Projektron BCS 7.34 Mehr als eine Projektmanagement-Software
Impressum Projektron GmbH Charlottenstraße 68 10117 Berlin +49 30 3 47 47 64-0 info@projektron.de www.projektron.de Stand 20.09.2016-10:49 Rechtliche Hinweise Die in diesem Dokument verwendeten Softwarebezeichnungen, Hardwarebezeichnungen und Markennamen unterliegen im Allgemeinen warenzeichenrechtlichem, markenrechtlichem und patentrechtlichem Schutz. Beim Zusammenstellen der Texte und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt gearbeitet. Dennoch können wir Fehler nicht ausschließen. 2016 Projektron GmbH. Alle Rechte vorbehalten.
Inhalt Funktionen... 5 Multiprojektmanagement... 6 Projektportfolio... 11 Projektvorbereitung... 13 Projektplanung... 16 Projektabwicklung... 25 Projektcontrolling... 29 Scrum... 37 PRINCE2... 41 IPMA... 44 Hermes... 47 Zeiterfassung... 49 Ticket-System... 55 Ressourcenmanagement... 60 Kundenmanagement (CRM)... 67 Teamarbeit... 71 Rechnungsstellung... 74 Dokumentenmanagement... 77 Angebotserstellung... 80 Reporting... 83 Qualitätsmanagement... 86 Rechteverwaltung... 89 Customizing... 93 Schnittstellen... 99 Editionen... 103
Funktionen Projektmanagement, Kundenmanagement (CRM), Zeiterfassung, TicketSystem und vieles mehr: Professionelle Werkzeuge für Projekte und Funktionen Unternehmen vereint Projektron BCS in einer Software. Projektron BCS 7.34 - Funktionen 5
Multiprojektmanagement Setzen Sie auf die richtigen Projekte: Mit Portfolio-Grafiken, einer Ressourcenplanung für Projektgruppen und Multiprojektcontrolling-Funktionen liefert Ihnen Projektron BCS die Basis für das strategische und operative Multiprojektmanagement. Projektportfolio-Auswertungen Portfolio-Auswertung: Für Ihre Strategie Welche Projekte sind für Ihr Unternehmen besonders wichtig? Projektron BCS vergleicht die Projekte anhand ihrer Komplexität sowie deren Nutzen für Ihr Unternehmen. Die grafische Auswertung in einer Matrix veranschaulicht den unternehmerischen Wert Ihrer Projekte und unterstützt Sie bei strategischen Entscheidungen bezüglich Ihres Projektportfolios. 6 Multiprojektmanagement - Projektron BCS 7.34
Multiprojektmanagement Projektgruppen und Projektkategorien Baumstruktur: Details einfach aufklappen Die Projekte Ihres Unternehmens können Sie in Projektgruppen zusammenfassen. Die Projektgruppen können Sie flexibel anlegen und beliebig verschachteln. Dank der transparenten Baumstruktur lassen sich die verschiedenen Strukturebenen komfortabel einblenden und ausblenden. Multiprojektmanagern ermöglicht das eine schnelle Ursachenanalyse bei Planabweichungen. Darüber hinaus können Sie mittels Projektkategorien Ihre Projekte nach weiteren Kriterien gruppieren und auswerten. Projektron BCS 7.34 - Multiprojektmanagement 7
Ressourcenplanung für Projektgruppen Übergeordnet steuern: Ressourcenplanung für Projektgruppen Bereits auf Projektgruppenebene können Sie als Multiprojektmanager festlegen, wie viel Arbeitskraft investiert werden soll. Ob Ihre Budgetvorgabe mit der Projektplanung Ihrer Einzelprojektmanager übereinstimmt, können Sie einfach ablesen: In der Ressourcenplanung visualisiert Ihnen Projektron BCS, wie viel Ihres Ressourcenbudgets für die Projektgruppe bereits in konkreten Projekten eingeplant ist. Arbeiten Sie über Kontingentverträge, profitieren Sie besonders von dieser Funktion: Bereits bevor Sie das konkrete Projekt planen, können Sie ein Ressourcenbudget in Projektron BCS reservieren. Damit stellen Sie sicher, dass die Ressourcen nicht anderweitig eingeplant werden. 8 Multiprojektmanagement - Projektron BCS 7.34
Abhängigkeiten erkennen: Projektübergreifende Meilensteine im Gantt-Diagramm Mehrere eng verzahnte Projekte verbinden Sie in unserer Projektmanagement-Software mit externen Meilensteinen. Für eine gute Übersicht sorgt das Gantt-Diagramm, in dem Sie sich die externen Meilensteine in Ihren Projekten gleich auf der obersten Projektebene anzeigen lassen können. Wie termintreu ausgewählte Meilensteine erreicht wurden, zeigt Ihnen projektübergreifend die Meilensteinhistorie. Davon profitieren insbesondere Programmmanager und Multiprojektmanager, die Meilensteine als Indikatoren für Termintreue und Projektfortschritt einsetzen. Multiprojektcontrolling Grafische Multiprojektauswertung: Kostenübersicht und Statusinfos der Projektmanager auf einen Blick Projektron BCS 7.34 - Multiprojektmanagement 9 Multiprojektmanagement Projektübergreifende Meilensteine
Mit Projektron BCS haben leitende Mitarbeiter alle für sie relevanten Projekte, deren wichtigsten Kennzahlen sowie eventuelle Terminüberschreitungen im Blick. So zeigen die projektübergreifenden Auswertungen nicht nur Plan- und Ist-Werte, sondern auch die von den einzelnen Projektteams geschätzten Restaufwände. Projektron BCS visualisiert die Projektlaufzeiten und die Projektphasen mit Zeitachsen. Am Tagesmarker erkennen Multiprojektmanager auf einen Blick, wo ihre Projekte aktuell stehen. Schnell ersichtlich werden kritische Projektstände in der grafischen Multiprojektauswertung. In welchen Projekten Handlungsbedarf seitens des Managements besteht, signalisieren jeweils ein Gesamtkostendiagramm pro Projekt sowie Farbflächen für Gewinn, Aufwand, Gesamtkosten, Personalkosten und Sachkosten. Nach Ampelschema bewerten sie den jeweiligen Projektstand und zeigen sowohl Ist-Werte als auch die prozentuale Planabweichung. 10 Multiprojektmanagement - Projektron BCS 7.34
Projektportfolio Mit dem schlanken Portfoliomanagement von Projektron BCS lassen sich Projektanträge aus Projektideen generieren und vergleichen. Projektportfolio Projektideen Der Prüfende sieht auf einen Blick im Diagramm wie die Projektidee bewertet wurde In Projektron BCS erfassen Mitarbeiter ganz einfach eine Projektidee. Je nachdem, welche Projektkategorie dabei gewählt wird, erhält der zuständige Prüfende eine passend zugeschnittene Checkliste. Die Inhalte der Checkliste können global für jede Kategorie festgelegt werden. Anhand eines Kreisdiagramms sieht der Prüfende auf einen Blick den Status der Checkliste und ob die Projektidee allgemein positiv bewertet wurde oder nicht. Projektanträge Aus einer aufgenommenen Projektidee kann direkt ein Projektantrag generiert werden. Die wichtigen Punkte zum Projektantrag werden in einem Assistenten erfasst. Hier wird ebenfalls die strategische Bedeutung des Projekts für das Unternehmen festgelegt. Dies vereinfacht die Auswahl der offenen Projektanträge im Portfoliomanagement. Die Faktoren zur Bewertung der strategischen Bedeutung, beispielsweise zur Innovation oder Wirtschaftlichkeit, lassen sich global festlegen. Sollten sich diese Faktoren zu einem späteren Zeitpunkt ändern, kann die strategische Bedeutung auch für ältere Projektanträge nachträglich berechnet werden. Projektron BCS 7.34 - Projektportfolio 11
