Kassenordnung der Hochschule für Grafik und Buchkunst Leipzig Academy of Visual Arts vom 21.05.2014 Das Rektorat der Hochschule für Grafik und Buchkunst Leipzig hat am 21.05.2014 nachfolgende Kassenordnung gemäß 13 Absatz 5 SächsHSFG beschlossen.
Inhaltsverzeichnis Seite 1 Allgemeines... 3 2 Anordnungsbefugte... 3 3 Geldannahmestellen... 3 4 Verwaltung der Zahlungsmittel / Wertgegenstände... 4 5 Feststeller der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit... 5 6 Kassensicherheit... 6 7 Kassenprüfung... 7 8 Veränderung von Ansprüchen... 7 9 Schlussbestimmungen... 7 10 Inkrafttreten... 8 Anlagen: Anlage 1 Anlage 2 Anlage 3 Verzeichnis der Anordnungsbefugten Verzeichnis der Geldstellenverwalter Verzeichnis der Feststeller der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Kassenordnung Seite 2 von 8
1 Allgemeines Auf der Grundlage der Sächsischen Haushaltsordnung (SäHO) erfolgt die Festlegung einer Kassenordnung zur Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit bei der kassenmäßigen Durchführung der hochschulbezogenen Abläufe. In dieser Ordnung verwendete Amts- und Funktionsbezeichnungen gelten jeweils in männlicher und weiblicher Form. 2 Anordnungsbefugte Anordnungsbefugte der HGB sind: der Rektor; der Kanzler; der Leiter Sachgebiet Haushalt/Beschaffung; der Leiter Sachgebiet Organisation/Innerer Dienst und der Leiter Sachgebiet Personal. 3 Geldannahmestellen Zur Durchführung von Zahlungen wurden in der HGB Leipzig folgende Geldannahmestellen eingerichtet: Für Ein- und Auszahlungen: Kasse des Sachgebietes Haushalt/Beschaffung Für Einzahlungen: Zentrale Poststelle Grafischen Werkstätten Handsatz Bucheinband Buch- und Offsetdruck Reproduktionstechnik Werkstatt Fotografie Metallwerkstatt Holzwerkstatt AV-Labor Bibliothek Der Leiter des Sachgebietes Haushalt/Beschaffung ermächtigt die hierfür verantwortliche Person. Das Kassenlimit der Geldannahmestelle im Sachgebiet Haushalt/Beschaffung (als Kasse bezeichnet) beträgt 1.500,00. Sollte der Wert überschritten werden, sind die Einnahmen beim zuständigen Kreditinstitut einzuzahlen. Der Wechselgeldbestand beträgt 100,00. Die Kasse ist täglich (entsprechend den Tagen der Öffnungszeiten) Kassenordnung Seite 3 von 8
abzuschließen und der Kassenbestand mit dem Buchwerk abzustimmen. Alle Kassenbewegungen sind durch entsprechende Zahlungsbelege nachzuweisen. Für die Belege ist ein Kassenbuch zu führen. Eine Abrechnung hat mindestens einmal im Monat an die Hauptkasse des Freistaates Sachsen, Außenstelle Chemnitz, zu erfolgen. Auf den bargeldlosen Zahlungsverkehr ist hinzuwirken. Für die Geldannahmestellen in der zentralen Poststelle und in den o. g. zentralen Einrichtungen der HGB Leipzig beträgt das Kassenlimit 250,00. Sollte der Wert überschritten werden, sind die Einnahmen in der Kasse im Sachgebiet Haushalt/Beschaffung einzuzahlen. Andernfalls hat eine Abrechnung mindestens einmal im Jahr zu erfolgen. Der jeweilige Verwalter ist für die Einhaltung des Kassenlimits verantwortlich. Die Geldannahmestellen haben eine Anschreibeliste zu führen, in der lückenlos alle Ein- und Auszahlungen getrennt voneinander und in der Reihenfolge des zeitlichen Anfalls mit den in der Anschreibeliste geforderten Angaben zu registrieren sind. Die Anschreibelisten sind ordnungsgemäß aufzubewahren und sämtliche