eventclou - Veranstaltungssoftware White Paper / Produktbeschreibung Sie planen und organisieren große und kleine Businessveranstaltungen? Schonen Sie dabei Ihre wertvollen Ressourcen - mit dieser Software! Guten Tag, sehr geehrte Damen und Herren, auf den folgenden Seiten finden Sie einen kurzen Einstieg in die vielen spezifischen Features unserer praxiserprobten Veranstaltungssoftware. Erfreuen auch Sie Ihr Organisationsteam, die potentiellen Teilnehmer und Referenten schon bald mit dieser ressourcensparenden und komfortablen Software. Gerne stellen wir Ihnen die einzelnen Features und Module persönlich vor. Über eine positive Resonanz würden wir uns sehr freuen. Sie dürfen gewiss sein, dass wir Ihre möglichen Aufträge mit größter Sorgfalt ausführen werden. Mit freundlichen Grüßen Dipl.-Kfm. Ralf A. Ritschel (Geschäftsführer) mediaclou gmbh 02053-49 24 885 Ansembourgallee 21 info@mediaclou.de 42553 Velbert-Neviges www.mediaclou.de www.eventclou.de Stand, 12.06.2012 Seite 1
Inhaltsverzeichnis 1. Einführung... 3 2. Veranstaltungsmanagement...4 2.1 Neue Veranstaltung anlegen...4 2.1.1 Grunddaten der Veranstaltung...4 2.1.2 Texte, Bilder, Videos und Seitenheader...6 2.1.3 Navigationselemente und Menükästen...7 2.1.4 Foren, Hotels und Sonstiges...8 2.2 Werbeseite bzw. Landingpage... 9 2.3 Anmeldeseite für die Teilnehmer...10 2.4 Übersicht der Veranstaltungen...11 2.5 Checklisten... 12 2.6 Referenten... 13 3. Teilnehmermanagement...14 3.1 Teilnehmerlisten verwalten...14 3.2 Teilnehmerdaten verwalten...15 3.3 Check-In-Modul... 16 3.4 Namensschilder und Tischaufsteller...16 3.5 Mobile App für Android-Geräte (Google)...17 3.6 Bezahlvorgänge und Rechnungen...17 3.6.1 Überweisung...17 3.6.2 Kreditkartenzahlung...17 4. Lizenzmodelle, Preise und Technik...18 4.1 Lizenzmodelle und Preise...18 4.1.1 Einfache Softwarelizenz...18 4.1.2 Software as a Service (SaaS)...18 4.1.3 Vergütung pro Teilnehmer (pay per seat)...18 4.2 Webbasierte Software (Cloud Computing)...19 4.3 Technische Daten... 19 Seite 2
1. Einführung Das gesamte Veranstaltungsmanagement bei Businessveranstaltungen, Tagungen und Kongressen wird von unserer Veranstaltungssoftware enorm vereinfacht. Sie erleichtert Ihnen die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbearbeitung und lässt auch schon kurzfristig große Einspar-potentiale realistisch erscheinen. Die webbasierte Software nimmt Ihnen fast alle Routinearbeiten ab. Vorher definierte Abläufe werden sogar komplett automatisch generiert. Die Vorteile auf einen Blick: Zeit- und ortsunabhängig, webbasiert und damit immer einsatzbereit (Cloud Computing) Mehrsprachig, bisher deutsch und englisch, weitere Sprachen sind leicht ergänzbar Ihr Corporate Design kann berücksichtigt werden (Corporate Planning) Einfaches Erstellen einer neuen Veranstaltung mit allen Programmfeatures (Foren, Hotels...) Teilnehmerkontingente und Auswahlkriterien werden ständig überwacht Auch große Datenmengen und viele Teilnehmer werden übersichtlich dargestellt CRM-System zur einfachen Teilnehmerverwaltung und -kommunikation Buchungs- und Zahlvorgänge können automatisch verifiziert und bereitgestellt werden Rechnungen- und Teilnahmedokumente (PDFs) werden automatisch generiert Umfangreiche Im- und Exportfunktionen, z.b. für MS-Excel oder CSV-Format Check-In-Modul zur effizienten Begrüßung und Kontrolle vor Ort Automatisierte Erstellung von Namensschildern und Tischkarten Schnittstellenmanagement, z.b. zu SAP oder anderen bestehenden IT-Umgebungen Auch für die Teilnehmer und Referenten ergibt sich ein deutlicher Mehrwert: Erweiterte