TimePunch Synchronisations- Assistent Benutzerhandbuch Gerhard Stephan Softwareentwicklung -und Vertrieb 25.08.2011
Dokumenten Information: Dokumenten-Name Benutzerhandbuch, Synchronisations-Assistent Revisions-Nummer 100 Gespeichert am 25.08.2011 20:12:00 Anzahl der Seiten 9 Herausgeber: Gerhard Stephan Softwareentwicklung -und Vertrieb Wormser Str. 37 68642 Bürstadt Revision 102 Seite 2 von 9
Inhaltsverzeichnis Einleitung...4 Installation... 4 Synchronisations-Vorgang... 5 Zeiteinträge von mobilen Endgeräten importieren...6 Voraussetzung... 6 Start... 6 Die Anmeldung... 6 Eingabe des Synchronisations-Tickets... 7 Prüfen der Zeiteinträge... 8 Zeiteinträge werden synchronisiert... 9 Revision 102 Seite 3 von 9
Einleitung Der TimePunch Synchronisations-Assistent dient allgemein betrachtet dem Abgleich von Zeiteinträgen zwischen unterschiedlichen Zeiterfassungs-Systemen. Die aktuelle Version des TimePunch Synchronisations-Assistenten wurde jedoch speziell für den Abgleich der Daten zwischen einem mobilen Smartphone (z.b. dem Windows Phone) und der Windows Version von TimePunch konzipiert. Daher ist es in der vorliegenden Version nicht möglich, die Zeiteinträge zwischen zwei bestehenden Windows Installationen von TimePunch zu synchronisieren. Dies ist jedoch als Erweiterung für spätere Versionen geplant. Installation Der TimePunch Synchronisations-Assistent ist Teil der Installation von TimePunch für Windows und muss daher nicht separat installiert werden. Revision 102 Seite 4 von 9
Synchronisations-Vorgang In der aktuellen Version von TimePunch werden die Daten nicht zentral im Internet gespeichert, sondern werden lokal in einer Access oder SQL Server Datenbank verwaltet. Bei der mobilen Datenerfassung besteht in der Regel keine direkte Verbindung zur TimePunch Datenbank, um die Zeiteinträge dort speichern zu können. Daher war es notwendig einen Mechanismus zu etablieren, mit dem die Zeiteinträge vom externen Gerät (z.b. einem Smartphone) auch ohne direkte Datenverbindung mit der TimePunch Datenbank synchronisiert werden können. Daher haben wir den TimePunch Sync Service etabliert. Dieser Service ist weltweit im Internet durch eine gesicherte SSL Verbindung erreichbar und nimmt die Zeiteinträge vom mobilen Endgerät entgegen. Diese werden dann solange zwischengespeichert, bis die Daten vom TimePunch Client wieder abgeholt werden. Maximal jedoch 14 Tage. Im mobilen Endgerät wird der Empfänger des Synchronisations-Tickets festgelegt. Der TimePunch Sync Service erzeugt dann einen Zugangscode der dem Empfänger per Email übermittelt wird. Mit diesen Ticket-Daten kann der Empfänger die Zeiteinträge vom TimePunch Sync Service abrufen und lokal speichern. Revision 102 Seite 5 von 9
Zeiteinträge von mobilen Endgeräten importieren Die nachfolgenden Seiten erklären wie der TimePunch Synchronisations-Assistent genutzt werden kann, um Daten z.b. von TimePunch für das Windows Phone zu importieren. Voraussetzung Es wird vorausgesetzt, dass die Zeiteinträge mit TimePunch für Windows Phone oder einer entsprechenden Anwendung für andere mobile Endgeräte an den TimePunch Sync Service gesendet wurden und ein Synchronisations-Ticket vorhanden ist. Start Der TimePunch Synchronisations-Assistent kann wie folgt gestartet werden: 1.) Über das Startmenü von Windows, unter "Alle Programme / TimePunch / TimePunch Sync Wizard" 2.) Mit Klick auf das Synchronisations-Icon in TimePunch 3.) Start aus dem Menü "Extras / Zeiteinträge synchronisieren" in TimePunch. Die Anmeldung Es erscheint folgender Dialog bei dem der Anmeldename und das Passwort von TimePunch eingegeben werden müssen. Ist das genutzte TimePunch Profil nicht passwortgeschützt, so entfällt die Anmeldung. Revision 102 Seite 6 von 9
Eingabe des Synchronisations-Tickets Auf der nächsten Dialogseite müssen die Daten des Synchronisations-Tickets eingegeben werden. Diese sollten bereits in einer Email vorliegen. Bei Klick auf den Pfeil nach rechts, oder nach bestätigen der Return Taste, werden die Zeiteinträge vom TimePunch Sync Service abgeholt. Dazu muss eine Internetverbindung bestehen. Hinweis: Denken Sie daran, dass die Zeiteinträge nur ein einziges Mal synchronisiert werden können. Danach werden sie aus Sicherheitsgründen vom TimePunch Sync Service gelöscht. Die Zeiteinträge werden auch gelöscht, wenn das Ablaufdatum im Ticket überschritten wurde. Auch dies geschieht aus Gründen der Datensicherheit. Revision 102 Seite 7 von 9
Prüfen der Zeiteinträge Vor dem Import der Zeiteinträge sollte in jedem Fall geprüft werden, ob es sich um die korrekten Daten handelt. Dazu werden im Dialog Eckdaten der zu importierenden Zeiteinträge angezeigt. Zudem muss das Ziel Profil ausgewählt werden, welches zur Datensynchronisation genutzt wird. Die Auswahl des Ziel Profils wird nur angezeigt, wenn Sie über Administrationsrechte in TimePunch verfügen und somit das Recht besitzen, Zeiteinträge anderer TimePunch Profile zu ändern. Tipp: In TimePunch Mobile ist es möglich einen Benutzernamen zu vergeben. Ist dieser gesetzt, wird das Zielprofil in TimePunch mit diesem Benutzernamen gesucht und vorbelegt. Hinweis: Synchronisierte Zeiteinträge haben eine eindeutige Kennung. Werden Zeiteinträge nochmal von TimePunch Mobile exportiert dann erkennt der TimePunch Synchronisations-Assistent dies und aktualisiert nur die geänderten Zeiteinträge. Revision 102 Seite 8 von 9
Zeiteinträge werden synchronisiert Im folgenden Dialog importiert der TimePunch Synchronisations-Assistent die Zeiteinträge mit den bereits vorhandenen Zeiteinträgen in TimePunch. Wichtig dabei ist, dass nicht nur die Zeiteinträge selbst, sondern auch angelegte Projekte und Tätigkeiten nach TimePunch übernommen werden. Beim Klick auf den Pfeil nach rechts, wird der Synchronisations-Assistent beendet. Die Synchronisation ist damit abgeschlossen. Hinweis: Sind die referenzierten Projekte und Tätigkeiten schon vorhanden, so werden diese nicht mehr neu angelegt. Projektnamen und Tätigkeiten sind somit immer eindeutig. Ende des Dokuments Revision 102 Seite 9 von 9