Handbuch April 2015, Copyright Webland AG 2015
Inhalt Einführung Grundlagen Was ist? Microsoft Exchange ActiveSync Protokoll Microsoft DirectPush Verschlüsselte Datenübertragung via SSL Daten-Synchronisation mit Mobiltelefone Unterstützte Mobiltelefone / Betriebssysteme iphone & ipad Windows Phone Windows Mobile 5 oder höher, Pocket PC, SmartPhone Nokia N Series, Nokia E Series Blackberry Android Funktions- / Kompatibilitäts-Übersicht Konfiguration von Mobiltelefonen Xchange Server Adresse iphone & ipad Windows Phone Windows Mobile 5 oder höher, Pocket PC, SmartPhone Nokia N Series, Nokia E Series
Blackberry Android 2.x Android 4.x
Einführung Die mobile Kommunikation und Information nimmt laufend an Bedeutung zu. Schnelle Datenverbindungen, sei es für geschäftliche oder private Zwecke, sind heute bereits eine Selbstverständlichkeit. Mobiler Datenzugriff mit Notebook oder Mobiltelefon über Hotspots (WLAN) oder UMTS sind bereits Normalität. Ein aktueller und synchronisierter Datenbestand ist dafür unerlässlich. Die Webland Xchange-Server stehen dabei als zentraler Datenspeicher für E-Mails und PIM-Daten (Personal Information Management Kalender, Kontakte, Aufgaben) im Mittelpunkt. Damit diese Daten auch immer und überall aktuell zur Verfügung stehen, müssen diese permanent zwischen dem zentralen Server und mobilen Endgeräten und stationären Computern (PC's) synchronisiert werden. Diese Daten können in einem Team, einer Firma oder auch in einer Familie gemeinsam genutzt und ausgetauscht werden. Dazu werden den einzelnen Datenkategorien (Kalendern, Kontakten, Aufgaben etc.) bzw. den einzelnen Ordnern (Unterordnern) vom Benutzer spezifische Zugriffsrechte vergeben, sodass nur berechtigte Personen darauf Zugriff haben. Die Lösungen und Hosted-Xchange sind optimal auf diese Bedürfnisse ausgerichtet, sodass Ihre Daten sowohl auf dem Mobiltelefon/Smartphone, den lokalen PC's / Notebooks und im Internet immer up-todate sind und Sie diese mit anderen Personen gemeinsam nutzen können. Mehr Informationen zu den Dienstleistungen der Webland AG erhalten Sie auf unserer Webseite. 4
Grundlagen Was ist? von Webland ermöglicht eine "over-the-air (OTA) Synchronisation Ihres Mobiltelefons mit dem zentralen Server. So haben Sie mit Ihrem Mobiltelefon jederzeit und überall Zugriff auf Ihre E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben, sogar wenn Sie "offline" arbeiten. Microsoft Exchange ActiveSync Protokoll Webland basiert auf dem Daten-Synchronisations-Protokoll Exchange ActiveSync (EAS) von Microsoft. Dieses Protokoll wurde von Microsoft entwickelt, um mobile Geräte (u.a. Mobiltelefone) mit einem zentralen Server abzugleichen bzw. zu synchronisieren. Das von uns lizenzierte EAS-Protokoll ermöglicht nun eine echte "over-the-air" Synchronisation von iphones und von mit Windows Mobile betriebenen Geräten, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen. Das EAS-Protokoll kommt im Microsoft Umfeld seit Jahren tausendfach zum Einsatz und gilt als äusserst zuverlässig. Microsoft DirectPush von Webland beinhaltet auch die sogenannte DirectPush Funktion von Microsoft. Die DirectPush