Outlook 2007 Kapitel 56 In diesem Kapitel: Was sind RSS-Feeds? 1032 RSS-Feeds in Outlook 2007 abonnieren 1032 RSS-Feed-Meldung lesen 1034 RSS-Feeds in Internet Explorer 7 abonnieren 1036 RSS-Feeds konfigurieren 1040 Zusammenfassung 1041 1031
Kapitel 56 Eines der neuen Features von Microsoft Office Outlook 2007 ist die Unterstützung von RSS-Feeds, wodurch Sie in Outlook 2007 RSS-Feeds abonnieren, lesen und verwalten können. Die RSS-Feeds- Funktionalität von Outlook 2007 ist mit der RSS-Unterstützung von Internet Explorer 7 eng verbunden: RSS-Feeds, die Sie in einem der beiden Programme abonnieren, stehen Ihnen in beiden Anwendungen zur Verfügung, da beide den gleichen Datenspeicher für die. Dieses Kapitel führt zuerst in die Begrifflichkeit der RSS-Technologie ein und beschreibt dann in den weiteren Abschnitten, wie Sie RSS-Feeds mit Outlook 2007 und Internet Explorer 7 verwenden. Was sind RSS-Feeds? Bei der Abkürzung RSS (Really Simple Syndication) handelt es sich um ein Verfahren, mit dem eine Website neue Inhalte (beispielsweise neue Meldungen einer Nachrichten-Website oder neue Einträge in einem Weblog) einem interessierten Personenkreis zur Verfügung stellen kann. Der Übermittlungsmechanismus wird RSS-Feed genannt. Ein RSS-Feed ist quasi eine Liste mit den aktuellsten Infos einer Website. Die meisten RSS-Feeds enthalten Überschriften oder kurze Inhaltszusammenfassungen mit einem Link zur ursprünglichen Quelle. Die Feeds können aber auch den gesamten Inhalt und Anlagen fast jeden Typs enthalten. RSS-Feeds werden auch als»webfeeds«,»xml-feeds«oder»rss-kanäle«bezeichnet. Einer der Vorteile beim Abonnieren eines RSS-Feeds im Vergleich zu einem E-Mail-Newsletter oder einer Mailingliste besteht darin, dass Sie bei RSS-Feeds weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail- Adresse oder andere persönliche Informationen bereitstellen müssen. Der Herausgeber des Feeds hat außer über den RSS-Feed keine Möglichkeit, Kontakt zu Ihnen aufzunehmen, da er Ihre E-Mail-Adresse nicht kennt. Er kann Ihre Daten auch nicht an andere weitergeben. Unterstützte Formate RSS ist die Weiterentwicklung verschiedener ähnlicher Internetstandards für die Inhaltsübermittlung. RSS umfasst verschiedene Standards, wie zum Beispiel Rich Site Summary (RSS 0.91), RDF Site Summary (RSS 0.9, 1.0 und 1.1) und Really Simple Syndication (RSS 2.0). Atom ist ein weiteres XML-Schema, das für die Inhaltsverteilung verwendet wird. Da Outlook alle oben genannten Typen unterstützt, müssen Sie den Standard eines bestimmten RSS-Feeds nicht kennen. RSS-Feeds in Outlook 2007 abonnieren Damit Sie regelmäßig einen bestimmten RSS-Feed erhalten, müssen Sie diesen abonnieren. Wenn Sie die Webadresse des gewünschten RSS-Feeds kennen, können Sie den URL für den RSS-Feed direkt in Outlook eingeben, um den Feed zu abonnieren. Um beispielsweise den RSS-Feed von tagesschau.de hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Menü den Befehl Extras/Kontoeinstellungen und zeigen Sie die Registerkarte RSS-Feeds an. 2. Klicken Sie auf Neu. Das Dialogfeld Neuer RSS-Feed wird angezeigt. 1032
