VERWALTUNG DER GASTDOZENTEN/-REFERENTEN Version 1 18.09.2013 // Einleitung Dieses Programm wurde entwickelt, um die Verwaltung der Gastreferenten zu vereinfachen. Es richtet sich sowohl an die Gastdozenten selbst, als auch an die Studiengangsleiter für die Validierung der Verträge und die Budgetüberwachung. Die Gastdozenten erfassen ihre persönlichen Daten sowie Verträge selber in IS-Academia, um allfällige Fehler zu vermeiden. // Portail Das Online-Formular finden Sie unter folgender Adresse: www.hevs.ch/gastreferenten oder www.hevs.ch/gastdozenten
// Erstellung eines Kontos Um Ihr persönliches Konto zu erstellen, klicken Sie im dritten Abschnitt des einleitenden Textes auf den Link «Erstellen Ihres Kontos als Gastdozent». Sie gelangen auf folgende Seite: Geben Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse in das Feld Login ein. Geben Sie anschliessend ein Passwort Ihrer Wahl ein (mind. 6 Zeichen) und bestätigen Sie dieses im darunterliegenden Feld. Klicken Sie auf OK oder auf die Enter-Taste. Ihre E-Mail-Adresse ist nun registriert. Bei jedem Ihrer folgenden Besuche verwenden sie bitte dieses Login und Passwort anmelden. Um zur Anmeldeseite zurückzugelangen, klicken Sie auf zurück Falls Sie über keine E-Mail-Adresse verfügen, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf, damit wir Ihnen Zugriff auf IS- Academia verleihen können. // Login E-Mail-Konto Nach der Erstellung Ihres Kontos können Sie sich unter «E-Mail-Konto» anmelden. Geben Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse und Ihr Passwort in die dafür vorgesehenen Felder ein. Klicken Sie anschliessend auf Passwor t Falls Sie das Passwort vergessen haben, haben Sie die Möglichkeit, auf den Link Passwort vergessen zu klicken und Sie erhalten automatisch ein neues Passwort über Ihre Mailbox. 2
ISA-Verbindung Die Gastdozenten, welche einen Zugriff auf IS- Academia erhalten haben, können sich unter ISA-Verbindung anmelden. Klicken Sie auf. Es erscheint folgendes Fenster : Folgende Seite wird geöffnet. Klicken Sie neben «Switch AAI» auf Login. Wählen Sie die Schule (HES-SO Haute école spécialisée de Suisse occidentale) aus und klicken Sie auf «Auswählen. 3
Geben Sie auf der folgenden Seite Ihr AAI-Login sowie Ihr Passwort ein. Ihr Login sieht wie folgt aus : Vorname.Name Wenn Sie nicht über ein AAI-Konto verfügen, müssen Sie sich mit einem internen Konto anmelden. Dazu müssen Sie das Login das wir Ihnen übermittelt haben unter Benutzername und das Passwort unter Kennwort eingeben und dann auf Login klicken. // Neuer Vertrag Sobald die Verbindung hergestellt ist, erscheint folgendes Fenster. 4
Um einen neuen Vertrag zu erfassen, klicken Sie auf «Neu». // Persönliche Daten Alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind obligatorisch auszufüllen. Wenn Sie diese Felder in einem anderen Formular schon einmal ausgefüllt haben, können Sie diese Angaben übernehmen. Klicken Sie dazu auf den Link, der oberhalb des Formulars angezeigt wird. Falls Sie Ihre persönlichen Daten bereits einmal im IS-Academica erfasst haben, können sie die entsprechenden Daten übernehmen. 5
