Merkblatt: Unternehmensberater finden

Merkblatt: Unternehmensberater finden Dieses IHK-Merkblatt richtet sich an alle Unternehmen, die planen, das Know-How eines Unternehmensberaters zu nutzen. Wir informieren Sie darüber, warum ein Berater sinnvoll sein kann und welche verschiedenen Beratungsfelder es gibt. Darüber hinaus finden Sie Hinweise zur richtigen Auswahl eines Beraters, zu Qualitätskriterien sowie üblichen Kosten und Honoraren. In einer Checkliste haben wir außerdem den typischen Ablauf eines Beratungsprojektes für Sie zusammengefasst. INHALT 1. Warum einen Berater? 2. Wie finde ich den Berater? 3. Was kostet ein Berater? 4. Der richtige Berater Qualitätsmerkmale 5. Checkliste Beratungsprojekt Raimund Fisch 06 51/97 77 5 20 1

1. Warum einen Berater? In der Wissensgesellschaft des 21. Jahrhunderts bekommen Beratungsdienstleister Hochkonjunktur, denn Unternehmensentscheidungen werden täglich komplexer, müssen aber gleichzeitig immer schneller getroffen werden. Während Großunternehmen zur Entscheidungsvorbereitung häufig interne Analystenteams und Expertenstäbe besitzen, besteht die Lösung gerade für kleine und mittlere Unternehmen häufig in der Einschaltung externer Berater. Die Einbeziehung eines Beraters ins Unternehmens-Netzwerk hat verschiedene Vorteile. So bringen externe Spezialisten Know-How und Erfahrungswerte ins Unternehmen, die bisher dort nicht vorhanden waren. Darüber hinaus besteht ihr Vorteil vor allem darin, dass sie eine neutrale Sicht der Dinge besitzen. Dadurch werden, je nach Beratungsthema, die Unternehmen gezwungen, über bestehende Prozesse und Methoden neu nachzudenken. Ein Berater oder gar ein Berater-Team können also durchaus wichtige Impulse und Lösungen zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bieten. Immer mehr lassen sich Unternehmensberater auch in die Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen einbinden. Die Möglichkeiten zur Beratung sind breit gefächert. Am deutschen Beratungsmarkt gibt es zahlreiche unterschiedliche Angebote. Das Spektrum reicht von internationalen, global tätigen Beratungsunternehmen über Mittelstandsberatungen bis hin zu Einzelberatern mit spezialisiertem Beratungsprogramm. Darüber hinaus gehören auch Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Finanzberater und Banken mit ihrem typisch engen Fokus zu den Beratungsunternehmen. Abgerundet wird das Bild durch wissenschaftsnahe Forschungstransfereinrichtungen oder Professoren an Hochschulen sowie Sachverständige. Eine Sonderform stellen Beiräte und Aufsichtsräte in den entsprechenden Gremien dar. Viele Einzelberater agieren in einem Experten-Netzwerk, durch das schnell und flexibel auf Kundenwünsche eingegangen werden kann. Typische Beratungsfelder sind Unternehmensführung/Organisation, Personalberatung/Personalwesen, Marketing, Technik, Informationsmanagement, Controlling, Finanz- und Rechnungswesen sowie spezielle Exportberatungen. Einen guten Einblick über die verschiedensten Beratungsfelder geben beispielsweise die Seiten des Bundesverbandes der deutschen Unternehmensberater (http://www.bdu.de) oder auch die Internet-Seiten des Vereins deutscher Ingenieure (http://www.vdi.de oder http://www.vubic.de). Raimund Fisch 06 51/97 77 5 20 2

