Quelle: rmin Rohm (Hrsg.) Change-Tools Erfahrene Prozessberater präsentieren wirksame Workshop-Interventionen Okt. 2006, 312 S., kt. 49,90 EUR, managerseminare, Bonn ISBN 3-936075-39-5 Kohlköpfe identifizieren managerseminare Praxishandbuch Trainingskonzept 3
Phase 1 Kohlköpfe identifizieren Von Dr. Susanne Klein nwärmen Orientieren Bearbeiten bschließen Kohlköpfe identifizieren ist eine effektive Methode zur kritischen Reflexion von rbeitsprozessen. Führungskräfte erhalten zu Beginn eines Veränderungs-Workshops die Gelegenheit, im intensiven ustausch mit ihren Kollegen bewährte bläufe zu identifizieren und zu würdigen bzw. nicht mehr zeitgemäße Routinen in Frage zu stellen und loszulassen. uf diese Weise kann eine professionelle Balance von Bewahren und Verändern gefördert werden. Kurzbeschreibung Die Dauer variiert mit der nzahl der Personen und der Intensität des Prozesses. Bei 20 Personen sollte man etwa 90 Minuten kalkulieren. Dauer Das Tool kann in den Phasen nwärmen und/oder Orientieren eingesetzt werden. Dieses Tool ist immer dann sinnvoll, wenn es im Veränderungsprozess für die einzelnen Führungskräfte noch keine Möglichkeit gab, Prioritäten zu setzen und den kommenden Veränderungsprozess zu reflektieren. Voraussetzung: Die Ziele der anvisierten Veränderung sind ausreichend kommuniziert und erläutert. nwendungsbereiche Viele Führungskräfte tun sich mit Veränderungen schwer, weil sie die definierten bläufe und Prozesse überwiegend für relevant und unverzichtbar halten. Es fällt ihnen schwer, sich von etwas zu trennen, das ihnen über die Jahre hin gewohnt, vertraut und damit oftmals lieb geworden ist auch wenn es Kohlköpfe sind. Sie entscheiden daher in der Regel nicht nach Relevanz, sondern eher nach dem Prinzip der Gewohnheit. Zielsetzung/Nutzen managerseminare: Change-Tools 59
Dr. Susanne Klein Dieses Tool kann helfen, eine rt kleine Inventur durchzuführen und zu reflektieren, welche Prozesse tatsächlich auch für die neuen Unternehmensziele optimal und förderlich sind. Die Metapher regt dazu an, ltes loszulassen und sich mit Vertrauen in die Zukunft auf Neues einzulassen. Die Metapher macht deutlich, dass alle Führungskräfte auf dem Weg hin zur Neugestaltung etwas zurücklassen werden müssen. Darüber hinaus regt es die Entwicklung einer so genannten Übergangskompetenz an einer Kompetenz, um Übergänge von einer Unternehmensstrategie und -struktur zur anderen zu gestalten. Gleichermaßen wird mittels einer zirkulären Frage an die Kollegen die uswahl reflektiert: Was glauben die Kollegen, was verzichtbar ist und was unbedingt beibehalten werden sollte? Was glauben die Kollegen, ist wichtig für mich? Wie werde ich wahrgenommen? usführliche Beschreibung Bevor ein Workshop stattfindet, der mit diesem Tool eröffnet wird, muss schon eine Reihe an Vorinformation zum Veränderungsprozess im Unternehmen vorhanden sein. Falls das nicht der Fall ist, müssen diese Informationen zu Beginn des Workshops von übergeordneter Ebene an die Führungskräfte weitergegeben werden. Das Tool kann dann erst im zweiten Schritt eingeführt werden. Voraussetzung für die rbeit mit diesem Tool ist, dass sich die Personen untereinander kennen und eine Vorstellung vom Verantwortungsbereich der Kollegen haben. Schritt 1: Die Metapher von den Kohlköpfen Der Moderator kündigt nach der Begrüßung und dem Kennenlernen eine kurze Geschichte an. Er bittet die Zuhörer, sich entspannt zurückzulehnen und zuzuhören. Dann liest er folgende Metapher vor (nach Idries Shah): Die Insulaner sehnten sich danach, in ein anderes Land auszuwandern, in dem sie ein gesünderes und besseres Leben führen könnten. Das Problem war, dass die praktischen Künste der Schifffahrt und des Schwimmens bei diesen Leuten nie entwickelt wurden oder schon vor langer Zeit verloren gegangen waren. So gab es unter der Inselbevölkerung einige, die sich einfach weigerten, über lternativen zu dem Leben auf dieser Insel nachzudenken. ndere versuchten, an Ort und Stelle ihre Probleme zu lösen, ohne an eine Überquerung des Wassers zu denken. b und zu erfand einer der Inselbewohner die Kunst des Schwimmens aufs Neue, und manchmal kam auch ein hoffnungsvoller Schüler zu so jemandem, der das Wasser zu überqueren wusste. Dann entwickelte sich etwa folgender Dialog: 60 managerseminare: Change-Tools
