Artologik EZbooking Neue Funktionen Version 4.1 1
Inhaltsverzeichnis Kalender und Buchungen... 3 Stundenkalender... 3 Buchungsinformationen im Buchungsmenü anzeigen... 4 Link zum öffentlichen Kalender... 4 Verhindern, dass in Rechnung gestellte/entwertete Buchungen bearbeitet/gelöscht werden... 4 Berichte... 5 Neuer Bericht: Belegungsgrad... 5 Nach weiteren Titeln in den Rechnungsunterlagen sortieren... 6 E-Mail... 6 Datum/Zeit im Betreff von E-Mail Vorlagen hinzufügen... 6 E-Mails an Benutzer mit Buchungen für bestimmte Objekte senden... 7 Objektadministration... 7 Neuer Feldtyp für Informationsfelder: Auswahlliste... 7 Objekteinstellungen... 8 Löschen und inaktivieren von Objekten... 8 Zeitzonen für Objektkategorien... 9 Organisationen und Benutzeradministration... 9 Benutzerrechte für System- und Objektadministratoren... 9 Benutzer, die sich selbst registrieren, können automatisch aktiviert werden... 10 Benutzer inaktivieren, die seit einem bestimmten Datum nicht aktiv waren... 10 Allgemein... 11 Passwort zurücksetzen... 11 Neue Plug-Ins (Zusatzfunktionen)... 12 EZ-Project... 12 EZ-Outlook... 12 EZ-TimeLog... 13 EZ-Keys... 13 2
Kalender und Buchungen Stundenkalender Der neue Kalendertyp zeigt Buchungen grafisch in einem Stundenplan. In the drop down list above the calendar, you select the category whose objects you want see in the calendar. There you also can decide the number of days to show in the calendar, 1-7 days. In dem Aufklappmenü, können Sie bestimmen, ob Sie alle Objekte von einer bestimmten Kategorie anzeigen lassen oder einen Text in das Feld eingeben möchten, welches dann alle übereinstimmenden Objekte anzeigen wird. Zudem können Sie die Anzahl an Tagen (1-7) bestimmen, welche abgebildet werden sollen. In dem Stundendiagramm verdeutlichen die gelben Balken, die bereits verbuchte Zeit und die roten Balken, die nicht buchbare Zeit. Sie erhalten mehr Informationen zu den einzelnen Buchungen, indem Sie den Mauszeiger darüber halten oder auf eine Buchung klicken. Unter Administration > Systemeinstellungen > Erweitert > Kalendereinstellungen können Sie den Stundenkalender aktivieren. Hier haben Sie auch die Möglichkeit die Anzahl an Tagen in einer Voreinstellung zu bestimmen und ob das ausgewählte Daum am Anfand oder in der Mitte des Kalenders gestellt werden soll. 3
Buchungsinformationen im Buchungsmenü anzeigen Buchungsinformationen eines Objektes, die unter Administration > Objekte im jeweiligen Objekt festgelegt werden, werden nun im Buchungsmenü angezeigt, nachdem das Objekt ausgewählt wurde. Die Buchungsinformation erscheint direkt unterhalb der Drop Down Liste zur Auswahl des Objektes. Link zum öffentlichen Kalender Sie können in EZbooking einen Kalender ohne Log-in zugänglich machen. Diese Funktion kann nützlich sein, wenn Sie beispielsweise auf einem Bildschirm in der Rezeption aktuell Buchungen anzeigen möchten. Mit der neuen Version können Sie von unterschiedlichen Kalendertyp wählen, und auch Einstellungen für den öffentlichen Kalender vordefinieren. Sie aktivieren diese Funktion unter Administration > Benutzer > Benutzerrechte : Kalender und Buchungen sind ohne Login sichtbar. Der Link zum öffentlichen Kalender wird automatisch erstellt, basierend auf folgenden Daten: Verhindern, dass in Rechnung gestellte/entwertete Buchungen bearbeitet/gelöscht werden Wir haben eine neue Einstellung hinzugefügt, die verhindert, dass Buchungen bearbeitet oder entfernt werden können, nachdem sie als In Rechnung gestellt oder Entwertet markiert wurden. Diese Einstellung finden Sie unter Administration > Systemeinstellungen > Erweitert> Buchungseinstellungen. 4
