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PUBLIS Public Info Service AG die Organisation von Gemeinden für Gemeinden Leitbildentwicklung und Leitbildarbeit für öffentliche Institutionen 10. epool-event vom 17. Februar 2011 in Lenzburg, durchgeführt von Gérald Strub PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 2

Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung Strub 2. Ausgangslage alle 3. Definition: Was ist ein Leitbild? Strub 4. Leitbildentwicklung: ein Beispiel Strub 5. Wie halten wir das Leitbild am Leben? Strub 6. Möglicher Projektablauf für die Erstellung eines Leitbildes Strub 7. Inputs der Anwesenden, Diskussion und Fragen alle 8. Apéro alle PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 3

Zielsetzung heute - Vermitteln eines Überblicks zur Leitbildarbeit in beliebigen Organisationen - Erläutern von Begrifflichkeiten - Aufzeigen eines möglichen Projektvorgehens - Genereller Informationsaustausch - Gérald Strub - Geschäftsleiter Publis Public Info Service AG - Vizepräsident Verein Schweizerische Städte- und Gemeinde-Informatik - E-Government Beauftragter der Luzerner Gemeinden - NDS in Leadership zum Executive in Business Excellence - Gemeindepräsident Boniswil am Hallwilersee PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 4

Organisations-Entwicklung PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 5

Informatik-Unterstützung PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 6

Gemeinschafts-Leistungen PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 7

Das Boniswiler Leitbild PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 9

Lehren aus dem Boniswiler Leitbild - Vertrauen - Anlass und Zeitpunkt - Einbezug der Stakeholder - Sich Zeit nehmen, jedoch nicht zu viel PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 10

Ausgangslage - Verfügen Sie über ein Leitbild? - Welche Erfahrungen haben Sie bei der Erarbeitung gemacht? - Welche Bedeutung hat Ihr Leitbild für Ihre Organisation? - Wer kennt Ihr Leitbild? - Wie entwickeln Sie Ihr Leitbild weiter? - Wer kann oder will etwas dazu sagen? PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 11

Definition eines Leitbildes Vision Leitbild Strategie Massnahmen - Leitbilder sind keine Visionen einer besseren Welt. Sie sind ein klares Versprechen, aus Chancen Tatsachen zu machen. Das geht durch Verpflichtung und Arbeit. PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 13

Was ist ein Leitbild? - Skizziert grobes Bild einer angestrebten Zukunft - Vereinigt vorhandene Philosophie und zukünftig angedachter Zustand (Vision) - Ist Basis für die Corporate Identity einer Organisation - Beschreibt die angestrebte Kultur oder Zweck einer Organisation - Bildet den Rahmen für Strategien, Ziele und operatives Handeln - Drückt aus "wie sich eine Organisation die Welt denkt" PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 14

Wozu dient ein Leitbild? - Definiert einerseits und grenzt andererseits ab - Verlangt nach Festlegung und Verbindlichkeit und dadurch nach Übernahme von Verantwortung - Hilft bei der Legitimation von Anliegen PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 15

Wie wirkt ein Leitbild? - Nach innen als Orientierung und Motivation - Nach aussen soll es deutlich machen, für was eine Organisation steht PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 16

Definition von Themenbereichen - Beispiel Gemeinde - Entwicklung der Gemeinde - Bildung - Gewerbe und Arbeit - Finanzen - Freizeit, Sport, Kultur - Gesundheit, Soziales, Jugend, Alters- und Familienfragen - - Beispiel Alters- und Pflegeheim: - Trägerschaft - Ethik und Menschenbild - Umgang mit den Bewohnern - Dienstleistungen - Organisation, Führung -.. - Beispiel Schule - Unterricht - Schulkultur - Öffentlichkeit - Qualität - Organisation - Aussenbeziehungen - PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 18

Entwickeln der Leitsätze - Pro Themenbereich 1 3 Leitsätze entwickeln, die für meine Institution, Organisation, Geschäft, Gemeinde aussagekräftig sind - Bestehende Leitbilder sind hilfreich, um eigene zu entwickeln - Leitsätze sind offen und lösungsneutral zu formulieren - Jetzt sind wir auf dem Stand der meisten Institutionen das Leitbild kann gerahmt und an die Wand gehängt werden :-) PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 19

