Kassenbuchführung / Kassenführung Schätzungsbefugnis der Finanzbehörden: Hohe Nachzahlungen drohen! Die Zeiten haben sich geändert: Seit einigen Jahren kann die Finanzverwaltung im Rahmen der Außenprüfung auf Firmen-EDV zugreifen und die gespeicherten Daten einsehen. Sie hat das Recht, die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger zu verlangen ( 146, 147 Abgabenordnung). Mittlerweile ist es gängige Praxis, dass sämtliche Daten tatsächlich im Rahmen der Betriebsprüfung ausgewertet werden. Die Kasse steht dabei im Mittelpunkt des Interesses. Mit Hilfe moderner Prüfverfahren, wie z. B. des Chi-Quadrat-Tests oder Zeitreihenvergleichen, kann der Prüfer feststellen, ob gelegentlich Kassenfehlbeträge oder unplausible Eintragungen vorliegen oder Angaben manipuliert wurden. Werden schwerwiegende Mängel festgestellt, ist die Finanzverwaltung befugt, die gesamt Buchhaltung zu verwerfen und Hinzuschätzungen von Betriebseinnahmen vorzunehmen ( 162 AO). Steuernachzahlungen und die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens können daraus resultieren. Will man dieses Risiko vermeiden ist es unabdingbar die Kasse nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu führen.
Wer muss ein Kassenbuch / Kassenbericht führen? Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet ( 238 HGB, 4,5 EStG) eine Kassenbuch zu führen. Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahme-Überschuss-Rechnung nach 4 Abs. 3 EStG besteht hingegen grundsätzlich keine Pflicht zur Kassenbuchführung. Steuerpflichtige in Branchen mit überwiegend Bargeschäften bzw. hohen Bareinnahmen (z.b Gastronomie, Autohandel usw.) raten wir generell ein Kassenbuch zu führen, da dieses gegenüber dem Finanzamt besser geeignet sein kann als eine Belegsammlung. Welche Kassenformen unterscheidet man? zu unterscheiden sind die so genannten offenen Ladenkassen von den übrigen Kassen. Für die offenen Ladenkassen gelten noch strengere Anforderungen an die Kassenführung. Offene Ladenkasse Die offene Ladenkasse ist insbesondere im Bereich der Gastronomie und im Einzelhandel zu finden. Sie ist dadurch gekennzeichnet, dass täglich/wöchentlich ein Großteil der Einnahmen durch Barzahlung erfolgt. Weitere Beispiele: Kfz-Werkstatt, KfZ-Handel, Friseurgewerbe, Wellnessstudio, Bäckerei, Schlachterei, usw. Übrigen Kassen (keine offene Ladenkasse) Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln aber kein Ladengeschäft betreiben, haben in der Regel keine offene Ladenkasse. Trotzdem sind die Bareinnahmen und Barausgaben aufzuzeichnen. Beispiele: Baugewerbe, Dienstleistungsbetriebe usw. Wann ist ein Kassenbuch wann ist ein Kassenbericht zu führen? Kassenbuch Steuerpflichtige, die keine offene Ladenkasse haben, jedoch verpflichtet sind eine Bilanz aufzustellen. Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung liegt vor, wenn die Eintragungen in den Geschäftsbüchern vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Die Einnahmen sind einzeln aufzuzeichnen. Für Steuerpflichtige, die eine offene Ladenkasse haben und eine Registrierkasse führen, ist es ausreichend, wenn in einem Kassenbuch täglich die Tageseinnahmen in einer Summe sowie alle Ausgaben einzeln aufgezeichnet werden. Ein Muster für ein Kassenbuch können Sie gerne bei uns anfordern.