Projektportfoliomanagement Portfoliomanager prüfen die vorhandenen Projektanträge bequem in einer Ansicht Lassen Sie sich die Projektanträge nach Status gefiltert anzeigen, wobei zu prüfende Pflichtprojekte immer ganz oben in der Antragsliste stehen. Die verschiedenen Projekte werden hier anhand ihrer strategischen Bedeutung verglichen. Entscheiden Sie, welche Projekte tatsächlich durchgeführt oder doch abgelehnt werden. 12 Projektportfolio - Projektron BCS 7.34
Projektvorbereitung Mit der Projektmanagement-Software Projektron BCS starten Sie professionell ins Projekt. Projektvorbereitung Softwaregestützte Zieldefinition Dynamische Zielhierarchiegrafik: Ziele jederzeit im Blick Das Fundament für professionelle Projekte bilden sorgsam und präzise definierte Projektziele. Unsere Projektmanagement-Software unterstützt Sie mit bewährten Projektmanagement-Instrumenten zielgerichtet. Beim präzisen Formulieren von Oberziel und Unterzielen inklusive deren qualitativen und quantitativen Bewertungsmaßstäben unterstützt Sie die Projektmanagement-Software mit passenden Formularen. Wie viele Ziele Sie in Projektron BCS erfassen, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Dank dynamischer Zielhierarchie-Grafik haben Sie auch bei feingranularen Zieldefinitionen oder sehr großen Projekten alle Ziele fest im Blick. Projektron BCS 7.34 - Projektvorbereitung 13
Stakeholder-Management Stakeholdermanagement: Potentiale auf einen Blick Besonderes Augenmerk wird in Projektron BCS auf die Stakeholder gelegt. In unserer Projektmanagement-Software können Sie die Potentiale und Interessen aller Beteiligten erfassen und anhand einer dynamisch generierten Matrix analysieren. So erkennen Sie frühzeitig sowohl mögliche Chancen als auch potentielle Konflikte und können rechtzeitig die passende Strategie für Ihr erfolgreiches Stakeholder-Management einsetzen. Projektumfeldanalyse Wie könnten sich parallel laufende Projekte auf mein Projekt auswirken? Gibt es Synergieeffekte oder konfliktäre Beziehungen? Das Projektumfeld ist ein entscheidender Faktor für Ihren Projekterfolg. Mit Projektron BCS erfassen Sie schnell die wichtigsten Rahmenbedingungen Ihres Projekts und sehen dank grafischer Auswertung Einflussgrößen auf einen Blick. 14 Projektvorbereitung - Projektron BCS 7.34
Risikomanagement: Mit Maßnahmen Risiken reduzieren Trotz guter Vorbereitung und fundierter Planung können externe und interne Ereignisse den erfolgreichen Projektverlauf stören oder sogar gefährden. Mit dem Risikomanagement von Projektron BCS erfassen Sie sowohl in der Vorbereitungsphase und Planungsphase als auch während der Projektabwicklung eventuelle Risiken und deren Eintrittswahrscheinlichkeit übersichtlich. Neben einer Risikoliste oder einem Risikodiagramm können Sie sich bei Bedarf alle Risiken im Projektüberblick oder im Strukturplan anzeigen lassen. Auch beim Ausarbeiten von Maßnahmen zur Risikominderung bietet Ihnen das Risikomanagement von Projektron BCS professionelle Unterstützung. Neben der detaillierten Maßnahmenerfassung berechnet die Projektmanagement-Software automatisch die Kostenminderung. So können Sie die quantitative Effizienz Ihrer Maßnahmen einfach ablesen. Transparente Kommunikation Ob direkt in der webbasierten Projektmanagement-Software oder über einen passenden Bericht mit Projektron BCS informieren Sie alle Stakeholder im Handumdrehen über Ihre Projektziele. So sorgen Sie für Transparenz im Projekt und tragen ohne viel Aufwand zum gemeinsamen Projektverständnis bei. Projektron BCS 7.34 - Projektvorbereitung 15 Projektvorbereitung Risikomanagement
Projektplanung Mit unserer Projektmanagement-Software planen Sie professionell: Arbeitspakete, Aufgaben und Meilensteine sorgen für den Überblick, automatische Berechnungen für Effizienz. Planungsassistent Ob Scrum oder klassisches Projektmanagement: Die Planungsassistenten unterstützen Sie Ob Bottom-up, Top-down oder gegenläufige Projektplanung: Projektron BCS unterstützt alle drei Ansätze. Beginnt Ihre Projektplanung auf Aufgabenebene, unterstützt Sie der Modus Bottom-up komfortabel beim Ermitteln des Gesamtbudgets. Ist hingegen das Gesamtbudget vorgegeben, verteilen Sie im Modus Top-down Ihr Budget auf Unterprojekte und Aufgaben. Entscheiden Sie sich für die gegenläufige Projektplanung, können Sie die Vorteile beider Planungsmodelle nutzen. Zudem bietet Ihnen Projektron BCS die Möglichkeit mit Zeitscheiben zu arbeiten. So lassen sich Auftragswerte und Planaufwände auch bei Projekten mit langen Laufzeiten vorausschauend planen. Der Projektassistent, der Sie auf Wunsch durch die wichtigsten Planungsschritte führt, passt sich automatisch dem gewählten Planungsmodus an. 16 Projektplanung - Projektron BCS 7.34
Projektplanung Projektphasen Projektstrukturplan als Organigramm Am Anfang eines Projekts sind zumeist nur wenige Informationen verfügbar. Mit Projektphasen lässt sich schon früh ein erster Fahrplan entwickeln und sukzessive ausbauen.in Projektron BCS lassen sich die Phasen für alle Projekte zentral definieren. Für jede Phase kann eine eigene Farbe festgelegt werden. Arbeiten Unternehmen je nach Projektart mit unterschiedlichen Projektphasen, lässt sich auch das abbilden.als Projektmanager können Sie auf die vordefinierten Projektphasen zurückgreifen und mit wenigen Klicks einen projektspezifischen Phasenplan erstellen. Projektron BCS 7.34 - Projektplanung 17
