1 Einleitung Alle Veröffentlichungen, die von der LUBW Landesanstalt für Umwelt, Messungen und herausgegeben werden, unterliegen dem Konzept Öffentlichkeitsarbeit der Landesanstalt für Umwelt, Messungen und. In diesem Konzept werden unter anderem Aussagen zu der Art und Weise der Kommunikation gemacht. Bei den gegebenen Randbedingungen sollen dabei folgende Eigenschaften von Veröffentlichungen im Vordergrund stehen: objektiv, sachlich fundiert, faktenorientiert, ganzheitlich, innovativ, wirtschaftlich und gender gerecht. Bei der Erstellung von Texten sollte man neben den genannten Randbedingungen auch immer die folgenden fünf W-Fragen im Blick haben: Was will ich bewirken? Wen will ich ansprechen, d.h. wer ist meine Zielgruppe? Welche Inhalte müssen kommuniziert werden, was ist die Kernbotschaft? Wie muss ich kommunizieren? Über welche Medien kann ich meine Zielgruppe erreichen? Die Verständlichkeit von Texten kann durch kurze Sätze deutlich erhöht werden. In der Regel wird der Inhalt von Sätzen mit 10-14 Worten von der Durchschnittszielgruppe sehr gut aufgenommen. Die Sprache sollte an die Zielgruppe angepasst sein. Darauf ist insbesondere bei Begriffen aus dem Behördendeutsch und bei Fachausdrücken zu achten. Falls auf Fachausdrücke nicht verzichtet werden kann, müssen diese allgemein verständlich erklärt werden. Die nachfolgenden Hinweise gelten für Texte in Fachveröffentlichungen und im Internet. Für Pressemitteilungen gelten darüber hinaus noch weitere Regeln. Hinweise zur Texterstellung LUBW 1
2 Texterstellung Ablauf Die Erstellung von Printmedien erfolgt im Normalfall in folgenden Schritten: Erstellung einer Entwurfvorlage Genehmigung der Veröffentlichung als Entwurfvorlage Erstellung der Druckvorlage Die Entwurfvorlagen von Printmedien werden mit den vorhandenen PC- Programmen wie MS-WORD oder MS-EXCEL erstellt. Eine Vorlage besteht aus mehreren Bestandteilen, die auf dem Dienstweg zur Genehmigung vorgelegt werden. Danach erfolgt der Satz der gesamten Publikation entsprechend den Vorgaben des Handbuchs Printmedien der LUBW. Damit aus den Entwurfvorlagen eine möglichst wirtschaftliche Umsetzung erfolgen kann, ist es dringend notwendig, die nachstehenden Vorgaben hinsichtlich der Datenformate genau einzuhalten. Zu den Printmedien, für die diese Vorgaben gelten, gehören alle Fachberichte, sowohl Einzelveröffentlichungen als auch Reihen. Ausgenommen von den nachstehenden Vorgaben sind Berichte, Konzepte oder Gutachten, die in geringen Auflagen im Hause erstellt werden. Diese werden in dem Handbuch Printmedien als Dokumentation bezeichnet. Formatierung von Bestandteilen der Entwurfvorlage Die Entwurfvorlage besteht aus mehreren Bestandteilen. In MS-WORD werden Einband, Titelseite, Impressum, Textteil und Literaturverzeichnis sowie die optionalen Bestandteile Bildnachweis, Logonachweis, Vorwort und Anhang erstellt. Die Vorgaben für Formate und Bezeichnungen der Word-Datei sowie der weiteren Bestandteile wie Logos, Abbildungen und Tabellen können Tabelle 1 entnommen werden. 2 Hinweise zur Texterstellung LUBW