Wenn Sie dennoch möchten, dass System Administratoren das Recht haben, Buchungen zu bearbeiten/entfernen, obwohl sie als In Rechnung gestellt oder Entwertet markiert worden sind, können Sie dieses unter Administration > Benutzer > Benutzerrechte erteilen. Dieses Recht kann auch an Objektadministratoren erteilt werden. Für sie gilt das Recht nur für diejenigen Objekte, die sie selbst verwalten. Berichte Neuer Bericht: Belegungsgrad Möchten Sie den Überblick behalten, wie oft Ihre Objekte genutzt werden? Das können Sie nun ganz einfach mit dem neuen Bericht Belegungsgrad erreichen. Dieser Bericht zeigt pro Objekt die gebuchte Zeit im Verhältnis zur verfügbaren Zeit in Prozent an. Im Bearbeitungsmodus des Berichtes können Sie entscheiden, welches Datum und welches Objekt Sie im Bericht anzeigen möchten. Zusätzlich können Sie im Bericht nach Tag, Woche oder Monat gruppieren. 5
Wenn Sie Nur die buchbare Zeit der Objekte bei der Berechnung des Belegungsgrades berücksichtigen markieren, wird das Programm alle gebuchten Zeiten während nicht buchbarer Zeiten und Zeiten außerhalb der Öffnungszeiten (falls vorhanden) des Objektes in der Kalkulation abziehen. Nach weiteren Titeln in den Rechnungsunterlagen sortieren Nun ist es auch möglich, nach Informationsfeldern in den Rechnungsunterlagen zu sortieren, indem Sie auf deren Titel klicken. Das bewirkt, dass Sie z.b. eine Liste von Nachrichten, die in eines der Informationsfelder in den Buchungen eingegeben wurde, sortieren können. Mit der Berichtseinstellung Summen der Untergruppen anzeigen (unter Auswahl und Darstellung > Gruppierung und Summen) erhalten Sie im Bericht eine Untergruppensumme, abhängig von wie Sie den Bericht sortieren. Dies erlaubt Ihnen auch sämtliche Buchungen in einer Gruppierung als z.b. in Rechnung gestellt oder entwertet zu markieren. E-Mail Datum/Zeit im Betreff von E-Mail Vorlagen hinzufügen Wenn Sie eine E-Mail Vorlage erstellen oder bearbeiten, können Sie Variablen hinzufügen, die Inhalte entsprechend der Buchung in den automatisierten E-Mails generieren, die geschickt werden, wenn eine Buchung getätigt, bearbeitet oder gelöscht wird. Wir haben nun die Möglichkeit hinzugefügt, Datum/Zeit in den Betreff einzufügen. Unterhalb sehen Sie ein Beispiel, wie der Betreff in einer E-Mail Vorlage spezifiziert werden kann. Wenn Sie eine wiederkehrende Buchung vornehmen, erscheint das Datum/ Zeit der ersten Buchung, gefolgt von etc.. 6
E-Mails an Benutzer mit Buchungen für bestimmte Objekte senden Bisher war es möglich eine E-Mail an einen oder mehrere Benutzer zu senden, die mit einem ausgewählten Objekt bzw. einer ausgewählten Organisation verknüpft waren. Mit der neuen Version ist es auch möglich E-Mails an Benutzer zu senden, die Buchungen für ein Objekt während einer bestimmten Periode haben. Beispiel: Ein Firmenwagen muss 2 Tage in die Werkstatt und alle Buchungen für diesen Zeitraum müssen storniert werden. Mit dieser Funktion können Sie einfach alle Benutzer mit einer relevanten Buchung informieren. Objektadministration Neuer Feldtyp für Informationsfelder: Auswahlliste Wenn Sie möchten, dass Ihre Benutzer einige Informationen eingeben, wenn sie eine Buchung vornehmen, können Sie hierfür Informationsfelder generieren und dies mit Objekten verknüpfen. Zusätzlich zu den bisher vorhandenen Informationsfeldern haben wir nun die Auswahlliste hinzugefügt, ein Feldtyp, bei dem der Benutzer eine Auswahl in einer Liste von vordefinierten Antwortoptionen trifft. Wenn Sie ein neues Informationsfeld unter Administration > Objekte > Informationsfelder hinzufügen möchten, wählen Sie Auswahlliste als Feldtyp aus und klicken auf Hinzufügen, um die Antwortoptionen, die in der Auswahlliste verfügbar sein sollen, zu erstellen. 7