Projektplanung mit Vorlagen Vorlagen für ganze Projekte, Aufgaben oder Workflows sorgen für Zeitgewinne Zeit sparen Sie mit Projektron BCS bereits in der Planungsphase. Ob komplette Projektstrukturen, einzelne Aufgaben, Checklisten oder Workflows: Vorlagen können Sie nach Ihren Bedürfnissen anlegen und flexibel in Projekte übernehmen. Auch Plandaten sind speicherbar. Möchten Sie eine neue Vorlage anlegen, unterstützt Sie ein Assistent. Oder: Sie kopieren ein gelungenes Projekt einfach in das Projektron BCS-Vorlagenmanagement. 18 Projektplanung - Projektron BCS 7.34
Projektplanung Projektstrukturplan Projektstrukturplan als Organigramm Projektstrukturpläne gliedern Projekte in überschaubare Teilbereiche und bilden so die Basis für alle Projektmanagement-Aktivitäten. Projektron BCS bietet Ihnen zwei Anzeigemöglichkeiten für Ihren Projektstrukturplan. In der praktischen Baumansicht bearbeiten Sie Ihre Projektstruktur und navigieren flexibel innerhalb der verschiedenen Strukturebenen. Die grafische Ansicht zeigt Ihren Projektstrukturplan als Organigramm und macht hierarchische Projektstrukturen besonders schnell erfassbar. Zudem zeigt der grafische Strukturplan die personellen Zuordnungen und informiert mit Statusfarben über die aktuellen Bearbeitungsstände der Strukturelemente. Projektron BCS 7.34 - Projektplanung 19
Arbeitspakete, Aufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten Strukturelemente einfach anlegen und bearbeiten in der Baumansicht des Projektstrukturplan Mit Teilprojekten, Arbeitspaketen, Aufgaben und Meilensteinen strukturieren Sie in Projektron BCS professionell Ihre Projekte. Die einzelnen Projektstrukturelemente lassen sich über die Abhängigkeiten Ende/Anfang und Anfang/Ende verknüpfen. Begleitaufgaben (Hammocks) lassen sich ebenfalls abbilden. Per Drag & Drop lassen sich Teilprojekte, Aufgaben und Arbeitspakete in der Reihenfolge verschieben. Sind Sie mit den Änderungen nicht ganz zufrieden, stellt Projektron BCS mit einem Klick den Ursprungszustand wieder her. Wie detailliert Sie planen möchten, bleibt dabei Ihnen überlassen. In der übersichtlichen Baumansicht können Sie Ihr Projekt beliebig tief gliedern und sogar Arbeitsanweisungen in Checklisten und Workflows konkretisieren. Machen Sie im Projektstrukturplan bereits Angaben zur Dauer und den Abhängigkeiten von Strukturelementen, errechnet Projektron BCS auf Wunsch den passenden Zeitplan. 20 Projektplanung - Projektron BCS 7.34
Projektplanung Zeitplan mit interaktivem Gantt-Diagramm Einfach per Maus: Projektstrukturelemente im interaktiven Gantt-Diagramm editieren Beim Planen stets die Zeit im Blick das haben Sie besonders gut im interaktiven GanttDiagramm von Projektron BCS: Meilensteine, Abhängigkeiten sowie Aufgaben und Aufgabenpakete werden in einem Balkendiagramm auf einer Zeitachse abgebildet und können mit wenigen Mausbewegungen editiert werden. Dabei steht Ihnen das Gantt-Diagramm als flexible Planungskomponente zur Verfügung und lässt sich auch im Aufwands- und Strukturplan einfach integrieren. Als Auswertung bietet Ihnen das Gantt-Diagramm eine Vielzahl zusätzlicher Anzeigeoptionen, etwa für den kritischen Pfad. Projektron BCS 7.34 - Projektplanung 21
Ressourcenmanagement für's Projekt Auslastung und freie Kapazitäten zeigt Ihnen Projektron BCS direkt im Struktur- und Aufwandsplan Wer zu Ihrem Projektteam gehören soll, legen Sie bequem per Drag & Drop in der Teamplanung Ihres Projekts fest. Auch eine vorläufige Planung mit Platzhaltern ist möglich. Ob monatsweise oder für das gesamte Projekt: Wie zeitintensiv der Einsatz Ihrer Teammitglieder in den einzelnen Projektaufgaben und Arbeitspaketen sein soll, planen Sie komfortabel im Projektplan von Projektron BCS. Im Projektplan unterstützt Sie zusätzlich die dynamische Anzeige der Ressourcenauslastung. Wenn Sie Ihre Planung ändern, werden die Auswirkungen auf die Auslastung der Mitarbeiter direkt sichtbar. Weshalb ein Teammitglied überlastet ist, können Sie in der Ressourcenvorschau detailliert analysieren. Dank praktischer Baumstruktur lassen sich einfach die Termine, Projekte und Aufgaben Ihrer Teammitglieder einblenden. Wann es konkret in Ihrem Projekt zu einem Ressourcenengpass kommen könnte, sehen Sie im Gantt-Diagramm. Für noch mehr Komfort sorgt die ressourcentreue Terminplanung: Auf Wunsch passt Projektron BCS Ihre Planung so an, dass die vorgegebene Maximalauslastung der Mitarbeiter nicht überschritten wird. Lesen Sie mehr: Ressourcenmanagement (S. 60). 22 Projektplanung - Projektron BCS 7.34
Systemgestützte Kostenkalkulation Die mehrstufige Kostenplanung in Projektron BCS baut direkt auf dem Struktur- und Aufwandsplan auf, so dass Sie bereits frühzeitig fundierte Kalkulationen erstellen können. Zusätzlich schafft die durchgängige Struktur eine Basis für Soll-Ist-Vergleiche im weiteren Projektverlauf. Die kalkulierten Kosten lassen sich Kostenstellen, Kostenarten und Kostenträgern zuordnen sowie auswerten. Mehrere Währungen International: Einfach planen, auch mit mehreren Währungen Sie rechnen in Euro, Ihr Kunde in US-Dollar? In Projektron BCS planen Sie Ihre Projekte komfortabel auch in mehreren Währungen. So kalkulieren Sie übersichtlich in Ihrer Standortwährung, während Projektron BCS die zugehörigen Angebote und Rechnungen in der Währung Ihres Kunden bereitstellt. In den Auswertungen wählen Sie einfach die gewünschte Währung für die Darstellung der Kosten aus. Projektron BCS bringt hierfür eine Vorauswahl an Währungen mit, die Sie beliebig erweitern können. Benötigte Umrechnungskurse können Sie sowohl automatisch einspielen als auch manuell eingeben. Externe Stundensätze, Tagessätze und Artikelpreise lassen sich zudem zentral allen für Ihr Unternehmen relevanten Währungen pflegen und bedarfsgerecht in Ihr Projekt übernehmen. Projektron BCS 7.34 - Projektplanung 23 Projektplanung Sowohl interne als auch externe Stundensätze und Tagessätze werden in Projektron BCS zentral gepflegt. Haben Sie den Ressourcenbedarf für Ihr Projekt angegeben, errechnet Ihnen Projektron BCS die Personalkosten automatisch. Selbstverständlich können Sie Ihrer Kalkulation auch Sachkosten hinzufügen.
