protel hotelsoftware Web Booking Engine (WBE)

protel hotelsoftware Web Booking Engine (WBE) protel hotelsoftware GmbH M.D.: Ingo Dignas Amtsgericht Dortmund HRB 11466 Fax: +49 (0) 231-915 93 999 www.protel-net.com BLZ: 440 501 99

2 protel Web Booking Engine (WBE) Mit protel WBE, dem protel Online-Reservierungssystem, können Zimmer über das Internet reserviert werden. Der Gast erhält in Echtzeit Informationen über Preise und verfügbare Kategorien. Die Anfragen werden dabei sekundenaktuell direkt vom protel-system beantwortet! Über einen Link von der hoteleigenen Homepage gelangt der Gast zu den Reservierungsseiten, die selbstverständlich komplett in das Corporate Design der Hotel-Homepage integriert werden können. protel Web Booking Engine: Startseite Der Gast kann so eine unverbindliche Reservierungsanfrage stellen oder eine verbindliche Buchung unter Angabe seiner Kreditkartennummer tätigen. Selbstverständlich können sich registrierte Kunden wie Firmen, Reisebüros oder private Stammgäste per Log-In im System anmelden. WBE ruft alle Informationen aktuell aus dem Front Office ab und überträgt alle Reservierungen aus dem Internet mittels des in protel eingebetteten XML-Servers in die protel SQL-Datenbank. Dabei werden für Neukunden direkt Gästekarteien angelegt; die Reservierungsabteilung wird entlastet und unnötige Dateneingabe von Hand vermieden.

3 Nach dem Einrichten und einmaliger Konfiguration von protel Web Booking Engine sind keine weiteren, umständlichen Einstellungen mehr notwendig. Sie administrieren sämtliche Funktionen in gewohnt komfortabler Weise vom Front Office aus! protel Stammdaten: Konfiguration der Zimmerfeatures protel Web Booking Engine: Umsetzung der Zimmerfeatures

4 Reservierungen Der Hotelier hat die Möglichkeit, seinen Gästen sowohl unverbindliche Reservierungsanfragen als auch verbindliche Reservierungen anzubieten. Außerdem können registrierte Kunden über ein Member Log-In Buchungen tätigen. Dabei müssen die persönlichen Daten nicht mehr eingegeben werden, da diese ebenso wie die sensiblen Kreditkartendaten bereits in der Gästekartei gespeichert sind. Insbesondere Firmenkunden können so bei Buchung über das Internet mit dem Hotel vereinbarte Sonderkonditionen erhalten oder Zimmer aus einem Kontingent buchen. Der Hotelier bestimmt, welcher Reservierungsstatus den einzelnen Reservierungsmöglichkeiten zugewiesen wird. So können z.b. unverbindliche Anfragen, bei denen der Gast keine Kreditkartendaten angeben muss, einen Reservierungsstatus mit optionalem Charakter erhalten. Reservierungen über die WBE laufen nach folgendem Muster ab: 1. Der Gast wählt das gewünschte Anreise- und Abreisedatum sowie die gewünschte Anzahl Personen und Zimmer aus (Auswahl von Kindern und Zusatz- bzw. Babybetten ist optional). protel Web Booking Engine: Auswahl der Reisedaten Optional kann der Gast auch die gewünschte Zimmerkategorie auswählen. protel Web Booking Engine: Auswahl der Zimmerkategorie

5 2. Als Ergebnis der Anfrage bekommt der Gast eine Übersicht der aktuell verfügbaren Zimmerkategorien und Preis. protel Web Booking Engine: Verfügbarkeitsübersicht 3. Der Gast wählt die gewünschte Zimmerkategorie aus und gibt anschließend seine persönlichen Daten ein. protel Web Booking Engine: Eingabe der persönlichen Daten

6 Für registrierte Kunden entfällt diese Eingabe, hier werden die Formularfelder automatisch mit den Daten aus der Gästekartei gefüllt. Optional kann der Hotelier folgende Zusatzangaben abfragen: - Zimmerausstattung und / oder Besondere Wünsche protel Web Booking Engine: Auswahl Zimmerausstattung und Besondere Wünsche - Pickup-Service protel Web Booking Engine: Pickup-Service - Statistik-Daten (Hear- und Comereasons) protel Web Booking Engine: Hear- und Comereasons 4. Nach der Eingabe aller erforderlichen Daten bekommt der Gast im nächsten Schritt eine Zusammenfassung der Daten angezeigt. Hier kann er alle Angaben kontrollieren und ggf. einen Schritt zurückgehen, um Angaben zu korrigieren. Wenn alle Angaben stimmen und der Gast die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Hotel gelesen und bestätigt hat, wird die Reservierung abgeschickt.