Leitbild Boniswil; Auszug (1) - Entwicklung der Gemeinde Das Wohlergehen aller Einwohnerinnen und Einwohner der Gemeinde steht im Mittelpunkt unserer Tätigkeit. Es sollen alle Generationen in die Gemeinschaft eingebunden werden. Die Behörde baut auf das Engagement und die aktive Mitarbeit der Bevölkerung. Es wird ein ausgewogenes Wachstum der Gemeinde angestrebt. Dabei soll die hohe Wohn- und Lebensqualität in Boniswil bewahrt und gefördert werden, mit einer gesunden Finanzpolitik und einer verantwortungsbewussten Investitionstätigkeit. - Bildung In Boniswil werden Kindergarten, Unter- und Mittelstufe sowie die Schulleitung Drüwil (Boniswil, Hallwil und Leutwil) geführt. Die gute Qualität der Schule mit ihrem attraktivem Angebot und Umfeld soll erhalten werden, auch bei der Umsetzung der bevorstehenden einschneidenden Reformen. Die Oberstufenschüler besuchen den Unterricht im regionalen Schulzentrum in Seengen. Die enge Zusammenarbeit mit der Schule Seengen wird weitergeführt. PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 20

Leitbild Boniswil; Auszug (2) - Finanzen Mit den finanziellen Mitteln wird verantwortungsbewusst umgegangen. Eine gezielte und kostenbewusste Finanz- und Investitionspolitik bestimmt das Handeln der Behörde. Der Steuerfuss soll langfristig attraktiv gestaltet werden, d.h. so niedrig als möglich, jedoch so hoch wie notwendig. Es wird ein möglichst hoher Eigenfinanzierungsgrad angestrebt. Die öffentlichen Aufgaben werden laufend auf ihre Notwendigkeit hin überprüft. - Behörden, Verwaltung, Zusammenarbeit Der Gemeinderat pflegt eine offene, bürgernahe, kompetente und vorausschauende Politik. Eine zielgerichtete Kooperation mit den umliegenden Gemeinden wird weiterhin angestrebt, um sowohl Effizienz und Qualität von Dienstleistungen hochzuhalten, aber auch um die Autonomie der Gemeinde zu stärken. Den Einwohnerinnen und Einwohnern wird auf einfachem Weg der Zugang zu den Dienstleistungen der Gemeinde ermöglicht. Es wird der persönliche und aktive Kontakt zur Bevölkerung angestrebt und eine offene Informationspolitik gepflegt. PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 21

Arten von Indikatoren - Folgende Fragestellung kann bei der Formulierung hilfreich sein: Woran erkennt man, dass ein Leitsatz erfüllbar wird, resp. erfüllt ist - Voraussetzungsindikatoren - Was muss festgelegt werden, wenn die Umsetzung des Qualitätsanspruchs unterstützt werden soll? - Tätigkeitsindikatoren - In welchen Tätigkeiten und Verhaltensweisen zeigt sich der Qualitätsanspruch? - Was müssen die Betroffenen tun, wenn sie den Qualitätsanspruch erfüllen wollen? - Wirkungsindikatoren - Wie wirkt sich der Qualitätsanspruch auf die Betroffenen aus? - Wie werden Situationen erlebt und wahrgenommen, in denen die Qualitätsansprüche erfüllt werden? PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 23

Formulieren von Indikatoren - Hintergrundthemen zum Leitbildanspruch diskutieren - 3 6 Themen auswählen, die für die Erfüllung des Leitsatzes Ihrer Institution bedeutend sind - Die vorgeschlagenen Themen zu Qualitätsindikatoren formulieren PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 24

Bewerten der Indikatoren - Stellen Sie folgende Frage an das ganze Entwicklungsteam: Wie wichtig ist mir, in meinem Bereich der definierte Indikator? und lassen Sie benoten von 1 4 - Das ergibt den Soll-Zustand bezogen auf jeden Indikator, resp. den gewünschten Gütegrad PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 25

Bewerten der Indikatoren - Stellen Sie anschliessend die Frage: Wie gut erfülle ich, resp. mein Bereich den definierten Indikator heute? und lassen Sie benoten von 1 4 - Das ergibt den Ist-Zustand bezogen auf jeden Indikator, resp. die aktuelle Bewertung - Rechnen Sie die Durchschnitte aller Ergebnisse - Rechnen Sie die Differenz zwischen Soll und ist - Damit ist unsere Institution messbar geworden! PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 26