Kohlköpfe identifizieren Ich möchte schwimmen lernen. Möchten Sie einen Vertrag aushandeln? Das ist nicht nötig, ich muss nur meinen Sack Kohlköpfe mitnehmen können. Was für Kohlköpfe? Na, das Essen, das ich auf der anderen Seite brauchen werde. Dort gibt es besseres Essen. Wie soll ich das verstehen? Ich kann doch nicht sicher sein nein, meine Kohlköpfe muss ich mitnehmen! ber mit einem Sack Kohlköpfen können Sie nicht schwimmen! Dann kann ich auch nicht mitkommen. Sie nennen es eine Last ich nenne es lebenswichtige Nahrung. Schritt 2: Kohlköpfe identifizieren Nun kündigt der Workshop-Leiter eine Einzelarbeit an: Ich möchte Sie nun bitten, die Kohlköpfe in Ihrem derzeitigen rbeitsumfeld ausfindig zu machen. Suchen Sie ein, zwei oder drei Prozesse oder bläufe oder Notwendigkeiten, von denen Sie der Meinung sind, dass diese auf Ihrem Weg der Veränderung Kohlköpfe darstellen, also eher ein Ballast als ein Gewinn sind. Wovon würden Sie sich also gerne trennen, wenn Prozesse neu gestaltet werden? Schreiben Sie bitte ein Stichwort auf und erläutern Sie dieses kurz: lso zum Beispiel Berichtswesen alle Informationen über einen Projektfortschritt gehen derzeit an alle möglichen Interessenten und nicht nur an die Personen, die an dem Projekt mitarbeiten. Wenn Sie mehr als einen Kohlkopf finden, dann entscheiden Sie sich für einen einzigen, den Sie auf einer Karte festhalten. Bitte formulieren Sie Ihre Beschreibung so, dass auch jemand, der Ihren Bereich nicht so gut kennt, mit dieser Beschreibung eine Vorstellung davon bekommt, was gemeint ist. Notieren Sie Ihre Wahl bitte auf ein Kärtchen. Für diese rbeitsphase gibt der Moderator den Teilnehmern einige Minuten Zeit. Da sich hier im Kopf nun eine Inventur abspielt, die nicht vorbereitet ist, dauert es manchmal eine Weile, bis eine schlüssige Idee entsteht. Es werden Gedanken aufgegriffen und wieder verworfen, bis schließlich ein echter Kohlkopf gefunden ist. Die Gedanken kommen oft dann besonders gut in Schwung, wenn sich die Teilnehmer dabei bewegen können. So hängen vielleicht an Wänden Informationen über die zukünftige Veränderung, die die Teilnehmer nochmals anschauen können, um Ideen zu entwickeln. Manchmal ist es aber auch einfach gut, vor die Tür zu gehen und einen Kaffee zu trinken. Der Moderator bittet die Teilnehmer ausdrücklich, jetzt noch nicht miteinander ins Gespräch zu kommen. managerseminare: Change-Tools 61
Dr. Susanne Klein Schritt 3: Schwimmhilfen identifizieren Im dritten Schritt soll die gleiche ufgabe durchgeführt werden, mit dem kleinen, aber bedeutenden Unterschied, dass nun nicht mehr nach Kohlköpfen gefahndet wird. Vielmehr sollen die Führungskräfte nun nach einem Prozess oder einem blauf suchen, den sie für erfolgreich halten und den sie gerne in einer neuen Unternehmensstruktur und einer neuen usrichtung wiederfinden würden. Beispiel: Führungskreis vierwöchentliche Meetings im Führungskreis zum Informationsaustausch und zur Besprechung von aktuellen Themen. Der Workshop-Leiter sollte hier deutlich machen, dass es sich um ein für die rbeit der Führungskräfte unverzichtbares Element handeln soll, das in dem Unternehmen der Zukunft seinen Platz finden muss, um ein effektives rbeiten zu ermöglichen. Es geht also nicht um Ballast, sondern um in der Metapher zu bleiben eher um eine Schwimmhilfe. Schritt 4: Feedback einholen Nun hat jeder Teilnehmer zwei beschriebene Kärtchen in der Hand. Der Moderator bittet nun die Teilnehmer, sich gegenseitig ihre Kärtchen auf den Rücken zu kleben. lso Person bittet Person B, die Kärtchen von ihr in die Hand zu nehmen und ihr (Person ) mit Klebeband (stofffreundlich!) auf dem Rücken zu befestigen. Das soll so geschehen, dass die Karte fest sitzt und es noch