Sie haben mit Ihrem Kunden einen festen Umrechnungskurs vereinbart? Auch damit kann Projektron BCS rechnen. Denn: Umrechnungskurse können Sie für Ihr Projekt mit einem Klick fixieren. Vergleichbare Planungsstände Planungsstände einfach abspeichern Zwischenstände von Zeitplänen und Strukturplänen lassen sich in Projektron BCS als Basisplan dokumentieren und im Gantt-Diagramm mit dem aktuellen Plan oder einem anderen Basisplan vergleichen.im tabellarischen Basisplanvergleich können Sie zudem Teampläne, Aufwandspläne und Sachkostenpläne einander gegenüberstellen. Änderungen zwischen den Planungsständen sind farblich hervorgehoben und einfach nachvollziehbar. Die Planungsstände lassen sich bei Bedarf wiederherstellen. 24 Projektplanung - Projektron BCS 7.34
Projektabwicklung Projektarbeit effizient gestalten und auf Änderungen proaktiv reagieren: Dazu bietet Ihnen unsere Projektmanagement-Software vielfältige Werkzeuge. Projektabwicklung Projektdokumentation Das Verlaufsprotokoll unterstützt Sie bei der Projektdokumentation Ob wichtige Absprachen mit Kunden oder Inhalte einer Projektbesprechung: Im Verlaufsprotokoll tragen Sie und Ihre Projektmitarbeiter zentral alle Informationen zusammen, die für das Gelingen Ihres Projekts wichtig sind in chronologischer Reihenfolge. Zusätzlich hält Projektron BCS Projekttickets für Sie bereit, in denen Sie spontan anfallende Tätigkeiten, Anfragen, Änderungen oder offene Punkte festhalten und mit den passenden Planwerten versehen können. Ihre Projektdokumente verwalten Sie in Projektron BCS über ein zentrales Dokumentenmanagement. So stehen Ihrem Projektteam alle relevanten Unterlagen direkt am Projekt, am Projektticket oder an der zugehörigen Projektaufgabe zur Verfügung. Auch in Sachen Qualitätssicherung sind Sie mit Projektron BCS bestens ausgestattet. So können Sie Ihr Projektteam mit Checklisten und automatisieren Workflows bei der fachgerechten Ausführung Ihres Projekts unterstützen. Lesen Sie mehr: Ticket-System (S. 55), Dokumentenmanagement (S. 77). Projektron BCS 7.34 - Projektabwicklung 25
Projektkalender Im Projektkalender sehen Sie alle Termine zu Ihrem Projekt Effektive Projektkommunikation ist das A und O der erfolgreichen Projektabwicklung. Vom Kick-off-Meeting über regelmäßige Statusbesprechungen zur Präsentation der Projektergebnisse im Projektron BCS-Projektkalender können Sie alle Termine schnell und komfortabel anlegen und Ihr Team mit wenigen Klicks zu einem Meeting zusammentrommeln. Zur besseren Übersicht können Sie darüber hinaus wichtige Teilprojektziele, die Meilensteine, direkt in Ihrem persönlichen Kalender einsehen. Einsatzplanung Dank Einsatzplan definieren Sie genau und schnell, wann Ihr Team welche Aufgaben bearbeitet 26 Projektabwicklung - Projektron BCS 7.34
Im Projektron BCS-Einsatzplan legen Sie als Personalverantwortlicher oder Projektmanager minutenschnell fest, welche Projekte und Aufgaben in der aktuellen Woche mit hoher Priorität und Zeiteinsatz bearbeitet werden sollen. So können Sie sich sicher sein, dass sich Ihr Projekt in die richtige Richtung bewegt. Gleichzeitig erhalten Ihre Mitarbeiter klare Vorgaben für die tägliche Projektarbeit. Projektabwicklung Projektbezogene Zeiterfassung Die Zeit im Blick: Buchen Sie direkt auf Ihr Projekt In der Zeiterfassung von Projektron BCS buchen Ihre Teammitglieder direkt auf die Aufgaben, denen sie im Projekt zugeordnet sind. Darüber hinaus kann das Team Schätzungen zum benötigten Restaufwand abgeben und den Aufgabenstatus auf fertig setzen. Projektron BCS übernimmt alle Werte automatisch ins Projekt, so dass Sie jederzeit über aktuelle Informationen zum Projektverlauf verfügen. Benötigen Sie detailliertere Informationen, können sich als Projektmanager zusätzlich die Buchungskommentare anzeigen lassen. Lesen Sie mehr: Zeiterfassung (S. 49). Projektron BCS 7.34 - Projektabwicklung 27
Change Request Im Projektkalender sehen Sie alle Termine zu Ihrem Projekt Ändert sich Ihre Projektplanung, kann es je nach Größe Ihres Projekts dazu kommen, dass zunächst Change Requests vom Lenkungsausschuss genehmigt werden müssen, ehe Sie als Projektleiter tätig werden dürfen. Durch die flexiblen Funktionen in Projektron BCS haben Sie verschiedene Möglichkeiten einen Change Request in Ihrem Projekt abzubilden. Ganz bequem können Sie diese beispielsweise über Tickets laufen lassen. Die Vorteile: Tickets sind eindeutig identifizierbar, die Statushistorie lässt sich auf einen Blick nachverfolgen und es lassen sich spezifische Abläufe daran konfigurieren. 28 Projektabwicklung - Projektron BCS 7.34
Projektcontrolling Mit grafischen Auswertungen, Soll-Ist-Vergleichen und Prognosen liefert Ihnen unsere Projektmanagement-Software die Informationen, um einzelne Projekte und ganze Projektlandschaften effektiv zu steuern. Projektcontrolling Projektüberblick Der Projektüberblick zeigt Ihnen kompakt das Wichtigste zum Projekt Im Dashboard Ihres Projekts, dem Projektüberblick, sehen Sie aktuelle Aktivitäten und Entwicklungen im Projekt auf einen Blick. Wie sich die Kosten und Aufwände zusammensetzen und ob Sie sich in der Gewinnzone oder der Verlustzone bewegen, lässt sich in den Balkendiagrammen einfach ablesen. Darüber hinaus lassen sich mit den Tachometer-Grafiken Planabweichungen einfach erkennen und deren Auswirkungen auf Ihr Projekt schnell bewerten. Neben den Grafiken bietet Ihnen der Projektüberblick eine Vielzahl weiterer Elemente, die Sie sich bedarfsgerecht einblenden können, beispielsweise anstehende Projekttermine, offene Projektaufgaben oder mögliche Projektrisiken. Alle Elemente lassen sich per Drag & Drop anordnen. Projektron BCS 7.34 - Projektcontrolling 29
Grafische Fortschrittsanzeige Wie kommen wir voran? Den zeitlichen Fortschritt sehen Sie auf einen Blick im Gantt-Diagramm Dank der vielfältigen Projektcontrolling-Funktionalitäten in Projektron BCS unterstützt Sie das Gantt-Diagramm nicht nur bei der fundierten Zeitplanung, sondern hilft Ihnen auch Terminanpassungen und deren Auswirkungen während der Projektabwicklung im Auge zu behalten. So können Sie in Projektron BCS beispielsweise den letzten Planungsstand mit Ihrer aktuellen Planung direkt vergleichen. Mit der Ansichtsoption Projektfortschritt sehen Sie zusätzlich, wie gut Sie im Zeitplan liegen. Aktueller Status entlang des Projektstrukturplans Der Projektstrukturplan gehört zu den wichtigsten Instrumenten im Projektmanagement. Auswertungen zu Soll-Ist-Vergleichen und die zugehörigen Prognosen werden Ihnen in Projektron BCS auf allen Ebenen der Projektstruktur angezeigt. Die praktische Baumstruktur sorgt für eine übersichtliche Darstellung und ermöglicht Ihnen, beispielsweise während der Analyse von Abweichungen, bequem in tiefere Projektstrukturen zu navigieren. 30 Projektcontrolling - Projektron BCS 7.34