Veranstaltungsinfos mit Bildern, Dokumenten und Weblinks Komfortable Anmeldung per Webformular mit interaktiven Inhalten Automatischer E-Mailworkflow für die Anmeldebestätigungen Personifizierte Teilnehmerbestätigungen per PDF Mailanhang Webbasierte Bezahlung per Überweisung oder Kreditkarte Hotelinfos und -buchungscodes Interaktive Aufbereitung der Inhalte Unsere komfortable eventclou-software wird bisher sowohl zur Organisation kleinerer Seminare als auch bei internationalen Großveranstaltungen eingesetzt. Die weitreichenden Erfahrungen und das enorme veranstaltungsspezifische Know-How der bisherigen Kunden tragen auch weiterhin zur stetigen Weiterentwicklung der Software bei. Seite 3
2. Veranstaltungsmanagement Sie erhalten ein äußerts effizientes Planungs-und Controllingwerkzeug für Ihre gesamten Veranstaltungsaktivitäten. Durch die Vereinfachung der administrativen Tätigkeiten und eine effektive Zusammenarbeit der beteiligten Mitarbeiter ist in allen Veranstaltungsstufen eine erhebliche Ressourceneinsparung zu erwarten. Modernste Programmiertechniken garantieren die attraktive Anmutung der Websites mit einer hervorragenden Usability und sehr schnellen Reaktionszeiten. Sicherheit: Die persönliche Einwahl ins Software-Backend ist nur per Benutzername und sicherem Passwort möglich. Dabei wird gleichzeitig Ihre zugeordnete Benutzergruppe (Administrator, Hauptbenutzer und Benutzer) erkannt und spezifische Features und Bereiche werden automatisch generiert. Alle Daten können auf Wunsch auch SSL-verschlüsselt übertragen werden. Unberechtigte Dritte können diese Daten dann nicht einsehen bzw. manipulieren. (https://www...). 2.1 Neue Veranstaltung anlegen Nachdem Sie sich mittels Benutzername und Kennwort über Ihren gewohnten Webbrowser eingewählt haben, gelangen Sie in das sogenannte Backend. Hier können Sie alle verfügbaren Features und Funktionen übersichtlich in Realtime steuern. 2.1.1 Grunddaten der Veranstaltung Titel der Veranstaltung Kategorien u. Unterkategorien Kurztitel mit Zeichenbegrenzung Sichtbarkeitseinstellungen Veranstaltungs-Nr., SAP-Nr. individuell Teilnehmerbegrenzung (automatisch) Datum, Uhrzeiten (Beginn/Ende) Erinnerungs-E-Mails mit Timerfunktion Frühbucher- und Normalpreis mit automatischer Umstellung ab Datum xy Archiv-Timerfunktion Impressum des Veranstalters Veranstaltungslocation, Adresse usw. Sprachauswahl Organisator / Veranstalter Layoutauswahl Beratung / Dienstleister (Eventagentur?) Veranstaltung weiterempfehlen per E-Mail Seite 4
Abb.: Grunddaten einer Veranstaltung anlegen Seite 5
2.1.2 Texte, Bilder, Videos und Seitenheader Nachdem die administrativen Grunddaten der Veranstaltung angelegt sind, können Sie zusätzlich beliebige Texte, Bilder und Videos für die spätere Veranstaltungs-Werbeseite (Landingpage) ein-stellen. Die Texte können umfangreich formatiert werden, ausserdem können alle Inhalte beliebig in der Reihenfolge geändert werden. Abb.: Weitere Inhalte für die Veranstaltungswerbeseite (Landingpage) Seite 6
Textabschnit-Überschrift Videos hochladen (Flashvideos) Texteditor mit Formatierungsfunktionen Oberes Bannerbild / Header Bilder hochladen (Thumbnail-Voransicht) Unteres Bannerbild / Footer 2.1.3 Navigationselemente und Menükästen Sie können Navigations-Links und rechte Menükästen für das dreispaltige Weblayout der späteren Veranstaltungs-Landingpage anlegen und mit individuellen Inhalten füllen. So können den Teilnehmern z. B. vorab Seminarunterlagen oder Wegbeschreibungen (PDF-Dateiformate) zum Download oder Links zu weiteren Informationen bereitgestellt werden. Bildausschnitt: Navigationselemente und Menükästen für die Landingpage Navigationslinks und Menükästen rechte Spalte Beliebig viele Menükästen anlegen Texte, Weblinks, Dokumente (z.b. PDFs) Einbettung in gesamtes Corporate Design Sortiermöglichkeiten Freie Beschriftungen möglich Kopiermöglichkeiten in andere Veranstaltungen Seite 7