3 Tabelle 1.: Datenformate für die Bestandteile der Entwurfvorlage Bestandteil Datenformat Dateibezeichnung Einband WORD-Datei:.doc Titel_Autor.doc Titelseite Impressum Bildnachweis* Logonachweis* Format: DIN A4 hoch Zeilenabstand: 1,5 Ränder oben: 2,5 cm unten: 2,0 cm Vorwort* links: 2,5 cm Textteil Literaturverzeichnis Anhang* rechts: 2,5 cm (entspricht der WORD- Grundeinstellung) linksbündig (Flattersatz) Zeilenumbruch vor neuem Absatz Schrift: Arial Überschrift 1: 15 pt fett Überschrift 2: 13 pt fett Überschrift 3: 11 pt fett Text: 11 pt normal keine Silbentrennung keine Einzüge keine Unterstreichungen (außer E-Mail- und Internetadressen) kein Kursivsatz (außer bei wiss. Artennamen) Hervorhebungen in Fettschrift keine Kapitälchen gerade Anführungszeichen verwenden Verknüpfungen zu aktiven Dokumenten vermeiden Inhaltsverzeichnis wird bei Satzerstellung erzeugt Foto Einband Eps-, tif- oder jpg-datei. Bei jpg-dateien mindestens Titel_Titelbild_Autor. Dateiendung 300 dpi in der vor- gesehenen Bildgröße Partnerlogos vektorisierte eps-datei Titel_PaLo1_Autor. eps Abbildungen und Fotos im Textteil xls-diagramme mit Daten Titel_AbbNr_Autor. Dateiendung eps- tif- oder jpg-datei. bei jpg-dateien mindestens 300 dpi in der vorgesehenen Bildgröße Tabellen Excel Datei:.xls Titel_TabNr_Autor.xls (*optional) Hinweise zur Texterstellung LUBW 3
4 Foto für Einband Das Titelfoto muss für den Inhalt stehen. Die Vorlage kann sowohl digital als auch analog vorliegen. Bildmontagen oder Grafiken sind nicht zulässig. Nähere Angaben zu Bildvorlagen ( Abbildungen). Für digitale Vorlagen ist die o.g. Dateibezeichnung erforderlich. Titel/Untertitel Der Titel muss kurz und möglichst selbst sprechend sein. Der Titel kann durch einen Untertitel erläutert werden. Impressum Nach 8 des Landespressegesetzes sind folgende Angaben im Impressum erforderlich: Name/Fa. und Anschrift des Druckers Name und Anschrift des Verlegers bzw. Herausgebers. Bei periodisch erscheinenden Druckwerken (Def. 7 Abs. 4 LPresseG: Periodische Druckwerke sind Zeitungen, Zeitschriften und andere in ständiger, wenn auch unregelmäßiger Folge und im Abstand von nicht mehr als sechs Monaten erscheinende Druckwerke. ) ist darüber hinaus Name und Anschrift des verantwortlichen Redakteurs anzugeben. Die bei der LUBW erscheinenden Reihen der Abteilungen sind periodische Druckwerke im o.g. Sinne. Grundsätzlich gelten für die Erstellung von Broschüren (Print oder pdf) und CD folgende Rahmenbedingungen: Autoren sind interne oder externe Bearbeiter/innen (Werkvertragnehmer/Ingenieurbüros), die die Texte erstellen. Autoren sind die "geistigen Urheber", die die inhaltliche Bearbeitung, die konzeptionelle Erstellung, die sprachliche Überarbeitung, die grafische Gestaltung und die wissenschaftliche Beratung durchführen. Die Redaktion übernimmt die Verantwortung für den Herausgeber, dies ist die Fachabteilung bzw. das Fachreferat der LUBW, nicht ein Werkvertragnehmer. Grundsätzlich sind keine Abkürzungen zu verwenden, wie z.b. Abt 3, es ist immer die offizielle Schreibweise zu verwenden. Grundsätzlich werden der Monat und das Erscheinungsjahr ab Drucklegung gezählt, zb. Dezember 2004. Bei Förderung wird "gefördert durch" nach der Aufzählung Redaktion eingefügt. Bilder, die nicht von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der LUBW aufgenommen wurden, werden im Bildnachweis aufgeführt. Für den 4 Hinweise zur Texterstellung LUBW
5 Bildnachweis ist die genaue Quellenangabe notwendig (Eigentümer der Bildrechte oder Leihgeber, Signatur bzw. Publikation und, soweit bekannt Fotograf und Aufnahmejahr. Es wird davon ausgegangen, dass der Redakteur für die im Bildnachweis aufgeführten Bilder die Bildrechte eingeholt hat. Bei pdf-veröffentlichungen wird unter "Bezug" die URL angegeben. Umwelthinweis bzw. das EMAS-Logo werden nur auf LUBW- Briefbögen verwendet, nicht im Impressum von Broschüren und CDs. Ein Titeleintrag (ISSN oder ISBN) kostet 1,51 pro Titel und Jahr, wird zusätzlich eine Verschlagwortung gewünscht und die Schlagworte werden von uns geliefert, kommen pro Titel und Jahr noch 1,10 hinzu. Bei CD sind die Systemvoraussetzungen kurz zu beschreiben. Grundsätzlich ist festzulegen, was auf die CD selbst und was auf das Einlageblatt der CD gedruckt wird. Hinweise zur Texterstellung LUBW 5