Personenangaben Im ersten Teil des Formulars sind Sie alle Felder auszufüllen: Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum. Einzelheiten Folgende Felder sind ebenfalls zwingend auszufüllen: - Zivilstand - AHV-Nummer - Korrespondenzsprache - Aufenthaltsbewilligung (für Ausländer) - Heimatort 1 Wählen Sie die Zahlungsart: Auszahlung an den Arbeitgeber, falls Sie zu 100% von Ihrem Arbeitgeber entlöhnt werden, oder an Sie selbst, falls das Gehalt Ihnen direkt ausbezahlt wird. Adresse und Kontaktangaben der Person / Firma und Adresse Die Bank- bzw. Postangaben sind ebenfalls obligatorisch auszufüllen, damit das Geld problemlos überwiesen werden kann. Bei Auslandszahlungen muss zusätzlich der SWIFT-Code angegeben werden. In der Rubrik «Adresse und Kontaktangaben der Person» sind alle Felder obligatorisch. Bitte füllen Sie alle Felder korrekt aus. Die externen Mitarbeiter, welche das Feld Zahlung an den Arbeitgeber angekreuzt haben, müssen die rechte Seite (Name und Adresse des Arbeitgebers) ebenfalls ausfüllen. In diesem Fall sind diese Felder ebenfalls obligatorisch. Vorbildung In diesem Teil müssen Sie angeben, über welches Diplom Sie verfügen (Auswahl aus dem Rollmenü) und in welchem Jahr Sie dieses erhalten haben. Anschliessend sind Sie gebeten, eine Kopie Ihres Diploms an das Sekretariat des Studienganges zu schicken. Achtung: Bitte geben Sie nur Ihr höchstes Diplom an. Um den Vertrag auszufüllen, klicken Sie auf «Speichern und weiterfahren». Achtung: Um zum nächsten Teil übergehen zu können, müssen alle obligatorischen Felder ausgefüllt sein. (Fehlermeldungen werden im oberen Teil des Formulars angezeigt) 6
Um das Fenster zu schliessen und die Eingabe später fortzusetzen, klicken Sie auf «Abmelden». Wenn Sie mit der Eingabe fortfahren möchten, gehen Sie nach der Speicherung des Formulars mit den persönlichen Daten zum Vertrag über. // Contrat Alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind obligatorisch. Für jeden Kurs in dem Sie unterrichten, muss ein separater Vertrag ausgefüllt werden. Falls Sie für Ihre Tätigkeit monatlich entschädigt werden möchten, ist für jeden Monat ein separates Formular auszufüllen. Ansonsten wird Ihnen der Gesamtlohn am Ende Ihres Dozenteneinsatzes ausbezahlt werden. Beispiel: Ein Lehrbeauftragter, der während sechs Monaten unterrichtet, muss sechs Verträge ausfüllen, um monatlich entschädigt zu werden. Ansonsten wird er unabhängig von der Vertragsdauer nach Vertragsende entschädigt. 7
Schule Wählen Sie die richtige Schule aus wo Sie Ihre Leistung erbracht haben. Sparte Die Erklärungen zu den Sparten finden Sie auf der letzten Seite. Studiengänge / Institute Wählen Sie den oder die Studiengänge aus, in dem/denen Sie unterrichten. Falls Sie in einer Klasse unterrichten, in der z.b. nur Studenten des Studienganges Tourismus sind, füllen Sie nur das erste vorhandene Feld aus. Wenn Sie aber eine Klasse unterrichten, in der sich Studenten von verschiedenen Studiengänge befinden, so bitten wir Sie, alle Studiengänge anzugeben (1 Feld pro Studiengang). SAGEX-NR. Projektnummer in Verbindung mit der erbrachten Leistung. Daten Geben Sie das Anfangs- und Enddatum Ihres Vertrags an, falls diese bekannt sind. Anzahl Stunden Geben Sie hier Ihr Stundentotal ein. Anfangstarif Der Initialtarif wird auf der Basis Ihres Diploms kalkuliert sobald Sie Ihren Vertrag durch Klick auf Definitive Speicherung und Weitergabe für Bearbeitung abgespeichert haben. Kalenderjahr Erfassen Sie das Kalenderjahr mit der vorgegebenen Liste Unterrichtsthema Geben Sie bitte die genaue Bezeichnung Ihres Kurses an. Unterrichtssprache Französisch für die französischen Klassen Deutsch für die deutschen Wenn Sie den Vertrag