieser Stelle angeben, in welcher Region sich Ihre Praxis befindet. Basierend auf dieser Angabe, werden Ihnen später alle unterstützten HzV-Verträge aus dieser Region in prox hzv zur Verfügung stehen. 6
Ergänzen der Praxisdaten Im nächsten Schritt können Sie auf dem Reiter "Praxisdaten Ihre Daten zur Praxis ergänzen. Hinzufügen von Ärzten Wählen Sie den Reiter <Ärzte> aus, um weitere Ärzte hinzuzufügen. Es dürfen nur Ärzte hinzugefügt werden, die in der oben angegebenen BSNR arbeiten. 7
Passwort des Administrators eingeben Um einen neuen Arzt anzulegen, klicken Sie bitte auf <Neuer Arzt> und füllen die Felder aus. Bitte beachten Sie, dass die LANR 9-stellig angegeben werden muss. Bei Ärzten, die im HzV-Vertrag eingeschrieben sind, müssen die entsprechenden Verträge aktiviert werden, da sie ansonsten nicht als Abrechner für den jeweiligen Vertrag auftreten können. Verträge die nicht anwählbar sind, müssen vorher unter Verträge aktiviert werden. Durch Auswahl eines bereits eingegebenen Arztes in der linken Auswahlliste werden seine Daten angezeigt. Sind alle Felder korrekt ausgefüllt, klicken Sie auf <Übernehmen>, um die Daten abzuspeichern. Wählen Sie den Reiter Administrator aus, um das Passwort des Administrators einzugeben. Geben Sie das Kennwort für den Administrator in das obere Textfeld ein und bestätigen Sie diese Eingabe durch nochmaliges Eingeben des Kennworts in das untere Textfeld. Klicken Sie auf <Übernehmen>, um die Daten abzuspeichern. 8
Festlegung der HzV Verträge Hier können Sie festlegen welche Verträge für Ihre Praxis aktiviert werden sollen. Ein Vertrag muss dann auf aktiv gesetzt werden, wenn mindestens einer der Ärzte aus dieser Praxis in den Vertrag eingeschrieben ist. Es erscheinen nur Verträge für die eingestellte Region. Nicht aktive Verträge können durch den Button alle Verträge aktivieren oder durch Markieren des ausgewählten Vertrages Vertrag aktivieren einzeln aktiviert werden. Rot markierte aktive Verträge können nicht mehr deaktiviert werden. Beenden der Praxis- und Arztkonfiguration Nachdem Sie alle Praxis- und Arztdaten eingetragen haben, klicken Sie auf <Benutzerverwaltung verlassen>. Durch die Änderungen in der Benutzerverwaltung ist ein Neustart des Programms erforderlich. K l i c k e n S i e a u f <Ja> und es erfolgt automatisch ein Neustart des Programms, wenn Sie noch Änderungen in der Benutzerverwaltung vornehmen möchten klicken Sie auf <Nein>. 9
Erster Login Klicken Sie auf den Button, der links von Ihrem Namen steht und geben Sie in das Feld Passwort Ihr Kennwort ein. ProX hzv wird jetzt gestartet. Einrichten der Geräte Es müssen ein Kartenlesegerät und ein Drucker eingerichtet werden. Kartenlesegerät einrichten Wählen Die den Menüpunkt Einstellungen->Geräte. Stecken Sie eine KVG oder egk in das Kartenlesegerät ein. Klicken Sie auf <Automatisch erkennen> und folgen Sie den Anweisungen. Hinweis: Wenn am Rechner noch nie ein Kartenlesegerät angeschlossen war, muss zuerst ein Treiber installiert werden. Wenn das Lesegerät nicht erkannt wurde, klicken Sie auf <Systemverzeichnis durchsuchen>. Dadurch wird ein Suchvorgang ausgelöst, der mehrere Minuten dauern kann. Bitte brechen Sie den Suchvorgang nicht ab. Drucker einrichten Wählen Sie in der Menüzeile Stammdaten Formulare. Wählen Sie im linken Baum das Formular aus, für das sie einen Drucker festlegen möchten. Durch Doppelklick auf den Eintrag oder durch Klick auf <Bearbeiten> öffnet sich ein Einstellungsdialog, in dem Sie einen der vorhandenen Drucker auswählen und die Seitenränder einstellen können. Hinweis: An dieser Stelle empfiehlt sich ein Probedruck, um die Einstellungen zu überprüfen. 10