6 Impressum bei Fachbroschüren und Dokumentationen (Print und pdf) HERAUSGEBER Postfach 10 01 63, 76231 Karlsruhe www.lubw.baden-wuerttemberg.de BEARBEITUNG Titel Vorname und Name des Autors/der Autoren möglich ist auch: Angabe der Arbeitseinheit Referat und/oder Werkvertragnehmer mit PLZ, Ort REDAKTION Referat xx - Name des Referats keine namentliche Nennung möglich GEFÖRDERT DURCH Sofern Förderung erfolgte, Adresse der fördernden Institution mit Adresse BEZUG Die Broschüre ist kostenlos erhältlich oder Die Broschüre ist für x,xx erhältlich bei der Verlagsauslieferung der LUBW JVA Mannheim Druckerei Herzogenriedstraße 111, 68169 Mannheim Telefax 0621/398-370 bibliothek@lubw.bwl.de bei PDF-Dokumenten: Download unter: www.lubw.baden-wuerttemberg.de/ ISSN ISBN falls vorhanden (entfällt bei Dokumentationen) sollte auf jeden Fall erscheinen (entfällt bei Dokumentationen) STAND Monat Jahr, x. Auflage DRUCK Name, PLZ Ort der Druckerei Gedruckt auf Recyclingpapier BILDNACHWEIS Falls die Bildrechte nicht bei der LUBW liegen: Eigentümer der Bildrechte oder Leihgeber, Signatur bzw. Publikation und, soweit bekannt Fotograf und Aufnahmejahr Nachdruck - auch auszugsweise ist nur mit Zustimmung des Herausgebers unter Quellenangabe 6 Hinweise zur Texterstellung LUBW
7 und Überlassung von Belegexemplaren gestattet. Impressum bei Broschüre DIN lang HERAUSGEBER Postfach 10 01 63, 76231 Karlsruhe www.lubw.baden-wuerttemberg.de BEARBEITUNG Titel Vorname und Name des Autors/der Autoren möglich ist auch: Angabe der Arbeitseinheit Referat und/oder Werkvertragnehmer mit PLZ, Ort REDAKTION Referat xx - Name des Referats keine namentliche Nennung möglich BEZUG STAND DRUCK BILDNACHWEIS Die Broschüre ist kostenlos erhältlich bibliothek@lubw.bwl.de Monat Jahr, x. Auflage Name, PLZ Ort der Druckerei Gedruckt auf Recyclingpapier Falls die Bildrechte nicht bei der LUBW liegen: Eigentümer der Bildrechte oder Leihgeber, Signatur bzw. Publikation und, soweit bekannt Fotograf und Aufnahmejahr Nachdruck - auch auszugsweise ist nur mit Zustimmung des Herausgebers unter Quellenangabe und Überlassung von Belegexemplaren gestattet. Hinweise zur Texterstellung LUBW 7
8 Impressum bei CD HERAUSGEBER BEARBEITUNG BEZUG ISSN ISBN STAND HERSTELLUNG Postfach 10 0163, 76231 Karlsruhe www.lubw.baden-wuerttemberg.de Titel Vorname und Name des Autors/der Autoren möglich ist auch: Angabe der Arbeitseinheit Referat und/oder Werkvertragnehmer mit PLZ, Ort Die CD ist kostenlos erhältlich oder Die CD ist für x,xx erhältlich bei der Verlagsauslieferung der LUBW JVA Mannheim Druckerei, Herzogenriedstraße 111, 68169 Mannheim Telefax 0621/398-370, bibliothek@lubw.bwl.de falls vorhanden sollte auf jeden Fall erscheinen Monat Jahr, x. Auflage Name, PLZ Ort des Herstellers BILDNACHWEIS Falls die Bildrechte für das Titelbild nicht bei der LUBW liegen: Eigentümer der Bildrechte oder Leihgeber, Signatur bzw. Publikation und, soweit bekannt Fotograf und Aufnahmejahr Die Vervielfältigung und Weiterverarbeitung der auf dieser CD-ROM gespeicherten Daten (und der zugehörigen Dokumentation) ist nur mit Zustimmung der LUBW zulässig. Die LUBW übernimmt keine Haftung für Schäden aufgrund der Nutzung dieser CD-ROM Partnerlogos Die Beteiligung weiterer Partner kann durch Logos im Impressum dokumentiert werden. Die Bezeichnung der Institutionen zusammen mit dem Logo wird nach dem Impressum bzw. Bildnachweis