Regelung zur Dokumentation Zweck Die Dokumentation ist Nachweis und Maßstab für die Leistungsfähigkeit Ihres Managementsystems. Sie legt Ursachen und Ergebnisse betrieblichen Handelns offen. Genauigkeit, Umfang und Tiefe der Dokumentation entsprechen der Kompetenz der Beschäftigten sowie den betriebsspezifischen Gegebenheiten. Es ist empfehlenswert, zusätzlich zu den in den MAAS-BGW ausdrücklich geforderten Dokumenten, die komplexen und risikobehafteten Vorgänge zu dokumentieren (zum Beispiel in Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen). Welche Abläufe oder Tätigkeiten dies betrifft, bestimmt jede Einrichtung selbst. Wichtig ist, dass nachvollziehbar ist, was zur Gestaltung sicherer und gesunder Strukturen und Abläufe vorgesehen ist beziehungsweise dass eine allgemein bekannte Vorgehensweise praktiziert wird. Dokumentation macht Arbeit. Aber Dokumentation erspart auch Arbeit, wenn wichtige Informationen leicht auffindbar sind, sie auch unabhängig von den Wissensträgern vorhanden sind und weitergegeben werden können oder Nachweise gegenüber Dritten erbracht werden müssen. Das Prinzip dabei lautet: So wenig wie möglich und so viel wie nötig! Erfüllt Ihre Dokumentation bestimmte Anforderungen, so können Führungskräfte und Beschäftigte ihre Arbeit zielgerichtet und in gleichbleibender Qualität durchführen. Ihnen steht eine Grundlage für die Überprüfung, Bewertung und Verbesserung der Prozesse zur Verfügung. Und schließlich können Sie, etwa durch ein attraktiv gestaltetes Handbuch, ihre Leistungsfähigkeit werbewirksam nach außen darstellen. Sie benötigen zwei schriftliche Regelungen, (1) für die Lenkung aller qu.int.as-dokumente (Dokumentenmanagement), (2) für die Lenkung von Aufzeichnungen, insbesondere Nachweisdokumenten, zur sicheren Verwendung und Aufbewahrung (Informations- und Datenmanagement). Ihr Nutzen Eine gute Dokumentation gehört zum Standard jedes QM-Systems. Sie macht Ihr System nach innen transparent und nach außen überprüfbar. Das gilt auch für qu.int.as. Die MAAS-BGW fordern Sie daher auf, Regelungen darüber zu treffen, wie Sie Ihre Dokumente und Aufzeichnungen bezüglich des Arbeitsschutzes lenken. Die gute Nachricht: Sofern Sie bereits ein gut funktionierendes Dokumentationssystem im Rahmen Ihres QM-Systems aufgebaut haben, ändert sich für Sie nicht viel. Um die Anforderungen zu erfüllen, müssen Sie lediglich sicherstellen, dass Ihre Arbeitsschutzdokumente und -aufzeichnungen mitgelenkt werden nutzen Sie einfach die Strukturen Ihres QM-Systems!
Was Sie tun können Ihr Dokumentationssystem hat idealerweise drei Ebenen: Beschreiben Sie im Managementhandbuch am besten möglichst kurz aber verständlich, was in den zum Arbeitsschutz gehörenden Prozessen zu tun ist. Nennen Sie wesentliche Schnittstellen. Visualisieren Sie die Zusammenhänge in einer Prozesslandschaft. Das ist völlig ausreichend. Nur Vorgaben und Standards mit unternehmensweiter Gültigkeit und Verbindlichkeit sollten Sie unmittelbar in das Managementhandbuch aufnehmen. Eine übersichtliche Zusammenstellung aller Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen in einem Dokumentationsverzeichnis ist jedoch unverzichtbar. In diesem Verzeichnis können auch alle weiteren Dokumente wie Arbeits- und Betriebsanweisungen, Formulare, Checklisten und anderes gelistet werden. Lenkung von Dokumenten Die Lenkung von Dokumenten soll sicherstellen, dass: nur gültige Dokumente verfügbar sind, ungültige Dokumente entfernt sind, überholte Dokumente entsprechend angepasst werden.
Was beinhaltet Lenkung? Sie legen ein dokumentiertes Verfahren fest, dass die Lenkung von Dokumenten inklusive der Arbeitsschutzdokumente regelt. Es folgt diesem Schema: Im Einzelnen beantworten Sie folgende Fragen: Erstellung Wer ist bei der Erstellung beteiligt? Worauf muss geachtet werden, zum Beispiel bezüglich Kennzeichnung und Zuständigkeiten? Prüfung Wer darf prüfen? Was wird geprüft (Angemessenheit, Eindeutigkeit, Lesbarkeit und Aktualität)? Freigabe Wer darf welche Dokumente freigeben? Wer ist daran beteiligt? Wie ist der Verfahrensweg? Änderung Wer darf Änderungen vorschlagen? Wer wird in den Änderungsprozess einbezogen? Wie wird verfahren, wenn eine Änderung entschieden ist? Wie wird die Umsetzung der Änderung verfolgt? Verteilung Wer bekommt welche Dokumente? Wo werden sie aufbewahrt? Wo wird ein zentrales Dokument aufbewahrt? Rücknahme Wie werden veraltete Dokumente aus dem Verkehr gezogen? Was darf eventuell vor Ort vernichtet werden? Was muss zur Rücknahme freigegeben werden? Wer muss an diesem Prozess beteiligt werden?