Wie termintreu sind wir? Mit Ampeln haben Sie das gesamte Projekt im Blick Damit Projektcontrolling effektiv ist, müssen Abweichungen zwischen Planung und Realisierung frühzeitig erkannt werden. Projektron BCS bietet Ihnen eine Vielzahl von Soll-Ist-Vergleichen zu den zentralen Bemessungskriterien Leistung, Kosten und Zeit. Ob Sie von Ihrem Plan abweichen, signalisiert Ihnen Projektron BCS mit Ampeln. Ab welchen Werten die Ampeln auf grün, gelb oder rot umschalten, kann konfiguriert werden. Die Basis für Kostenvergleiche bilden geplante und gebuchte Personalaufwände sowie Stundensätze. Aus ihnen errechnet Projektron BCS die Sollwerte und Istwerte der Personalkosten. Diese bilden gemeinsam mit den geplanten und erfassten Sachkostenpositionen die Sollwerte und Istwerte der Gesamtkosten. Projektron BCS 7.34 - Projektcontrolling 31 Projektcontrolling Soll-Ist-Vergleiche
Prognostizierte Budgetüberschreitungen Ob Sie im Budget liegen und wo im Projekt Mehrkosten entstehen, zeigt Ihnen der Kostenüberblick In den Auswertungen von Projektron BCS sind prognostizierte Zeit- und Kostenüberschreitungen rot gekennzeichnet. So sehen Sie mögliche Planabweichungen schon bevor diese eintreten und können rechtzeitig gegensteuern. Als Basis für die Prognose dienen die Restaufwandsschätzungen aus der Zeiterfassung sowie die Restwertschätzungen aus den Sachkosten. 32 Projektcontrolling - Projektron BCS 7.34
Projektcontrolling Nachträgliche Planänderungen und Historie Auf einen Blick: Der Projektverlauf als Diagramm in der Historie Der Auftraggeber hat Änderungswünsche oder ein Risiko ist tatsächlich eingetreten: Trotz guter Planung und wachsamem Projektcontrolling gibt es viele Ereignisse, die eine Abweichung von der ursprünglichen Planung mit sich ziehen. Ob im Strukturplan oder im GanttDiagramm: In Projektron BCS können Sie auch nachdem das Projekt gestartet ist einfach und schnell umplanen. Wann sich etwas im Projekt geändert hat, lässt sich übersichtlich in der grafischen Historie nachvollziehen. Das Diagramm zeigt Ihnen sowohl die Entwicklung des externen Auftragsvolumens und Ihrer internen Planung als auch die Entwicklung der Istwerte und Restwerte im zeitlichen Verlauf. Flexible Auswertungsdimensionen Ob klassische Kostenrechnung mit Kostenarten, Kostenträgern und Kostenstellen oder Auswertungen entlang der Projektstruktur: In Projektron BCS können Sie die Dimensionen auswerten, auf die es Ihnen ankommt. Auch speziellere Auswertungen sind möglich. So können Sie sich beispielsweise alle offenen Checklisteneinträge anzeigen lassen. Zudem können Sie pro Mitarbeiter oder pro Abteilung Plan-Daten sowie Ist-Daten aus Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft auswerten. Planabweichungen, freie Kapazitäten und Kapazitätsengpässe sind farblich hervorgehoben und erleichtern Ihr Ressourcenmanagement. Projektron BCS 7.34 - Projektcontrolling 33
Meilenstein-Trendanalyse Wie kommen wir voran? Die Meilenstein-Trendanalyse gibt Aufschluss Anhand eines Diagramms veranschaulicht die Meilenstein-Trendanalyse, wie termintreu Meilensteine erreicht werden. Besonders geeignet ist diese Art von Projektcontrolling-Auswertung für Stakeholder wie Geschäftsführung oder Auftraggeber, die einen schnellen Überblick zum Projektverlauf benötigen. Projektron BCS erstellt automatisch Meilenstein-Trendanalysen zu Ihren Projekten. Bei Bedarf können Sie diese sogar als SVGDatei exportieren und beispielsweise in Präsentationen einfügen. 34 Projektcontrolling - Projektron BCS 7.34
Projektcontrolling Earned-Value-Analyse Gebündelt in der Earned-Value-Analyse: Ist- und Plankosten sowie Leistungs- und Prognosewerte Mit der Earned-Value-Analyse sehen Sie die Kosten- und Terminsituation in Ihren Projekten auf einen Blick. Das Projektcontrolling-Werkzeug, das von der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) empfohlen wird, bewertet die Planerfüllung anhand des Projektfortschritts und leitet daraus eine Prognose für die weitere Projektentwicklung ab. Ob optimistisch, pessimistisch oder realistisch: alle drei im GPM-Standard beschriebenen Prognosemethoden werden in Projektron BCS unterstützt. Zudem können Sie wählen, nach welcher Methode der Projektfortschritt berechnet werden soll. Sowohl die Fortschrittsberechnung auf Basis der Sachkosten- und Zeitbuchungen als auch die GPM-Berechnungsregeln 0/100, 20/80 und 50/50 werden unterstützt. Benachrichtigung per E-Mail Droht eine Überschreitung des Projektbudgets? Naht ein Auslieferungstermin? Ist ein Teilprojektziel überfällig? Über solche Ereignisse informiert Sie Projektron BCS auf Wunsch per E-Mail. So erkennen Sie zum richtigen Zeitpunkt, an welcher Stelle Sie Ihre Projektarbeit justieren sollten, um das Projekt wieder ins Lot zu bringen. Projektron BCS 7.34 - Projektcontrolling 35
Projektberichte Ob Projektmanager, Fachabteilung, Geschäftsführung oder Auftraggeber, innerhalb von Projekten benötigen die verschiedensten Stakeholder Informationen zum Projektstatus. Je nach Funktion variiert dabei nicht nur der Detailgrad von Informationen, sondern auch die benötigten Inhalte. Mit wenigen Klicks generieren Sie in Projektron BCS wichtige Standardberichte zu den zentralen Bemessungskriterien Leistung, Kosten und Zeit. Zusätzlich können die Standardberichtsvorlagen mit dem Open Source Berichtsdesigner BIRT an individuelle Bedürfnisse angepasst und ergänzt werden. Auch das Erstellen von neuen Berichtsvorlagen ist möglich. Natürlich können die zusätzlichen Berichtsvorlagen in Projektron BCS integriert und genauso einfach wie Standardberichte generiert werden. Lesen Sie mehr: Reporting (S. 83). Erweiterter Datenschutz In laufenden Projekten sorgen Mitarbeiterzuordnungen für klare Aufgabenverteilung und transparente Verantwortlichkeiten. In lang zurückliegenden Projekten wird der konkrete Personenbezug häufig nicht mehr benötigt. Arbeiten Sie mit Projektron BCS, können Sie Mitarbeiterzuordnungen aus geschlossenen Projekten entfernen. Ausgelöst wird die Anonymisierung manuell, beispielsweise vom Datenschutzbeauftragten im Unternehmen oder automatisch über einen definierten CronJob. Beim Anonymisieren löscht Projektron BCS die Verknüpfungen zu Mitarbeiterdatensätzen aus Projektelementen mit Personenbezug, wie zum Beispiel Team- und Aufwandspläne, Projektbuchungen, Änderungshistorien oder Tickets. Alle anderen Daten zum Projekt bleiben erhalten und können wie gewohnt ausgewertet werden. 36 Projektcontrolling - Projektron BCS 7.34