Indikatoren Auswertung Leitsatz Organisation 1. Zuständigkeiten, Rechte und Pflichten sind klar geregelt. 2. Wir fördern und fordern Mitverantwortung, Mitsprache und Loyalität. 3. Die personellen Ressourcen und finanziellen Mittel werden optimal eingesetzt. Indikatoren Auswertung Organisation Kiga Prim SeReal Bez Total - Die Schule führt ein Organisationshandbuch 2.8 1.0 1.8 3.3 1.6 1.7 3.3 1.7 1.6 3.3 1.0 2.3 3.2 1.3 1.9 - Für bezahlte Schulämter bestehen Pflichtenhefte 2.7 2.0 0.7 3.6 1.9 1.7 3.1 1.9 1.2 3.1 1.2 1.9 3.1 1.8 1.4 - Es besteht ein Krisenmanagement 2.6 1.7 0.9 3.7 2.0 1.7 3.4 1.6 1.8 3.4 2.7 0.7 3.3 2.0 1.3 - Es besteht für alle Stufen ein verbindliches Disziplinarsystem 2.3 1.0 1.3 3.0 2.0 1.0 2.8 2.2 0.6 3.3 2.4 0.9 2.9 1.9 1.0 - Lehrpersonen, Schüler und Schülerinnen sowie Die Erziehungsberechtigten kennen ihre 3.9 3.2 0.7 3.5 2.7 0.8 3.6 2.7 0.9 2.8 2.1 0.7 3.5 2.7 0.8 Mitsprachemöglichkeiten und Verantwortung - Schüler und Schülerinnen übernehmen auch ausserhalb des Unterrichts in der Schule 3.2 2.3 0.9 2.9 2.1 0.8 3.1 2.1 1.0 2.8 2.1 0.7 3.0 2.2 0.9 Verantwortung - Die Lehrerkonferenz wird bei Entscheidungsprozessen der Schule mit einbezogen 4.0 2.9 1.1 3.8 2.8 1.0 3.4 2.9 0.5 3.6 2.6 1.0 3.7 2.8 0.9 - Wir kommunizieren wirkungsvoll über alle Schulstufen - Es bestehen transparente Kriterien für die Festlegung von Pensen - Die Pensen der Lehrpersonen werden mit allen Betroffenen abgesprochen - Lehrpersonen werden fähigkeitsorientiert eingesetzt 3.3 2.2 1.1 3.4 2.5 0.9 3.2 2.0 1.2 3.4 2.3 1.1 3.3 2.3 1.1 4.0 2.1 1.9 3.9 2.3 1.6 3.4 2.2 1.2 3.5 2.0 1.5 3.7 2.2 1.6 3.8 2.8 1.0 3.9 3.2 0.7 3.4 3.1 0.3 3.8 3.0 0.8 3.7 3.0 0.7 3.6 3.0 0.6 3.4 2.3 1.1 3.3 3.0 0.3 4.0 3.2 0.8 3.6 2.9 0.7 - Finanzieller Aufwand und Ertrag werden evaluiert 3.6 3.1 0.5 2.9 2.7 0.2 2.9 2.2 0.7 3.0 2.6 0.4 3.1 2.7 0.5 - Die Schulleitung und die Schulpflege vertreten die finanziellen Begehren der Schule gegen aussen 4.0 2.7 1.3 3.8 3.1 0.7 3.8 3.1 0.7 3.6 3.0 0.6 3.8 3.0 0.8 Total 3.4 2.3 1.1 3.5 2.4 1.1 3.3 2.4 0.9 3.4 2.3 1.0 3.4 2.3 1.0 PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 27

Standards - Legen Sie für die einzelnen Bereiche Standards fest - Standards sind im Gegensatz zu Leitsätzen und Indikatoren unterschiedlich (z.b.: Kindergarten und Oberstufe, oder Finanzverwaltung und Sozialdienst) PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 28

Standard Beispiel Stufe Gesamtschule - Leitsatz (Organisation): "Zuständigkeiten, Rechte und Pflichten sind klar geregelt" - Indikator: Für besoldete Schulämter bestehen Pflichtenhefte - Standard: Die Pflichtenhefte aller besoldeten Schulämter liegen bis Ende 20XX vor. PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 29

