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Chancen & Risiken elektronischer Rechnungen Rechtliche Grundlagen Risiken beim Versender / beim Empfänger Chancen beim Versender / beim Empfänger Praktisches Beispiel ZUGFeRD Fazit / Empfehlung
Rechtliche Grundlagen "Die elektronische Rechnung ist ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen. Dabei wird die klassische papiergebundene Rechnung durch eine elektronisch versendete ersetzt, die aber die gleichen Rechtsfolgen hat." [Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/elektronische_rechnung ] [Rückwirkend] Seit dem 1. Juli 2011 gemäß Steuervereinfachungsgesetz 2011 (vom 01.11.2011) geregelt. [Quelle: http://www.bundesfinanzministerium.de/content/de/gesetzestexte/gesetze_verordnungen/010_a_stverein fg2011.pdf? blob=publicationfile&v=3 ] Seite Nr. 7
Risiken beim Versender Vollständigkeit / Zustellnachweis Rechnungsoriginal "es kann nur eines geben" Nachweis der Zustimmung durch Empfänger Aufbewahrungspflicht Seite Nr. 8
Risiken beim Empfänger Vollständigkeit / Empfangsnachweis ("Eingangsdatum") Prozess: Eingangsrechnungsprüfung ("Format-Wirrwarr") "Verlässlicher Prüfpfad" Aufbewahrungspflicht Seite Nr. 9
Chancen beim Versender Versandkostenreduktion (Papier, Porto, ) Cash-Flow Optimierung ("schneller ans Geld") Prozessoptimierung (z.b. Mahnwesen) Steigerung der Kundenzufriedenheit Zu möglichen Berechnungsgrundlagen vgl. Studie "Nutzenpotenziale der E-Rechnung" von Billentis, 09/2011 Seite Nr. 10
Chancen beim Empfänger Vermeidung von Medienbrüchen (Scanaufkommen reduziert) Prozessoptimierung: Eingangsrechnungsprüfung Reduktion von Skonto-Verlusten; verbesserte Liquiditätsinformation Transparenz (Verprobung, Zuordnung, ) Seite Nr. 11
Praktisches Beispiel ZUGFeRD - Datenformat http://www.ferd-net.de Integration in die Prozesse: Eingangsrechnungsprüfung Softwarebeispiel: docufied smartinvoice Seite Nr. 12
ZUGFeRD - Beispiel PDF XML Seite Nr. 13
docufied smartinvoice docufied converter ZUGFeRD EDIFACT Workflow- Kontierung Buchungsdaten Seite Nr. 14
docufied smartinvoice - Screen (Vor-)Kontierung Kommentarfunktion Belegdaten und Beleg Seite Nr. 15
docufied smartinvoice Reports Rechnungseingangsbuch Offene Posten Fälligkeitenübersicht Seite Nr. 16
Fazit / Empfehlung Als "Versender" fragen Sie Ihre Kunden; stellen Sie um auf elektronische Rechnungen. Als "Empfänger" fragen Sie Ihre Lieferanten; stellen Sie um auf elektronische Rechnungen. Setzen Sie für Ihre Prozesse auf Workflows elektronischer Dokumentenmanagementsysteme. Nutzen Sie die Potenziale und erfüllen Sie "nebenher" die Aufbewahrungspflichten (E-Mail, elektronische Rechnungen, ) Seite Nr. 17
Vielen Dank für Ihr Interesse Mut zu elektronischen Rechnungen! Wir optimieren auch Ihre Prozesse. kontakt@id-netsolutions.de www.id-netsolutions.de www.ecm-cc.de
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