Business Intelligence-Projekte mit SAP BO - Best Practices für den Mittelstand Name: Michael Welle Funktion/Bereich: Manager Business Intelligence Organisation: Windhoff Software Services Liebe Leserinnen und liebe Leser, die eigene Strategie überprüfen, schnell auf Änderungen am Markt reagieren und Risiken besser steuern können: Das sind wesentliche Anforderungen an Planung, Budgetierung, Konsolidierung und Berichtswesen im Unternehmen. Auf Basis von SAP BusinessObjects sind Tools, Prozesse und Anpassungsmöglichkeiten vorhanden, um diese Aufgaben in mittelständischen Unternehmen exzellent zu lösen. Von Planung bis Betrieb eines effektiven und wirtschaftlichen BI-Systems sind allerdings eine Reihe von "Hausaufgaben" zu erledigen. Diese Aufgaben können mittels Beratung, Best Practices bei der Produkteinführung, Konzepten für Weiterbildung und Training bis hin zu individuellen Lösungen unterstützt werden. Mit Michael Welle von Windhoff Software Services diskutieren wir in diesem Interview, wie Unternehmen aus dem Mittelstand sich hierzu am besten aufstellen und was die Erfolgsfaktoren für BI-Projekte mit SAP BusinessObjects sind. Beispiele aus der Praxis zeigen Hilfestellungen auf, die Unternehmen nutzen können, um hinsichtlich BI ein passendes System zu etablieren. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1
Sehr geehrter Herr Welle, Frageblock 1: Was sind aus Ihrer Erfahrung im Mittelstand die häufigsten Fehler oder mangelnden Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz von SAP BusinessObjects für BI-Aufgaben? Diese Frage sollte man nicht auf ein bestimmtes Werkzeug oder einen bestimmten Hersteller reduzieren. Der erfolgreiche Einsatz einer Business Intelligence-Lösung hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Zum einen spielen schnelle Antwortzeiten, systemübergreifende Analysen und die Integration von Echtzeitdaten eine große Rolle. Zum anderen ist es sehr wichtig, dass das System über eine valide Datenbasis verfügt, ein hohes Maß an Agilität aufweist, und skalierbar ist. Frageblock 2: Sind sich die Unternehmen dessen bewusst und liegt es eher an technischen oder organisatorischen Aspekten, die eine optimale Ausgangsposition verhindern? Wie ich bereits angedeutet hatte, ist das Thema vielschichtig. Unser Kunde geht an ein solches Projekt nicht blauäugig heran, aber es gibt schon das eine oder andere, das ihm nicht direkt bewusst ist. Das können technische, fachliche und organisatorische Aspekte sein. Nur wenn alle drei Facetten eng miteinander abgestimmt sind, wird eine vernünftige Ausgangsposition erreicht. www.competence-site.de Seite 2
Frageblock 3: Was raten Sie Mittelständlern, um schon vor Beginn eines BI Projekts zu SAP BO eine richtige Strategie und ein erfolgversprechendes Projekt aufzusetzen? Natürlich spielt die Auswahl eines geeigneten Implementierungspartners eine tragende Rolle. Er sollte die Sprache des Mittelstands sprechen und über langjährige Erfahrung im SAP BusinessObjects-Umfeld verfügen. Ein kompetenter Partner ist Ihnen darüber hinaus bei der Auswahl eines geeigneten Lizenzierungsmodells behilflich. Zugegebenermaßen ist das wie bei allen großen Softwareherstellern auch bei der SAP nicht immer ganz so einfach. Aber zurück zu Ihrer Frage: Wir raten unseren Kunden, mit einem überschaubaren Prototyp zu beginnen und zu einem sehr frühen Zeitpunkt den späteren Informationskonsumenten erste Ergebnisse zu liefern. Vom Grundsatz her gilt grade im Mittelstand die alte und bewährte Devise Think big start small. Das minimiert das Risiko, führt zu einer vernünftig handhabbaren Zeitplanung und liefert einen schnellen ROI. www.competence-site.de Seite 3