im Innenteil der Broschüre aufgeführt. Die Logos sollten elektronisch in einer guten Qualität ( Abbildungen) vorliegen. Vorwort Vorworte der Präsidentin bzw. der Ministerin werden nur vereinzelt bei Broschüren für die breite Öffentlichkeit eingesetzt (Imagebroschüre, Umweltdaten). Der gesetzte Text zusammen mit dem Bild und der Unterschrift soll maximal eine Seite füllen. Auf der CD-ROM zum Handbuch Printmedien befinden sich zwei Bilder der Präsidentin. Die Unterschrift muss fallweise beim Vorzimmer der Präsidentin angefordert werden. Bei mehreren Partnern sind auch mehrere Vorworte möglich. 8 Hinweise zur Texterstellung LUBW
9 Inhaltsverzeichnis Wird beim Satz erstellt Textteil Damit die Seitenzahl von Fachbroschüren abgeschätzt werden kann gibt die nachstehende Auflistung eine Übersicht über den Textumfang im Satz und der dafür erforderliche Textmenge der Vorlage: Tabelle 2: Textmengen (zur groben Abschätzung) Textmenge als Vorlage gesetzte Textmenge Fachbroschüre DIN-A-4 (Anzahl Zeichen mit Leerzeichen) Text eine Seite 5000 Text eine Spalte 2500 Abbildung ½ Seite - 2500 Abbildung ½ Spalte - 1250 Überschriften und Gliederungstiefe Zur Gliederung von Abschnitten werden arabische Ziffern verwendet. Die erste Gliederungsebene wird nicht beziffert. Die Anzahl der Gliederungsebenen sollte maximal vier betragen. Nach der letzten Ziffer steht kein Punkt. Wie entsteht Lärm? Lärmarten 2.1 Straßenverkehr 2. PKW 2.1.2 LKW Lärmvermeidung 3.1 Straßenverkehr 3. Personenverkehr Abbildungen (Diagramm, Grafik, Foto, Karte, etc.) Abbildungen müssen ohne Textstudium verständlich sein, d.h. sämtliche verwendeten Abkürzungen und Signaturen sind in der Abbildungsunterschrift zu erläutern. Auf eine Abbildung wird im laufenden Text oder durch einen Klammerausdruck mit runden Klammern verwiesen: Hinweise zur Texterstellung LUBW 9
10 Die Ergebnisse sind in der nachstehenden Grafik (Abb. 17) dargestellt. oder Die Ergebnisse sind in der Abbildung 17 dargestellt. Der Verweis ist immer nach vorne gerichtet. Abbildungen haben immer eine Abbildungsunterschrift. Abb. 17: Die Überflutungsflächen am Oberrhein. Die Abbildungsunterschrift wird im Text an der Stelle eingefügt, an der die Abbildung beim Satz bevorzugt platziert werden soll. Die Endgültige Platzierung der Abbildung wird beim Satz festgelegt. Diagramme werden in der Regel in Excel erstellt, wobei die dafür verwendeten Daten in der gleichen Datei in Tabellenform zu hinterlegen sind. Es ist darauf zu achten, dass die Achsenbeschriftung mit Dimensionen und Abbildungsnummer mit den Diagrammen verknüpft sind. Das Diagramm darf keinen Diagrammtitel tragen, da dieser in die Abbildungsunterschrift kommt. Die Vorlagen für Grafiken werden in Papierform oder einem Grafikprogramm erstellt. Im letztgenannten Fall erfolgt die abschließende Bearbeitung beim Satz. Damit die Grafik direkt in den Satz eingebunden werden kann, muss die elektronische Vorlage mit dem DTP-Programm InDesign kompatibel sein, folgende Programme sind z B. geeignet: Illustrator/Freehand Bei Fotos sind immer die Bildrechte zu beachten ( Impressum). Die Vorlagen für Fotos sind digital oder analog (Dias oder Papierabzüge). Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, vorhandene Dias oder Papierabzüge zu digitalisieren und diese als Datei bereitzustellen. Diese Aufgabe kann aber auch von dem Satzbüro übernommen werden. Digitale Bildvorlagen müssen eine Auflösung von mindestens 300 dpi aufweisen. Dias oder Aufsichtsbilder sind mit Titel und Abbildungsnummer zu kennzeichnen. Tabellen Tabellen müssen ohne Textstudium verständlich sein, d.h. sämtliche verwendeten Abkürzungen und Signaturen sind in den Tabellenüberschriften zu erläutern. Auf eine Tabelle wird im laufenden Text oder durch einen Klammerausdruck mit runden Klammern verwiesen: 10 Hinweise zur Texterstellung LUBW
