GanttProject Tutorial Andreas Hackl HTL Hollabrunn 18.11.2010 Andreas Hackl HTL Hollabrunn 18.11.2010 Programmversion: 2.0.10
Vorwort Dieses Tutorial soll einen Einblick in das Open Source Programm GanttProject bieten. In diesem Tutorial werden wir herausarbeiten wie man ein Projekt erstellt, verschiedene Vorgänge bestimmt und diesen dann Ressourcen zuteilt. Was ist GanttProject? GanttProject ist ein Platformübergreifendes Programm für Projektplanung und Management. Es läuft auf Windows, Linux und Mac. Es ist kostenlos und der Programmcode ist OpenSource. Was kann ich mit dem Programm tun? Gantt Diagramm Erstellen sie einen Projektstrukturplan, zeichenen Sie Abhängigkeiten und setzen Sie Meilensteine. Ressourcen Weisen Sie Ressourcen geeignete Aufgaben zu und prüfen Sie die Auslastung in einem eigenen Ressourcen Diagramm. PERT Diagramm Generieren Sie per Knopfdruck ein PERT Diagramm aus dem Gantt Diagramm Export. Speichern sie die Diagramme als Bild(png) oder erzeugen Sie pdf Dokumente und HTML Berichte. Kompatiblität Importieren Sie Projekte oder exportieren sie in Microsoft Project Formats. Das Projekt kann auch als CSV Datei (Tabellenwerte) exportiert werden. Zusammenarbeit Mithilfe von WebDAV können sie ihr Projekt an ihre Kollegen verteilen
Die Arbeitsfläche Menü Werkzeuge Tabs Details Kalender Menü: Im Menü findet man alle Funktionen die das Programm beherrscht. Es können auch Einstellungen an dem Programm und den Diagrammen vorgenommen werden. Werkzeuge: Hier sind die wichtigsten Werkzeuge aufgelistet. Tabs: Hier kann die Ansicht gewechselt werden zwischen Projektstrukturplan, Ressourcen und dem PERT Diagramm. Kalender: Im Kalender finden sich die Arbeitsschritte für das Projekt wieder. Die Arbeitsschritte werden als zeitlicher Verlauf dargestellt. Durch Drücken der linken Maustaste kann der Kalender nach links oder nach rechts geschoben werden. Mithilfe des Mausrads kann die Anzahl der angezeigten Tage auf dem aktuellen Bildschirm vergrößert oder vermindert werden (Zoom). Details: Hier werden die Details angezeigt. Wie zum Beispiel die Arbeitsschritte mit den angezeigten Informationen im Gantt Diagramm oder die Mitarbeiter im Ressourcen Diagramm.
Die ersten Schritte zum Projekt Ich werde dieses Programm anhand eines Beispiels erklären. Ich erstelle das Projekt Schritt für Schritt und erkläre alle wichtigen Funktionen des Programms. Angabe des Beispielprogramms: Es soll ein Handy gebaut werden. Sie haben 5 Mitarbeiter: Peter Maier: zuständig für Software Rainer Zufall: zuständig für Mechanik(Gehäuse,..) Hans Grün, Günther Holz : zuständig für Hardware Susi Bauer : Spezialist für HF Das Handy besteht aus: Gehäuse: 7 tage Software: 8 tage Hardware: Teil 1 : 2 Tage Teil 2 : 3 Tage benötigt Teil 1 Teil 3 : 5 Tage Teil 4 : 1 Tag benötigt Teil 2+3 HF: Teil 5: 7 Tage Fertiges Produkt(Zusammenbau, Softwareinstallation, Test, ): 5 Tage Neues Projekt Menü > Projekt > Neu Ein neues Fenster öffnet sich
Hier können sie die Daten zu ihrem Projekt eintragen. Diese werden beim Exportieren mitübergeben und sind wichtig um den Überblick nicht zu verlieren. Weiter>
Mit Rollensatz wird ausgewählt welche Positionen eingetragen werden sollen. Wenn man hier zum Beispiel Software Entwicklung auswählt, erstellt das Programm selbst Positionen für die Mitarbeiter diese können aber editiert werden oder komplett selbst erstellt werden. In unserem Fall benötigen wir keine. Wir werden sie uns selbst erstellen. Aber dazu später mehr. Weiter >
Hier kann man die Wochenenden und Feiertage festlegen an denen nicht gearbeitet wird. OK >
Eigenschaften In diesem Fenster kann man die Eigenschaften des Projektes bearbeiten und die Ansicht anpassen. Diesen Schritt sollte man immer ausführen wenn man eine neue Art von Projekt beginnt oder wie in unserem Fall GanttProject das erste Mal ausprobiert.