RSS-Feeds in Outlook 2007 abonnieren Bild 56.1 Hier geben Sie die Webadresse des RSS-Feeds ein, den Sie abonnieren möchten 3. Geben Sie in das Textfeld die Webadresse des RSS-Feeds ein, beispielsweise: http://www.tagesschau.de/xml/rss2 4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Dialogfeld RSS-Feedoptionen wird angezeigt. Outlook 2007 Bild 56.2 Beim Hinzufügen eines neuen RSS-Feeds können Sie verschiedene Übermittlungsoptionen konfigurieren Im Feld Feedname sehen Sie den Anzeigenamen des Feeds, wie er in der Navigationsleiste von Outlook angezeigt wird. Diese Angaben werden dem RSS-Feed entnommen; Sie können hier einen anderen Anzeigenamen eingeben. Im Bereich Übermittlungsort wird die Datendatei angezeigt, die als Übermittlungs- und Speicherort für den RSS-Feed verwendet werden soll. Es kann sich dabei um die Offlineordnerdatei handeln, die für ein Exchange-Postfach verwendet wird, oder um eine persönliche Ordnerdatei bei den anderen E-Mail-Kontenarten. Wenn Sie nur mit einem E-Mail-Konto und einer Datendatei arbeiten, können Sie die Angabe übernehmen; anderenfalls klicken Sie auf Ordner wechseln und wählen dann die Datendatei und den Ordner aus, der als Übermittlungsort verwendet werden soll. Die drei Kontrollkästchen im unteren Bereich des Dialogfeldes steuern, wie und wie oft der RSS-Feed heruntergeladen wird. Diese Einstellungen können Sie übernehmen. Der Abschnitt»RSS-Feeds konfigurieren«ab Seite 1040 stellt die Konfigurationsmöglichkeiten ausführlich vor. 5. Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen, um zum Hauptfenster von Outlook zurückzukehren. 1033
Kapitel 56 6. Wählen Sie den Menübefehl Wechseln zu/ordnerliste und suchen Sie in der Ordnerliste nach dem Ordner mit der Bezeichnung RSS-Feeds. Klicken Sie das Pluszeichen vor dem Namen an, um den Ordner zu öffnen. Bild 56.3 Der abonnierte RSS-Feed wird als eigener Ordner unterhalb des Ordners RSS-Feeds angezeigt Alle abonnierten RSS-Feeds werden im Outlook-Ordner RSS-Feeds angezeigt. Jeder Feed erhält einen eigenen Unterordner. Der angezeigte Ordnername ist mit dem identisch, den Sie beim Hinzufügen des Feeds in das Textfeld Feedname des Dialogfeldes RSS-Feedoptionen eingetragen haben. Genau wie bei den E-Mail-Nachrichten im Posteingang wird der Name des Ordners in fetter Schrift dargestellt, wenn sich im zugehörigen RSS-Feed ungelesene Artikel befinden; deren Anzahl wird wie beim Posteingang hinter dem Feednamen angezeigt. Wenn Sie mit einem Klick auf Senden/Empfangen Ihre E-Mails abrufen, prüft Outlook gleichzeitig, ob die abonnierten RSS-Feeds neue Artikel aufweisen, und lädt diese dann herunter. RSS-Feed-Meldung lesen Wenn Sie einen Ordner mit einem RSS-Feed öffnen, wird dieser im Ansichtsbereich von Outlook so dargestellt, wie Sie es vom Posteingang her kennen. Der in der Liste markierte Artikel wird im Lesebereich geöffnet, wie es nachfolgende Abbildung zeigt: 1034
RSS-Feed-Meldung lesen Bild 56.4 Der markierte Artikel wird im Lesebereich angezeigt Outlook 2007 Da ein Artikel eines RSS-Feeds meist nur eine Inhaltszusammenfassung des ursprünglichen Artikels anzeigt, blendet Outlook im Lesebereich den Hinweis ein, wie Sie den gesamten Artikel lesen oder herunterladen können. Wenn Sie den Hinweis anklicken, wird das Menü geöffnet, das obige Abbildung zeigt. Wenn Sie auf Vollständigen Artikel anzeigen klicken, wird der gesamte Artikel in dem Webbrowser geöffnet, den Sie in Windows als Standardbrowser eingestellt haben. Wenn Sie auf Gesamten Inhalt herunterladen/aktualisieren klicken, wird der vollständige Artikel von der Website des Anbieters heruntergeladen und dem Feed-Eintrag als Anlage beigefügt. Der Vorteil dabei ist, dass Sie den gesamten Artikel auch dann lesen können, wenn Sie nicht mehr mit dem Internet verbunden sind. Der Nachteil besteht darin, dass die Outlook- Datendatei dadurch größer wird. Die folgende Abbildung zeigt, wie Outlook den heruntergeladenen Artikel darstellt. Klicken Sie die Anlage Vollständiger Artikel.htm an, um den Artikel in Ihrem Webbrowser zu öffnen. Bild 56.5 Der vollständige Artikel wurde heruntergeladen und ist als Anlage verfügbar 1035