Frageblock 4: Welche typischen Fallstricke tauchen immer wieder auf? Wie sehen Sie Ihre Rolle als Berater und technischer Dienstleister in diesen Fällen? Meistens ist im Mittelstand die IT-Abteilung federführend. Es wird immer wieder versäumt, die Fachabteilungen intensiv in das Projekt zu involvieren. Eigentlich sollte es umgekehrt sein: Bei Business Intelligence-Projekten sollte die Leitung beim Controlling liegen und die IT muss stark eingebunden werden. Eine weitere Herausforderung ist eine valide Datenbasis. Eine schlechte Datenqualität ist eines der Hauptprobleme bei BI-Projekten. Das geht auch aus dem regelmäßigen BI-Survey der BARC hervor. Ein Bericht, der falsche Kennzahlen liefert, findet keine Benutzerakzeptanz egal wie grafisch ansprechend er ist. Deshalb empfehlen wir nach Möglichkeit, schon in den Vorsystemen auf eine vernünftige Qualität der Daten zu achten. Frei nach dem Motto waste in waste out. Das erspart natürlich nicht die Validierung und Bereinigung im Data Warehouse. Der falsche Ort zur Bereinigung der Daten ist sicherlich der eigentliche Bericht. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Antwortzeit des Systems. Langsame Antwortzeiten bei Berichten und Abfragen führen dazu, dass die Business Intelligence-Lösung von den Fachanwendern nicht angenommenen wird. Hierdurch kann das ganze Projekt in Gefahr geraten. Deshalb ist es bei einem dispositiven System wichtig, das Datenmodell schon im Vorfeld optimal zu planen und zu modellieren. www.competence-site.de Seite 4
Frageblock 5: Können Sie 2 oder 3 Best Practices nennen, die beispielhaft für ein erfolgreiches Vorgehen sind? Es gibt viele Beispiele für ein erfolgreiches Vorgehen. Ich möchte exemplarisch eines unserer Projekte aufführen. Das Einrichtungshaus Ostermann stand vor verschiedenen Herausforderungen. Es fehlte eine für das Reporting optimierte Datenquelle. Die Anzahl der klassisch gedruckten Berichte sollte stark reduziert werden. Die tägliche Berichtsverteilung sollte vereinfacht und automatisiert werden. Eine verbesserte optische Aufbereitung der Informationen war zwingend notwendig und die Kennzahlen sollten überprüfbar und transparent sein. Als Lösung wurde eine unternehmensweite, dispositive Datenhaltung (Data Warehouse) geschaffen und eine zentrale BI-Plattform für Reporting, Analyse und Datenintegration eingeführt. Der Nutzen für das Unternehmen Ostermann ist eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis bei der Informationsbeschaffung. Es gibt jetzt einen Single Point of Truth als Basis für das Unternehmens- Reporting. Die verbesserte Datenqualität führt zu sicheren Entscheidungen und transparente Datenflüsse schaffen Vertrauen. Die Projektverantwortung lag beim zentralen Controlling. Die fachliche und technische Anforderungsanalyse bildete den soliden Grundstein für die spätere Implementierung. Ein erster Prototyp lieferte den Informationskonsumenten erste Ergebnisse. Durch dieses Vorgehen wurde das Projekt step by step ausgebaut. Eine gründliche Schulung der Berichtsersteller und IT- Administratoren führte zu einer gewissen Unabhängigkeit gegenüber externer Unterstützung. Auch wen wir, als einer der größten deutschen SAP BusinessObjects-Partner, gerne unsere Kompetenz anbieten. www.competence-site.de Seite 5
Frageblock 6: Was sind die besonderen Chancen und ggf. auch Herausforderungen beim Einsatz von SAP BusinessObjects XI 4.0? SAP BusinessObjects 4.0 zeichnet sich durch eine noch höhere Benutzerfreundlichkeit aus. Das umfasst eine integrierte Suite für alle BI-Disziplinen, modernes Design und vereinheitlichtes Erscheinungsbild sowie optimiertes Arbeiten zum Beispiel durch einheitliches Abfragedesign und Diagrammerstellung. Die neue semantische Ebene zur Verknüpfung mehrerer Quellensysteme beinhaltet eine bessere Metadatenunterstützung für mehrdimensionale Datenquellen. Das neues Information Design Tool sorgt für einen heterogenen, quellenübergreifenden Zugriff. Einfachere Implementierung, erweiterte Skalierbarkeit dank Virtualisierung und 64-Bit-Unterstützung sowie eine umfassende Systemdiagnose und Systemüberwachung runden das Bild ab. Bezogen auf SAP-Daten ist die für alle SAP BusinessObjects-Werkzeuge einheitliche BICS-Schnittstelle die wichtigste Neuerung. Das neue Crystal Reports for Enterprise ist sicherlich im ersten Schritt etwas gewöhnungsbedürftig, beinhaltet aber viele Funktionalitäten speziell für die Anwendung im SAP BW-Umfeld. Als Fazit aus unseren ersten Kundenprojekten in der Ramp Up-Phase bietet SAP BusinessObjects 4.0 speziell bei SAP-Datenquellen einen wesentlich größeren Nutzen als die Vorgängerversion. Vielen Dank für das Interview! www.competence-site.de Seite 6