Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung

Aus der Praxis für die Praxis Kompetenz für Fach- und Führungskräfte Praxisseminar Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung Der Schlüssel für nachhaltigen Erfolg 21. 22. September 2015, Berlin www.fuehrungskraefte-forum.de

2 Kompetenz für Fach- und Führungskräfte Praxisseminare des Behörden Spiegel Die Nutzung neuer Lernwege in der Fortbildung innerhalb der öffentlichen Verwaltung gewinnt immer stärker an Bedeutung. Die Seminare und Workshops des Behörden Spiegel dienen insbesondere durch ihre Praxisorientierung dem Ziel, das Leistungspotenzial der Mitarbeiter zu erhalten und zu erweitern sowie die breite dienstliche Verwendbarkeit zu sichern und damit die Qualität und Flexibilität der Verwaltung zu erhöhen. Auf der Grundlage der verschiedenen Disziplinen der Verwaltungspraxis wird modernes Führungswissen vermittelt und das Fachwissen an den aktuellen Stand der Erkenntnisse angepasst. Gleichzeitig sind die Seminare eine Plattform des Erfahrungsaustauschs der Teilnehmer untereinander und ein Forum, in dem praktische Erkenntnisse aufeinander treffen und sich wechselseitig bereichern. Neue Lernwege nutzen und Erfahrungen austauschen in den Praxisseminaren des Behörden Spiegel: Die Qualität und Flexibilität der Verwaltung wird erhöht. Das Leistungspotenzial wird erweitert. Modernes Führungswissen wird vermittelt und das Fachwissen an den aktuellen Stand angepasst. Praktische Erkenntnisse treffen aufeinander und bereichern sich wechselseitig.

Inhaltsverzeichnis 3 Übersicht Seminarbeschreibung................................................. 4 Themenüberblick und Referenten.................................... 5 Veranstaltungsort..................................................... 9 Allgemeine Informationen, Organisatorisches, Ansprechpartner.... 10 Anmeldeformular..................................................... 12 Bildnachweis Titelseite: freshidea, Fotolia.com

4 Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung Der Schlüssel für nachhaltigen Erfolg 21. 22. September 2015, Berlin Im Zeitalter der Globalisierung, des Internet und der wachsenden Verfügbarkeit von Wissen stehen die einzelnen Mitarbeiter wie auch ganze Organisationseinheiten unter wachsendem Druck, das von ihnen zur Bewältigung des operativen Geschäftes benötigte Wissen bestmöglich zu gewinnen, aufzubereiten, zu speichern und weiterzugeben. Um erfolgreich im Wettbewerb agieren zu können, sehen sich Organisationseinheiten dabei zwei Herausforderungen ausgesetzt: Das verfügbare Wissen möglichst effizient und effektiv zu nutzen. Benötigtes externes Wissen in hervorragender Qualität zu finden und in die eigenen Strukturen zu implementieren. Diese Herausforderungen bewegt Unternehmen, Behörden und andere Einrichtungen wie Hochschulen oder Forschungseinrichtungen gleichermaßen. Moderne Informations- und Kommunikationslösungen bieten einerseits neue Möglichkeiten der Unterstützung im Umgang mit Informationen. Andererseits bedingen diese Lösungen wiederum besondere Qualifikationen. Wirtschaftsinformatiker sind daher auch sehr gefragt auf dem Arbeitsmarkt und oftmals für kleinere Organisationseinheiten nicht finanzierbar. Auswege bieten externe Dienstleister oder Weiterbildungen wie das hier angebotene Seminar. Darin erhalten Sie einen Überblick über effiziente und effektive Methoden des Wissensmanagements sowohl in Bezug auf die Generierung neuen Wissens als auch auf die Archivierung und permanente Verfügbarkeit bestehenden Wissens für alle Mitglieder einer Organisation. Gemeinsam mit Experten und erfahrenen Wissensmanagern erhalten Sie Einblick in die moderne Archivierung, Speicherung und Verwendung von Know-how. Für die öffentliche Verwaltung wächst zunehmend der Bedarf an Wissensmanagementlösungen, da in den meisten Einrichtungen die Arbeitsbelastung aufgrund von Einsparungen auf immer weniger Schultern verteilt wird. Zudem stehen die MitarbeiterInnen vor der Herausforderung, wegen der häufigen Wechsel fachlicher Zuständigkeiten, sich schnell in neue Arbeitsgebiete einarbeiten zu müssen. Beide Herausforderungen können durch Ansätze des Wissensmanagements bewältigt werden. Das Seminar gibt Einsteigern und Organisationen mit ersten Ansätzen

Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 5 im Wissensmanagement einen Überblick über die Erfahrungen Dritter, die erfolgreich die beiden grundlegenden Herausforderungen gemeistert haben. Lernen Sie diese Best-Practice Ansätze kennen und machen Sie sich fit, damit auch ihre Organisation sich den zwingenden Fragen im Umgang mit der alternden Gesellschaft stellen kann. Themenüberblick 1. Tag: 09:30 13:00 Uhr Modul I: Bedarf an Wissensmanagementsystemen in der öffentlichen Verwaltung und erste Schritte Entstehung von Wissen Informationen und Wissen als Rohstoff Informations- und Wissensverarbeitung zu Know-how Abrufbares und nachhaltiges Know-how Einführung und Notwendigkeit des Wissensmanagements Angebotsbedingte Gründe (Wachsende Verfügbarkeit von Informationen) Technische Gründe (Recherchemethoden, Archivierungskapazitäten) Wettbewerbsorientierte Gründe (Globalisierungsbedingter Wettbewerbsdruck, Wettbewerb in Märkten und zwischen Behörden (make or buy Entscheidungen)) Wissen als Produktionsfaktor (einzelwirtschaftliche Perspektive) Wissen als Wachstumsfaktor (gesamtwirtschaftliche Perspektive) Archivierung bestehenden Wissens Sammlung von Know-how (Artikel, Bücher, Notizen) Einspeisung von Know-how (Problemlösungen) als Text oder Video Interne Lösung: Relationale Datenbanken Externe Lösung/Internetbasierte Lösung: Cloud-Computing Umgang mit Fluktuation von Mitarbeitern: Nachhaltige Sicherung des Know-hows Einführung in die Logik von Wissensmanagementsystemen Wissensindentifikation Wissensdiffusion Wissensbewahrung Wissensumsetzung Referent: Dr. Bernd Janson, WzuW (WissenschaftzuWirtschaft) www.fuehrungskraefte-forum.de

6 Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 14:00 17:00 Uhr Modul II: In drei Schritten zum optimalen Wissensmanagement Wissensmanagement hilft ihrem Unternehmen sowohl die strategischen Geschäftsziele zu erreichen, als auch ihre operativen Abläufe zu optimieren. Das Competence Center Wissensmanagement (CCWM) am Fraunhofer IPK bietet Methoden und Instrumente an, die das gesamte Spektrum abdecken: von der strategischen Planung über die Integration von Wissensmanagement in Geschäftsprozessen bis zur nachhaltigen Umsetzung und Überwachung der Wissensmanagement- Maßnahmen. Als Leitlinie zu systematischen Einführung von Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen dient das folgende Vorgehensmodell: Im ersten Schritt unterstützt die Wissensbilanzierung die Ermittlung der strategischen Ausrichtung Ihrer Organisation. Mit dem Wissensmanagement-Audit und der GPO-WM-Analyse werden die operativen Abläufe und kulturellen Rahmenbedingungen evaluiert. In der zweiten Phasen werden adäquate Lösungen aus der Lösungs-Matrix mit über 50 KMU-gerechten Methoden, zahlreichen Best-Practices und vormodellierten Referenzprozessen ausgewählt und reibungslos in die wertschöpfenden Prozesse implementiert. Die abschließende dritte Phase dient der nachhaltigen Sicherung der eingeführten Veränderungen und Konzepte mündet in die fortwährende wissensorientierte Optimierung der Organisation. Arbeitsfelder Competence Center Wissensmanagement (CCWM) Strategische Planung Wissensmanagement-Analyse Integration in Geschäftsprozesse Umsetzung und Überwachung der Maßnahmen Schritte zum optimalen Wissensmanagement Wissensbilanzierung zur Ermittlung der strategischen Ausrichtung einer Organisation Vorgehen und Kernelemente der Wissensbilanz Übung und Fallspiele Methoden des geschäftsprozessorientierten Wissensmanagements WM-Fitness Check WM-Audit GPO-WM

Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 7 Aspekte des operativen Wissensmanagement Der WM-Methodenbaukasten Change-Management und Kommunikation bei der Einführung von WM-Methoden Referent: Sven Wuscher, Competence Center Wissensmanagement, Fraunhofer- Institut für Produktionsanlagen und Konstruktionstechnik IPK Themenüberblick 2. Tag: 09:30 11:30 Uhr Modul III: Wissen lebt oder Wissen geht! Keine Verwaltung der Zukunft ohne Wissensmanagement Wie viel Kollaboration muss sein, wieviel darf es sein? Trend, Chancen und Grenzen des SOCIAL INTRANET Welchen Herausforderungen müssen sich die Institutionen für eine erfolgreiche Arbeit stellen, welche Chancen haben sie, welche Rahmenbedingungen müssen sie betrachten? Wo sind die Erfolgs- und Risikofaktoren. Insbesondere: Was passiert, wenn sich die Verwaltung zur Modernisierung der Arbeit weiterhin so zaghaft der digitalen Transformation wie bisher stellt? Seit den 1990er Jahre etablieren Modernisierungsinitiativen einen ständigen Wandel in der Verwaltung durch die Bereiche Organisation, Personal und Informationstechnologie. Funktionsfähigkeit, Effizienzsteigerung und Wirtschaftlichkeit standen dabei immer im Dienst von Einsparungen. Dieser Wandel entwickelte eine Verwaltungswirklichkeit und neue dramatische neue Lage: Nicht mehr strukturierte Linearität, sondern Gleichzeitigkeit und Geschwindigkeit z. B. von Prozessen und Kommunikation prägen das Arbeitssystem. Der bilanzierten Informationsflut stehen keine Filter entgegen. Die Steuerungsinstrumente und das Führungsverständnis wurden nicht entsprechend angepasst. Der Referent gibt einen praxisorientierten Überblick und Priorisierungen über die notwendigen Aktivitäten zur Transformation der Verwaltung der Zukunft mit Wissens- und Innovationsmanagement. Die Digitale Transformation ist mehr als ein Trend und der Weg dieser Lage zu begegnen: Sie formuliert u. a. Wissensmanagement und Kollaboration als www.fuehrungskraefte-forum.de

8 Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung zentrale Gestaltungsmaxime für den Arbeitsplatz der Zukunft. Sie erfordert eine grundlegende Sanierung der Arbeitskultur und hebt die bisherigen Methoden auf den Prüfstand. Dabei findet der Arbeitsplatz der Zukunft in der Gegenwart statt: Er ist eine Projektion von Managemententscheidungen der Gegenwart zur Gestaltung der organisatorischen, personalwirtschaftlichen aber auch technologischen Rahmenbedingungen in die Zukunft. Es wird im Fokus von Wissensmanagement aus der Praxis ein weiter Bogen gespannt, von der erforderlichen Managementausrichtung über die organisatorischen und personalwirtschaftlichen Aspekte bis hin zu technologischen Unterstützung mit den Kernthesen: 1. Modernisierung des Managementsystems und der Arbeitsorganisation Nicht die Beschäftigten, sondern die Arbeitsplätze müssen flexibel und mobil werden! 2. Modernisierung der Personalmanagementmethoden Devaluation des Expertentums aufhalten: Konzepte für Kompetenz- und Expertenkarrieren in der Verwaltung und Wertschätzung des informellen Lernens sind zwingend! 3. IT ist Selbstverständlichkeit Ein Arbeitsplatz ist nicht durch IT modern, sondern ein moderner Arbeitsplatz hat IT! Die interne IT muss näher ans Business weg von der klassischen Softwareentwicklung und hin zu Konzeptsoftware. Referent: Ulrich Zuber, Stab Presse; Öffentlichkeitsarbeit; Wissensmanagement, Bundesverwaltungsamt 12:00 13:00 Uhr Handlungsspielräume für Ansätze des Wissensmanagements in der öffentlichen Verwaltung Diskussion mit Ulrich Zuber, Bundesverwaltungsamt, und Ableitung von Strategien zur Implementierung hilfreicher Best-Practice-Ansätze Leitung: Dr. Bernd Janson, WzuW (WissenschaftzuWirtschaft)

Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 9 14:00 17:00 Uhr Modul IV: Auf dem Weg zum geeigneten Wissensmanagementsystem: Stolpersteine und Projektmanagement Anforderungen an ein WM-System Ziele und Zielkonflikte - Zeit - Organisationskultur - Kosten versus Nutzen Anreizstrukturen für Netzwerkeffekte: - Kritische Masse - Digitale Kommunikation - Face-to-face Kommunikation Optimalitätsbedingungen ableiten WM-Systeme - WM-Systeme in Theorie und Praxis - Abgleich mit den hergeleiteten Optimalitätsbedingungen - Auswahl des geeigneten WM-Systems Weiterentwicklung des WM-System Anpassung an die abgeleiteten Bedingungen Einrichtung interner Strukturen Evaluierung: Performance und Zielerreichung Vergleich mit Best-Practice Ansätzen: national und international Weiterentwicklung und Optimierung des WM-Systems Referent: Dr. Bernd Janson, WzuW (WissenschaftzuWirtschaft) Ort: Maritim proarte Hotel Berlin Friedrichstrasse 151, 10117 Berlin Hinweise zur Anfahrt finden Sie unter: www.maritim.de Gebühr: 950,- Euro zzgl. MwSt. www.fuehrungskraefte-forum.de