11 Die Ergebnisse sind in der nachstehenden Tabelle (Tab. 17) dargestellt. oder Die Ergebnisse sind in der Tabelle 17 dargestellt. Der Verweis ist immer nach vorne gerichtet. Tabellen haben immer eine Tabellenüberschrift. Die Tabellenüberschrift hat die nachstehende Schreibweise: Tab. 17: Liste der Überflutungsflächen am Oberrhein. Die Tabellenüberschrift wird im Text an der Stelle eingefügt, an der die Tabelle beim Satz bevorzugt platziert werden soll. Die endgültige Platzierung der Tabelle wird beim Satz festgelegt. Die Vorlagen für Tabellen werden immer in Excel erstellt. Enthält eine Publikation mehrere Tabellen, sind diese in einer Datei zu führen. In diesem Fall erfolgt die abschließende Bearbeitung beim Satz. Dabei ist darauf zu achten, dass die Spaltenköpfe und ggf. Zeilenköpfe die richtigen Bezeichnungen haben. Formeln Einfache Formeln werden direkt mit WORD geschrieben, bei komplexeren Formeln wird ein Formeleditor verwendet. Formeln werden mit einer in runden Klammern gesetzten fortlaufenden Nummerierung versehen. Die Nummerierung kann auch kapitelweise erfolgen. Die in einer Formel vorkommenden Terme sind jeweils mindestens bei ihrer ersten Nennung- zu erläutern (mit Einheit). Literaturzitate Literaturquellen (Print und Online) werden im laufenden Text in eckigen Klammern zitiert. Autor/Herausgeber sind groß zu schreiben. Ist der Herausgeber eine Einrichtung, wird bei dem Zitat die Abkürzung verwendet. Haben zwei Autoren die Quelle verfasst, werden beide angegeben und mit Komma getrennt. Haben mehr als zwei Autoren die Quelle verfasst, wird der erste Autor angegeben und die übrigen mit dem Kürzel et al. gekennzeichnet. In diesem Fall werden der Name des Autors und die Abkürzung nicht mit Komma getrennt. Hinweise zur Texterstellung LUBW 11
12 Beispiele: [MÜLLER, www.mustertext.de] [MÜLLER 2001] [UVM 2001] [MÜLLER, MAYER 2001] [MÜLLER et al. 2001 Literaturverzeichnis Die in der Veröffentlichung zitierte Literatur wird alphabetisch aufgelistet. Beispiele für gedruckte Quellen Buchtitel MÜLLER, M. (1986): Der Umweltschutz. Karlsruhe, 150 S. Zeitschriften MÜLLER, M. & M. MEIER (1995): Die Bedeutung der Staubimmissionen für den Naturhaushalt. Emissionen und Immissionen, 6, S. 123-167. mehrere Publikationen eines Autors in einem Jahr MÜLLER, M. (1995a): Die Bedeutung der Staubimmissionen für den Naturhaushalt. Emissionen und Immissionen, 6, S. 123-167. MÜLLER, M. (1995b): Die Bedeutung der Versauerung. in: Landschaft, 126, S. 23-67. 12 Hinweise zur Texterstellung LUBW
13 Publikation einer Institution LUBW (Landesanstalt für Umwelt, Messungen und ) (2006): Die Entdeckung der Eintagsfliege in ihrer Bedeutung für den Gewässergrund. Karlsruhe. 150 S. bei der zweiten Nennung LUBW (2006): Die erneute Entdeckung der Eintagsfliege in ihrer Bedeutung für den Gewässergrund. Karlsruhe. 50 S. Beispiele für sonstige Quellen Angabe der Quelle mit Signatur und Seitenzahl StAL (Staatsarchiv Ludwigsburg): B 113 Bü 77 bei zweiter Nennung StAL :B 210 Bü 12 Beispiele für Online-Quellen Onlinequellen sind am Ende der Literaturangaben gesondert aufzuführen und umfassen die folgende Angaben: Inhaber der Website, Autor (soweit bekannt), vollständige URL und Datum der Einsicht in diese Quellen. http://www.lubw.baden-wuerttemberg.de/servlet/is/887/, 15.10.2005 Hinweise zur Texterstellung LUBW 13