Gantt Diagramm Diagrammfläche Heutiger Tag mit roter Linie markieren: Der heutige Tag wird mit einer roten Linie vertikal im Kalender angezeigt. Sehr hilfreich da man auf den ersten Blick erkennt in welchem Stadium sich das Projekt befindet. Projektbeginn/ende: Projektbeginn und Projektende werden angezeigt. Vorgänge So werden die Aufgaben oder Jobs genannt. Sie werden dann als Balken auf der Zeitfläche dargestellt. Beschriftung: Hier kann die Beschriftung der Balken angezeigt werden. Zum Beispiel in diesem Fall steht der Vorgangsname oben, der Mitarbeiter unten und rechts wie lange der Vorgang dauert. Verbinden Man kann auswählen ob die Abhängigkeit hart oder weich gezeichnet werden soll. Standardfarben Hier kann man die Standardfarbe für einen neuen Vorgang bestimmen und ob die Darstellung der Balken die Wochenenden überdecken soll oder nicht. Farben für den Versionsvergleich Standardfarben ob der Vorgang im Zeitplan liegt oder früher endet.
Ressourcen Diagramm Hier können die Farben für die Ressourcen eingestellt werden(auslastung, Überlastet, Unterlastet) und die Farbe der Abwesenheitstage
FTP Einstellung für schnelles Uploaden für den Web Server. Unter Projekt >Webserver können dann direkt Aktionen ausgewählt werden um die Datei hochzuladen oder die aktuellere Projektdatei herunterzuladen.
Projekt Die Projekteinstellungen und die Projektdaten können hier noch mal editiert werden.
Parameter Die erste Markierbox gibt an ob sich das Eigenschaftsfenster automatisch öffnen soll falls ein neuer Vorgang erstellt wird. Man kann ebenfalls den Namen ändern den ein neuer Vorgang standardmäßig erhält.
Aussehen Hier können die Icons der Werkzeuge geändert werden.
Sprachen Hier kann die Sprache geändert werden.
Export Hier kann man auswählen was alles beim Exportieren übertragen werden soll.
CSV Die CSV Einstellungen für die Tabelle. Hier kann man wiederum auswählen welche Daten übertragen werden sollen und in welcher Form diese in der Datei aufgelistet werden sollen.
Benutzerdefinierte Rollen Hier können die verschiedenen Mitarbeitertypen eingetragen werden. Diese können danach dem Ressourcen zugeteilt werden. Für unser Beispiel wurden die verschieden Rollen eingetragen.
Ressourcen In den Tabs Rssourcen auswählen Danach gibt es verschiedene Möglichkeiten eine Ressource hinzuzufügen: Rechtsklick im Detailfenster In der Werkzeuganzeige(Blauer Pfeil) Im Menü unter Ressource
Danach öffnet sich folgendes Fenster hier kann man nun die Daten für die Person eintragen Als Beispiel geben wir Peter Maier ein. Unter Funktionen sehen wir unsere eingestellten Rollen + Projekt Manager, der standardmäßig definiert ist. Kalender wird eingeblendet. Dort der Tag gewählt werden Unter Abwesenheitstage kann man z.b. Urlaub eintragen. Dies wiederholen wir mit allen Mitarbeitern.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten um die Daten der Mitarbeiter wieder zu ändern: Doppelklick auf den Wert den sie ändern möchten Doppelklick auf Name dann öffnet sich das selbe Fenster wie beim Erstellen Werkzeugliste: Eigenschaften(Viereck mit Nadel) Menü: Ressource >Eigenschaften
Mit Rechstklick auf die Überschriften kann eingestellt werden welche Spalten angezeigt werden sollen: Es können auch benuterdefinierte Spalten angezeigt werden. Man wählt neue benutzerdefinierte Spalte aus Man kann den Namen der Spalte eingeben. Den Werttyp den es haben soll. Text: Es kann ein Text eingegeben werden. Ganzzahl: Es kann eine Zahl eingegeben werden. Double: es kann eine Kommazahl eingegeben werden. Datum: Es kann ein Datum gewählt werden. Logisch: Man bekommt eine Markierbox zum Auswählen. Und den Standartwert
Mit Doppelklick auf den Wert kann der Wert geändert werden. Bei Text/Zahl/Datum kann der Wert direkt eingegeben werden. Bei einer Markierbox muss man den Wert false für nicht markiert eintragen und true für markiert Mit den beiden Gelben Pfeilen kann die ausgewählte Ressource nach unten oder nach oben verschoben werden.
Gantt Diagramm Vorgang erstellen Es gibt wieder verschiedene Möglichkeiten einen neuen Vorgang zu erstellen: Rechtsklick im Detailfenster Werkzeugliste: Neuer Vorgang(Blauer Pfeil) Menü: Vorgänge >Neuer Vorgang
Danach öffnet sich ein Fenster: Allgemein Hier kann man Name und die Dauer des Vorgangs definieren. Bei Fortschritt wird eingetragen zu wie viel Prozent der Vorgang abgeschlossen ist. Das Anfangsdatum wird hier auch gestimmt. Das Ende oder die Dauer stellt sich dann automatisch ein wenn eines der Beiden definiert wurde. Der Vorgang kann auch ein Meilenstein sein wie zum Beispiel eine Präsentation. Die Farbe gestimmt die Farbe des Balkens der im GanttDiagramm angezeigt wird Ein Link kann auch noch gewählt werden wenn der Vorgang eine eigene Webseite besitzt.