Funktion ermöglicht eine automatische Zustellung der eintreffenden E-Mails auf Ihr Mobiltelefon. Das Mobiltelefon hält eine Verbindung mit dem Webland Xchange-Server und dieser sendet in Echtzeit neu eintreffende E-Mails über das Mobilfunknetz an Ihr Handy. Der bei aktivem DirectPush entstehende Datenverkehr kann dabei sehr niedrig gehalten werden, sodass durch diese Funktion nur marginale Gebühren anfallen. Nebst der "E-Mail-Synchronisation" verfügt auch über die Fähigkeit, Ihre Termine, Aufgaben und Kontakte vollautomatisch abzugleichen. Hat ein Mitarbeiter z.b. Zugriff auf Ihren Terminkalender, so kann er ein neues Meeting eintragen und Sie werden darüber in Echtzeit informiert. Viele weitere Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung von Terminkalendern, zentrale Kontaktverwaltung etc. bietet unsere Lösung Hosted-Xchange. Mehr Infos dazu finden Sie unter Hosted-Xchange. Verschlüsselte Datenübertragung via SSL Mit sind Sie also immer up-to-date, wo Sie sich auch immer befinden. Damit bei der Datenübertragung keine ungewollten Drittpersonen Ihre Informationen ausspionieren können, erfolgt diese über eine gesicherte Verbindung via SSL (Secure Socket Layer). Mehr dazu finden Sie im Kapitel "Konfiguration von Mobiltelefonen". 5
Daten-Synchronisation mit ermöglicht Ihnen folgende Elemente automatisch mit ihrem Mobiltelefon "over-the-air" zu synchronisieren: E-Mails Terminkalender Kontakte Aufgaben Journale Notizen Beachten Sie, dass u.u. nicht alle Synchronisations-Elemente vom Endgerät unterstützt werden. Wichtiger Hinweis: Wir bitten Sie zu beachten, dass bei der Übermittlung von Daten je nach abgeschlossenem Vertrag mit Ihrem Telekom-Anbieter zusätzliche Kosten entstehen können. Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Telekom-Anbieter. 6
Mobiltelefone Unterstützte Mobiltelefone / Betriebssysteme Sehr viele auf dem Markt erhältliche Mobiltelefone können mit von Webland eingesetzt werden. Grundsätzlich gilt es zu beachten, dass das Gerät das Microsoft Exchange ActiveSync Protokoll unterstützt. Viele Geräte können auch mit einem vom Hersteller oder von Drittfirmen bereitgestellten ActiveSync PlugIns nachgerüstet werden. Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihr Gerät ActiveSync unterstützt, so kontaktieren Sie bitte den Hersteller Ihres Mobiltelefons. Unten stehend finden Sie eine (nicht abschliessende) Liste von kompatiblen Endgeräten. iphone & ipad Die iphone und ipad Geräte von Apple aller Generationen unterstützen Microsoft Exchange ActiveSync. Bedingung ist jedoch die Installation der Softwareversion 4.0 oder höher. Vergleichen Sie dazu auch die "Funktions- / Kompatibilitäts-Übersicht". Windows Phone Die Geräte von Herstellern welche das Betriebssystem Windows Phone einsetzen, unterstützen grundsätzlich Microsoft Exchange ActiveSync. Dazu gehören beispielsweise Samsung, Sony Ericsson, HTC oder Motorola. Beachten Sie, dass nicht alle angebotenen Geräte dieser Hersteller zwangsweise mit dem Windows Betriebssystem arbeiten. Vergleichen Sie dazu auch die "Funktions- / Kompatibilitäts-Übersicht". Windows Mobile 5 oder höher, Pocket PC, SmartPhone