7 protel Web Booking Engine: Bestätigung der AGB und Abschicken der Reservierung 5. Der Gast erhält eine Reservierungsbestätigung mit der eindeutigen Reservierungsnummer. Auf Wunsch kann der Gast diese Bestätigung ausdrucken. protel Web Booking Engine: Reservierungsbestätigung

8 Alle Vorteile von protel WBE stehen nicht nur für Einzelhotels zu Verfügung, sondern auch Nutzern von protel MPE oder protel HQ. In diesem Fall kann der Gast seine Anfrage nach Kriterien wie Hotelstandort oder Hoteltyp filtern und erhält eine Übersicht über die verfügbaren Zimmerkategorien aller angeschlossenen Hotels! Er muss sich nicht von Vornherein auf ein Hotel festlegen und die Anfrage anschließend für ein weiteres Hotel wiederholen. protel Web Booking Engine: Hotelauswahl bei protel MPE oder HQ Auf einen Blick können die verfügbaren Kategorien (aller in Frage kommenden Hotels) verglichen werden, um anschließend die gewünschten Zimmer mit einem Mausklick auszuwählen und zu buchen. protel Web Booking Engine: Verfügbarkeitsübersicht bei protel MPE oder HQ

9 Sind in einem Hotel keine Zimmer für den angefragten Zeitraum verfügbar, kann über eine Kalenderansicht unkompliziert und intuitiv ein anderer Aufenthaltszeitraum angefragt werden. Durch Anklicken eines fettgedruckten (verfügbaren) Tages wird das neue Anreisedatum in das Formular eingetragen. protel Web Booking Engine: Alternatives Reisedatum

10 Preismanagement Für Reservierungen aus dem Internet müssen keine besonderen Kontingente oder feste Internetpreise angelegt werden. Sämtliche in protel definierten Aspekte der Preistypdetails sowie der Preisverfügbarkeit werden exakt im Internet abgebildet. Der Hotelier behält so stets die Kontrolle: - er bestimmt, welche Preistypen im Internet verfügbar sind - Preise können auslastungsabhängig berechnet werden - Zimmer können auslastungsabhängig gesperrt werden - auf Wunsch können alle Zimmer für die Reservierung im Internet gesperrt werden. protel Front Office: Preisverfügbarkeit protel Stammdaten: Preistypdetails

11 Stornierungen Der Hotelier kann über das Internet auch Stornierungen entgegennehmen. Über Einstellungen in der protel Stammdaten kann er bestimmen, bis wie viel Tage vor Anreise und bis zu welcher Uhrzeit Stornierungen über das Internet angenommen werden. Die Stornierung läuft in drei Schritten ab: 1. Der Gast gibt die eindeutige Reservierungsnummer der entsprechenden Reservierung an. protel Web Booking Engine: Stornierung Eingabe der Reservierungsnummer 2. Um falsche Stornierungen zu vermeiden, bekommt der Gast anschließend eine Zusammenfassung der Reservierung angezeigt. protel Web Booking Engine: Stornierung Zusammenfassung der Reservierung Der Gast hat außerdem die Möglichkeit, einen Stornogrund und eine Emailadresse anzugeben, um eine Kopie der Stornobestätigung als Email zu erhalten.

12 protel Web Booking Engine: Stornierung 3. Zum Abschluss der Stornierung bekommt der Gast eine Stornobestätigung mit einer eindeutigen Stornobestätigungsnummer angezeigt. Auf Wunsch kann er diese Bestätigung ausdrucken. protel Web Booking Engine: Stornobestätigung

13 Log-In mit Member ID Kunden, die vom Hotel Mitgliedsnummer und Passwort erhalten haben, kommen in den Genuss verschiedener Vorteile: Unkomplizierte und schnelle Online-Reservierung ohne Eingabe der Adressdaten oder Kreditkartennummer Reservierungen unter Berücksichtigung besonderer Raten Ansicht und Änderungsmöglichkeit der eigenen Gästekartei Festlegen gewünschter Zimmerfeatures Änderung des Passwortes online Übersicht über alle vom Gast getätigten Reservierungen Kontingentreservierungen protel Web Booking Engine: Übersicht MemberCard Profil

14 Prospektanfrage Geben Sie Ihren Gästen die Möglichkeit, weitere Informationen über Ihr Haus anzufordern. Die Adressdaten, die der Gast bequem über ein entsprechendes Formular eingibt, werden direkt als Gästeprofil in protel angelegt und können marketingtechnisch weiter verarbeitet werden. protel Web Booking Engine: Prospektanfrage Emailbestätigungen Das Hotel hat die Möglichkeit, über alle Aktivitäten per Email benachrichtigt zu werden. Sowohl Reservierungsbestätigungen, als auch Stornobestätigungen und Prospektanfragen werden automatisch an frei definierbare Emailadressen verschickt. Selbstverständlich bekommt auch der Gast eine entsprechende Email zugeschickt, sofern er eine Emailadresse angegeben hat.