2.1.4 Foren, Hotels und Sonstiges Auf weiteren Formularseiten im Backend können Sie beliebige Foren, Arbeitsgruppen, Hotels und sonstige Zusatzangebote anlegen. Alle eingetragenen Inhalte, hochgeladene Bilder und verknüpfte Dokumente werden später ebenfalls automatisch auf den Werbe- bzw. Anmeldeseiten für die potentiellen Teilnehmer angezeigt. Foren mit Themen: Beliebig viele Foren anlegen Beschreibung, Themenkürzel Obertitel Beschreibung, Erklärung Teilnehmerzahl begrenzen mit automatischer Sperrung bei max. Füllung Auswahlbeschränkungen (z.b. max. 2 aus 5, oder mit Ranking) Auswahlfelder als Pflichtfelder ja/nein Sichtbarkeit/Auswählbarkeit Beliebig Themen/Workshops hinzufügen Hotels (Grunddaten und veranstaltungsspezifische Daten): Beliebig viele Hotels anlegen Kategorie Name Bilder mit Beschreibung Anschrift PDF-Dateien mit Beschreibung Kontaktdaten inkl. E-Mail u. Webadresse Weblinks mit Beschreibung Ausführliche Beschreibung Auswahlfeld Late CheckIn Hotelreservierungsnummer Buchungscode Bestätigungs-E-Mail an... Kontingent, bis zum... (Datumsmaske) Preise EZ und DZ in Euro und US-Dollar Individualdaten zu jeder Veranstaltung (Termine, Preise, Fristen usw.) Sonstige Angebote, z.b. Menüvorschläge, meet the experts, Werksbesichtigung usw. Beliebig viele sonstige Angebote Sortiermöglichkeiten/Bemerkungsfelder Bezeichnung bzw. Überschrift Ausführliche Beschreibung Teilnehmerzahl begrenzen mit automatischer Sperrung bei max. Füllung Entsprechende Auswahlfelder Auswahlfelder als Pflichtfelder ja/nein Seite 8
2.2 Werbeseite bzw. Landingpage (...) Bildausschnitt: Veranstaltungsspezifische dreispaltige Werbeseite bzw. Landingpage Die Werbeseite (Landingpage) wird wie bei einem Content-Management-System automatisch generiert. Dort finden die potentiellen Teilnehmer Ihrer Veranstaltung alle Inhalte, die Sie zuvor eingestellt haben. Sie können die Landingpage auch (firmenintern) versteckt halten, bis alle Inhalte komplett freigegeben sind. Bei der BASF können die Redakteure aus drei vordefinierten Skins (Seitenlayout) wählen, natürlich alles streng nach den Corporate-Design Richtlinien der BASF. Gerne passen wir alle Frontendseiten auch Ihrem individuellen Corporate-Design an. Seite 9
2.3 Anmeldeseite für die Teilnehmer (...) Bildausschnitt: Anmeldeseite mit Detailinformationen Seite 10
Genauso wie bei einem Webshop ist der userfreundliche, ergonomische Ablauf für die erfolgreiche Anmeldung der potentiellen Teilnehmer besonders relevant. Voreinstellung für Sichtbarkeit und Funktionen der dargestellten Formularfelder Einzelne Felder ein- bzw. ausblenden Dankesseite mit persönlicher Anrede Jeweils Voreinstellung Pflichtfeld ja/nein Ausführliche Beschreibungen möglich Anmeldebestätigung per automatischer E-Mail mit persönlicher Anrede Texteinblendungen, z.b. bei Überbuchung sind variabel voreinstellbar Bestätigungs- bzw. Verifizierungslink in der E-Mail (Doppel-Opt-In) Barrierefreie Darstellung mit guter Usability Übersichtsseite mit Druckfunktion Auf Wunsch QR-Codes auf den Teilnahmebestätigungen und sonstigen Medien 2.4 Übersicht der Veranstaltungen Auf der Übersichtseite finden Sie zentrale Informationen und Anmeldeübersichten. Hier können Sie die Veranstaltungsinhalte, z.b. in der Vorschauansicht betrachten oder direkt in die Veranstaltungsdetails, Forenbelegungen und Teilnehmerlisten reinklicken. (...) Bildausschnitt: Übersichts- und Infoseite der aktuellen Veranstaltungen Seite 11