Standards Beispiel Stufe Kindergarten - Leitsatz (Kultur): Wir sind uns unserer Vorbildfunktion bewusst - Indikator: Lehrpersonen leben die erwarteten Verhaltensweisen vor - Standards: - Beim Sprechen Blickkontakt aufnehmen. - Hände waschen vor und nach dem Znüni und nach dem WC - Hand vor den Mund beim Husten - Bewusst Grüezi XY, Adieu XY, bitte und danke sagen - Drinnen Finken tragen, draussen Schuhe - Gesundes Znüni/ Zvieri essen - Nicht mit vollem Mund sprechen etc. PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 30

Standards Beispiel Stufe Bezirksschule - Leitsatz (Kultur): Wir sind uns unserer Vorbildfunktion bewusst - Indikator: Lehrpersonen leben die erwarteten Verhaltensweisen vor - Standards: - Wir sind pünktlich zu Unterrichtsbeginn im Klassenzimmer - Schriftliche Arbeiten werden innerhalb von zwei, Aufsätze innerhalb von drei Wochen bewertet und zurückgegeben. - Wir äussern uns in persönlichen Gesprächen vermehrt positiv über unsere Schule und unseren Beruf - Wir reflektieren in kleinen Gruppen einmal pro Quartal unsere Vorbildfunktion. PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 31

Standards Beispiel Stufe Primarschule - Leitsatz (Kultur): Eine gezielte Öffentlichkeitsarbeit ist uns ein Anliegen. - Indikator: Die Schule hält sich an das einheitliche Erscheinungsbild der Gemeinde (CI) - Standards: - Alle Briefe an Eltern, andere Schulen, Behörden oder Institutionen (betreffend Elterngespräche, Elternabende, Stundenplanänderungen, erhalten von Kindern etc.) werden mit der neuen Briefvorlage verfasst. Einladungen zu besonderen Anlässen wie Theater, Konzerten, Vernissagen etc. können weiterhin individuell gestaltet werden - Die Benützung der Briefvorlagen ist nach der Einführung verbindlich PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 32

Weiterentwicklung planen PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 33

Top-down oder bottom-up? PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 35

Start Leitbildarbeit - Suchen Sie die Bewertungen mit dem grössten Delta - Definieren Sie Massnahmen - Delegieren Sie Aufgaben in Ihre Führungsbereiche - Legen Sie Ziele fest aufgrund der Bewertungen - Sie werden sehen, dass sich Leitbildarbeit bald in Qualitätsarbeit verwandelt - Sie haben keine Motivationssorgen, denn die Leitsätze sind basisdemokratisch abgestützt und werden mitgetragen - Dadurch erzielen Sie eine hohe Akzeptanz der Massnahmen, die sich ausnahmslos auf die Leitsätze zurückführen lassen PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 36

Projektablauf; Übersicht Anschubphase Zielfindungsprozess Definition des Leitbildes Umsetzung Massnahmen Leitbildarbeit ist ein Kulturprojekt PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 37

Nutzen Leitbildarbeit - Alle Führungsstufen sind involviert - Alle Aktivitäten lassen sich auf das Leitbild beziehen - Identifikation mit Veränderungsprozessen, Entwicklungen - Verbindlichkeitsbemühungen werden unterstützt - Nonprofit-Organisationen werden messbar PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 38

Fragen und Diskussion Welche Fragen dürfen wir Ihnen beantworten? Gérald Strub; gerald.strub@publis.ch, 079 622 73 55 Ruedi Kurt; ruedi.kurt@publis.ch, 079 644 60 93 Beat Neuenschwander; beat.neuenschwander@publis.ch Weitere Informationen finden Sie unter www.publis.ch oder rufen Sie uns an auf 062 888 50 05. PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 40

Zusammenfassung - Leitbildarbeit = Kulturprojekt - Vertrauen - Anlass und Zeitpunkt - Einbezug der Stakeholder - Sich Zeit nehmen, jedoch nicht zu viel - KISS; Keep it simple and stupid (Sinngemäß: In der Kürze liegt die Würze ) - Viel Spass bei der Umsetzung! PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 41

Weitere epool Events - Publis epool Veranstaltung zum Thema Auswirkungen von E-Government auf die Gemeinden ; Durchführung noch offen - Publis epool Veranstaltung zum Thema newsystem public; was wurde bisher erreicht? ; Durchführung Mai 2011 - Am 7.9.2011 feiern wir 10 Jahre Publis PUBLIS Public Info Service AG 10. epool Leitbildarbeit, 17. Februar 2011 Seite 42