Rats- & Kreistagsportale im Landkreis Harburg Wahlperiode 2011 2016 Vorbereitung Kommunalpolitik mobil II 10. Kommunales IuK-Forum Niedersachsen 26. + 27. August 2010 Papenburg Mike Wille Landkreis Harburg Betrieb Informationsverarbeitung Partho Banerjea Gemeinde Neu Wulmstorf Fachdienst Strategische Steuerung und Entwicklung
Gliederung IST-Stand Wahlperiode 2006-2011 Rückblick Entwicklung Software Konzept Roll-out & Schulung Ziele Ergebnisse Anwendung Kosten Vorbereitung Wahlperiode 2011-2016 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 1
Räumliche Orientierung Landkreis Harburg Lage: südliche Metropolregion Hamburg Größe. 1.244 qkm Einwohner: 245.000 Kreissitz: Winsen (Luhe) Größte Gemeinden/Städte: Seevetal, Winsen und Buchholz 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 2
IST-Stand Wahlperiode 2006-2011 ALLRIS -Anwender Betrieb von Webservern Unterstützung Schulungen Ratsbüros arbeiten zusammen Coaching LK Harburg Kommunalpolitik mobil I 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 3
IST-Stand Wahlperiode 2006-2011 Abschaffung Drucksache ist machbar Kommunalen Sitzungsdienst als Geschäftsprozess verstanden Effizienzpotentiale gehoben Ratsinformationssystem eine strategische Software Ratsportal als Werkzeug der Politiker Einsatz auch in den Fraktionen Intensive Kommunikation zwischen Verwaltung und Politik 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 4
IST-Stand Wahlperiode 2006-2011 Der Erfolg ist da! Politik und Verwaltung akzeptieren den Einsatz der Informationstechnologie 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 5
IST-Stand Wahlperiode 2006-2011 E r f a h r u n g Laptop und PIN anstelle von Papierlawinen Als langjähriges Gemeinderats- und Kreistagsmitglied musste ich mich in der Vergangenheit - wie alle Ratskolleginnen und Ratskollegen - regelmäßig durch Berge von Papier durcharbeiten, sie archivieren, je nach Sitzung zusammen sortieren und in großen Aktentaschen zu Sitzungen schleppen. Im Laufe der Jahre sind so diverse Meter Aktenordner entstanden. Es war aufwendig, zu bestimmten Themen in alten Unterlagen zu recherchieren. Auf Wunsch meines Briefträgers musste ich mir sogar einen neuen, größeren Briefkasten anschaffen, damit er die Papierberge überhaupt noch zustellen konnte. -> Fortsetzung 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 6
IST-Stand Wahlperiode 2006-2011 E r f a h r u n g Mit der gleichzeitigen Einführung des Ratsportals ALLRISnet zu Beginn der Wahlperiode 2006 im Gemeinderat Seevetal und im Kreistag des Landkreises Harburg für alle, ist mein Briefkasten nun fast immer leer. Ich muss keine Drucksachen mehr ablegen und archivieren. Zu Sitzungen gehe ich nur noch mit Laptop und PIN, denn alle Unterlagen stehen mir jetzt als elektronische Dateien an (nahezu) jedem Ort zur Verfügung. Der größte Zugewinn des Systemswechsels liegt für mich allerdings in der minutenschnellen Textrecherche im mittlerweile sehr umfangreichen und bis zu 10 Jahre rückwirkend aufgebauten elektronischen Drucksachenarchiv des Ratsportals. Dadurch bin ich jetzt sehr schnell zu fast allen politischen Angelegenheiten in der Gemeinde und im Landkreis auskunftsfähig. Ich kann allein schon aus diesem Grund nur allen Kommunalpolitikern empfehlen, zukünftig die Vorteile eines elektronischen Ratsinformationssystems für ihre politische Arbeit zu nutzen. Angelika Tumuschat-Bruhn Mitglied des Kreistages im Landkreis Harburg Ratsvorsitzende Gemeinde Seevetal 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 7
IST-Stand Wahlperiode 2006-2011 E r f a h r u n g Abschaffung Drucksacheverfahren richtige Entscheidung Ratsportal und Notebookeinsatz erleichtern Fraktionsarbeit Seit bald 4 Jahren arbeiten der Kreistag Harburg und er Rat der Gemeinde Seevetal mit Notebook und Ratsportal Drucksachen gehören der Vergangenheit an. Diese Umstellung bewirkt, dass ich mich als Mandatsträger nicht mehr mit umständlichen und zeitaufwändigen Zuordnungsarbeiten beschäftigen muss. Im Ratsportal sind die Sitzungsunterlagen kompakt aufbereitet und einfach zu finden, deswegen kann ich mich auf die Sitzungsinhalte konzentrieren. Der maßgebliche Erfolg und damit die Richtigkeit der Entscheidung, auf Informationstechnologie bei der Ratsarbeit zu setzen, liegt darin, dass die Beratungsunterlagen bearbeitbar sind. Ratsmitglieder können Farb- und Textmarkierungen als persönliche Notizen setzen. -> Fortsetzung 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 8