Die Geräte von Herstellern welche das Betriebssystem Windows Mobile 5 oder höher, Pocket PC, SmartPhone einsetzen, unterstützen grundsätzlich Microsoft Exchange ActiveSync. Dazu gehören beispielsweise Samsung, Sony Ericsson, HTC oder Motorola. Beachten Sie, dass nicht alle angebotenen Geräte dieser Hersteller zwangsweise mit dem Windows Betriebssystem arbeiten. Vergleichen Sie dazu auch die "Funktions- / Kompatibilitäts-Übersicht". Nokia N Series, Nokia E Series Die neueren Geräte der Nokia N und E Series unterstützen grundsätzlich Microsoft Exchange ActiveSync. Bei gewissen Geräten von Nokia kann eine nachträgliche Installation des ActiveSync Clients von Nokia nötig sein. Dieser kann kostenlos auf der Nokia Website bezogen werden. Vergleichen Sie dazu auch die "Funktions- / Kompatibilitäts-Übersicht". Blackberry Die Geräte von Blackberry benötigen allesamt eine zusätzliche ActiveSync Software. Vergleichen Sie dazu auch die "Funktions- / Kompatibilitäts-Übersicht". 7
Android Die Geräte mit Android Betriebssystem unterstützen Microsoft Exchange ActiveSync. Vergleichen Sie dazu auch die "Funktions- / Kompatibilitäts-Übersicht". 8
Funktions- / Kompatibilitäts-Übersicht Windows Phone iphone & ipad Nokia N Series Android Nokia E Series E-Mail Terminkalender Kontakte Aufgaben Notizen DirectPush Globales o o Adressbuch Secure (Remote Wipe)* *Diese Funktion steht aktuell noch nicht zur Verfügung. 9
Konfiguration von Mobiltelefonen Die Konfiguration von Mobiltelefonen für die Nutzung der Lösung von Webland ist denkbar einfach. Grundsätzlich benötigen Sie nur 3 Angaben um Ihr Handy zu konfigurieren: Benutzername (entspricht der E-Mail Adresse) Passwort Xchange-Server-Name (erhalten Sie automatisch nach Bestelleingang) Innert weniger Minuten ist die Konfiguration abgeschlossen und Sie verfügen immer und überall über Ihre aktuellen Daten. Unten stehend finden Sie Konfigurationsanleitung für die gängigsten Mobiltelefone. 10
Xchange Server Adresse Eruieren Sie die Xchange Server Adresse für Ihr Konto. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1 Loggen Sie sich mit Ihren Kunden- oder Domaindaten auf unserer Webseite in den System Configurator ein: 11
2 Wählen Sie E-Mail / Xchange: 3 Notieren Sie die URL unter Serverinformationen SSL -> Xchange Server (ActiveSync). 12
iphone & ipad Das iphone von Apple unterstützt ab der Softwareversion 3.x automatisch, da bereits ein ActiveSync Client mitgeliefert wird. Achtung: Machen Sie bevor Sie mit der Konfiguration des Gerätes beginnen unbedingt eine Sicherung all Ihrer Daten auf den PC. Webland AG übernimmt keinerlei Verantwortung für verloren gegangene Daten! Anleitung zur Konfiguration: 1 Wählen Sie auf dem Home-Bildschirm 2 Einstellungen. 13 Wählen Sie Mail, Kontakte, Kalender.
3 Wählen Sie Account hinzufügen. 5 Geben Sie folgende Daten ein: 4 E-Mail: Geben Sie die zu synchronisierende E-Mail Adresse ein. Domain: Lassen Sie dieses Feld leer. Benutzername: Geben Sie erneut die komplette E-Mail Adresse (wie oben) ein. Kennwort: Geben Sie das Kennwort (Passwort) für dieses E-Mail Konto ein. Wählen Sie Weiter. 14 Wählen Sie Microsoft Exchange.