Eintragungen mit Kugelschreiber vorzunehmen. Belegkorrekturen sind so vorzunehmen, dass der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleibt. Korrekturen sind durch einfaches Durchstreichen und unter Angabe des Namenszeichens zulässig. Leere Zwischenräume und Felder sind durchzustreichen. Radierungen, Überschreibungen und komplette Nichtsichtbarmachungen sind unzulässig (z. B. Tipp Ex). Bei der Abrechnung der Geldannahmestellen bei der Kasse bekommen die Kasse die Erstschrift der Anschreibeliste zuzüglich aller Belege und der Verantwortliche der jeweiligen Geldannahmestelle eine Durchschrift der Anschreibeliste für seinen Nachweis. Die Übergabe und die Übernahme sind von den betreffenden Personen zu quittieren. Die Aufbewahrung der Kassenmittel hat bis 250,00 in Geldkassetten, über 250,00 bis 500,00 in verschließbaren Schränken und über 500,00 im Tresor zu erfolgen. 4 Verwaltung der Zahlungsmittel / Wertgegenstände Einzahlungen (z. B. als Pfand für die Ausgabe von Transpondern) erfolgen grundsätzlich gegen Ausstellung eines Quittungsbeleges. Der Quittungsbeleg ist vom Einzahler und Verantwortlichen der jeweiligen Geldannahmestelle zu unterzeichnen. Auszahlungen (Pfandrückgabe für Transponder) dürfen nur aufgrund schriftlicher Auszahlungsanordnungen vorgenommen werden. Vor der Auszahlung soll die Kasse von dem Empfangsberechtigten bzw. Bevollmächtigten ein amtliches Personaldokument (Ausweis) verlangen, um die Identität des Abholers zu überprüfen bzw. festzustellen. Die Vorlage des Ausweises kann dabei unterlassen werden, soweit die Person dem Kassenverwalter bekannt ist. Bevollmächtigte haben eine entsprechende Vollmacht mitzubringen. Wiederkehrende Auszahlungen werden zur Verwaltungsvereinfachung für Postgebühren, Kfz-Steuer und die Anmietung der Frankiermaschine im Lastschrifteinzugsverfahren durchgeführt. Kassenordnung Seite 4 von 8
Eingehende Schecks sind unverzüglich bei dem Konto führenden Kreditinstitut als Gutschrift einzureichen. Vordatierte Schecks sind am Tag der Fälligkeit einzureichen. Wertgegenstände sind unter Verschluss zu halten (z. B. Tresor in der HGB, Depot bzw. Schließfach bei einem Kreditinstitut). Für die Abrechnung der Kassenmittel an die Hauptkasse Sachsen unterhält die HGB Leipzig ein Konto bei der BW-Bank. Die alleinige Konto-Depot-Vollmacht obliegt dem Kassenverwalter. Als Vertreter sind jeweils die Sachgebietsleiter für Personal und Organisation/Innerer Dienst sowie der Vertreter des Kassenverwalters für das Konto- Depot mit Doppelzeichnung zeichnungsberechtigt. 5 Feststeller der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Der Kanzler der HGB Leipzig beauftragt für die Bewirtschaftung der Mittel einen Verantwortlichen in den jeweiligen Organisationseinheiten (vgl. Anlage 3). Dieser ist u. a. für die sachliche und rechnerische Richtigkeit gemäß VwV Nrn. 12 bis 17 zu 70 SäHO der zahlungsbegründenden Unterlagen verantwortlich. Mit der Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit übernimmt der hiermit Befugte die Verantwortung für die Richtigkeit aller Angaben, durch die eine Einnahme oder Ausgabe begründet wird. Das betrifft die Richtigkeit der in den Rechnungsbelegen enthaltenen tatsächlichen Angaben (sachliche Richtigkeit) sowie die Prüfung der rechnerischen Richtigkeit. Darüber hinaus bescheinigt er die