Eine mehrstufige Kategorisierung der Veranstaltungen ist ebenfalls möglich. Hier behalten Sie durch die komfortablen Auf- und Zuklappfunktionen und Sortierfunktionen der Kategorien jederzeit den Überblick. Die einzelnen Veranstaltungen können mit einem Mausklick in andere Kategorien gezogen werden. Die automatische Trennung von bereits abgelaufenen und zukünftigen Veranstaltungen ist ebenfalls integriert. So behalten Sie stets den Überblick, auch bei vielen Veranstaltungen! Umfangreiche und selektive Kopiermöglichkeiten ganzer Veranstaltungen mit allen Voreinstellungen erleichtern Ihnen das Anlegen, z.b. jährlich wiederkehrender Veranstaltungen oder Veranstaltungsreihen ganz erheblich. Nach dem aktivieren des Kopierbuttons erscheint eine Abfrageseite, wo Sie alle Elemente der zu kopierenden Veranstaltung einzeln auswählen können, oder einfach alle übernehmen anklicken. Einfacher geht es kaum, eine neue Veranstaltung anzulegen. Nun müssen Sie nur noch, z.b. die neuen Datumsangaben oder Location anpassen und der Anmeldeprozess für die potentiellen Teilnehmer kann sofort gestartet werden. 2.5 Checklisten (...) Bildausschnitt: Checklisten mit Haupt- und Unterkategorien und Aktivitäten Seite 12
Zur systematischen Veranstaltungsorganisation gehören auch Checklisten für alle Aktivitäten und Erledigungen inklusive der Zuordnung zu den ausführenden Personen, z.b. für technisches Equipment. Wenn Sie eine Veranstaltung kopieren, werden die Checklisten und alle anderen veranstaltungsspezifischen Inhalte ebenfalls mit kopiert. Sie können bei den einzelnen Veranstaltungen beliebig viele Checklisten anlegen. Zu jeder Check-liste können Haupt- und Unterkategorien hinzugefügt werden. Ein spezieller Sortiermodus ermöglicht es Ihnen ganz leicht, die Reihenfolgen beliebig zu ändern. Dies kann sogar auch über die einzelnen Kategorien hinweg geschehen. Einzelne Aktivitäten der Checklisten lassen sich -ähnlich eines Projektmanagements- im Bearbeitungsstatus verändern: "offen", "in Bearbeitung" und "erledigt", jeweils mit den Farben rot, gelb und grün optisch hervorgehoben. Einige Features: Beliebig viele Checklisten anlegen Verantwortliche Person(en) zuteilen Zuordnung zu einzelnen Veranstaltungen Status: Offen, in Bearbeitung, erledigt Beliebig viele Hauptkategorien anlegen Sortiermöglichkeiten nach Status Beliebig viele Unterkategorien anlegen Sortiermöglichkeiten der Reihenfolgen Thema, Stichwort, Fälligkeitsdatum Kopier- und Löschmöglichkeiten 2.6 Referenten Die Referenten spielen bei vielen Veranstaltungen eine besondere Rolle. Der einfache, webbasierte Workflow mit ihnen wird ebenfalls mit dieser Software unterstützt. Auf "eigenen" Seiten können die Referenten (nach der Einwahl mit Benutzername und Kennwort) die individuellen Daten, Vortragsinhalte und sonstige Bemerkungen eintragen. Auch ein Kontaktformular direkt zu den Organisatoren steht bereit. Ein weiterer Clou: Sie können den Kommunikationsbereich und die Formularinhalte für die Referenten individuell gestalten. So lassen sich alle Felder in den Webformularen individuell anpassen. Für einen Werbeflyer kann es z.b. nötig sein, einen Aufmachertext (Teaser) des geplanten Vortrags auf 200 Zeichen zu begrenzen. Auch dies können Sie ganz einfach konfigurieren und den Referenten zum Ausfüllen bereitstellen. Eine zentrale Übersichtsseite zeigt Ihnen alle Referenten mit den Kerndaten und