Objekteinstellungen Um beispielsweise einen Überblick darüber zu erhalten, welches Zugangslevel jedes Objekt besitzt oder welche Objekte kontinuierlich und länger als einen Tag gebucht werden können, haben wir für Sie einen neuen Menüpunkt Objekteinstellungen unter Administration > Objekte erstellt. Sie erhalten einen guten Überblick und können zusätzlich die Einstellungen mehrerer Objekte gleichzeitig ändern. Sie können auf dieser Seite folgenden Einstellungen anzeigen und bearbeiten: Löschen und inaktivieren von Objekten Bisher war es möglich, ein Objekt in EZbooking zu löschen. Damit wurden alle Buchungen für das gelöschte Objekt zu diesem Zeitpunkt ebenfalls gelöscht. Wir haben nun die Möglichkeit hinzugefügt, ein Objekt zu inaktivieren anstatt es zu löschen. Dafür klicken Sie den Button Inaktivieren in der Verwaltung des jeweiligen Objektes. Es können keine neuen Buchungen für das inaktive Objekt vorgenommen werden, aber alte Buchungen bleiben erhalten und können weiterhin in den Berichten eingesehen werden. Benutzer können Buchungen in der Zukunft für inaktive Objekte in den Menüpunkten Buchung > Meine Buchungen und Suche > Buchungen ansehen und löschen. Da es nun möglich ist, Objekte zu inaktivieren, möchten Sie diese Objekte vielleicht dafür schützen, gelöscht zu werden. Sie können dies tun, indem Sie die Einstellung unter Administration > Benutzer > Benutzerrechte aktivieren. Sie können bestimmten, dass entweder niemand oder nur Systemadministratoren das Recht haben, Objekte zu löschen. 8
Zeitzonen für Objektkategorien Es ist bereits möglich, Buchungen von EZbooking mit externen Kalendersystemen (z.b. Outlook) zu synchronisieren. Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden Buchungsbestätigungen durch eine beigefügte icalendar-datei als Termineinladung gesendet. Für diejenigen, dessen gebuchte Objekte sich in verschiedene Zeitzonen befinden und zusätzlich auch die oben erwähnte Einstellung nutzen, ist es nun möglich für jede Objektkategorie eine Zeitzone zu bestimmen. Dies beeinflusst die Termineinladung des icalendar, welche zur Buchung von Objekten der jeweiligen Kategorie versendet werden, indem die Information über die jeweilige Zeitzone mit in den Inhalt der E-Mail eingebunden wird. Beispiel: Ein Unternehmen hat zwei Standorte, in New York und Stockholm. In New York wurde ein Konferenzraum zwischen 9.00 und 10.00 Uhr gebucht. Wenn eine Termineinladung als Bestätigung für die Buchung nach New York gesendet wird, wird die Buchung in deren Outlook Kalender für die Zeit zwischen 9.00 und 10.00 Uhr registriert. Wenn jedoch eine E-Mail via icalender nach Stockholm versandt wird, wird die Buchung in deren Outlook Kalender für die Zeit zwischen 15.00 und 16.00 Uhr registriert. Aktivieren Sie die Einstellung unter Administration > E-Mail > E-Mail-Einstellung: Bestimmen Sie die Zeitzone für jede Kategorie unter Administration > Objekte > Kategorien: Organisationen und Benutzeradministration Benutzerrechte für System- und Objektadministratoren Sie haben nun die Möglichkeit System- und Objektadministratoren das Recht zu erteilen, eine oder mehrere Buchungsbeschränkungen aufzuheben. Beispielsweise können Sie bestimmen, dass Administratoren berechtigt sein sollen, Buchungen von Objekten in der Nichtbuchbaren Zeit zu platzieren. Für Systemadministratoren gelten die Rechte für alle Objekte, wobei für Objektadministratoren das Recht grundsätzlich nur für die Objekte gilt, welche Sie selbst verwalten. 9