Kapitel 56 PROFITIPP RSS-Feeds und Exchange-Postfach Wenn Sie in Outlook ein Exchange-Postfach verwenden und viele RSS-Feeds abonniert haben, kann dies zu Problemen führen, falls die Größe des Exchange-Postfachs begrenzt ist. Der Abschnitt»RSS-Feeds archivieren«in Kapitel 52,»Outlook-Datendateien«zeigt, wie Sie dieses Problem lösen können. Mit einem Newsfeed-Artikel können Sie fast alles machen, was Sie auch mit einer E-Mail- Nachricht machen können; lediglich das Antworten auf einen Newsfeed-Artikel ist nicht möglich. Sie können den Artikel aber weiterleiten, in einen anderen Ordner verschieben, die Farbkategorien verwenden usw. Klicken Sie in der Liste mit den Artikeln den gewünschten mit der rechten Maustaste an, um im Kontextmenü zu sehen, welche Befehle zur Verfügung stehen. RSS-Feeds in Internet Explorer 7 abonnieren Deutlich einfacher ist das Abonnieren eines RSS-Feeds von Internet Explorer 7 aus, da Sie hierbei die genaue Webadresse des Feeds nicht zu kennen brauchen und ein paar Mausklicks ausreichen, um einen RSS-Feed hinzuzufügen. Da Outlook 2007 und Internet Explorer 7 den gleichen Datenspeicher für die, können Sie einen Feed, den Sie in Internet Explorer abonniert haben, in Outlook 2007 lesen. Hier die zum Abonnieren nötigen Schritte am Beispiel von www.heise.de, der Website des Zeitschriftenverlages, der unter anderem die Computerzeitschrift c' t herausgibt und auf der Sie einen Newsfeed mit aktuellen Meldungen aus der IT-Branche finden. 1. Starten Sie Internet Explorer 7 und surfen Sie zu der Website heise.de. Nachdem die Seite geladen ist, erkennt Internet Explorer, dass diese Website einen RSS-Feed zur Verfügung stellt. In der Symbolleiste wird das RSS-Symbol in orange (statt in grau) dargestellt. 2. Klicken Sie den Pfeil neben dem RSS-Symbol an. Internet Explorer zeigt den oder die RSS- Feeds an, die die Website zur Verfügung stellt. Manchmal wird auch der gleiche Feed in verschiedenen Formaten angeboten. Bild 56.6 Internet Explorer 7 erkennt, ob eine Website RSS-Feeds zur Verfügung stellt 1036
RSS-Feeds in Internet Explorer 7 abonnieren 3. Klicken Sie den RSS-Feed an, den Sie abonnieren wollen. Internet Explorer öffnet den Feed und zeigt das folgende Fenster an: Bild 56.7 Auf dieser Seite können Sie den Feed abonnieren Outlook 2007 4. Klicken Sie auf Feed abonnieren. Bild 56.8 Hier können Sie den Anzeigenamen des Feeds ändern und den Ordner festlegen, in dem er gespeichert werden soll 5. Geben Sie in das Feld Name den gewünschten Anzeigenamen für den Feed ein. 6. In der Liste Erstellen in können Sie den Ordner auswählen, in dem der Feed abgelegt werden soll. Der Ordner Feeds entspricht dem Outlook-Ordner RSS-Feeds. Wenn Sie einen weiteren Unterordner erstellen wollen, verwenden Sie die Schaltfläche Neuer Ordner. 7. Klicken Sie auf Abonnieren. 1037
