Referat Personal, Ausbildung Allgemeine Rechtsangelegenheiten Ausbildung Kauffrau für Büromanagement/ Kaufmann für Büromanagement Stand: Mai 2016 Seite 1 von 8
Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement Seit dem 1. August 2014 wird das neue Berufsbild Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement ausgebildet. Es ist Deutschlands meistgewählter Ausbildungsberuf, der damit branchenübergreifend und in verschiedensten Unternehmensgrößen und Verwaltungen zur Fachkräftesicherung bereit steht. Die drei bisherigen Berufe - Bürokaufmann/ frau - Kaufmann/ frau für Bürokommunikation und - Fachangestellte/ r für Bürokommunikation wurden zu diesem neuen Beruf zusammengeführt. Er ist eine perfekte Einstiegsmöglichkeit für alle, die ihre berufliche Karriere mit einer breit und solide angelegten kaufmännischen Basis starten möchten, sei es im öffentlichen Dienst oder der Privatwirtschaft. Seite 2 von 8
Tätigkeitsfeld Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement Als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation können Sie grundsätzlich in allen Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, in der öffentlichen Verwaltung, bei freien Berufen, Verbänden etc. arbeiten. Ihre Tätigkeit besteht aus kaufmännischverwaltenden Funktionen sowie aus Assistenz- und Sekretariatsarbeiten. Der tägliche Umgang mit Bürgern, Kunden, Lieferanten, Verwaltungen sowie Kolleginnen und Kollegen stellt an Sie die Anforderung, angemessene Mitteilungen zu formulieren, zu gestalten und mündlich oder schriftlich weiterzugeben. Als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation gehört es zu Ihren Aufgaben, die eigenen Arbeiten sinnvoll zu organisieren sowie die Termine der übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu koordinieren und zu überwachen. Hierzu zählt auch die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen. Neben der statistischen Aufbereitung von Daten wird von Ihnen auch eine Interpretation dieser Daten verlangt, d. h. sie müssen über das notwendige Hindergrundwissen verfügen bzw. es sich beschaffen können. Die Lösung dieser Aufgaben verlangt von Ihnen sowohl sprachliche Fähigkeiten als auch Kenntnisse im Einsatz und Umgang mit unterschiedlichen PC- Anwendungsprogrammen und die Fähigkeit, moderne Kommunikationstechniken zu nutzen wie z.b. Internet, E-Mail und Fax. Da Sie branchenunabhängig eingesetzt werden können, benötigen Sie Kenntnisse über betriebswirtschaftliche Abläufe, um sich in das jeweilige Arbeitsgebiet fachgerecht einarbeiten zu können. Seite 3 von 8
Übersicht Aufgaben und Tätigkeiten (Beispiele) Abteilungsbezogene Assistenz- und Sekretariatsaufgaben: Texte nach Vorgabe am PC formulieren und gestalten Besucher empfangen und betreuen Termine planen und überwachen, Urlaubslisten führen Telefonate führen, Auskünfte erteilen Schriftverkehr nach außen abwickeln Postein- und -ausgang bearbeiten Präsentation vorbereiten organisatorische Vor- und Nachbereitung für Besprechungen und Konferenzen Unterlagen für Vorgesetzte und Kollegen aufbereiten und bereitstellen Besprechungs- und Telefongesprächsnotizen sowie Sitzungsprotokolle anfertigen Büromaterial verwalten, bestellen und ausgeben Aufgaben in der Personalverwaltung: Arbeits- und Fehlzeiten erfassen, Krankmeldungen bearbeiten und weiterleiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Auskünfte erteilen, z.b. bezüglich Urlaubsplanung Aufgaben im bereichsbezogenen bzw. betrieblichen Rechnungswesen: Rechnungen auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit kontrollieren Belege sachgerecht erfassen, Kosten dokumentieren, Geschäftsvorgänge buchen Kostenrechnungen durchführen Buchungsbelege erstellen Ausgangsrechnungen erstellen Zahlungen veranlassen Mitarbeit in den Fachreferaten Schriftverkehr nach außen abwickeln Dienst- und Organisationspläne erstellen Informationen und Daten einholen, erstellen und aufbereiten Schriftsätze aller Art, Berichte, Aufstellungen, Statistiken und Zwischenbilanzen anfertigen Seite 4 von 8