6 Akzeptieren Sie allfällige Meldungen zum Thema Zertifikate und wählen Sie Fortfahren. 7 Unter Server tragen Sie die Daten in der 8 Form ms?xas.webland.ch (Das? wird durch Wählen Sie, welche Daten Sie synchronisieren möchten. die entsprechende Mailservernummer ersetzt) ein. Zur Auswahl stehen: Mail Kontakte Kalender 15
9 Sie werden nun gefragt, was Sie mit bestehenden lokalen Kalendern und Kontakten machen möchten. Achtung: Wenn Sie Löschen wählen, sind die Daten auf Ihrem iphone unwiderruflich verloren! Die Konfiguration ist nun abgeschlossen. Die erste Synchronisation startet nun sofort automatisch. Diese kann erstmals mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Ihre synchronisierten Daten finden Sie nun in den entsprechenden Anwendungen Mail, Kontakte und Kalender. 16
Windows Phone Mit Windows Phone betriebene Geräte unterstützen automatisch, da bereits ein ActiveSync Client mitgeliefert wird. Achtung: Machen Sie bevor Sie mit der Konfiguration des Gerätes beginnen unbedingt eine Sicherung all Ihrer Daten auf den PC. Webland AG übernimmt keinerlei Verantwortung für verloren gegangene Daten! Anleitung zur Konfiguration: 1 Wechseln Sie von der Startseite nach rechts zur Liste Anwendungen. Tippen Sie auf Einstellungen und anschliessend auf E-Mail-Konten & andere. 2 Tippen Sie auf Konto hinzufügen. 3 Wählen Sie Erweitertes Setup. 4 Tippen Sie auf das Feld E-Mail-Adresse. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und unter Kennwort das zugehörige Kennwort / Passwort ein. 5 Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie Exchange Active Sync. 6 Die Felder E-Mail-Adresse, Kennwort und Benutzername sind nun bereits automatisch ausgefüllt. Lassen Sie diese Angaben unverändert. 7 Im Feld Domäne geben Sie Ihren Domainnamen in der Form "ihredomain.ch" ein. 8 Geben Sie nun unter Server die Xchange Server Adresse, wie unter "Xchange Server Adresse" beschrieben, ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Server erfordert verschlüsselte Verbindung (SSL). 9 Unter zu synchronisierende Inhalte können Sie auswählen ob Mails, Kontakte und/oder Kalender synchronisiert werden sollen. 10 Klicken Sie auf Anmelden. Die Konfiguration ist nun abgeschlossen. Die erste Synchronisation startet nun sofort automatisch. Die synchronisierten Daten finden Sie in den entsprechenden Anwendungen Mail, Kontakte und Kalender. 17
Windows Mobile 5 oder höher, Pocket PC, SmartPhone Mit Windows Mobile betriebene Geräte unterstützen ab der Softwareversion 5.x automatisch, da bereits ein ActiveSync Client mitgeliefert wird. Achtung: Machen Sie bevor Sie mit der Konfiguration des Gerätes beginnen unbedingt eine Sicherung all Ihrer Daten auf den PC. Webland AG übernimmt keinerlei Verantwortung für verloren gegangene Daten! Anleitung zur Konfiguration: 1 Wählen Sie über Start -> Programme 2 18 Wählen Sie ActiveSync
3 Klicken Sie auf das Gerät für die 4 Synchronisierung mit diesem Server Geben Sie nun die entsprechende E-Mail Adresse. einrichten. Deaktivieren Sie unbedingt das Kontrollkästchen Exchange-Server Einstellungen automatisch ermitteln. 19
5 Geben Sie nun unter Server die Xchange 6 Benutzername: Server Adresse, wie unter "Xchange Server Geben Sie erneut die komplette E-Mail Adresse" beschrieben, ein. Adresse (wie oben) ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SSL, um Kennwort: eine Geben Sie das Kennwort (Passwort) für dieses gesicherte Datenübertragung zu ermöglichen. E-Mail Konto ein. Domäne: Lassen Sie dieses Feld leer. 20
