Innovatives Prozessmanagement als Erfolgsfaktor im OP-Bereich eines Universitätsklinikums

Innovatives Prozessmanagement als Erfolgsfaktor im OP-Bereich eines Universitätsklinikums

Matthias Janda Innovatives Prozessmanagement als Erfolgsfaktor im OP-Bereich eines Universitätsklinikums

Matthias Janda Rostock, Deutschland Die vorliegende Arbeit wurde im Rahmen des Studienprogramms zum Executive Master in Business Administration an der Universität St. Gallen verfasst. ISBN 978-3-658-31387-6 ISBN 978-3-658-31388-3 (ebook) https://doi.org/10.1007/978-3-658-31388-3 Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. Der/die Herausgeber bzw. der/die Autor(en), exklusiv lizenziert durch Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH, ein Teil von Springer Nature 2020 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von allgemein beschreibenden Bezeichnungen, Marken, Unternehmensnamen etc. in diesem Werk bedeutet nicht, dass diese frei durch jedermann benutzt werden dürfen. Die Berechtigung zur Benutzung unterliegt, auch ohne gesonderten Hinweis hierzu, den Regeln des Markenrechts. Die Rechte des jeweiligen Zeicheninhabers sind zu beachten. Der Verlag, die Autoren und die Herausgeber gehen davon aus, dass die Angaben und Informationen in diesem Werk zum Zeitpunkt der Veröffentlichung vollständig und korrekt sind. Weder der Verlag, noch die Autoren oder die Herausgeber übernehmen, ausdrücklich oder implizit, Gewähr für den Inhalt des Werkes, etwaige Fehler oder Äußerungen. Der Verlag bleibt im Hinblick auf geografische Zuordnungen und Gebietsbezeichnungen in veröffentlichten Karten und Institutionsadressen neutral. Planung/Lektorat: Renate Scheddin Springer ist ein Imprint der eingetragenen Gesellschaft Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH und ist ein Teil von Springer Nature. Die Anschrift der Gesellschaft ist: Abraham-Lincoln-Str. 46, 65189 Wiesbaden, Germany

Vorwort Die Geduld des Patienten wird auf die Probe gestellt, nachdem er zum dritten Mal mit der gleichen Frage nach seiner Krankengeschichte angesprochen wird. Kurz vor der Operation stellt eine Klinikmitarbeiterin der Pflege fest, dass die Patienteneinwilligung fehlt. Auf dem Weg in den Operationssaal kommt es zu Transportverzögerungen und im Saal stellt der Operateur fest, dass die zu operierende Seite nicht markiert ist. Genau solche Ereignisse haben Dr. Matthias Janda dazu bewogen, in seiner Organisation am Universitätsklinikum Rostock die Prozesse im Operationsbereich mit seinem Team unter die Lupe zu nehmen, Zeitverschwendungen und Schwachstellen in den Abläufen zu identifizieren und mit innovativen Optimierungsmassnahmen zu verbessern. Die Ergebnisse sind eindrücklich. Die wertschöpfende Produktivzeit der Operationen konnte in drei Jahren um über 13 % erhöht und die Kosten pro Operationsminute trotz eines Personalaufbaus um 2.5 % gesenkt werden. Gleichzeitig hat die Auslastung in den Operationssälen über den gleichen Zeitraum um 9.2 % zugenommen. Im Gesundheitswesen stehen speziell die Krankenhäuser nicht zuletzt wegen des zunehmenden Wettbewerbs unter permanentem Zeit- und Kostendruck. Gleichzeitig steigen die Qualitätsanforderungen und die Anzahl der Therapien und Eingriffe nimmt stetig zu. Wie Kliniken die oben genannten Ergebnisse zur Sicherung ihres Unternehmenserfolgs trotz des schwierig werdenden Umfelds sichern können, erklärt der Autor plastisch mit konkreten und praktischen Beispielen zum innovativen Prozessmanagement. Er beweist damit gleichzeitig auch die erfolgreiche Machbarkeit solcher anspruchsvollen Optimierungsinitiativen. Und trotz klarem Fokus auf die V

VI Vorwort Steigerung der Zeit- und Ressourceneffizienz im Krankenhaus wird nichts ohne Berücksichtigung der Patienten- und Mitarbeitendenzufriedenheit unternommen. Als Dozent für Management an der Executive School der Universität St. Gallen durfte ich Dr. Matthias Janda bei der Erstellung der Masterarbeit im Rahmen seiner Weiterbildung zum Executive MBA der Universität St. Gallen begleiten. Das gelungene Ergebnis seiner Arbeit ist eine ausgezeichnete Anleitung zum Prozessmanagement in der Expertenorganisation Spital. Sie richtet sich an alle Führungskräfte in Krankenhäusern, die Organisationsentwicklung und -optimierung als Führungsaufgabe wahrnehmen. Dieses Buch macht Lust zum Ausprobieren. Der Beweis des Gelingens ist vollbracht. Setzen Sie die präsentierten Ideen um. im Juni 2020 Dr. Mathias Müller Lehrbeauftragter an der Universität St. Gallen und geschäftsführender Partner PRO4S & Partner GmbH St. Gallen, Schweiz

Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung und Fragestellung... 1 2 Theoretische Vorüberlegungen... 3 2.1 Ansätze und Konzepte zur Prozessoptimierung................. 3 2.2 ProzessmanagementimKrankenhaus... 4 2.3 Die Balanced Scorecard..................................... 5 3 Methodisches Vorgehen... 9 3.1 ProzessanalyseundKonzeption... 9 3.1.1 Definition realisierbarer Ziele......................... 9 3.1.2 Prozessanalyse... 11 3.1.3 Schlussfolgern von Verbesserungspotentialen und Benennen von Veränderungsmaßnahmen............... 12 3.1.4 Integration der Veränderungsmaßnahmen im Projekt-Portfolio... 16 3.2 Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen..................... 17 3.2.1 Strukturen... 17 3.2.2 Transparenz und Kommunikation...................... 20 3.2.3 OP-Kapazitäts-Steuerung... 25 3.3 Messung von Prozessveränderungen.......................... 26 3.3.1 Quantitative Messmethoden........................... 26 3.3.2 Qualitative Messmethoden............................ 28 4 Ergebnisse... 29 4.1 Entwicklung relevanter Leistungskennzahlen des OP-Bereichs 2016 2018................................................ 29 VII

VIII Inhaltsverzeichnis 4.2 Prozessverzögerungen im OP-Bereich nach Ursachen 2016 2018................................................ 31 4.3 Erlösrelevanz der Prozessoptimierung 2016 2018.............. 31 4.4 Wichtige Personalkennzahlen des OP-Bereichs 2016 2018...... 34 4.5 Ergebnisse der Befragung von Stakeholdern................... 36 4.6 Ergebnisse der Messung zur Organisationalen Energie.......... 37 5 Diskussion... 41 Literaturverzeichnis... 49

Über den Autor Herr Priv.-Doz. Dr. med. habil. Matthias Janda ist langjähriger Oberarzt für Anästhesiologie, zertifizierter OP-Manager und Executive Master of Business Administration (Universität St. Gallen). Mit seinem Team ist er an der Universitätsmedizin Rostock für die organisatorische Sicherstellung von mehr als 27.000 Operationen und Interventionen im Jahr verantwortlich. IX

Abkürzungsverzeichnis AWR Aufwachraum BSC Balanced Scorecard CMI Case Mix Index (Synonym Fallschwere-Index) DECT Digitale Schnurlos-Kommunikation (englisch Digital Enhanced Cordless Telecommunications) EDV Elektronische Datenverarbeitung FD Funktionsdienst (Krankenpflegepersonal für den Operationsdienst) FTE Vollbeschäftigtenäquivalent (englisch full time equivalent) k. A. keine Angabe KAI Klinik und Poliklinik für Anästhesiologie und Intensivtherapie KBZ Kernbetriebszeit KPV Kontinuierlicher Verbesserungsprozess LK Leerkosten NORA Anästhesie außerhalb der OP-Bereiche (englisch Non-Operating Room Anaesthesia) NPS Net Promoter Score NSZ Naht-Schnitt-Zeit OE Organisationseinheit OE Index Organizational Energy Index OPM OP-Management SD Standardabweichung (englisch standard deviation) SNM Schnitt-Naht-Minute SNZ Schnitt-Naht-Zeit UMR Universitätsmedizin Rostock WHO Weltgesundheitsorganisation (englisch World Health Organization) ZAV Zentrale Anästhesievorbereitung XI

XII Abkürzungsverzeichnis ZOP ZPM ZPV Zentral-OP Zentrales Patientenmanagement Zentrale Patientenvorbereitung

Abbildungsverzeichnis Abb. 2.1 Balanced Scorecard für den OP-Bereich der UniversitätsmedizinRostock... 6 Abb. 3.1 Swimlane-Darstellung des Teilprozesses OP-Planung........ 13 Abb. 3.2 Patientenpfad Darstellung des Ist-Prozessplanes........... 14 Abb. 3.3 Patientenpfad Darstellung des Soll-Prozessplanes.......... 15 Abb. 3.4 Darstellung der Prozessmaßnahmen im Wertschöpfungsbeitrag-Komplexität-Portfolio............... 16 Abb. 3.5 Reporting der wichtigsten OP-Kennzahlen (OP-Cockpit)..... 24 Abb. 4.1 Ergebnisse der Befragung (I): Polaritätenprofil.............. 37 Abb. 4.2 Ergebnisse der Befragung (II): Net Promoter Score (NPS).... 38 Abb. 4.3 OE Index für den Unternehmensbereich OP-Management.... 39 XIII

Tabellenverzeichnis Tab. 2.1 Beispielhafte Umsetzung von Zielen der Balanced Scorecard im OP-Bereich der Universitätsmedizin Rostock............. 7 Tab. 3.1 Besprechungsmatrix OP-Management...................... 22 Tab. 4.1 Entwicklung relevanter Leistungskennzahlen des OP-Bereichs 2016 2018................................. 30 Tab. 4.2 Prozessverzögerungen im OP-Bereich nach Ursachen 2016 2018............................................ 32 Tab.4.3 ErlösrelevanzderProzessoptimierung... 33 Tab. 4.4 Wichtige Personalkennzahlen des OP-Bereichs 2016 2018.... 35 XV