Einwahldaten an. Referentenverwaltung: Beliebig viele Referenten anlegen Eigener Webbereich für jeden Referenten Bearbeiten und löschen Individuelle Formulargestaltung Kontakt-E-Mail Referenten-Gesamtübersicht Doppelt-Opt-In mit Bestätigungsmail Feld: Notizen Zuordnung zu einzelnen Veranstaltungen Statusanzeige Detailseite für Rückmeldefragebogen Referenten-Loginbereich: Einwahlseite (Benutzername u. Kennwort) Auswahlfelder, z.b. Technikbedarf Eingabefelder für Personendaten Abstracts, Referatsinhalte Rückmeldefragebogen Erstattungspauschale, Quittungen Hotelreservierungsbestätigung Kontaktformular zum Veranstalter Seite 13
3. Teilnehmermanagement Traditionelle Lösungen mittels Exceltabellen und Fax-Kommunikation binden häufig große personelle Ressourcen, sowohl bei den Organisatoren als auch bei den Teilnehmern. Mit unserer Software werden vor allem diese interaktiven Bereiche erheblich rationalisiert und vereinfacht. 3.1 Teilnehmerlisten verwalten (...) Bildausschnitt: Übersichtsliste der Teilnehmer mit aktivierten Filter- und Sortierfunktionen Die Übersichtsseite listet alle angemeldeten Teilnehmer einer Veranstaltung auf. Neben den wichtigsten personen-spezifischen Daten werden hier auch umfangreiche Sortier- und Filterfunktionen bereitgestellt. Auch Druck- und Exportmöglichkeiten sind enthalten. Übersichtsseite bzw. Teilnehmerliste je Veranstaltung: Anzahl der bisherigen Anmeldungen Manuelle E-Mailfunktionen Wichtigste Kontaktdaten der Teilnehmer Komfortable Druckfunktionen Bezahlstatus aller (bezahlt/nicht bezahlt) Vielfache Exportfunktionen (CSV+Excel) Seite 14
3.2 Teilnehmerdaten verwalten (...) Bildausschnitt: Teilnehmerdetailseite mit Editiermöglichkeiten Detailseite für jeden Teilnehmer: Personen- und Kontaktdaten Bemerkungsfeld Firmendaten, Abteilung, Position usw. Teilnahme an Foren usw. Alternative Rechnungsanschrift Änderungen der Stammdaten möglich Bezahlstatus (bezahlt/nicht bezahlt) Druck- u. Exportfunktion für Detailseite Verknüpfungen Foren, Menüs usw. Alles komplett editierbar Die Detailseiten der einzelnen Teilnehmer bieten Ihnen umfangreiche Editier- und Bearbeitungsmöglichkeiten. Sollte z.b. ein Teilnehmer absagen und dafür eine Ersatzperson schicken, können Sie ganz einfach die entsprechenden Personendaten ändern. Auch abweichende Präferenzen, z.b. bei der ursprünglich ausgewählten Foren- oder Menüauswahl können ganz einfach neu ausgewählt werden. Seite 15
3.3 Check-In-Modul Modul zur einfachen und schnellen Registrierung eintreffender Personen bei Ihrer Veranstaltung. Hier gilt es möglichst sichere und vor allem reibungslose Abläufe zu garantieren. Die synchrone Bearbeitung (in Realtime) an mehreren Computern ist durch die webbasierte Programmierung möglich, denn Internetzugänge oder Wireless-Lan gelten heute schon fast überall als Standard. Automatische Code-Generierung für spezielle oder externe Check-In-MitarbeiterInnen zur Einwahl ins Backend als eigene Benutzergruppe für die relevante Veranstaltung Eingeschränkte Rechte, d.h. diese MitarbeiterInnen können nur (!) die veranstaltungsrelevanten Ckeck-In-Listenansichten sehen und bearbeiten Übersichtliche Teilnehmer-Listenansicht im Backend, einzeilig mit Aktivierungslink und Link zur Teilnehmerdetailseite (mit Mouseover-Effekt wie bei den anderen Listenansichten) Ebenfalls eingeschränkte Rechte auf den jeweiligen Teilnehmerdetailseiten für (externe) Check-InMitarbeiterInnen Die Administratoren können dieses Feature über Ihr gewohntes Backend mit vollen Benutzerrechten bedienen Teilnehmer können über einen Link jeweils ein- und