7 Wählen Sie, welche Daten Sie synchronisieren 8 möchten. Ihr Gerät beginnt nun mit der ersten Synchronisation. Zur Auswahl stehen: Kontakte Haben Sie etwas Geduld, dieser Vorgang kann Kalender einige Zeit in Anspruch nehmen. E-Mail Aufgaben 9 Die Konfiguration ist nun abgeschlossen. Ihre synchronisierten Daten finden Sie nun in den entsprechenden Anwendungen. 21
Nokia N Series, Nokia E Series Nicht alle Nokia Geräte verfügen über einen standardmässig mitgelieferten ActiveSync Client. Stellen Sie daher sicher, dass Sie zuerst die neueste Version des PlugIns "Mail for Exchange" installiert haben. Diese ist kostenlos auf der Nokia-Homepage erhältlich: -> Download Achtung: Machen Sie bevor Sie mit der Konfiguration des Gerätes beginnen unbedingt eine Sicherung all Ihrer Daten auf den PC. Webland AG übernimmt keinerlei Verantwortung für verloren gegangene Daten! Anleitung zur Konfiguration: 1 Wählen Sie im Menü das Symbol Mitteilungen. 2 Wählen Sie Neue Mailbox. 22
3 Wählen Sie Ja. 4 Wählen Sie Starten. 5 Wählen Sie Mail for Exchange. 23
6 E-Mail-Adresse: Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Passwort: Geben Sie das Passwort für dieses E-Mail Adresse ein. Benutzername: Geben Sie erneut die komplette E-Mail Adresse (wie oben) ein. Domain: Lassen Sie dieses Feld leer. Wählen Sie Nächste. 7 Geben Sie nun unter Mail for ExchangeServer die Xchange Server Adresse, wie unter "Xchange Server Adresse" beschrieben, ein. 8 Wählen Sie, welche Daten Sie synchronisieren möchten. Zur Auswahl stehen: Kalender Kontakte Aufgaben Achtung: Wenn Sie sich entscheiden, bestehende Daten (Kalender, Kontakte) nicht zu behalten, sind diese unwiderruflich verloren! Wählen Sie Nächste. Ihr Gerät beginnt nun mit der ersten Synchronisation. Haben Sie etwas Geduld, da dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann. 24
Blackberry Blackberry Geräte enthalten standardmässig keinen ActiveSync-Client. Mehrere Dritthersteller bieten dazu jedoch kommerzielle Software an.wir empfehlen den ActiveSync-Client der Firma Astrasync. Die Anleitung beschreibt, wie Sie den ActiveSync-Client (Testversion 7 Tage) der Firma AstraSync auf Ihrem Blackberry einrichten. Registrieren Sie sich auf der Astrasync Webseite unter: http://www.astrasync.com Bei der Registration geben Sie die entsprechende Black Berry Telefonnummer ein. Der Download Link wird dann auf diese Telefonnummer gesendet. 1 Nachdem Sie den Link auf Ihren BB erhalten haben, erscheint der Downloadlink: Download. 2 Wählen Sie Yes. 3 Astrasync wird installiert. 25
4 Wählen Sie OK. 5 Starten Sie AstraSync. Bestätigen Sie die Meldung mit YES. 6 Bestätigen Sie die Meldung mit OK. 7 Bestätigen Sie die Meldung mit Accept. 26
8 Wählen Sie Next. 9 Wählen Sie Detect Network. 10 Server Configuration Email address: Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Domain: Lassen Sie dieses Feld leer. Username: Geben Sie erneut die komplette E-Mail Adresse (wie oben) ein. Password: Geben Sie das Passwort für dieses E-Mail Adresse ein. Wählen Sie Next. 11 Geben Sie nun unter Mail for ExchangeServer die Xchange Server Adresse, wie unter "Xchange Server Adresse" beschrieben, ein. 27
12 Bestätigen Sie die Meldungen jeweils mit mit Next. 13 Wählen Sie, welche Daten Sie synchronisieren möchten: E-Mail Kontakte Kalender Bestätigen Sie mit Next. 14 Achtung: Beachten Sie unbedingt die genaue Meldung Ihres Balckberry's und bestätigen Sie gegebenenfalls mit Continue anyway. Die Konfiguration ist abgeschlossen. 28