2. Wie finde ich einen geeigneten Berater? Es gibt verschiedene Wege, den richtigen Berater für sein Unternehmen zu finden. Für einen ersten Überblick ist es sinnvoll, die Unternehmensberater-Datenbank der IHK Trier (unter http://www.ihk-trier.de Börsen & Datenbanken Firmendatenbanken Unternehmensberaterdatenbank) zu besuchen. Darüber hinaus arbeiten die IHKs mit dem Rationalisierungs- und Innovationszentrum der deutschen Wirtschaft (RKW) oder anderen Beratungseinrichtungen zusammen. Eine weitere Möglichkeit nach einem kompetenten Berater zu suchen bietet die Beraterbörse der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) Bankengruppe (unter http://beraterboerse.kfw.de). Die Berater können über die Beratersuche nach Schwerpunkten und Namen gefunden werden. Durch Kundenbewertungen werden die fachlichen Kompetenzen und Stärken der Berater belegt. Auch Verbände wie der Bundesverband der Deutschen Unternehmensberater, der Verein Deutscher Ingenieure (VDI) und der Verband Beratender Ingenieure (VBI, http://www.vbi.de) bieten Online-Datenbanken zur Recherche an. Weitere Informationen sind über Suchmaschinen im Internet oder Branchenverzeichnisse zu bekommen. Für eine auch qualitative Einschätzung einzelner Berater kann es außerdem nützlich sein, sich mit anderen Unternehmern auszutauschen, um persönliche Empfehlungen zu bekommen. Ein Qualitätssiegel für Berater gibt es nicht. Sie sollten Berater auf jeden Fall nach Referenzen fragen und diese überprüfen. Damit erhalten Sie weitere Hinweise, ob es der geeignete Berater für Sie ist. Auch ist es sinnvoll, sich mehrere Berater anzuschauen. Generell sollte man eine Erstmeinung von zwei bis drei Beratern einholen und anschließend die Angebote vergleichen. Dabei sollte man nicht nur den Preis im Auge behalten, sondern auch auf die Details des Angebots achten. Sollte sich der Unternehmer nicht sicher sein, ob er einen Berater überhaupt braucht, so gibt es mittlerweile auch die Beratung vor der Beratung. Dabei klären spezielle Berater meist innerhalb kürzester Zeit, ob eine umfassende Unternehmensberatung überhaupt vonnöten ist und ob das Unternehmen Hilfe braucht oder ob bereits ein Mitarbeitertraining ausreichend ist. Raimund Fisch 06 51/97 77 5 20 3

3. Was kostet ein Berater? Oftmals wird die Frage, ob mit einem externen Berater zusammengearbeitet wird, auch daran festgemacht, was ein derartiges Projekt kostet. Generell wird auf dem deutschen Markt zwischen aufwandsbezogenen Vergütungen, Pauschalangeboten und erfolgsabhängigen Vergütungen differenziert. In einigen Beratersegmenten gelten auch entsprechende Honorarverordnungen wie beispielsweise die Honorarverordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) oder die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF). Zur Orientierung: Tageshonorare (acht Stunden) qualifizierter Unternehmensberater liegen derzeit in der Spannweite von Juniorconsultant/Personentag 500 bis 800 Euro Seniorconsultant/Personentag 1110 bis 1600 Euro Consultingpartner/Personentag ab 1.600 Euro Projektleiter, erfahrene Berater und Spezialisten für besondere Themen liegen meist im oberen Bereich dieser Honorarsätze. Die Spreizung ist jedoch nach beiden Seiten offen, besonders im Bereich der IT-Beratung liegen die Honorare eher unter 900 Euro. Für die Erstberatung durch einen Unternehmensberater wird üblicherweise kein Honorar gefordert. Die aufwandsbezogene Vergütung gehört nach wie vor zu den klassischen Vergütungsmodellen. Hier geht man davon aus, dass hinter einem Projekt ein bestimmter Zeitaufwand steckt, der auf Basis von Personen-Tagen vergütet wird. Damit ist ein nicht unerheblicher Aufwand für Projekt- bzw. Arbeitstagebücher verbunden. Daher wird dieses Vergütungsmodell tendenziell immer unbedeutender. Eine sinnvolle Alternative kann das Pauschalangebot sein. Hier wird für eine bestimmte Dienstleistung oder ein zu erzielendes Ergebnis ein Pauschalhonorar vereinbart. Dies schafft zugleich eine höhere Planungssicherheit für den Auftraggeber. Immer beliebter wird außerdem die erfolgsabhängige Vergütung. Hier ist es mittlerweile durchaus üblich, dass 30 bis 50 Prozent der durch die Beratung erzielten Einsparungseffekte an den Berater ausbezahlt werden. Würde das vereinbarte Raimund Fisch 06 51/97 77 5 20 4