Kapitel 56 TIPP RSS-Feeds in Internet Explorer lesen In Internet Explorer haben Sie über das Favoritencenter Zugriff auf die abonnierten RSS-Feeds. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Favoritencenter (A) und dann auf Feeds (B). A B Klicken Sie dann den Feed an, den Sie lesen möchten. Die Liste mit den aktuellen Meldungen des RSS-Feeds wird in Internet Explorer geöffnet. Klicken Sie dort auf die Meldung, die Sie lesen möchten. Nachfolgend überprüfen Sie eine Einstellung in Outlook 2007, mit der konfiguriert werden kann, ob die Feeds in Outlook mit der Feedliste von Windows synchronisiert werden sollen. 1. Wechseln Sie zu Outlook. 2. Wählen Sie im Menü den Befehl Extras/Optionen und wechseln Sie zur Registerkarte Weitere. 3. Klicken Sie die Schaltfläche Erweiterte Optionen an. 4. Prüfen Sie, ob das Kontrollkästchen RSS-Feeds mit der gemeinsamen Feedliste synchronisieren eingeschaltet ist. Falls nicht, schalten Sie es ein. Bild 56.9 Hier können Sie festlegen, dass die Outlook-RSS-Feeds mit der gemeinsamen Feedliste abgeglichen werden sollen 1038
RSS-Feeds in Internet Explorer 7 abonnieren Bild 56.10 5. Wechseln Sie nun zur Ordnerliste ((Strg)+(F5)) und prüfen Sie im Ordner RSS-Feeds, ob der in Internet Explorer abonnierte Feed angezeigt wird. 6. Wird der neu abonnierte RSS-Feed nicht angezeigt, beenden Sie Outlook und starten es erneut. Wenn nach dem Starten das untenstehende Dialogfeld angezeigt wird, klicken Sie auf Ja. Klicken Sie hier auf Ja, damit die RSS-Feeds zwischen Internet Explorer und Outlook synchronisiert werden Outlook 2007 Die oben beschriebenen Schritte brauchen Sie nur einmal vorzunehmen, danach werden die Feeds automatisch synchronisiert. TIPP RSS-Feeds mit DTD-Unterstützung Es kann vorkommen, dass Internet Explorer nach dem Anklicken des RSS-Symbols folgende Fehlermeldung anzeigt (hier als Beispiel für die Website Spiegel Online): Ohne hier auf die technischen Details eingehen zu wollen, können Sie dieses Problem leicht lösen, da Outlook 2007 mit diesem Typ von RSS-Feed keine Probleme hat. Kopieren Sie einfach die Adresse des Feeds aus der Adressleiste von Internet Explorer und gehen Sie dann so vor wie im Abschnitt»RSS-Feeds in Outlook 2007 abonnieren«ab Seite 1032 beschrieben. 1039
Kapitel 56 PROFITIPP Weitere RSS-Feeds finden Nachdem Sie nun wissen, wie Sie RSS-Feeds in Outlook abonnieren und lesen können, hier noch ein paar Tipps dazu, wo Sie RSS-Feeds finden, die Sie interessieren könnten. Im Internet gibt es einige Suchwebsites für RSS-Feeds, von denen wir ein paar für Sie herausgesucht haben: http://www.microsoft.com/germany/rss/ RSS-Verzeichnis von Microsoft. Hier finden Sie Feeds zu Microsoft-Produkten und Technologien. http://www.rss-verzeichnis.de, http://www.rss-verzeichnis.net Zwei deutschsprachige Übersichtwebsites mit einem breiten Spektrum von RSS-Feeds zu den unterschiedlichsten Themen. Trotz der ähnlichen Namen handelt es sich um zwei unterschiedliche RSS-Verzeichnisse. http://www.search4rss.com, http://www.syndic8.com Dies sind zwei englischsprachige RSS- Verzeichnisse; bei www.syndic8.com finden Sie auch zahlreiche nicht-englischsprachige RSS-Feeds. RSS-Feeds konfigurieren Beim Abonnieren eines neuen RSS-Feeds können Sie verschiedene Konfigurationsoptionen einstellen (siehe Abbildung auf Seite 1033), die Sie auch später noch verändern können. Um das Dialogfeld für das Einstellen der RSS-Feedoptionen anzeigen zu lassen, öffnen Sie das Menü Extras, klicken dort auf Kontoeinstellungen und wechseln dann zur Registerkarte RSS-Feeds. Markieren Sie in der Liste den RSS-Feed, den Sie konfigurieren wollen, und klicken Sie dann auf Ändern. Die folgende Aufzählung beschreibt die wichtigsten Optionen des Dialogfeldes RSS-Feedoptionen: Feedname Legen Sie hier den Anzeigenamen für diesen RSS-Feed