Android 2.x 1 Wählen Sie Einstellungen auf dem Menü-Bildschirm. 2 Wählen Sie Konten und Synchronisieren. 29
3 Wählen Sie Konto hinzufügen. 4 Wählen Sie Geschäftlich. 30
5 "Sie können ein Exchange-Konto in nur wenigen Schritten konfigurieren." Unter E-Mailadresse geben Sie die einzurichtende E-Mail Adresse in der Form: felix.muster@ihredomain.ch ein. Unter Passwort geben Sie dasjenige Passwort, welches Sie dem E-Mail Konto zugeordnet haben, ein. Belassen Sie unter E-Mails standardmässig von diesem Konto senden deaktiviert oder aktivieren Sie die Funktion, um dieses Konto als Standard-Konto zu definieren. Wählen Sie Weiter. 31
6 Unter Domain-/Benutzername geben Sie die einzurichtende E-Mail Adresse in der Form: felix.muster@ihredomain.ch ein. Unter Passwort geben Sie dasjenige Passwort, welches Sie dem E-Mail Konto zugeordnet haben, ein. Unter Exchange-Server geben Sie die Xchange Server Adresse wie unter "Xchange Server Adresse" beschrieben, ein (Form: ms??xas.webland.ch). Bei einigen Serverinformation automatisch erkannt. Belassen Sie unter Sichere Verbindung (SSL) verwenden aktiviert. Belassen Sie unter Alle SSL-Verbindungen akzeptieren deaktiviert. Wählen Sie Weiter. 32 Android Versionen wird diese
7 Sie können nun diverse Einstellungen definieren: Abrufhäufigkeit Automatisch (Push) Umfang der Synchronisation Ein Tag E-Mails standardmässig von diesem Konto senden Benachrichtigung bei E-Mail-Eingang Kontakte dieses Kontos synchronisieren Kalender synchronisieren Wählen Sie Weiter. 33
8 "Ihr Konto ist nun eingerichtet." Sie können nun Ihr Konto sowie Ihren Namen eingeben: "Konto benennen (optional)" Test "Ihr Name (wird für ausgehende Nachrichten angezeigt)" Felix Muster Wählen Sie Fertig. Die Konfiguration ist abgeschlossen. 34
Android 4.x 1 Wählen Sie Einstellungen auf dem Menü-Bildschirm. 2 Wählen Sie Konten und Synchronisierung. 35
3 Wählen Sie Konto hinzufügen. 4 Wählen Sie Microsoft Exchange ActiveSync. 36
5 "Exchange-Konto in wenigen Schritten konfigurieren" Geben Sie die einzurichtende E-Mail Adresse in der Form: felix.muster@ihredomain.ch ein. Geben Sie dasjenige Passwort, welches Sie dem E-Mail Konto zugeordnet haben, ein. Belassen Sie unter E-Mails standardmässig von diesem Konto senden deaktiviert oder aktivieren Sie die Funktion, um dieses Konto als Standard-Konto zu definieren. Passwort anzeigen können Sie optional aktivieren. Wählen Sie Weiter. 37
6 Akzeptieren Sie die Sicherheitswarnung und wählen Sie Weiter. 7 Wählen Sie Manuelles Einr. 38
8 Wählen Sie Details bearbeiten. 39
9 Unter Domain\Benutzername geben Sie Ihre Domain und die einzurichtende E-Mail Adresse in der Form: ihredomain.ch\felix.muster@ihredomain.ch ein. Unter Passwort geben Sie dasjenige Passwort, welches Sie dem E-Mail Konto zugeordnet haben, ein. Unter Exchange Server geben Sie die Xchange Server Adresse wie unter "Xchange Server Adresse" beschrieben, ein (Form: ms??xas.webland.ch). Bei einigen Serverinformation automatisch erkannt. Belassen Sie Sichere Verbindung verwenden (SSL) aktiviert. Belassen Sie Client-Zertifikat verwenden deaktiviert. Wählen Sie Weiter. 40 Android Versionen wird diese
10 Bestätigen Sie die Aktivierung der Anwendung und belassen Sie Immer einblenden aktiviert. Wählen Sie Ok. 41
11 Sie können nun die Datentypen zur Synchronisierung festlegen und jederzeit ändern: Aufgaben E-Mail Kalender Kontakte Wählen Sie Jetzt synch. Die Konfiguration ist abgeschlossen. 42
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