Scrum Die agile Projektmanagement-Methode Scrum ist dank einfacher Struktur und vordefinierten Rollen schnell einsetzbar und sorgt für Flexibilität und Transparenz. In Projektron BCS pflegen Sie Ihre Scrum-Projekte digital und profitieren gleichzeitig vom kompletten Werkzeugkasten unserer Projektmanagement-Software. Scrum Daily Scrum mit Scrum Board und Burndown Chart Scrum Board und Burndown Chart für das Daily Scrum Beim effektiven Gestalten Ihres Daily Scrums unterstützt Sie Projektron BCS mit einem Aufgabenüberblick, der sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt. So lässt sich beispielsweise ein Scrum Board integrieren, das Ihnen übersichtlich zeigt, in welchen Bearbeitungsstatus sich die Anforderungen und Aktivitäten aus Ihrem Sprint Backlog gerade befinden. Jedes Teammitglied kann mit einem Klick eine Aktivität zur Bearbeitung auswählen oder als umgesetzt markieren. So dient das Scrum Board als zuverlässige Grundlage für die Tagesplanung Ihres Scrum-Teams. Ebenfalls in den Aufgabenüberblick integrierbar ist ein Burndown Chart mit Cumulative Flow Diagram, das Ihnen den Sprint-Fortschritt grafisch darstellt. Projektron BCS visualisiert farblich den Bearbeitungsstatus der Anforderungen und stellt als Referenz den idealen zeitlichen Sprint-Verlauf dar. Projektron BCS 7.34 - Scrum 37
Product Backlogs und User Storys Im Product Backlog lassen sich Anforderungen komfortabel strukturieren Vom Epic über User Storys und Teilanforderungen bis hin zu Aktivitäten und Akzeptanztests: Im Product Backlog von Projektron BCS strukturieren und verfeinern Sie die Anforderungen an Ihr Produkt. Direkt im Product Backlog können Sie zudem die benötigten Scrum-Strukturelemente anlegen, per Drag & Drop verschieben und priorisieren. Auch weitere Informationen zu Ihren Scrum-Strukturelementen, wie Status, Prioritäten und Schätzwerte, lassen sich zentral im Product Backlog pflegen. Direkt an den User Storys und Epics können Teammitglieder und Product Owner miteinander kommunizieren. Gibt es eine neue Nachricht für Sie oder Ihr Team, sehen Sie das direkt in Ihrem persönlichen Überblick. Mit wenigen Klicks können Sie das zugehörige Scrum-Element aufrufen und antworten. Den Kommunikationsverlauf und die wichtigsten Änderungen sehen Sie ebenfalls direkt am Scrum-Element. So ist auch später nachvollziehbar, was besprochen wurde. 38 Scrum - Projektron BCS 7.34
Scrum Sprint Planning und Sprint Backlog User Storys mit Drag & Drop priorisieren und komfortabel ins Sprint Backlog übernehmen Mit Projektron BCS starten Sie gut vorbereitet in das Sprint Planning. In der Planungsansicht des Product Backlogs zeigt Ihnen Projektron BCS die noch offenen Sprints Ihres ScrumProjekts. Per Drag & Drop lassen sich mögliche Sprint-Zuordnungen und Bearbeitungsreihenfolgen der User Storys durchspielen. Dabei berücksichtigt Projektron BCS sowohl die Entwicklungsgeschwindigkeit Ihres Teams (Velocity) als auch die geschätzten Story Points Ihrer User Storys und informiert Sie über Kapazitätsengpässe. Haben Sie die Ziele eines Sprints erarbeitet, können Sie die User Storys aus dem Product Backlog ebenfalls per Drag & Drop in das zugehörige Sprint Backlog übernehmen. Arbeiten Sie an einem großen Scrum-Projekt mit mehreren Entwicklungsteams, ermöglicht Ihnen die Planungsansicht im Product Backlog, Ihre User Storys auch in mehreren parallel laufenden Sprints übersichtlich zu organisieren. Scrum-Assistenten In Ihren Scrum-Projekten und Teilprojekten, beim Arbeiten mit einzelnen Scrum-Strukturelementen sowie während Ihrer Sprint-Planung begleitet Sie Projektron BCS mit passenden Assistenten, die Sie auf Wunsch durch die wichtigsten Schritte führen. Ressourcenmanagement Projektron BCS ermöglicht Ihnen Mitarbeiterkapazitäten für einzelne Sprints oder für das gesamte Scrum-Projekt zu reservieren. Wie viel freie Kapazität momentan verfügbar ist, lässt sich schnell in der Ressourcenvorschau von Projektron BCS prüfen. Projektron BCS 7.34 - Scrum 39
Lesen Sie mehr: Ressourcenmanagement (S. 60). Regeltreffen im Sprint-Kalender Ob Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Demo (Review) oder Sprint Retrospektive: Im SprintKalender können Sie die Regeltreffen Ihres Scrum-Teams automatisch erzeugen. Die als Vorschlag erzeugten Termine können Sie manuell anpassen, beispielsweise wenn Sie weitere Teilnehmer einladen möchten oder sich die Uhrzeit ändert. Integrierte Zeiterfassung Mit der Zeiterfassung von Projektron BCS bucht Ihr Scrum-Team angefallene Aufwände direkt auf die bearbeiteten User Storys, Teilanforderungen, Aktivitäten und Akzeptanztests. Die gebuchten Zeiten summiert Projektron BCS entlang der Product Backlog-Struktur nach oben auf. So wissen Sie als Product Owner genau, wie aufwändig beispielsweise das Umsetzen einer User Story oder eines Produktinkrements war und ob es relevante Abweichungen zwischen den geschätzten Aufwänden und den tatsächlich angefallenen Aufwänden gibt. Arbeiten Sie zudem mit dem Faktura-Modul von Projektron BCS, können Sie gebuchte Aufwände einfach und projektspezifisch Ihren Kunden in Rechnung stellen. Ticket-System Arbeiten Sie mit dem Ticket-System von Projektron BCS, können Sie interne Anfragen und Kundenanfragen zu Ihren Produkten einfach in Ihre Scrum-Projekte übernehmen. Beauftragt beispielsweise ein Kunde via Ticket eine neue Funktion, können Sie mit wenigen Klicks die zugehörige User Story erstellen und einem Product Backlog hinzufügen. Projektron BCS verknüpft die neue User Story mit dem Ursprungsticket, so lässt sich der Entstehungshintergrund einfach nachvollziehen, beispielsweise beim Priorisieren des Product Backlogs. Zudem lassen sich Tickets mit bereits bestehenden User Storys, Epics oder Teilanforderungen verknüpfen. 40 Scrum - Projektron BCS 7.34