Ausbildungsdauer Die Ausbildung der Kaufleute für Büromanagement beginnt in der Regel zum 01. August eines Jahres und dauert 3 Jahre. Bei guten Leistungen kann die Ausbildung um ein halbes Jahr verkürzt werden. Ablauf der Ausbildung Die Ausbildung verläuft nach dem dualen Prinzip, d.h. sie findet im Ausbildungsbetrieb (Struktur- und Genehmigungsdirektion Nord) und in der Berufsschule statt. Die zuständige Berufsschule der Kaufleute für Büromanagement ist die Berufsbildende Schule Wirtschaft in Koblenz Berufsbildende Schule Wirtschaft Cusanusstr. 25 56073 Koblenz Der Berufsschulunterricht erfolgt in der Regel an einem Tag in der Woche. Zusätzlich findet 14-tägig an einem Vormittag Unterricht statt. Zur Vertiefung der Ausbildungsinhalte findet im Bereich des öffentlichen Dienstes eine dienstbegleitende Unterweisung bei einem kommunalen Studieninstitut statt. Seite 5 von 8
Ausbildungsinhalte/ Ausbildungsschwerpunkte Die Ausbildung enthält Wahlqualifikationen, mit denen die Ausbildungsbehörden und Betriebe entsprechend ihres Leistungsprofils flexibel ausbilden können. Die berufsschulische Ausbildung ist für alle Auszubildenden gleich, unabhängig davon, welche Wahlqualifikation getroffen wurde. Mögliche Wahlqualifikationen sind: Auftragssteuerung und Koordination Kaufmännische Steuerung und Kontrolle Kaufmännische Abläufe und KMU Einkauf und Logistik Marketing und Vertrieb Personalwirtschaft Assistenz und Sekretariat Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement Verwaltung und Recht Öffentliche Finanzwirtschaft Seite 6 von 8
Die praktische Ausbildung bei der Struktur- und Genehmigungsdirektion Nord Am ersten Ausbildungstag erhalten die neuen Auszubildenden eine sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung, in der alle zu durchlaufenden Bereiche, die jeweilige Ausbildungszeit und die entsprechenden Ausbildungsinhalte aufgeführt sind sowie einen individuellen Ausbildungsplan. Dieser könnte z.b. wie folgt aussehen: Während der Ausbildung werden Sie in verschiedenen Abteilungen der Struktur- und Genehmigungsdirektion Nord eingesetzt. Darüber hinaus ist im Regelfall auch eine Gastausbildung bei einer anderen Behörde und/oder einem Unternehmen vorgesehen. Seite 7 von 8
Ausbildungsvergütung Während der Ausbildungszeit erhalten die Auszubildenden eine monatliche Vergütung vom Ausbildungsbetrieb, die in den jeweiligen Tarifverträgen festgelegt ist. Arbeits- und Lernmittel für die Ausbildung werden kostenlos zur Verfügung gestellt. Die Vergütung bei der Struktur- und Genehmigungsdirektion Nord richtet sich nach dem Tarifvertrag für Auszubildende der Länder in Ausbildungsberufen nach dem Berufsbildungsgesetz. Die aktuelle Brutto-Vergütung (Stand 01.03.2016) liegt bei: 866,82 im ersten Ausbildungsjahr 920,96 im zweiten Ausbildungsjahr 970,61 im dritten Ausbildungsjahr Arbeitszeiten und Urlaubsanspruch Die regelmäßige tägliche Ausbildungszeit richtet sich nach den für die Arbeitszeit der entsprechenden gleichaltrigen Beschäftigten jeweils geltenden Regelungen. Sie beträgt zurzeit 39 Stunden/Woche. Für Jugendliche unter 18 Jahren gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz. Die Dauer des Urlaubs ist in den jeweiligen Tarifverträgen festgelegt. Auszubildende bei der Struktur- und Genehmigungsdirektion Nord erhalten 28 Urlaubstage im Jahr. Beratung und weitere Auskunft beim Ausbildungsbeauftragten der Struktur- und Genehmigungsdirektion Nord: Herrn Oliver Köhler Tel.: 0261 / 120 2042 Fax: 0261 / 120 882042 E-Mail: Oliver.Koehler@sgdnord.rlp.de Postanschrift: Struktur- und Genehmigungsdirektion Nord Personalreferat Stresemannstraße 3-5 56068 Koblenz Seite 8 von 8