Vorgänger Hier kann ein Vorgang eingetragen werden der erledigt sein muss bevor dieser Vorgang beginnen kann. Abhängigkeiten kann man hier definieren. Ressource Hier kann bestimmt werden wer an dem Vorgang beteiligt ist, welche Rolle er einnimmt und wie ausgelastet er ist. Unter Einheit wird in Prozent eingetragen wie ausgelastet der Mitarbeiter ist. Bei einer Überlastung, Unterlastung, Auslastung wird dies im Ressourcen Diagramm angezeigt. Unter Verantwortlich kann ausgewählt werden wer der erste Ansprechpartner für diesen Arbeitsschritt ist. Dieser kann auch im Gantt Diagramm angezeigt werden.
Notizen Hier können Allgemeine und spezielle Notizen für den Vorgang eingetragen werden. Spalte definieren Hier können zusätzliche Spalten für die Vorgänge bestimmt werden Mit Hinzufügen kann man eine Spalte hinzufügen und mit Löschen kann man eine Löschen. Das Spalten erstellen/ändern funktioniert genauso wie im [Ressourcen Diagramm]
Mit Rechtsklick auf die Überschriften kann man wieder die einzelnen Spalten auswählen die man angezeigt haben möchte Die Grundfunktionen sind die selben wie beim [Ressourcen Diagramm] Abhängigkeiten bei Vorgängen In der 2. Spalte kann man mithilfe eines Dropdownmenüs einstellen welchr Vorgang vorher erledigt werden muss. Bei Typ kann eingestellt werden ob es nacheinander, gemeinsames Ende, gemeinsamer Anfang oder der gewählte Vorgang erst nach diesem ausgeführt werden kann. Die Verzögerung in Tage gibt an ob es eine Verzögerung zwischen den Vorgängen geben muss.
Eine weitere Möglichkeit Abhängkeiten zu erstellen ist die Drag&Drop Methode Mit Drücken+Zeihen mit der Maus im Kalenderbereich kann man ebenfalls Abhängikeiten erstellen. Im Bild: Drücken auf HF Teil Ziehen Richtung Fertiges Produkt Wenn man jetzt die Maustaste loslässt wird eine Abhängkeit zwischen den beiden Vorgängen erstellt. Durch Wiederholung für die restlichen Punkte bekommt man dann das fertige Diagramm mit den richtigen Abhängigkeiten. Falls einenen diese nicht gefallen (Verzögerungszeit, ) können diese in den Eigenschaften wieder geändert werden
Die Blauen Striche rechts und links zeigen den Anfang + das Ende von dem Projekt Der Rote Strich zeigt den aktuellen Tag an. Die transparenten Teile zeigen die Wochenenden an(kann in den Einstellungen unter Darstellung am Wochenende eingestellt werden. Strukturieren von Vorgängen Mit den gelben Pfeilen können die Vorgänge strukturiert werden. Gelben Pfeile auf und ab bedeuten das man die Vorgänge nach oben oder nach untern verschieben kann. Mit den gelben Pfeilen links + rechts kann man die Vorgänge gruppieren.
Gruppieren Neuen Vorgang erstellen der den Namen der Gruppe hat. Die Dauer und das Datum sind egal da diese dann automatisch eingestellt werden. Verschieben sie diese über die Gruppenelemente und alle Elemente unter den Vorgang. Bsp: Hardware Nun müssen alle Elemente die in die Gruppe gehören makiert werden. Danach auf den gelben Pfeil nach rechts drücken. Mit dem /+ links neben Hardware können nun die Hardware Teile ein oder ausgeblendet werden. Man erhält automatisch die richtige Anfangszeit, Endzeit, Dauer,
Ansicht: So kann die Übersicht bei vielen Vorgängen erhalten werden.
Meilensteine einfügen Meilenstein muss aktiviert werden. So würde dann der fertige Projektplan im GanttDiagramm aussehen.
Ressourcen Diagramm: Hier sieht man deutlich die Ressourcen + die Ressourcenauslastung. Es werden keine Arbeitszeiten angezeigt wenn z.b wie in diesem Fall dem Vorgang Fertiges Produkt keine Mitarbeiter zugteilt werden. Man sieht durch die Farben ob die Mitarbeiter ausgelastet sind. Blau: Ausgelastet Rot: Überlastung + Wert in % Grün: Unterlastet + Wert in % PERT Diagramm Unter Ansicht kann man das PERT Diagramm anzeigen lassen wenn es nicht in den Tabs aufgelistet ist.
Man bekommt ein automatisch generiertes PERT Diagramm angezeigt Dies kann mit Hilfe von Drag&Drop(Mausklick + ziehen) verschoben werden. In diesem Fall ist die Anordnung nicht sehr schön man könnte es zum Beispiel so anordnen:
Exportfunktion Projekt > Export Hier kann man auswählen nach was es exportiert wird. Berichte sind die gesamten Daten alle anderen nur das aktuelle ausgewählte Diagramm. Im Untermenü kann die Theme über ein Dropdownmenü gewählen werden.
Hier kann noch der Speicherpfad + der Name der Datei ausgewählt werden. >OK und das Dokument wird gespeichert.