IST-Stand Wahlperiode 2006-2011 E r f a h r u n g Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Fraktionsmitglieder und / oder Ratskollegen auf einfache Weise in die eigene Vorbereitung aktiv einzubinden, um optional dann gemeinsam weiterzuarbeiten. Dies alles geschieht ohne Papier, ohne zu scannen bzw. zu faxen, sondern im Ratsportal. Die Option, alle Sitzungsinhalte einschließlich der persönlichen Notizen auf das Notebook zu übertragen, z.b. für den Fall, dass an einem Sitzungsort kein Internetzugang zur Verfügung steht, erleichtert die Fraktionsarbeit ungemein. Ersatzweises Ausdrucken wird so vermieden. Damals geäußerte Bedenken, aufgestellte Notebooks, Verkabelung und Geräuschkulisse stören die Sitzungsdurchführung, waren und sind grundlos. Wie im privaten oder beruflichen Umfeld nicht wegzudenken, gehören Internet und Technik auch zum Werkzeug für die kommunalpolitische Tätigkeit. Norbert Böhlke Kreistagsvorsitzender im Landkreis Harburg Fraktionsvorsitzender der CDU-Fraktion im Rat der Gemeinde Seevetal 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 9
Rückblick Entwicklung 2005: Rats- bzw. Kreistagsbeschlüsse Mit Beginn der nächsten Wahlperiode (11/2006) erfolgt Mandatsarbeit papierlos Gemeinde Neu Wulmstorf ab Mai 2007 Stadt Winsen ab August 2007 Samtgemeinde Hollenstedt 2009 2. Quartal 06: Pilotphase mit Abgeordneten aus Kreistag und dem Seevetaler Gemeinderat Gemeinsame Ausschreibung der Hardware und der Dienstleistungen (08-09/06) Rahmenvertrag, Öffnungsklausel 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 10
Rückblick Software Einsatz gleicher Sitzungsdienstsoftware Allris und Allrisnet: Seevetal, Neu Wulmstorf, Buchholz, Jesteburg, Winsen und Kreisverwaltung RI: Rats- bzw. Kreistagsinfo für die Mandatsträger BI: Bürgerinformation, integriert ins jeweilige Portal AI: Amtsinfo, Informationsdienst für die Verwaltung 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 11
Rückblick Konzept (Technik) Mandatsträger erhalten für die Dauer ihrer Mitgliedschaft ein Notebook, im Home-Office einen WLAN Router sowie eine Aufwandspauschale für den Internetanschluss (i.d.r. DSL) Bei Doppelmitgliedschaft: ein Notebook, eine Oberfläche Softwareausstattung modular Security-Lösung für das Notebook keine eigenen Installationen möglich Tendenz: aufwandsneutral für verwaltungsinterne IT Ausstattung der Sitzungs- und Besprechungsräume mit WLAN Technik; Sicherstellung der Stromversorgung interkommunaler Betrieb ALLRISnet-Webserver 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 12
Rückblick Roll-out Im Anschluss an die Kommunalwahl (09/2006) erfolgte der Roll-out Beauftragung der DSL-Anschlüsse durch Mandatsträger Auslieferung Notebooks Installation der Hardware im Home-Office Dienstleistung 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 13
Rückblick Schulung Parallel dazu Schulungsmaßnahmen Zu beachten: unterschiedliche Wissensstände, teilweise Abwehrhaltung Schulungen auch für weitere Partner Verwaltungsleistung 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 14
Rückblick Ziele Blickwinkel Gemeinde Neu Wulmstorf Erfahrungen mit Anwendung seit 2001 Verwaltung + Politik Positive Wahrnehmung Internetdienst Erkenntnis: Parallelität von Drucksache und RIS auf Dauer nicht vertretbar und wirtschaftlich Wenn RIS mehr Funktionalität eröffnet, dann Abschaffung Drucksache: Unterstützung individuelle Ratstätigkeit Verbesserung Fraktionsarbeit Erhöhung Flexibilität in puncto Erreichbarkeit und Zeit Auftrag: Schaffung interaktives Ratsportal 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 15
Rückblick Ziele Blickwinkel Landkreis Harburg Mehrjährige Erfahrungen mit Sitzungsdienstsoftware Ablösung durch ALLRIS 2006 im Rahmen der Kooperation Parallelität von Drucksache und RIS nicht vertretbar und wirtschaftlich Erhöhung Wirtschaftlichkeit Verbesserung Kostensituation Auftrag: Schaffung interaktives Kreistagsportal 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 16
Ergebnisse Oktober 2006 standen Rats- und Kreistagsportal zur Verfügung Gemeinsame Nutzerkennung für Mitglieder KT + Rat Eine Kalenderverwaltung möglich Zusammenschaltung Textrecherche KT + Rat (Ergebnis ist rechteabhängig[!]) Bearbeitung von Beratungsunterlagen mit Notizen Notizen austauschfähig = Verbesserung und Unterstützung Fraktionsarbeit Ausbau Prozessunterstützung für Rats- und Kreistagsbüro Beleg für interkommunale Kooperation 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 17