Diese neuen Benutzerrechte sind gültig, wenn der Administrator/Objektadministrator Buchungen für sich selbst oder für andere machen kann (vorausgesetzt der Administrator/Objektadministrator ist berechtigt, für andere zu buchen). Benutzer, die sich selbst registrieren, können automatisch aktiviert werden Sie konnten bereits bisher zulassen, dass Benutzer sich selbst bei EZbooking registrieren. Bisher musste immer ein Administrator Benutzer aktivieren, bevor diese Buchungen tätigen konnten. In der neuen Version können Sie es erlauben, dass Benutzer automatisch aktiviert werden. Bitte beachten Sie, dass die Anzahl der aktiven Benutzer von Ihrer Lizenzgröße begrenzen werden kann. Benutzer inaktivieren, die seit einem bestimmten Datum nicht aktiv waren Wir haben eine neue Funktion hinzugefügt, die es Ihnen ermöglicht, Benutzer zu finden oder zu inaktivieren, die sich seit einem bestimmten Datum nicht in das System eingeloggt haben oder in keine Buchungsaktivitäten involviert waren (z.b. als Gebucht für: Benutzer oder als Gebucht von: Benutzer). Um dies zu tun gehen Sie zu Administration > Benutzer und klicken auf den Button Benutzer inaktivieren. Wählen Sie ein Datum unter Letzte Aktivität am aus, an welchem die letzte Aktivität stattgefunden haben sollte. Die Ersteinstellung des Datums ist sechs Monate zuvor. Zusätzlich können Sie hier entscheiden, welche Benutzerrollen Sie in die Suche einschließen möchten. 10
Klicken Sie auf Übereinstimmende Benutzer suchen, um alle Benutzer aufzulisten, für die seit dem eingegebenen Datum keine Aktivität festgestellt wurde. Vergewissern Sie sich, dass nur die Benutzer markiert sich, die Sie inaktivieren möchten und klicken Sie auf Markierte Benutzer inaktivieren. Bitte beachten Sie, dass alle in der Datenbank vorhandenen Benutzer, die sich nie eingeloggt haben, zum Zeitpunkt des Updates auf diese neue Version das Datum des Updates als Datum ihrer letzten Aktivität erhalten. Für alle neuen Benutzer, die nach dem Update hinzugefügt werden und sich nach Ihrer Erstellung nie in das System einloggen, gilt das Datum ihrer Erstellung als Datum ihrer letzten Aktivität. Allgemein Passwort zurücksetzen Wir haben es ermöglicht, dass Benutzer, die ihr Passwort vergessen haben, auf den Link Passwort vergessen? auf der Login-Seite klicken können. Der Benutzer muss anschließend seine(n) Benutzernamen und/oder die E-Mail Adresse eingeben, um einen Wiederherstellungscode per E- Mail zu erhalten. Der Benutzer gibt anschließend den Wiederherstellungscode aus der E-Mail ein, gibt ein neues Passwort an und klickt auf Passwort ändern. 11
Sie aktivieren die Funktion unter Administration > Systemeinstellungen > Erweitert > Allgemeine Einstellungen: Benutzerpasswort wiederherstellen. Bitte beachten Sie, dass ein E-Mailkonto im Programm eingerichtet sein muss, um den Wiederherstellungscode per E-Mail senden zu können. Neue Plug-Ins (Zusatzfunktionen) EZ-Project Möchten Sie Ihre Buchungen mit Ihren Projekten verknüpfen? Das neue Plug-In EZ-Projekt ermöglicht es Ihnen. Darüber hinaus können Sie damit Informationen über das Projekt zusammen mit den Buchungsinformationen im Bericht Rechnungsunterlagen anzeigen. Sie haben die Möglichkeit, eine neue Art der Preiskalkulation zu verwenden, die auf