Beratungsziel nicht erreicht, so entfällt das Erfolgshonorar. In der Regel wird aber ein im Vorfeld festgelegtes Basishonorar bezahlt. Zu den eigentlichen Beratungskosten kommen häufig noch Nebenkosten. Dazu gehören beispielsweise Porto-, Telefon-, Übernachtungs- oder auch Fahrtkosten. Auch hier empfiehlt sich, im Vorfeld eine klare Vereinbarung zu treffen, damit dieser Kostenblock nicht aus dem Ruder läuft. Sofern die entsprechenden Gebührensätze nicht eindeutig in den Honorarverordnungen geregelt sind, sind diese zwischen Berater und beratenem Unternehmen frei aushandelbar. Auch für Beratungen gibt es staatliche Förderprogramme. Diese unterscheiden sich zum Teil von Bundesland zu Bundesland. Diese sind auch zu speziellen Themen aufgelegt, wie beispielsweise der Umweltschutzberatung. Auch hier gilt, wenn Sie diese Förderprogramme nutzen wollen, sich im Vorfeld genau zu informieren. In der Regel sind bei allen Förderprogrammen auch bestimmte Formbestimmungen für die Berichte der Berater vorgegeben und detaillierte Antragsbestimmungen festgelegt. Auch diese Informationen erhalten Sie bei Ihren IHKs. 4. Der richtige Berater Qualitätsmerkmale Der erste Schritt für die Auswahl des richtigen Beraters fängt im Unternehmen an. Niemand kennt das Unternehmen in der Regel besser als der Unternehmer selbst und seine Führungskräfte. Die erfolgsversprechende Einbindung eines Beraters beginnt also immer mit der gründlichen Vorbereitung im Unternehmen. Vor allem das Ziel der Beratung sollte klar festgelegt werden. Dies erleichtert sowohl die Auswahl des Beraters als auch die spätere Umsetzung und Erfolgskontrolle. Sind diese Vorbereitungen getroffen, sollten Sie über die verschiedensten Informationsquellen (Kapitel 2) nach potenziellen Beratern suchen. Folgende Erfolgsfaktoren, die Sie in einem ersten Vorgespräch oder bereits bei der Internet- Recherche in den Datenbanken überprüfen sollten, sind entscheidend: Fachliche Kompetenz: Der Berater sollte die für das Beratungsziel notwendigen Qualifikationen und Erfahrungen besitzen. Eine geeignete Möglichkeit, dies zu überprüfen, sind zum einen Referenzen in der Branche oder im Beratungsgebiet. Auch eine mehrjährige Erfahrung als Berater oder entsprechende qualifizierte Abschlüsse können hierfür Hinweise geben. Manche Berater eröffnen ihren Kunden auch die Möglichkeit, mit anderen Kunden von Ihnen Kontakt aufzunehmen. Dieses Angebot sollte in jedem Fall in Anspruch genommen werden. Raimund Fisch 06 51/97 77 5 20 5