Archivierung Welche Dokumente werden wie lange aufbewahrt? Wo werden sie aufbewahrt? Wer ist für die Archivierung zuständig? Drei Verfahrensschritte Folgende Verfahrensschritte bilden die Grundlage für die Lenkung von Dokumenten: 1. Empfangsbestätigung: Der Empfang von Dokumenten wird vom Empfänger quittiert. 2. Änderungsliste: Der Revisionsstand von Dokumenten wird beispielsweise in einer Änderungsliste kontinuierlich festgehalten. 3. Bestätigungsliste: Empfänger von Dokumenten sorgen dafür, dass die aktuelle Version genutzt und veraltete Versionen vernichtet oder zurückgezogen werden. Der Austausch der Dokumente wird in der Bestätigungsliste festgehalten. So können Änderungslisten und Bestätigungslisten aussehen: ((hier aktuelle Grafiken aus dem Leitfaden einfügen)) Änderungsliste des QMB (Beispiel) Bestätigungsliste (Beispiel)
Lenkung von Aufzeichnungen Ihre Aufzeichnungen haben immer folgende Merkmale, die ihrer zuverlässigen Lenkung dienen: Kennzeichnung Die Kennzeichnung der Aufzeichnungen soll eindeutig, verständlich, einfach und nachvollziehbar sein. Besonders wichtig ist es, die Aktualität der Aufzeichnung zu kennzeichnen. Aufbewahrung Aufzeichnungen sollen bei den Verantwortlichen vor Ort aufbewahrt werden, weil sie in ihren Bereichen damit arbeiten. Sie sollen für Befugte zugänglich und leicht auffindbar sein. Schutz Die Aufbewahrung soll so erfolgen, dass Beschädigungen, Beeinträchtigungen und Verlust verhindert werden. Ungültige Aufzeichnungen, die zum Beispiel aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden, müssen gegen unbeabsichtigten Gebrauch geschützt werden. Der Datenschutz ist zu beachten. Wiederauffindbarkeit Alle Aufzeichnungen, auch archivierte, müssen wieder auffindbar sein. Aufbewahrungsfrist Es müssen eindeutige Festlegungen getroffen werden, wie lange welche Art von Aufzeichnungen aufbewahrt wird. Dabei sind gesetzliche Forderungen einzuhalten. Zwei Beispiele: Beispiel 1: Gemäß Unfallverhütungsvorschrift BGV A1 Grundsätze der Prävention" 24 Abs. 6 hat der Unternehmer dafür zu sorgen, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und diese Dokumentation fünf Jahre lang verfügbar zu halten ist. Die Dokumente sind vertraulich zu behandeln und können nach fünf Jahren unter Wahrung des Datenschutzes vernichtet werden. Beispiel 2: Gemäß Unfallverhütungsvorschrift BGV A4 Arbeitsmedizinische Vorsorge" 2 Abs. 1 ist vom Unternehmer eine Vorsorgekartei für alle Beschäftigten, bei denen eine Vorsorgeuntersuchung durchgeführt wurde, zu führen. Die Dokumente für die jeweiligen Beschäftigten sind bis zu deren Ausscheiden unter Beachtung des Datenschutzes aufzubewahren.
Verfügung Mit der Verfügung wird geklärt, wer welche Aufzeichnungen führt und erhält: Mitarbeiter und Vorgesetzte vor Ort, Fachkraft für Arbeitssicherheit, oberste Leitung und andere. Vernichtung Eine zusätzliche Anforderung ist die Lenkung der Vernichtung von Arbeitsschutzaufzeichnungen. Es muss klar geregelt sein, welche Aufzeichnungen ab wann vernichtet werden dürfen, wer zustimmen muss und wer die Freigabe zur Vernichtung geben darf. Auch wer Aufzeichnungen letztlich vernichtet und in welcher Form das geschieht, wird festgelegt. Lenkungsmatrix In einer Lenkungsmatrix werden vor allem die Zuständigkeiten für die Lenkung bestimmter Aufzeichnungen festgelegt. Darüber hinaus können einige Angaben wie Verteiler oder Aufbewahrungsdauer notiert werden. Hinweise Dokumente können elektronisch oder als Ausdrucke geführt und abgelegt werden. Elektronische Dokumente haben den Vorteil der Vernetzung, sind aber auch anfällig für Fehler bei der Archivierung oder Verlinkung. Nicht immer ist hier eine gute Übersichtlichkeit garantiert. Suchen Sie sich die Dokumentationsform, die Ihrem Unternehmen am ehesten entspricht und mit dem Ihre Beschäftigten gut und zuverlässig arbeiten können. Ob sie eine internetbasierte Managementsoftware verwenden, dessen Informationen auf jedem Ausgabemedium einschließlich Tablet-PCs und Smartphones verfügbar sind, oder ein traditionelles Ablagesystem mit Ordnern, Postfächern und handschriftlichen Vermerken, bleibt Ihre Entscheidung. Qualität ist abhängig davon, ob Sie die jeweils aktuellen und für Ihre Ziele relevanten Informationen und Nachweise finden und ihnen trauen können. Oft gilt für diesen Zweck das Motto: Weniger ist mehr. Achten Sie darum bei Ihrem Dokumentenmanagement immer darauf, wie Sie es gleichzeitig schlank, übersichtlich und verständlich halten können, ohne auf den nötigen Informationsgehalt verzichten zu müssen.