Einhaltung der geltenden Vorschriften, die Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie der Fälligkeit der Zahlung mit Beachtung der Skontobestimmung. Liegt einer Haushaltseinnahme oder -ausgabe ein Vertrag zugrunde, erstreckt sich die Bescheinigung auch auf den Vertragsinhalt einschließlich Leistungen (z. B. Funktionsfähigkeit, technische Parameter). Grundsätzlich werden alle zahlungsbegründenden Unterlagen dem Sachgebiet Haushalt/Beschaffung zur Vorkontierung an der eigens dafür vorgesehenen Stelle (i. d. R. Anordnungsstempel) vorgelegt. Anschließend werden diese an den zuständigen Titelverwalter weitergeleitet, der ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit prüft und bei sachlich/rechnerische Richtigkeit mit Datum und Unterschrift bestätigt. Zur Einhaltung der Zahlungsfristen und Ausnutzung von Skontomöglichkeiten werden die zahlungsbegründenden Unterlagen mit Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit unverzüglich an den Leiter Sachgebiet Haushalt/Beschaffung zur Zahlungsanordnung und anschließend an den Verantwortlichen für die Buchführung gegeben. Zahlungsbelege (Annahme- und Auszahlungsanordnungen zuzüglich die der Zahlung begründende Unterlagen) sind nach ihrer Buchung beim Kassenverwalter im Sachgebiet Haushalt/Beschaffung abzulegen. Für Beschaffungen ist bei einem Auftragswert im Einzelfall von bis zu 1.000,00 ein Mitarbeiter der Beschaffungsstelle im Sachgebiet Haushalt/Beschaffung; bis zu 25.000,00 der Leiter des Sachgebietes Haushalt/Beschaffung oder größer 25.000,00 der Kanzler Kassenordnung Seite 5 von 8
verantwortlich. Auf die Regelungen der Beschaffungsordnung der HGB Leipzig wird verwiesen. Für Aussonderungen gelten analog die o. g. Zuständigkeiten. 6 Kassensicherheit Im Rahmen der Kassensicherheit sind Maßnahmen zu treffen, um Bedienstete und Dritte gegen Angriffe mit Gefahr für Leben und Gesundheit zu schützen, Raubüberfälle und räuberische Erpressung zu erschweren sowie Bargeld und Wertgegenstände gegen unberechtigten Zugriff zu sichern. Der Arbeitsplatz des Kassenverwalters muss so abgegrenzt sein, dass kein Unbefugter unmittelbaren Zugang zur Kasse und den dazugehörigen Unterlagen hat. Die Kasse ist zum Schutz und zur Sicherheit der Zahlungsmittel mit einer Einbruchmeldeanlage gesichert. Die Zahlungsmittelbestände, die nicht unmittelbar zur Auszahlung am Schalter benötigt werden, sind unter Verschluss im Tresor im Kassenraum aufzubewahren. Die Schlüssel hat nur der Kassenverwalter; ein zweiter Schlüssel ist unter Verschluss in einem Tresor außerhalb des Kassenraumes aufzubewahren. Die Zahlungsmittelbestände der weiteren Geldannahmestellen sind gemäß Ziffer 3 dieser Ordnung aufzubewahren. Bei Verlassen des Raumes und zum Arbeitsende ist die Kassette in einem Schrank zu verschließen. Den Schlüssel hat der Verantwortliche der Geldannahmestelle. Der Verlust eines Schlüssels ist unverzüglich nach der Feststellung dem Sachgebiet Haushalt/Beschaffung anzuzeigen. Dort sind die Änderung des Schlosses und die Anfertigung neuer Schlüssel zu veranlassen. Die zweiten Schlüssel und die ggf. für die Einstellung von Zahlenkombinationsschlössern vorhandenen Zahlen- oder Buchstabenkombinationen sind in je einem vom Kassenverantwortlichen versiegelten Umschlag mit der Bezeichnung der Geldannahmestelle im Tresor