ausgefüllt haben und diesen später ergänzen oder bearbeiten möchten, klicken Sie auf «Provisorisch speichern». Achtung: solange Sie Ihren Vertrag als Provisorische Registrierung abgespeichert haben, erfolgt keine Zahlung. Damit Ihr Vertrag zur Zahlung weitergeleitet wird, müssen Sie den Vertrag definitiv abspeichern (Definitive Speicherung und Weitergabe für Bearbeitung). Um den Vertrag endgültig zu speichern, klicken Sie auf «Definitive Speicherung und Weitergabe für Bearbeitung». Der Vertrag wird an den Verantwortlichen zur Genehmigung weitergeleitet. N.B. Falls Ihr Vertrag einmal definitiv abgespeichert worden ist und Sie noch Modifikationen anbringen wollen oder müssen, können Sie direkt mit dem Studiengangssekretariat Kontakt aufnehmen, welches Ihnen die angebrachten Änderungen ausführen wird. Bei einer provisorischen Abspeicherung haben Sie selber die Möglichkeit die notwendigen Modifikationen vorzunehmen. Information: Die Zahlungen erfolgen zwischen dem 10. und 15. des nachfolgenden Monats ausser bei speziellen Fällen. 8
Bei definitiver Abspeicherung Ihres Vertrages haben Sie die Möglichkeit, durch klicken auf der linken Seite des Formulars, Ihren Vertrag und persönlichen Angaben im PDF-Format auszudrucken. Sie können Ihre persönlichen Angaben und Verträge jederzeit einsehen. Klicken Sie dazu auf «Meine Formulare» oben links auf dem Bildschirm. Es werden alle Ihre Verträge mit dem jeweiligen Erstellungsdatum angezeigt. Sie können Ihren Vertrag einsehen oder bearbeiten. Klicken Sie dazu auf den gewünschten Vertrag. Um einen Vertrag zu bearbeiten, muss das Diamantzeichen rot sein. Sobald das Diamantzeichen grün ist, können Sie Ihren Vertrag nicht mehr bearbeiten (=> Definitive Speicherung Ihres Vertrages). Wenn das Zeichen orange ist, ist der Vertrag vom Studiengangsleiter und vom Direktor der Hochschule validiert worden und automatisch zur Zahlung weitergeleitet worden. Wenn Sie einen neuen Vertrag erstellen möchten, klicken Sie auf «Neues Formular». Schon einmal eingegebene Angaben können Sie übernehmen, indem Sie auf folgenden Link klicken: Klicken Sie hier, um die Informationen zu übernehmen. Klicken Sie nun auf «Vertrag», um einen neuen Vertrag zu erstellen. 9
// Sparten Die Sparten ermöglichen eine Aufteilung der verschiedenen Aktivitäten. N Libellé Commentaire 1.1 Unterricht in der Grundausbildung Frontalunterricht durch Lehrkörper 1.2 Assistenz beim Unterricht in der Frontalunterricht durch Assistenten / Grundausbildung wissenschaftliche Adjunkten 1.3 Prüfungen, Semester- und Diplomarbeiten Betreuung BA Evaluation BA Besondere Evaluationen 1.4 Tutoring und Coaching Individuelle Betreuung der Studierenden Mentoring / Betreuung neuer Dozierenden 1.5 Besondere interne und externe Aufträge in Zusammenhang mit dem Unterricht Internationale Beziehungen Verantwortliche Vertiefungsrichtungen / Schwerpunkte Leiter der Studiengänge Unterrichtsspezifische Mandate Verantwortung / Koordination Module Koordination Praxisausbildung Wissenschaftliche Ausschüsse Entwicklung Bachelor 1.6.1 Intern (Verwaltung der Praktika) Praxisausbildner Pädagogische Verträge 2.1 Unterricht im Rahmen von Nachdiplomstudien Frontalunterricht im Rahmen von und -kursen Nachdiplomstudien und -kursen 5.1 Dienstleistungen Externe Dienstleistungen / Mandate 6.1 af&e (ohne Angaben zur Finanzierung) af&e-dienstleistungen ohne Angaben zur Finanzierung 7.1 Andere Aktivitäten 10