Kassenbericht Für Steuerpflichtige mit einer offenen Ladenkasse und keiner Registrierkasse ist nach Auffassung des BFH ein Tagesbericht dergestalt zu führen, das nach Abzug der Ausgaben von den Tageseinnahmen unter Hinzurechnung des Tagesanfangsbestandes des Tagesendbestand ermittelt wird. Es ist täglich ein Zählprotokoll zu führen. Ein Muster für einen Kassenbericht können Sie gerne bei uns anfordern. Was ist bei dem Einsatz einer elektronischen Registrierkasse zu beachten? Der Z-Bon ist täglich (Z1-Abfrage) auszudrucken und als Beleg in die Kasse / Kassenbericht abzuheften. Der Z-Bon muss nach BMF enthalten: Der Geschäftsname, Datum und Uhrzeit, Tagessumme getrennt nach Umsätzen, Fortlaufende Nummer. Die Ursprungsaufzeichnungen sind aufzubewahren / die Bedienungsanleitung ist aufzubewahren Änderungsprotokolle nach Storni sind aufzubewahren Die Uhrzeit in der Registrierkasse ist auf Richtigkeit zu überprüfen Der Z-Abschlag muss nach Geschäftsschluss gezogen werden Es ist zu beachten, dass bei Inbetriebnahme der Kasse der GT-Speicher aktiviert wird, damit die Umsätze den richtigen Jahren zugeordnet werden können. Registrierkassen haben regelmäßig einen Grant-Total (GT) Speicher (Summe der seit Inbetriebnahme gebongten Umsätze). Der Ausdruck des GT-Speichers erfolgt i.d.r. auf den Tagesendsummenbons. Im Gegensatz zum Periodenspeicher (Z2-Abfrage) kann der GT-Speicher nicht auf 0 gesetzt werden. Daher kann der Betriebsprüfer jederzeit auch nachträglich vergleichen, ob die Summe der Ergebnisse der Z2-Abfragen (Periodenumsätze) mit den GT-Abfragen übereinstimmt. Ergibt sich keine Übereinstimmung kann es zu Hinzuschätzungen kommen. Es gelten folgende Aufbewahrungspflichten (10 Jahre): Die Z-Bons, die Registrierkasse selbst, die Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Protokoll über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-, und Trainingsspeicher, Protokoll über die Änderung der Programmierung. Die Kellnerberichte sind aufzubewahren. Diese erfolgen als Z-Abfrage (Z1 oder Z2) oder als X- Abfrage (Zwischenabfrage)
Was ist bei einer PC-gestützten Kasse zu beachten? Die Anforderungen an eine elektronische Registrierkasse gelten sinngemäß Das Einrichtungs- und Bedienungsprotokoll ist aufzubewahren Vom Softwarehersteller sollte eine Bescheinigung vorliegen, dass das Programm nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS) programmiert wurde, d.h. dass der Unternehmer im Nachhinein bestimmte Daten nicht ändern kann Stornierungen /Löschungen ohne Spur müssen ausgeschlossen sein, deshalb werden Excel- Kassen mit Rechenfunktion nicht anerkannt Welche Fehler führen zur Schätzung? Buchungen der Tageseinnahmen ohne Beleg / die Z-Bons werden nicht aufbewahrt Für die Privatentnahmen und Privateinlage werden keine Eigenbelege erstellt Die Kassenbestände beinhalten nicht das Hartgeld es werden nur glatte Beträge in die Kasse eingetragen Keine gesonderte Aufzeichnungen von Schecks Keine Eintragungen von Gutscheinen in die Kasse EC-Kartenzahlungen / Kreditkartenzahlungen werden nicht als Geldtransit in die Kasse eingetragen Außer -Haus Umsätze werden nicht getrennt aufgezeichnet Kellner- und Bedienungsabrechnungen werden nicht aufbewahrt Keine zeitnahe Eintragung im Kassenbuch. Die Kasse ist täglich zu führen Nicht alle Einnahmen werden erfasst Kassen werden nur rechnerisch geführt Zählprotokoll fehlt Mehrere Kassen werden zusammen geführt Die Belege werden unter einem falschen Datum eingetragen Nachträgliche Eintragung von Kassenverlusten
Welche Besonderheiten sind zu beachten? Für folgende Bareinnahmen sind immer Einzelaufzeichnungen erforderlich: In Restaurants und Gaststätten in Bezug auf Einnahmen aus Familienfeiern und Betriebsveranstaltungen müssen Einzelaufzeichnungen vorgenommen werden Bareinnahmen in Autoreparaturwerkstätten Einnahmen aus Werkverträgen für kundenspezifisch gefertigte Schmuckstücke in Juwelier-, Gold- und Silberschmiedegeschäften Im Hotel und Beherbergungsgewerbe Einzelne Barverkäufe mit einem Gesamtwert der Leistungen über 15.000,00 übersteigen, sind in allen Branchen getrennt aufzuzeichnen Bei Ärzten: vereinnahmte Zuzahllungen und Praxisgebühren sind vollständig, richtig, geordnet und zeitnah (täglich) aufzuzeichnen Welche Aufbewahrungspflichten sind zu beachten? Folgende Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden: Kassenbücher, Kassenberichte sowie sämtliche Einnahmen- und Ausgabenbelege Lieferscheine, Quittungen, Scheck- und Wechselunterlagen Beim Einsatz elektronischer Registrierkassen : Die Z-Bons, die Registrierkasse selbst, die Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Protokoll über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-, und Trainingsspeicher, Protokoll über die Änderung der Programmierung. Sonstige Unterlagen: Auftrags- und Bestellunterlagen, Preisverzeichnisse, Speise- und Getränkekarten, im Taxigewerbe: Schichtzettel Sie haben Fragen? Sprechen Sie uns gerne an! Marc Greve, Thomas Bauer und Sebastian Madej Greve & Bauer Steuerberatungsgesellschaft mbh & CO. KG, Am Messeplatz 4, 25813 Husum, 04841/9620-0, info@steuerberater-nf.de