Wichtige Hinweise für die Arbeit mit prox hzv Praxisindividuelle Einstellungen Sie können prox hzv in vielen Bereichen an Ihre Praxisbedürfnisse anpassen. So können Sie zum Beispiel einstellen, ob nur ein Patientenbereich benutzt werden oder ob für jeden geöffneten Patienten ein eigener Bereich vorhanden sein soll. Ferner können Sie beispielsweise einstellen, ob bei der ICD-Suche im Beschreibungstext gesucht werden soll und ob dabei eine genaue Suche oder eine Volltextsuche verwendet werden soll. Näheres zu den vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten lesen Sie bitte im Benutzerhandbuch im Kapitel Einstellungen nach. Das Benutzerhandbuch können Sie aufrufen, indem Sie in der Menüzeile des Programms auf? klicken und dann den Menüpunkt Handbuch auswählen. Stammbehandler ProX hzv ordnet Patienten Stammbehandler zu. Ist einem Patienten ein Stammbehandler zugewiesen, so wird beim Aufruf des Patienten der Stammbehandler automatisch als Behandler gesetzt. Sie können den aktuellen Behandler selbstverständlich dann noch manuell verändern. Versichertennachweise Um einen Patienten in einem Quartal abrechnen zu können, muss für den Patienten in diesem Quartal ein gültiger Versichertennachweis vorliegen. Dieser Nachweis kann durch das Einlesen der KVK oder egk in prox hzv in diesem Quartal erbracht werden. Wurden weder die KVK noch die egk im betreffenden Quartal eingelesen, muss von der Praxis manuell dokumentiert werden, dass für das Abrechnungsquartal ein Versichertennachweis vorgelegt wurde. Wurde der Patient per Ersatzverfahren aufgenommen, so kann dies durch das Anhaken der Auswahlbox "Versichertennachweis liegt vor im Ersatzverfahren-Dialog geschehen. Ansonsten muss die Vorlage 11
eines Versichertennachweises über den Button <Nachweis vorgelegt> im Reiter Versichertendaten dokumentiert werden. Mindestvoraussetzungen für die Abrechenbarkeit von Fällen Um einen Fall abrechnen zu können, müssen folgende Mindestvoraussetzungen erfüllt sein: - Für den Patienten ist im Abrechnungsquartal ein gültiger Versichertennachweis dokumentiert. - Es gibt für den Patienten mindestens eine noch nicht abgerechnete Leistung. - Für den Patienten ist im Abrechnungsquartal mindestens eine abrechnungsfähige endstellige Diagnose dokumentiert oder es liegt eine entsprechende Dauerdiagnose vor. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass gesicherte Diagnosen nur dann abrechnungsfähig sind, wenn sie endstellig sind. - Für den Patienten ist im Abrechnungsquartal eine Praxisgebührziffer dokumentiert. Diese Forderung gilt nur für Verträge, welche die Dokumentation einer Praxisgebührziffer verlangen. Darüber hinaus sind die jeweiligen vertragsspezifischen Anforderungen zu erfüllen. Verträge, bei denen die Abrechnung noch nicht gestartet ist In prox hzv sind für diverse Verträge, bei denen die Abrechnung noch nicht gestartet ist, bereits eine Einschreibfunktionalität vorhanden: Patienten können per Karte oder Ersatzverfahren aufgenommen werden und es ist der Druck des Versicherteneinschreibbelegs und (sofern vorhanden) der Patienten-Teilnahmeerklärung möglich. Die Eingabe von Ziffern und Diagnosen ist bei Verträgen mit "nur Einschreibfunktionalität nicht möglich. 12