KINAMU Projekt Management

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1 KINAMU Projekt Management Zusatz-Modul für SugarCRM Whitepaper Wien, im Oktober 2015 KINAMU Business Solutions GmbH Concorde Business Park 2/F12 A-2320 Schwechat Tel

2 Projekte im Überblick Die grafische Darstellung Ihrer Projekte auf einer Zeitleiste verschafft Ihnen nicht nur einen schnellen Überblick über bereits erledigte und noch offene Tätigkeiten oder das Erreichen von internen Deadlines; über die Ansicht Gantt Diagramm erstellen und editieren Sie Tasks, Meetings und Cases mit nur wenigen Klicks und haben alle projekt-relevanten Informationen an einer zentralen Stelle in SugarCRM zusammengefasst. Abbildung: Visualisierung des Projekt-Fortschritts mittels Gantt Diagramm Vollständige Integration in SugarCRM Das Modul KINAMU Project Management ist optisch und technisch voll in SugarCRM ab der Version 6.5 integrierbar. So lassen sich Ihre Projekte nicht nur in Bezug auf das Rechtemanagement in gewohnter Form steuern; werten Sie Projekte und deren einzelnen Tätigkeiten einfach über Reports aus oder administrieren Sie anhand von Standard-Workflows z.b. die Zuweisung von über das Portal gemeldeten Cases an einzelne Projekte. Für Nutzer der Community Edition von SugarCRM stellt KINAMU separate Lösungen für Reports und Workflows bereit. KINAMU Business Solutions GmbH 2

3 Funktionen im Überblick Gantt-Diagramm Das nach Henry L. Gantt benannte Instrument zur grafischen Darstellung zeitlich aufeinander folgender Projekt-Tätigkeiten basiert auf purem HTML mit Javascript und kann daher ohne jeglicher Browser- PlugIns (z.b. Adobe Flash ) genutzt werden. Es ist in die Navigation und an das Layout von SugarCRM angepasst und ermöglicht dem Benutzer ein schnelles wie bequemes Erfassen und Bearbeiten einzelner Projekt-Tätigkeiten. Deadlines Definieren Sie zu zeitlich kritischen Aufgaben ein Alarmdatum, ab welchem ein Überschreiten optisch signalisiert wird. Abbildung: Hinweis auf Überschreiten einer Deadline Verschiedene Tätigkeitstypen Standardmäßig sind die Typen Aufgabe, Meeting, Ticket, Meilenstein und Sub-Task / Phase verfügbar. Das Entfernen einzelner oder Hinzufügen weiterer Typen ist möglich. Integration von Meetings Verknüpfen Sie Aufgaben vom Typ Meeting direkt zwischen den Modulen Meetings und KINAMU Projects. Als Ergebnis können Sie projektrelevante Termine u.a. mit MS Outlook oder Google Calendar synchronisieren und in SugarCRM gleichzeitig über den Kalender und das Projekt-Modul verwalten bzw. im Blick behalten. Integration von Tickets / Cases Erstellen Sie innerhalb von Projekten Tickets ( Cases ) oder lassen Sie über das Portal gemeldete Tickets per Workflow direkt einem Projekt zuordnen. Sie erhalten so einen guten Überblick über noch zu bearbeitende Tickets und können diese mit den zugewiesenen Benutzern auf der Zeitachse buchstäblich schieben. KINAMU Business Solutions GmbH 3

4 Darstellung von Abhängigkeiten Bilden Sie Abhängigkeiten von Projekt-Tätigkeiten durch einfaches Ziehen eines Pfeils mit der Maus und visualisieren Sie so folgende Bedingungen: a) Ende > Start: die Ziel-Tätigkeit kann nicht vor Beendigung der Ausgangs-Tätigkeit beginnen b) Start > Start: die Ziel-Tätigkeit kann nicht vor Beginn der Ausgangs-Tätigkeit beginnen c) Ende > Ende: die Ziel-Tätigkeit kann nicht vor Beendigung der Ausgangs-Tätigkeit enden d) Start > Ende: die Ziel-Tätigkeit kann nicht vor Beginn der Ausgangs-Tätigkeit enden Abbildung: Erstellung von Abhängigkeiten mittels Drag & Drop Filtern von Tätigkeiten Konzentrieren Sie Ihren Blick auf bestimmte Tätigkeiten durch Filtern z.b. auf Benutzer, Prioritäten oder Grad der Fertigstellung. Abbildung: Filtern der angezeigten Projekt-Tätigkeiten KINAMU Business Solutions GmbH 4