10 Das Wichtigste auf einen Blick Allgemeine Informationen und Organisatorisches Anmeldung Bitte melden Sie sich schriftlich an, denn eine Anmeldung online unter www.fuehrungskraefte-forum.de oder mit dem beigefügten Fax-Formular ist Voraussetzung zur Teilnahme. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, sich per E-Mail an praxisseminare@behoerdenspiegel.de oder per Post an Behörden Spiegel, Friedrich-Ebert-Allee 57, 53113 Bonn anzumelden. Nach Eingang Ihrer Anmeldung erhalten Sie nach kurzer Eingangsprüfung eine Anmeldebestätigung per E-Mail mit ausführlichen Informationen auch zum Veranstaltungsort. Die Teilnehmerzahl ist begrenzt. Zusagen erfolgen deswegen in der Reihenfolge der Anmeldungen. Sollte die Veranstaltung bereits ausgebucht sein, werden Sie ebenfalls umgehend informiert. Teilnahmegebühr Die Teilnahmegebühr versteht sich zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer und beinhaltet Mittagessen, Erfrischungs- und Pausengetränke und umfangreiche Seminar-/Arbeitsunterlagen. Übernachtungen im jeweiligen Tagungshotel sind in der Gebühr nicht enthalten. Die Teilnahmegebühr stellen wir kurz vor Beginn des Seminars postalisch in Rechnung. Stornierung/Umbuchung/Vertretung Bei Stornierung oder Umbuchung der Anmeldung bis eine Woche vor Veranstaltungsbeginn wird eine Bearbeitungsgebühr erhoben. Danach oder bei Nichterscheinen des Teilnehmers wird die gesamte Tagungsgebühr berechnet. Selbstverständlich ist eine Vertretung des angemeldeten Teilnehmers kostenfrei möglich.

Das Wichtigste auf einen Blick 11 Hotelreservierung In der Regel finden unsere Praxisseminare in einem Tagungshotel statt. Falls Sie im Tagungshotel übernachten möchten, buchen Sie bitte selbst ein Zimmer. Fragen Sie im jeweiligen Hotel bitte nach günstigen Konditionen für von uns reservierte Zimmerkontingente. Die Kontingente sind begrenzt. Teilweise bieten die Hotels aber auch Sondertarife speziell für Mitarbeiter des Öffentlichen Dienstes an, die noch günstiger für Sie sein können. Inhouse-Seminare Unsere Seminare und Konferenzen können auch als behörden- oder firmeninterne Schulungen durchgeführt werden. Vorteile sind neben einer Minimierung der Arbeitsabwesenheit der Mitarbeiter und keinen anfallenden Reise- und Übernachtungskosten vor allem eine individuelle, bedarfsorientierte Gestaltung der Seminarinhalte. Der Behörden Spiegel unterstützt und berät Sie gerne bei der Konzeption maßgeschneiderter Programme und bei der Planung von Inhouse- bzw. geschlossenen Seminaren und Schulungen. Senden Sie Ihre Anfrage bitte an: praxisseminare@behoerdenspiegel.de Alle Teilnehmer der Veranstaltung erhalten auf Wunsch ein kostenloses Jahresabonnement des Behörden Spiegel und dazu die wöchentlichen Newsletter. Bitte beachten Sie unter www.fuehrungskraefte-forum.de unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Ansprechpartnerin für organisatorische Fragen Ilona Plato, Veranstaltungsmanagement Tel.: +49(0)228-97097-84 Fax: +49(0)228-97097-78 E-Mail: ilona.plato@behoerdenspiegel.de www.fuehrungskraefte-forum.de

12 Kopiervorlage zur Buchung (Bitte in Druckbuchstaben ausfüllen) Anmeldung per Fax an die Behörden Spiegel-Gruppe: +49(0)228-97097-78 Teilnehmer: Name, Vorname Position Behörde/Unternehmen Straße/Postfach PLZ/Ort Telefon/Fax Personalisierte E-Mail (zur Bestätigung der Anmeldung) Ja, ich nehme am Praxisseminar Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung vom 21. 22. September 2015 in Berlin zum Preis von 950,- Euro zzgl. MwSt. teil. Rechnungsempfänger (falls abweichend): Behörde/Unternehmen Name, Vorname Ihr Bestellzeichen Straße/Postfach PLZ/Ort Alternative E-Mail zur Bestätigung der Anmeldung Mit Absenden der Anmeldung erkläre ich mich mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Veranstalters einverstanden. Datum/Unterschrift