ausgecheckt werden Drei Listenansichten-Menüpunkte: Gesamtliste, anwesend und nicht anwesend 3.4 Namensschilder und Tischaufsteller Modul zur komfortablen Erstellung von Namensschildern und Tischaufstellern mit vordefinierten Maßen und Größen durch einen erweiterten PDF-Workflow. So können Sie die generierten Printprodukte wie gewohnt auf Ihrem Drucker ausdrucken und sofort verwenden. Menüpunkt Namensschilder bei der Teilnehmer-Listenansicht Neue Seite mit Radiobuttons zur Auswahl und Erstellung zweier Formate für die Namensschilder im PDF-Format Zweckform Durable 1455 (54 x 90 mm für Plastik-Einsteckhüllen) zum Ausdrucken auf die vorgestanzten Zweckform-Papiere Tischaufsteller im Format DIN-A4 zum falzen auf DIN-A5-Endformat beidseitig beschriftet Schriftgrößen und -arten können in Absprache mit Ihnen angepasst werden Bisher jeweils verfügbar: Titel, Vorname, Nachname und Firma (weitere Individualisierungen, z.b. Logos oder Veranstaltungstitel sind auch möglich) Seite 16
3.5 Mobile App für Android-Geräte (Google) Mobiler Zugang über die eventclou-app, alle Info stets aktuell und in Realtime abrufbar: Veranstaltungen in Listenansichten (aktuelle und archvierte) Übersichten für die Buchungszahlen (in Verifikation, neu Anmeldungen, bestätigt, storniert, abgelehnt, Warteliste) Jeweils Auflistungen der Personen (Firma, Nachname, Anrede, Titel, Vorname) 3.6 Bezahlvorgänge und Rechnungen 3.6.1 Überweisung Kontrolle der Buchungsvorgänge über Verifizierung des Rechnungsbetrags Automatische Generierung einer Referenznummer Erzeugen einer automatischen Rechnung (PDF-Dateiformat) Zahlstatus identifizieren und abbilden Automatisierte Abfrage der Kontoumsätze von einem deutschen Online-Banking-Konto Auslesen der Umsatzdaten: Betrag, Verwendungszweck (Ermittlung der Referenznummer) Zuordnung der Umsätze zu den angemeldeten Teilnehmern anhand der Referenznummer Automatischer Zahlstatus wird gesetzt und angezeigt Anzeige der nicht zugeordneten Zahlungen Zusätzlich manuelle Zuordnung möglich Manuelle Statusvergabe des Zahlstatus Endgültige Bestätigung der Teilnahme per Mail-PDF nach korrektem Geldeingang Weitere Geschäftsvorfälle (Erstattung, Stornierung, Überweisung, Kontorecherche usw.) müssen dann über eine gängige OnlineBanking-Software abgewickelt werden. 3.6.2 Kreditkartenzahlung Erweiterung des Anmeldeformulars um die Funktion Kreditkartenzahlung Implementierung eines Kreditkartenabrechnungsmoduls Aufnahme der möglichen Zahlvarianten (Kreditkartenarten) in das Anmeldeformular Übermittlung der relevanten Daten, Sicherheitsschlüssel, Parameter usw. Verarbeitung der Rückmeldungen des Kreditkarten-Abrechnungsmoduls Ein automatischer Zahlstatus wird vergeben Erzeugen einer automatischen Rechnung im PDF-Dateiformat Endgültige Bestätigung der Teilnahme per Mail-PDF Die Abwicklung der Kreditkartenzahlungen erfolgt bisher über die bereitgestellte Software des Kreditkarten-Abrechnungsanbieters analog einer Online-Banking-Software. Damit wird größtmögliche Sicherheit gewährleistet. Seite 17
4. Lizenzmodelle, Preise und Technik 4.1 Lizenzmodelle und Preise Für Reseller, z.b. Event-Agenturen, Hotels oder andere Tagungsstätten halten wir attraktive Preis- und Provisionsmodelle bereit. Bitte sprechen Sie uns an! 4.1.1 Einfache Softwarelizenz Das Lizenzmodell basiert auf der Anzahl der gleichzeitigen Benutzer (Concurrent User). Hier werden zunächst drei gleichzeitige Benutzer bereitgestellt. Das ist für Sie vorteilhaft, weil so auch mehr als drei User mit der Software arbeiten können, jedoch nur drei gleichzeitig Die einfache Lizenz ist