PRINCE2 Die prozessorientierte Projektmanagement-Methode PRINCE2 liefert mit sieben vordefinierten Projektphasen und konkreten Handlungsempfehlungen einen strukturierten Rahmen für Ihre Projekte. In Projektron BCS bilden Sie Ihre PRINCE2-Prozesse einfach ab und unterstützen Ihre Projektteams bei der standardisierten Projektarbeit in hoher Qualität. PRINCE2 PRINCE2-Assistent PRINCE2 Projekte mit dem Projektron BCS-Assistenten vorbereiten Projektron BCS unterstützt Sie während Ihrer Arbeit mit passenden Assistenten zu den jeweiligen Managementphasen Ihrer PRINCE2-Projekte - von der Vorbereitung bis hin zum Abschluss eines Projekts. Bei Bedarf lassen sich die Assistenten auf Ihre Bedürfnisse anpassen. So können Sie beispielsweise für unterschiedlich umfangreiche PRINCE2-Projekte unterschiedliche Assistenten anlegen. Die PRINCE2-Assistenten sind an den Baustein PRINCE2 gekoppelt. Lesen Sie mehr: Projektplanung (S. 16). Verwendung von Vorlagen Projektron BCS bietet Ihnen die Möglichkeit, neben vollständigen Projektstrukturen auch einzelne Aufgaben, Checklisten oder Workflows als Vorlagen zu hinterlegen. Diese Vorlagen können flexibel in Ihre Projekte übernommen werden. Über die Definition von Dateivorlagen lassen sich Managementprodukte einfach in Ihre PRINCE2-Projekte integrieren. So werden wichtige Produkte nicht vergessen und liegen projektübergreifend in einem einheitlichen Layout vor. Lesen Sie mehr: Projektplanung (S. 16). Projektron BCS 7.34 - PRINCE2 41
Qualitätsregister Im Qualitätsregister legen Sie Ihre Qualitätskriterien fest und sehen wann die Kontrollen und Abnahmen durchgeführt wurden Für ein qualitativ hochwertiges Projekt erfassen Sie Ihre Kriterien im Qualitätsregister. Hier legen Sie bequem fest, wer für die Prüfung und Abnahme der Qualitätskriterien zuständig ist. In allen Phasen des Projekts behalten Sie den Überblick und sind dem Lenkungsausschuss gegenüber aussagefähig. Genauso wie an Kriterien ein Verantwortlicher festgelegt werden kann, können an Risiken die Risikoverantwortlichen hinterlegt werden. Toleranzgrenzen Gemeinsam mit dem Lenkungsausschuss können Sie als Projektleiter die Toleranzgrenzen für Ihre Projektwerte festlegen. Im Projektüberblick sehen Sie anhand der Tachometer genau, ob Sie sich noch im grünen Bereich befinden oder gegebenenfalls Rücksprache halten müssen. 42 PRINCE2 - Projektron BCS 7.34
PRINCE2 Projektphasen im Zeitplan Auf einen Blick den Stand Ihres PRINCE2-Projekts erkennen dank Projektphasen In welcher Phase befindet sich das PRINCE2-Projekt? Im Zeitplan werden die Projektphasen schnell ersichtlich abgebildet, die Farben dafür legen Sie selbst bequem fest. Lesen Sie mehr: Projektplanung (S. 16). Spezifisches Ressourcenmanagement In Projektron BCS reservieren Sie Mitarbeiterkapazitäten für einzelne Arbeitspakete, Projektphasen oder das gesamte PRINCE2-Projekt. Wie viel freie Kapazität momentan verfügbar ist, überprüfen Sie schnell in der Ressourcenvorschau von Projektron BCS. Lesen Sie mehr: Ressourcenmanagement (S. 60). Änderungsmanagement Das Änderungsmanagement in Ihrem Projekt funktioniert über die offenen Punkte, die die Mitglieder des Lenkungsausschusses in ihrem persönlichen Überblick einsehen können. An Tickets eskalieren Sie Freigaben und Änderungen direkt an den Lenkungsausschuss. Dieser kann die offenen Punkte mit einem Klick direkt prüfen und abnehmen. Ihren gesamten Business Case können Sie außerdem als Bericht exportieren. Projektron BCS 7.34 - PRINCE2 43
IPMA Das Projektmanagementmodell der IPMA beinhaltet drei Kompetenzfelder, die zum erfolgreichen Projektmanagement beitragen sollen. Projektron BCS hilft dabei in vielen Bereichen die grundlegenden Anforderungen abzubilden und erleichtert so alle Phasen im Projektmanagement. Projektziele Dynamische Zielhierarchiegrafik: Ziele jederzeit im Blick Projektziele lassen sich in Projektron BCS ganz einfach festlegen. Formulare helfen Ihnen beim Anlegen Ihrer spezifischen Oberziele und Unterziele und dank der dynamischen Zielhierarchiegrafik behalten Sie alles im Blick. Lesen Sie mehr: Projektvorbereitung (S. 13). Projektumfeld und Stakeholder-Management Mit den grafischen Übersichten zum Projektumfeld und Stakeholder-Management steht dem Erfolg Ihres Projekts nichts mehr im Wege. In der jeweils passenden Matrix sehen Sie sofort welche Auswirkungen Umfeld und Stakeholder auf Ihr Projekt haben. Lesen Sie mehr: Projektvorbereitung (S. 13). 44 IPMA - Projektron BCS 7.34
Risikomanagement Projektron BCS unterstützt das Risikomanagement in allen Phasen des Projektes und ermöglicht das Abwägen geeigneter Gegenmaßnahmen. Lesen Sie mehr: Projektvorbereitung (S. 13). Projektstrukturplan Projektron BCS bietet Ihnen zur Unterstützung den Projektstrukturplan in zwei Anzeigemöglichkeiten: die Baumansicht und die grafische Darstellung als Organigramm. Beide Ansichten werden Sie als Projektleiter zu schätzen wissen. IPMA Lesen Sie mehr: Projektplanung (S. 16). Zeitplan Das interaktive Gantt-Diagramm in Projektron BCS lässt sich mit wenigen Klicks anpassen und zeigt neben dem kritischen Pfad, den Projektfortschritt oder die projektübergreifenden Abhängigkeiten Ihres Projektes an. Lesen Sie mehr: Projektplanung (S. 16). Ressourcenauslastung Legen Sie fest welche Projektbeteiligte mit wie viel Aufwand für die Umsetzung Ihres Projektes benötigt werden und erhalten Sie den Überblick, ob dies ohne Überlastung der Projektbeteiligten eingeplant werden kann. Projektron BCS zeigt Ihnen pro Projekt eventuelle Ressourcenkonflikte oder Ressourcenengpässe. Ob Sie jetzt die ressourcenbasierte Terminberechnung durchführen oder eigene Lösungswege gehen, Projektron BCS liefert die relevanten Entscheidungsparameter dafür. Lesen Sie mehr: Projektplanung (S. 16). Reporting Damit alle im Projekt über den aktuellen Stand informiert sind, lassen sich über Berichtsaufträge automatisiert verschiedene Berichte an Ihr Projektmanagement Office oder Ihren Lenkungskreis senden. Lesen Sie mehr: Reporting (S. 83). Projektron BCS 7.34 - IPMA 45
Phasenplan für das Projektmanagement Office Der Multiprojektüberblick mit Zeitplan Mit Meilensteinen markieren Sie die Phasenübergänge Ihres Projekts. Projektron BCS visualisiert diese Phasenübergänge im Gantt-Diagramm und in den Zeitplänen. Im Multiprojektüberblick sehen Sie auf einen Blick in welchen Phasen sich Ihre Projekte derzeit befinden. Lesen Sie mehr: Projektplanung (S. 16). 46 IPMA - Projektron BCS 7.34