eine freie Ecke zum Schreiben gibt. Die Reihenfolge der Karten also welche oben oder unten geklebt wird, ist irrelevant der Träger sollte es nicht einmal wissen. Dann beginnt ein munteres Laufen im Raum und die Begegnung zwischen allen Teilnehmern. Die Instruktion ist folgende: Nun laufen Sie durch den Raum und nehmen mit jedem Kollegen Kontakt auf. Sie dürfen mit jedem Kollegen ein kurzes Gespräch führen, in dem Sie beispielsweise seine Fragen zu Ihren Ideen beantworten. Sie sollten allerdings die Ideen jetzt noch nicht diskutieren, sondern jeweils nur zur Kenntnis nehmen und aus Ihrer Sicht bewerten. Lesen Sie die Karten auf dem Rücken des anderen und entscheiden Sie: Welche Karte stellt den Kohlkopf Ihres Gegenübers dar? Welchen Prozess würde er gerne ablegen auf dem Weg zur neuen Organisation? Schreiben Sie auf dieses Kärtchen ein K für Kohlkopf. Versuchen Sie auf dem Weg durch den Raum mit möglichst jedem Kollegen in Kontakt zu kommen. Zählen Sie die Personen durch. Lassen Sie zwischenzeitlich die Ks auf Ihrem Rücken zählen, dann wissen Sie, wie viele Kollegen sie noch anzutreffen haben. Haben alle Kollegen ihr K auf Ihren Kärtchen abgegeben, 62 managerseminare: Change-Tools
Kohlköpfe identifizieren können Sie wieder Platz nehmen und sich die Einschätzung der anderen ansehen. Haben alle Teilnehmer ihre Karten abgenommen und betrachtet, dann haben sie gleichsam ein Feedback der Kollegen zu ihrer Priorisierung erhalten: Was glauben die Kollegen, halte ich für wichtig? Schritt 5: Feedback verarbeiten Jeder Teilnehmer sollte nun die Gelegenheit bekommen, sich mit den Reaktionen zu beschäftigen. Die Teilnehmer können noch einmal über ihre Wahl nachdenken, nachdem sie nun die Einschätzung der Kollegen kennen. Dann bittet der Moderator die Teilnehmer, das, was ihnen wirklich wichtig ist, also den Prozess, den sie in der zukünftigen Organisation für wichtig halten, auf eine Karte zu schreiben und an eine Pinwand zu hängen. Es können auch die Kohlköpfe gesammelt und aufgehängt werden. Diese Pinwand bleibt während des gesamten Workshop-Verlaufs im Raum und wird am Schluss nochmals geprüft. Die neu gefundenen Strukturen und Prozesse: Berücksichtigen Sie das, was jeder am nfang notiert hat? Müssen wir uns doch noch von etwas verabschieden? Oder ist uns gar bewusst geworden, dass ein Prozess, den wir anfänglich nicht berücksichtigt haben sondern als Kohlkopf bezeichnet haben nun doch wichtig geworden ist? Der Moderator sollte Metaphern mögen und bei seinen Interpretationen immer wieder auf die Bilder der Metapher zurückkommen. Hilfreich sind Kenntnisse von systemischen Interventionen, insbesondere zum Umgang und zur uswertung von zirkulären Fragen. Voraussetzungen/ Kenntnisse Das Interessante an diesem Tool ist, dass das Thema Wollen wir überhaupt eine Veränderung? nicht im Raum steht. Die Veränderung ist beschlossen und Fakt. Es geht nur darum, die Prozesse in den einzelnen Bereichen und bereichsübergreifend neu zu definieren und aufeinander abgestimmt im Rahmen der Neuorientierung zu optimieren. Die Gefahr, in eine vergangenheitsorientierte Diskussion zu fallen, wird geringer, da mit diesem Tool Teile der Vergangenheit gewürdigt und weitergetragen werden. Kommentar/ Erfahrungen Die Zeit, die die Teilnehmer für die erste Einzelarbeit brauchen und die sie benötigen, um die Ergebnisse anzuschauen, variiert manchmal. managerseminare: Change-Tools 63
Dr. Susanne Klein Die Gefahr bei diesem Tool besteht darin, dass der blauf durch viele interessante Diskussionen unterbrochen werden kann. Es liegt hier in der Hand des Moderators die Diskussionen wertschätzend zu verschieben, um zu gewährleisten, dass das Tool seine Kraft entfalten kann. Technische Hinweise Materialien: Moderationskarten Pinwände Ein stofftaugliches Klebeband (chtung: Seidenblusen und Kreppband passen nicht zusammen) Quellen/ Weiterführende Literatur Helmut Fuchs/ndreas Huber (2002). Metaphoring Komplexität erfolgreich managen. Offenbach: Gabal Verlag. 64 managerseminare: Change-Tools