ausschließlich Ihrem Unternehmen zugeordnet Einfache Lizenz, einmalig schon ab 4.950,00 EUR Hosting & Pflege, monatlich schon ab 240,00 EUR 4.1.2 Software as a Service (SaaS) Im Gegensatz zur klassischen Softwarelizenz mit Einmalzahlung werden die Kosten auf monatliche Zahlungen umgelegt. Einfach gesagt, handelt es sich hierbei quasi um ein Mietmodell. Auch hier kommen die wesentlichen Punkte - wie bei der einfachen Softwarelizenz - zum Tragen: Das SaaS-Modell basiert ebenfalls auf der Anzahl der drei gleichzeitigen Benutzer Die Nutzung wird ebenfalls ausschließlich Ihrem Unternehmen zugeordnet Es fallen keine weiteren Kosten für Pflege, Produktverbesserungen usw. an Bereitstellung Software, monatlich gesamt schon ab 443,00 EUR Keine weiteren monatlichen Kosten 4.1.3 Vergütung pro Teilnehmer (pay per seat) Variable Vergütung auf der Basis der angemeldeten und zugelassenen Teilnehmer. Ihr Vorteil: Sie bezahlen nur genau das, was Sie auch wirklich nutzen. So haben Sie völlige Planungssicherheit: Keine einmaligen Lizenz- oder Fixkosten bei standardisiertem Layout des Frontends (Sie können dennoch Ihr veranstaltungsspezifisches Frontend-Banner und weitere Bilder hochladen) Hier liegt der eindeutige Vorteil in der variablen Nutzung unserer Software. Dies kann z.b. bei wenigen Veranstaltungen pro Jahr die optimale Variante für Sie sein Unbegrenzte Nutzung mit mengenabhängigen Vergütungsmodellen (gestaffelte Preise) Die Abrechnung findet nach der jeweiligen Veranstaltung auf Basis der angemeldeten und von Ihnen zugelassenen Teilnehmer statt Anzahl der gleichzeitigen Benutzer in Ihrem Unternehmen ist nicht begrenzt Seite 18
Die Nutzung wird ebenfalls ausschließlich Ihrem Unternehmen zugeordnet. Weitergabe oder Unterlizenzen sind komplett ausgeschlossen Alle Rechte an der auf den mediaclou-servern gespeicherten Serversoftware stehen im Verhältnis der Vertragsparteien zueinander ausschließlich der mediaclou gmbh zu Die Software ist komplett webbasiert Es fallen keine weiteren Kosten für Bereitstellung, Pflege, Produktverbesserungen usw. an Bereitstellung Software pro Veranstaltung schon ab 4,76 EUR (pro Teilnehmer) Keine weiteren Kosten 4.2 Webbasierte Software (Cloud Computing) Die Vorteile unserer webserverbasierten Software ergeben für Sie größte Sicherheit und enorme Einsparpotentiale bei den eigenen Ressourcen: Serverbetrieb durch uns bei einer der allerbesten Adressen für Hostingprovider in Deutschland Tolle Performance und schnelle Reaktionszeiten für die User Größtmögliche Datensicherheit und -pflege Ihre Entlastung von Management und Betrieb der immer komplexeren IT Anwendungen Verkürzter Zeitraum bei der Bereitstellung und Softwareeinführung Webbrowser und Internetverbindung reichen aus Keine oder nur sehr geringe Integrationskosten Erhöhter Quality of Service Keine eigenen Wartungsaufwände bei Ihnen 4.3 Technische Daten Modernste, webbasierte Programmiertechniken ermöglichen Ihnen eine optimale Performance und weltweiten Zugriff auf die übersichtliche Programmoberfläche. Linux-Webserver oder lokale Installation (Apache) Screendesign in HTML und CSS weitestgehend barrierefrei (im Frontend) Ajax, Javascript Objektorientierte Programmierung ab PHP 5 (Zend-Framework) MySQL-Datenbanken Automatische Bildanpassungen mit ImageMagic Interfaces zu Kreditinstituten und Kreditkartendienstleistern Optimale Bildschirmdarstellung im Backend: ab 1.280 Pixel (rontend: ab 1.024 Pixel) Vielfältige Exportfunktionen im CSV-Format, z.b. für MS-Excel Druckfunktionen in verschiedenen Endformaten (Alle EURO-Werte zzgl. ges. MwSt.) Seite 19