5 Zoomen auf der Zeitachse Das Betrachten der Zeitachse kann in den Einheiten Stunden, Tage, Wochen, Monate und Jahre erfolgen und ermöglicht so für verschiedene Projekte die jeweils passende Sichtweise. Abbildung: Zoomen auf der Zeitachse Berücksichtigung von arbeitsfreien Zeiten Samstage sowie Sonn- und Feiertage werden optisch hervorgehoben und werden bei allen Berechnungen bzgl. der Projektdauer berücksichtigt. Gliederung mittels Baumansicht Verschiedene Projektphasen lassen sich als sogenannte Sub-Projekte darstellen und können beliebig oft verschachtelt werden. Diese Knoten können zur Erhaltung der Übersichtlichkeit auf- und zugeklappt bzw. auch komplett ausgeblendet werden. Ein- und Ausblenden von Spalten Blenden Sie nicht benötigte Informationen einfach aus. KINAMU Business Solutions GmbH 5

6 Import und Export Erstellen Sie eine Grobplanung Ihrer Projekt-Tätigkeiten in der Tabellenkalkulationssoftware Ihrer Wahl (z.b. MS Excel ) und importieren Sie diese direkt in ein Projekt in Sugar. Bei Bedarf lassen sich die im CRM verwalteten Projekte natürlich auch in der umgekehrten Richtung exportieren. Bearbeiten von Tätigkeiten mittels Drag & Drop Verschieben Sie Tätigkeiten innerhalb eines (Sub-) Projekts, korrigieren Sie den Fortschritt von Aufgaben (in Prozent der Fertigstellung), führen Sie Änderungen am Beginn- oder Ende-Zeitpunkt durch, definieren Sie Abhängigkeiten unter den einzelnen Tätigkeiten, u.v.m. alles schnell und bequem mittels Drag & Drop. Oder klicken Sie doppelt auf eine Tätigkeit und editieren Sie deren Details. Abbildung: Editieren von Projekt-Tätigkeiten in einem PopUp-Fenster Anpassungen und Erweiterungen Individuelle Anpassungen am Modul KINAMU Project Management führen wir gerne nach Absprache mit Ihnen durch. Für bestimmte Anforderungen bieten wir auch fertige Erweiterungen an, die die Arbeit mit Projekten sinnvoll ergänzen, z.b. für die Zeiterfassung, die Belegerfassung, die Projektabrechnung ( Fakturierung ) inklusive Leistungsnachweisen oder die Verwaltung von Feiertagen. Reports Durch die vollständige Integration des Moduls in SugarCRM können alle mit dem Projekt verknüpften Informationen mittels Reports ausgewertet werden. Bei Verwendung des separat erhältlichen Moduls KINAMU Reporter können Sie zudem Reports direkt in den Projekten einbinden (Listen und Charts) und haben so einen noch besseren Überblick z.b. über die Auslastung von Mitarbeitern oder einen projektbezogenen Soll-Ist-Vergleich. KINAMU Business Solutions GmbH 6

7 Erhältliche Versionen Das Modul KINAMU Project Management ist sowohl als Kauf- als auch als Mietversion erhältlich. Weitere Informationen erhalten Sie unter den am Ende angeführten Kontaktadressen. Kontakt KINAMU Business Solutions GmbH Concorde Business Park 2 / F Schwechat Austria T: F: M: office@kinamu.com W: KINAMU Business Solutions GmbH 7