15 Features im Überblick Vollständig individualisierbare Benutzeroberfläche Die intuitive Benutzeroberfläche kann vollständig in eine bestehende, hoteleigene Internetpräsenz integriert werden und vom Design her entsprechend angepasst werden. Durch Verwendung der Microsoft.NET Technologie ist die Funktion vom Design getrennt, so dass auch externe Webagenturen das vorhandene Layout der Vorgabe der Homepage anpassen können. Viele Funktionen von protel WBE können je nach Anforderung aktiviert oder deaktiviert werden: Sämtliche Inhaltstexte, Überschriften oder Feldnamen können individuell angepasst werden Parameter wie z.b. maximale Anzahl Erwachsener pro Zimmer können definiert werden Mehrsprachigkeit durch editierbare und erweiterbare XML-Datenbank für Inhaltstexte Der Hotelier entscheidet, welche Reservierungstypen zur Verfügung gestellt werden (Unverbindliche Anfrage, verbindliche Buchung, Member Log-In). Weitere Features Keine Transaktionskosten oder Provisionen an externe Buchungssysteme Vollständige Kontrolle über die gesamte Konfiguration liegt im Hotel Einfache Administration aus dem protel Front-Office Multi Hotelfähigkeit (Hotelkettenfähigkeit) mit protel MPE oder protel HQ Abfrage der Preise und Verfügbarkeit in Echtzeit Reservierungsannahme 24 Stunden am Tag, 7 Tage in der Woche Internet Reservierungen oder Stornierungen fließen direkt in Ihr protel System Sprache der Benutzeroberfläche jederzeit vom Gast umschaltbar Abbildung aller Preissteuerungselemente aus dem Front-Office im Internet Separate Anwendung WBENetSetup für eine komfortable Konfiguration der protel WBE Architektur protel WBE stellt nur ein mögliches Web-Frontend für Internet-Reservierungen dar. Wegen der offenen Architektur des protel XML-Servers können durch die IT-Abteilung auch eigene maßgeschneiderte Webanwendungen erstellt werden.

16 Benötigte Komponenten protel Web Booking Engine wird von folgenden protel Produkten unterstützt: protel SQL protel for Headquarters (protel HQ) protel Multi Property Edition (protel MPE) Standleitung / feste IP-Adresse Damit die Daten in Echtzeit von bzw. zu protel gesendet werden können, muss der protel Server permanent im Internet verfügbar sein. Das bedeutet, dass der Internet-Provider neben der permanenten Verbindung auch eine feste IP-Adresse bereitstellen muss. Alternativ ist auch eine quasi-permanente DSL-Verbindung in Verbindung mit einer festen IP-Adresse denkbar. * *: Bitte beachten Sie, dass hierfür weitere Kosten anfallen. protel / Webserver Der protel Web Booking Engine Webserver (IIS 5.0 / 6.0 mit Microsoft.NET Framework 1.1 und 2.0) sollte aus Sicherheitsgründen auf einer dedizierten Maschine aufgesetzt werden. Für dieses Szenario empfehlen wir ein Microsoft Windows 2000/2003 Server Betriebssystem mit Internet Information Services 5.0 / 6.0, welches dann per TCP/IP-Protokoll mit dem protel Server kommuniziert. Dieser Server sollte außerdem mit geeigneten netzwerktechnischen Mitteln vor unbefugten Zugriffen aus dem Internet geschützt werden (Stichwort DMZ).

17 Web-Hosting Prinzipiell sind zwei Modelle zum Betreiben von protel Web Booking Engine denkbar: 1. Der Webserver, der die WBE-Dateien hostet, befindet sich im Hotel-Intranet. Eine möglicherweise bestehende Webpräsenz verlinkt lediglich auf die WBE-n. Der Webserver ist per Standleitung mit dem Internet verbunden. Lediglich die reinen darzustellenden Daten werden per Standleitung übertragen. Webserver im Haus hostet WBE Dateien Internet externer Webserver des Providers hostet die Hotel-Homepage Intranet d. Hotels Firewall protel SQL-Server Router/Firewall Verbindung mit geringer Bandbreite Kunden Browser Hosting im Hotel-Intranet 2. Die protel Web Booking Engine wird bei einem Provider gehostet, der.net Webspace auf einem Microsoft Server zu Verfügung stellt. Internet Intranet d. Hotels Router/Firewall externer Webserver des Providers hostet die Hotel-Homepage und WBE Dateien protel SQL-Server Kunden Browser Hosting bei einem externen Provider Hinweis: In beiden Fällen muss das Hotel über eine feste IP-Adresse erreichbar sein!

18 Weitere Informationen Über protel-produkte: www.protel-net.com Bei Fragen: wbe@protel-net.com Oder testen Sie die Benutzeroberfläche von protel Web Booking Engine live im Internet unter: http://wbe.protel-net.com!