fest. Outlook verwendet den Feednamen, um unterhalb des Ordners RSS-Feeds einen Ordner für diesen Feed anzulegen. Übermittlungsort Hier legen Sie fest, in welcher Datendatei und in welchen Ordner die Artikel des RSS-Feeds gespeichert werden sollen. Outlook arbeitet standardmäßig immer nur mit einer Datendatei. Sie können bei Bedarf jedoch weitere Datendateien hinzufügen. Dies wird in Kapitel 52 beschrieben. Automatisch Anlagen für diesen Feed herunterladen Manche RSS-Nachrichten können auch Anlagen enthalten, beispielsweise dann, wenn es sich um einen Multimedia-Feed handelt. Outlook lädt die Anlagen standardmäßig nicht herunter. Wenn die Anlagen eines Feeds automatisch auf Ihren PC heruntergeladen werden sollen, schalten Sie dieses Kontrollkästchen ein. Vollständigen Artikel als HTML-Anlage für jedes Element herunterladen Wenn Sie diese Option einschalten, lädt Outlook sowohl den Inhalt der Feedliste (also die Übersicht über die neuen Artikel) als auch den vollständigen Artikel herunter. Der vollständige Artikel wird der Kurzmeldung in Form einer Anlage als HTML-Datei beigefügt. Sie können dann die Artikel auch lesen, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Updatelimit Viele Herausgeber von RSS-Feeds legen ein Updateintervall fest und bestimmen so, wie oft ein Update des Feeds von ihrer Website heruntergeladen werden kann. Dies wird gemacht, um zu viele Anfragen an die Website zu vermeiden und eine Überlastung zu verhindern. 1040
Zusammenfassung Wenn Sie versuchen, den Feed häufiger als durch das angegebene Limit vorgesehen auf Updates zu überprüfen, kann der RSS-Herausgeber Ihren Zugriff temporär anhalten oder das RSS-Feedabonnement stornieren. Daher sollten Sie dieses Kontrollkästchen am besten eingeschaltet lassen. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, gelten übrigens immer nur für den jeweils in der Liste markierten Feed. Wenn Sie für mehrere Feeds die gleiche Konfiguration vornehmen wollen, müssen Sie dies für jeden RSS-Feed getrennt tun. Outlook 2007 RSS-Feed löschen Nichts ist einfacher als das Löschen eines RSS-Feeds, was sozusagen der Kündigung des Abos entspricht: Markieren Sie in der Ordnerliste des Navigationsbereichs den Feed, den Sie löschen möchten, und drücken Sie (Entf). Sie können den Feed auch auf der Registerkarte RSS-Feeds des Befehls Extras/Kontoeinstellungen markieren und dann auf Entfernen klicken. Zusammenfassung In diesem Kapitel haben Sie eine weitere Neuerung von Outlook 2007 kennengelernt: die RSS- Feeds. Mit RSS-Feeds können Sie auf einer Website, die diese Funktion anbietet, neue Meldungen oder Nachrichten abonnieren, die dann automatisch in Ihrem Outlook-Posteingang angeliefert werden. Am Anfang des Kapitels haben Sie am Beispiel des RSS-Feeds von tagesschau.de gesehen, wie einfach es ist, einen RSS-Feed zu abonnieren (Seite 1032). Neue Meldungen landen in einem spezieller Ordner unterhalb des Ordners Posteingang. Dort können Sie die neuen Meldungen lesen (Seite 1034). Die RSS-Unterstützung in Outlook arbeitet mit der RSS-Funktionalität in Internet Explorer 7 eng zusammen. Sie können daher auch in Internet Explorer 7 Feeds abonnieren (Seite 1036) und diese dann wahlweise in Outlook 2007 oder in Internet Explorer lesen. Zum Abschluss haben Sie dann noch gesehen, wie Sie RSS-Feeds konfigurieren (Seite 1040) und dabei unter anderem festlegen können, ob immer die gesamte Meldung oder nur die Übersicht der neuen Themen heruntergeladen werden soll. 1041