des Sachgebietes Haushalt/Beschaffung aufzubewahren. Der Kassierer hat die griffbereiten Banknotenbestände und das Münzgeld der Sicht von Dritten zu entziehen und unter Verschluss zu nehmen. Der Geldbestand ist möglichst unauffällig zu verwahren. Der Schlüssel der Kassenbehälter und Tresore sind sorgfältig gegen Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren. Wird ein Diebstahl von Zahlungsmitteln bzw. ein Einbruch festgestellt, sind unverzüglich die Leiter der jeweiligen Organisationseinheit sowie das Sachgebiet Haushalt/Beschaffung zu informieren. Die Leiter der jeweilige Organisationseinheit haben alle weiteren Maßnahmen einzuleiten (Verständigung der Polizei, Wiederherstellung der Kassensicherheit, Protokollierung). Über die Regelung der Kassensicherheit ist der Kassenverwalter bei Dienstantritt, ansonsten allgemein einmal im Jahr durch den Sachgebietsleiter des Sachgebietes Haushalt/Beschaffung auf Grundlage von Anlage 7 zur VwV zu 70 SäHO zu belehren. Die Belehrung ist schriftlich zu dokumentieren. Kassenordnung Seite 6 von 8
Geldtransporte zum Kreditinstitut sollen möglichst nur bei Tageslicht, unauffällig und auf dem den Umständen nach sichersten Wege ohne Unterbrechung durchgeführt werden. Dabei sollen Transportzeit und Transportweg in unregelmäßiger Reihenfolge gewechselt werden. Werden Geldtransporte zu Fuß, mit dem Fahrrad oder in öffentlichen Verkehrsmitteln durchgeführt, sollen die Geldbeträge möglichst in der Kleidung oder in unauffälligen Behältern (Aktentasche) transportiert werden. Für Geldtransporte dürfen nur Personen eingesetzt werden, die mindestens 18 Jahre alt sind. Die Personen sind für die Aufgabe besonders zu unterweisen, die Unterweisung ist schriftlich zu dokumentieren. Eingehende Zahlungsmittel müssen auf Vollzähligkeit und Vollständigkeit überprüft werden. In Zweifelsfällen ist diese Prüfung (insbesondere bei Scheingeld) auf die Echtheit auszuweiten. Zahlungsmittel, deren Echtheit zweifelhaft ist, sind zurückzuweisen. Liegt der Verdacht einer strafbaren Handlung vor, so ist der Sachgebietsleiter des Sachgebietes Haushalt/Beschaffung zu informieren und von diesem die zuständige Polizeidienststelle zu verständigen. Im Weiteren gelten die Regelungen der Anlage 7 zur VwV zu 70 SäHO entsprechend. 7 Kassenprüfung Eine Kassenprüfung der Geldannahmestellen erfolgt in der HGB Leipzig unangemeldet zweimal im Jahr. Die Prüfung wird durch einen Sachgebietsleiter und einem weiteren Bediensteten der HGB Leipzig, der nicht kassenverantwortlich ist, durchgeführt und protokolliert. 8 Veränderung von Ansprüchen Hinsichtlich der Veränderung von Ansprüchen finden die Regelungen der SäHO und diesbezüglich geltende Verwaltungsvorschriften Anwendung. 9 Schlussbestimmungen Die Anordnungsbefugten gemäß Ziffer 2, die Verwalter der Geldannahmestellen gemäß Ziffer 3 und die Feststeller der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit gemäß Ziffer 5 dieser Ordnung werden namentlich erfasst. Diese Verzeichnisse sind Bestandteil dieser Ordnung (Anlagen 1 bis 3). Sie sind mindestens einmal jährlich zu prüfen und bei Änderungen vom Kanzler bekannt zu geben. Kassenordnung Seite 7 von 8
10 Inkrafttreten Diese Kassenordnung tritt am Tag nach ihrer Bekanntmachung in Kraft. Leipzig, den Prof. Dr. Ana Dimke Rektorin Kassenordnung Seite 8 von 8