die Preisklasse eines Projektes basiert. Beispiel: Eine Forschungseinrichtung möchte, dass teure Forschungsinstrumente, die in verschiedenen Forschungsprojekten eingesetzt werden, über EZbooking buchbar sind. EZ-Project ermöglicht, den Überblick zu behalten, für welches Forschungsprojekt die Forschungsinstrumente jeweils am meisten genutzt werden. Mit der Preisklasse können Sie einen Preis verlangen, der darauf basiert, welches Projekt mit der Buchung verknüpft ist, anstatt auf das Objekt der Buchung. Für das neue Plug-In gibt es neue Funktionen in den folgenden Bereichen: Administration > Benutzer Administration > Objekte Administration > Projekt (Neuer Menüpunkt) Buchungen Berichte > Rechnungsunterlagen Administration > Objekte > Preise Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen zu EZ-Project. EZ-Outlook EZ-Outlook ist ein Plug-In für Artologik EZbooking und ermöglicht, dass Buchungen in EZbooking direkt von Outlook ausgeführt werden können. Die Intention des Plug-ins ist, dass Sie Outlook nicht verlassen müssen, um einen Konferenzraum oder andere Ressourcen zu buchen. EZ-Outlook wird in Ihr Outlook Programm integriert und im Hintergrund findet ein automatischer Datenaustausch zwischen beiden Programmen statt. Wenn Sie Änderungen an Buchungen in EZbooking vornehmen, welche Sie in EZ-Outlook gebucht haben, werden diese Anpassungen bevorzugt auch zu dem Outlook Kalender hinzugefügt. Alle 5 Minuten überprüft Outlook automatisch, ob Änderungen vorgenommen wurden. Outlook 12
aktualisiert automatisch die Änderungen, die in seinem eigenen Kalender vorgenommen wurden. Wenn Buchungen von EZbooking aus gelöscht wurden, dann werden Sie auch aus dem Outlook Kalender entfernt. Eine Voraussetzung zur Nutzungen des neuen Plug-Ins ist, dass Sie für EZbooking die sogenannte Windows-Authentifizierung verwenden. Das bedeutet, dass es notwendig ist den gleichen Benutzernamen für das Login des Netzwerkes und EZbooking zu verwenden. EZ-Outlook funktioniert nur in Verbindung mit der Outlook Version 2010 und 2013. EZ-TimeLog Mit dem Plug-In EZ-TimeLog können Sie tatsächlich genutzte Zeiten in EZbooking hochladen. Die genutzten Zeiten können mit gebuchten Zeiten verglichen und in den Rechnungsunterlagen berücksichtigt werden. Legen Sie individuelle Regeln zur Preisberechnung fest: Welcher Prozentsatz des Buchungspreises soll für gebuchte, aber nicht genutzte Zeit berechnet werden? Wie möchten Sie Toleranzzeiten definieren? Wie sollen Zeiten ab- bzw. aufgerundet werden? Alle berechneten Zeiten und zugehörigen Rechnungen werden in dem Bericht Rechnungsunterlagen angezeigt. EZ-Keys Wenn Sie das Plug-In EZ-Keys verwenden, können Sie EZbooking mit einem Schlüsselschrank-System verknüpfen, aus dem Sie die verschlossenen Schlüssel durch einen PIN entnehmen können. Wenn der Schlüssel nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit zurückgegeben wird, gibt es Warn -Funktionen, die Benachrichtigungen per E-Mail verschicken. Wenn ein neuer Schlüssel im Schlüsselschrank System registriert wird, so wir bei der nächsten Synchronisation automatisch ein neues buchbares Objekt in EZbooking erstellt. Das Objekt wird mit voreingestellten Werten und Einstellungen kreiert. Bevor Benutzer das Objekt buchen können, sollten die Objektinformationen bearbeitet Benutzerrechte vergeben werden. Aus diesem Grund wird das neue Objekt zunächst als Inaktiv markiert, bis ein Administrator oder verknüpfter Objektadministrator die Informationen in EZbooking aktualisiert und das Objekt aktiviert. 13