Ergebnisse Optimierte Abläufe für Rats-/ Kreistagsbüro Abbau von Redundanz Optional: integrierte Lösung für Informationen außerhalb des kommunalen Sitzungsdienstes Einheitlich strukturierte Prozesse in Verwaltung = Workflow Vollintegration ALLRISnet BI-Dienst in Internetportale Veränderung der Fraktionsarbeit = z.b. Beamereinsatz Vernetzung innerhalb der Fraktionsarbeit = arbeiten an gemeinsamen Dokumenten via Notizfunktion Ausbau der Portale; neue Ideen 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 18
Anwendungsbeispiel Bearbeiten von Vorlagen als Ratsmitglied oder Verwaltungsmitarbeiter: Markieren + Notizen Kontextforum Text markieren (Zunächst persönliche) Notizen können zu jedem Dokument angelegt werden Gremiums- oder Fraktionskollegen können jederzeit einbezogen werden Die Notizen sind auch offline verfügbar 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 19
Anwendungsbeispiel Bearbeiten von Vorlagen als Ratsmitglied oder Verwaltungsmitarbeiter: Markieren + Notizen : 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 20
Anwendungsbeispiel 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 21
Anwendungsbeispiel 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 25
Anwendungsbeispiel Einsatz von RSS RSS (Abkürzung für Really Simple Syndication, übersetzt in etwa wirklich einfache Verbreitung") ist ein elektronisches Nachrichtenformat, das dem Nutzer ermöglicht, die Inhalte einer Webseite - oder Teile davon - als sogenannte RSS-Feeds zu abonnieren. Abonnement Meine Sitzungen Alle Sitzungen Geburtstagsliste Vorteil: So informiert, wie User es wünscht (Notebook, Browser, E-Mail-Client, Smart-Phone etc.) 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 26
Anwendungsbeispiel Einsatz von RSS Vorteile: Rats- bzw. Kreistagportal lässt sich für Mandatsträger und Verwaltungsangehörige weiter personalisieren Auflösung der Bring- und Holschuld Verzicht auf E-Mailbenachrichtigungen 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 27
Ergebnisse Kosten Kosten Drucksache WP 2001-2006 Kostenschätzung bei Beschlussfassung Erwartetes Ergebnis Landkreis Harburg Gemeinde Seevetal 300.000 (63 213.000 (41 Kreistagsmitglieder) Ratsmitglieder) 293.000 197.000 annähernd kostenneutral + Mehrwerte (-) 16.000 + neuer Dienst Beschlusscontrolling Kostenvolumen WP 2006-2011 Ergebnis (-) 85.000 + Mehrwerte 215.000 166.500 (-) 46.500 + neuer Dienst Beschlusscontrolling 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 28
Ziel- und Ergebnislage Zusammenfassung: Argumente wie Ausbau der Funktionalität Mehrwerte für Politik und Verwaltung Prozessoptimierung Wirtschaftlichkeit Kosteneffizienz führen zu Kommunalpolitik mobil II mit Integration weiterer Kommunen im LK Harburg in das Folgekonzept 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 29
Vorbereitung Wahlperiode 2011-2016 Bildung interkommunale AG Herbst 2009 Weitere Räte beschließen Umstieg 2011 Konzeptüberarbeitung Vorbereitung Ausschreibung Erarbeitung Schulungskonzept 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 30
Vorbereitung Wahlperiode 2011-2016 Konzeptüberarbeitung Wesentliche Neuerung: Nutzung privater Notebooks Mit Annahme des Mandates Entscheidung über Nutzung eines Privatnotebooks oder des bereitgestellten Notebooks 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 31
Vorbereitung Wahlperiode 2011-2016 Vorbereitung Ausschreibung Interkommunale Erarbeitung eines Leistungskataloges - Hardware, Software, Dienstleistungen Ausschreibung eines Rahmenvertrages mit Öffnungsklausel für alle Gebietskörperschaften im Landkreis Harburg Erstellung eines Zeitplans (nicht nur für Ausschreibung) 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 32
Vorbereitung Wahlperiode 2011-2016 Erarbeitung Schulungskonzept Grundlagenschulung Umgang mit Notebook, Internet Explorer, Dateiablage u. Suche, etc. -> Schulungsangebot nur für Mandatsträger durch KVHS Schulung Anwendung AllrisNet durch Kommune/ Verwaltung Abfrage des Schulungsbedarfs bereits bei Kandidatur Zeitnahe Schulung nach Kommunalwahl 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 33
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt Partho Banerjea Gemeinde Neu Wulmstorf Leiter Fachdienst Strategische Steuerung und Entwicklung Tel.: 040/70078130 E-Mail: p.banerjea@rh-neu-wulmstorf.de Mike Wille Landkreis Harburg Leiter Betrieb Informationsverarbeitung Tel.: 04171/693-521 E-Mail: m.wille@lkharburg.de 26. + 27. August 2010-10. IuK-Forum Niedersachsen 34