Doch die Branchenkenntnis ist nicht immer vordergründig. Wenn es darum geht, Arbeitsabläufe in einem Unternehmen effizienter zu gestalten, ist Expertenwissen sicherlich unverzichtbar. Wird die Beratung jedoch im Zusammenhang mit kreativen Dingen, wie bspw. der Einführung eines neuen Produktes benötigt, so kann ein branchenfremder Berater von seinem neutralen Standpunkt aus die Situation eventuell besser beurteilen. Vertrauen und soziale Verantwortung: Bei der endgültigen Auswahl ist nicht nur die fachliche Qualifikation entscheidend, sondern auch die menschliche Komponente. Sie sollten daher im Gespräch auch klären, ob Sie Vertrauen zum Berater haben und ob Sie das Gefühl haben, dass die Chemie zwischen Ihnen stimmt. Denn der beste Experte nützt nichts, wenn kein Vertrauensverhältnis aufgebaut werden kann. Anders ausgedrückt: Die Kultur von Berater und Unternehmen muss zusammenpassen. Im Nachgang zum Erstkontakt sollten Sie sich in jedem Fall ein detailliertes schriftliches Angebot unterbreiten lassen. Dieses Angebot ist Basis der vertraglichen Vereinbarung zwischen Unternehmen und Berater. In dem Angebot sollte klar die Aufgabenstellung bzw. das Ziel der Beratung festgelegt werden. Dieses sollte möglichst konkret festgehalten werden. Weiterhin sollten die Vorgehensweise und Arbeitsschritte (Meilensteine), das Honorar und die Zahlungsbedingungen, evtl. Haftungsfragen, Dauer und Ende der Beratung, Regelungen zur vorzeitigen Kündigung und auch Fragen des Datenschutzes bzw. des Urheberrechtes festgelegt werden. Prüfen Sie in diesem Zusammenhang in jedem Fall auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmensberaters. Entsprechende Musterverträge sind bei den Branchenverbänden erhältlich. Sofern größere und längerfristige Beratungsprojekte abgeschlossen werden, empfiehlt sich in jedem Fall die rechtliche Prüfung durch einen Rechtsanwalt. Der Beratungserfolg hängt entscheidend vom regelmäßigen Kontakt zwischen dem Berater und dem Unternehmen ab. Sie sollten also während des Projektablaufs in jedem Fall eine offene Gesprächskultur pflegen, Zwischenergebniskontrollen machen und ggf. Anpassungen im Projektverlauf vornehmen. Stellen Sie schon vor Projektbeginn die Informationen und Unterlagen zusammen, die der Berater benötigen wird. Bringen Sie frühzeitig Ihre Mitarbeiter und den oder die Berater zusammen, so dass neue Konzepte frühzeitig umgesetzt werden können. Sollten Sie ein größeres Beratungsunternehmen engagieren, lassen Sie sich auch stets alle Projektmitarbeiter vorstellen, so dass Sie sicher gehen können, dass Ihr Projekt nicht ausschließlich von Berufsanfängern oder gar Praktikanten bearbeitet wird. Raimund Fisch 06 51/97 77 5 20 6

5. Checkliste Beratungsprojekt Bei einem Unternehmensberaterprojekt geht man normalerweise von den folgenden Schritten aus, die hier nochmals stichwortartig zusammengefasst sind. Folgende Phasen lassen sich unterscheiden: Information Informationen sammeln über IHK, Datenbanken, Branchenbuch Kontaktaufnahme/ Angebotserstellung Erstgespräche mit potenziellen Beratern, Prüfen von Referenzen, Auswahl Berater, konkretes Angebot Analyse Berater analysiert das Unternehmen, erhebt Daten vor Ort Planung und Ausarbeitung Berater analysiert das Unternehmen, erhebt Daten vor Ort Umsetzung Umsetzung der Maßnahmen Hinweis: Die Veröffentlichung von Merkblättern ist ein Service der IHK Trier für ihre Mitgliedsunternehmen. Dabei handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung der rechtlichen Grundlagen, die nur erste Hinweise enthält und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Eine anwaltliche Beratung im Einzelfall kann dadurch nicht ersetzt werden. Obwohl dieses Merkblatt mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Raimund Fisch 06 51/97 77 5 20 7