Hermes Die offene Methode Hermes dient zur einheitlichen und strukturierten Durchführung von Projekten in der Informations- und Kommunikationstechnik. Sie wollen Projekte nach Hermes durchführen? Projektron BCS unterstützt Sie in jedem Schritt. Mithilfe eines Assistenten legen Sie in Projektron BCS ganz einfach Vorlagen für Projekte an so können Sie spezifische Szenarien für Ihre Hermes Projekte im Vorfeld anlegen. Neben den Aufgaben lassen sich hier schon Workflows, Checklisten und sogar Plandaten hinterlegen. Wenn es soweit ist, können Sie aus den Vorlagen Ihr Szenario auswählen und sparen so Zeit in der Vorbereitung. Lesen Sie mehr: Projektplanung (S. 16). Projektspezifischer Phasenplan Definieren Sie Meilensteine als Quality Gates und legen Sie Ihre projektspezifischen Phasen fest. Definieren Sie zentral die Phasen, die Sie für Ihr Hermes Projekt benötigen. So sehen Sie auf einen Blick, in welcher Phase sich Ihr Projekt befindet. Die Meilensteine dienen dabei als Quality Gates, hier werden der Stand des Projekts und das weitere Vorgehen überprüft. Lesen Sie mehr: Projektplanung (S. 16). Projektron BCS 7.34 - Hermes 47 Hermes Projekte aus Vorlagen
Workflows und Checklisten Für die strukturierte Durchführung eines Projekts sind Workflows und Checklisten unverzichtbar. Projektron BCS unterstützt Sie mit systemgesteuerten Workflows: Hier erstellen Sie Bearbeitungsreihenfolge und Reaktionszeiten und ordnen Sie direkt Mitarbeitern oder Platzhaltern zu. Mit Checklisten unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter und stellen so die Qualität des Projekts sicher. Auch hier können Sie auf definierte Vorlagen zurückgreifen. Lesen Sie mehr: Qualitätsmanagement (S. 86). Hermes und Scrum Hermes selbst bietet ein Modul zur agilen Entwicklung, beispielsweise mit Scrum. Dank einfacher Struktur und vordefinierten Rollen ist Scrum in Projektron BCS schnell einsetzbar und sorgt für Flexibilität und Transparenz. Profitieren Sie von den umfassenden Möglichkeiten von Projektron BCS und kombinieren Sie beide Projektmanagement-Methoden. Lesen Sie mehr: Scrum (S. 37). Einheitliches Rollenmodel Genau so wie Sie es brauchen: Mit der flexiblen Rechteverwaltung in Projektron BCS kann Ihr Systemadministrator die benötigten Rollen für Ihr Hermes Projekt einfach anlegen. Die Rechte für die einzelnen Rollen legen Sie dann gezielt selber fest. Lesen Sie mehr: Rechteverwaltung (S. 89). 48 Hermes - Projektron BCS 7.34
Zeiterfassung Arbeitszeiten projektbezogen und aufgabenbezogen erfassen: Mit den ergonomischen Buchungsmasken in Projektron BCS und der Projektron BCS-App geht das Stundenbuchen einfach und schnell sogar mit dem Smartphone. Zeiterfassung Mobile Zeiterfassung via App Zeiterfassung unterwegs: einfach ergonomisch mit der Projektron BCS-App Mit der App für die Projektron BCS-Zeiterfassung buchen Sie Ihre Zeiten schnell von unterwegs. Ihre Arbeitszeiten und Pausen erfassen Sie dabei genauso intuitiv wie einzelne Tätigkeiten: In der Smartphone-optimierten Tagesbuchenmaske finden sich alle Projektron BCS-Buchungselemente wieder von der Projektaufgabe über Ihre Termine bis hin zu den Tickets und ScrumAktivtäten. Ob unterwegs oder im Büro: Sie greifen auf die aktuellen Informationen zu. Voraussetzung für den sicheren Datenaustausch ist ein spezieller Webservice. Für Android-Smartphones und iphones ist die Projektron BCS-App bereits verfügbar. Demnächst folgt die Projektron BCS-App für Windows-Phones und BlackBerrys. Projektron BCS 7.34 - Zeiterfassung 49
Ergonomische Buchungsmasken Viel Raum für Dokumentation: Die Einzelbuchungsmaske im Projektron BCS-Standard Projektron BCS legt besonderen Wert auf eine ergonomisch-effiziente Zeiterfassung und fügt sich mit verschiedenen Buchungsmasken nahezu nahtlos in unterschiedlichste Arbeitsabläufe ein. Besteht die Arbeit aus umfangreichen Aufgaben mit hohem Dokumentationsbedarf, ist die Einzelbuchungsmaske von Projektron BCS mit viel Raum für Dokumentation besonders geeignet. Sind nur wenige Kommentare erforderlich, können ganze Arbeitswochen bequem in der Wochenbuchungsmaske abgebildet werden. Viele verschiedene Aufgaben und Termine an einem Tag? Die Tagesbuchungsmaske zeigt komfortabel alles auf einer Seite. Selbst Tickets und Scrum-Aktivitäten lassen sich einblenden. Es gibt viele Arten auf Aufgaben zu buchen, stellen Sie sich Ihre Präferenz einfach ein. Ein Block zeigt Ihnen die zuletzt bebuchten Aufgaben an, so dass Sie Folgearbeiten schnell buchen können. Oder legen Sie sich Ihre Buchungsfavoriten einfach selber fest. Außerdem: Mit der Suchfunktion in der Tagesbuchenmaske kann die gewünschte Aufgabe für eine Buchung entweder direkt eingegeben werden oder durch die Eingabe von Projekt, Ticket oder Kunde komfortabel gewählt werden. 50 Zeiterfassung - Projektron BCS 7.34
Zeiterfassung Exakte Aufgaben- und Projektzuordnung In der Aufgabeliste sehen Sie Ihre Aufgaben inklusive Zeitbudget Mit Projektron BCS buchen Ihre Mitarbeiter Zeitaufwände direkt auf die zugehörigen Aufgaben. Damit werden Tätigkeiten effizient dokumentiert und können einfach und bequem in Rechnungen übernommen werden. Dank individueller Aufgabenzusammenstellung sehen Mitarbeiter lediglich die für sie relevanten Aufgaben in der Zeiterfassung. Das ermöglicht einen reibungslosen und schnellen Buchungsablauf. Projektron BCS 7.34 - Zeiterfassung 51
Bearbeitungsstände und Restaufwände Ihren persönlichen Bearbeitungsfortschritt zeigt das Aufgabendiagramm Neben der Buchung von bereits geleisteter Arbeit können Mitarbeiter auch Schätzungen zum Restaufwand abgeben. Mit diesen Informationen haben Projektmanager aktuelle Bearbeitungsstände und Tendenzen im Blick, können Planabweichungen schnell erkennen und, falls erforderlich, rechtzeitig die passenden Maßnahmen ergreifen. Überbuchungssperren Mit Überbuchungssperren können Sie Überschreitungen der von Ihnen eingeplanten Bearbeitungszeiten und Budgets vermeiden. Ob Zeit oder Geld für Sie das entscheidende Kriterium ist: Sie wählen individuell, ab wann Projektron BCS die Mitarbeiterbuchungen auf Ihr gesamtes Projekt oder auf einzelne Unterprojekte, Arbeitspakete oder Aufgaben stoppt. Bei von Ihnen festgelegten Leistungsarten können Sie das Überbuchen trotz Sperre erlauben, beispielsweise für Reisen. Betriebstätigkeiten Die Zeiterfassung von Projektron BCS berücksichtigt auch Aufgaben, die außerhalb der Projektarbeit anfallen. So haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, alle geleisteten Arbeiten zu dokumentieren. Davon profitiert auch das Ressourcenmanagement, denn: Der ganzheitliche Ansatz hilft, das gesamte Aufgabenspektrum der Mitarbeiter sowie die zugehörigen Arbeitsaufwände zu überblicken. 52 Zeiterfassung - Projektron BCS 7.34